Warehouse Manager/ Trưởng Bộ Phận Kho

Why does this Job exist? /Mục đích chính của công việc

• Ensuring that FG-stocks are kept and handled in adherence to Linfox and Unilever regulations and recommendations/ Đảm bảo rằng lưu trữ hàng hóa FG được giữ và xử lý tuân thủ quy định và khuyến nghị Linfox và Unilever.

• Managing and ensuring effective receiving and dispatch stocks/ Quản lý và đảm bảo hiệu quả nhận và gửi hàng

• The position is also responsible for allocating all resources, including equipment, facilities and employees, as well as acting as the focal point for communication between Linfox, customer unions, employees and contractors. The Warehouse Manager establishes and maintains efficient and cost effective warehouse teams to ensure that the Linfox contracted outcomes are achieved in the timeliest, efficient and cost effective manner to both Linfox and the Unilever contract/ Vị trí này cũng chịu trách nhiệm phân bổ các nguồn lực, bao gồm cả trang thiết bị và nhân viên, cũng như đóng vai trò là đầu mối giao tiếp giữa Linfox, khách hàng đoàn thể, nhân viên và các nhà thầu. Quản lý kho, thiết lập và duy trì đội kho hoạt động hiệu quả chi phí tối ưu nhất cho Linfox và hợp đồng của Unilever mà Linfox đã cam kết trong thời gian ngắn nhất.

Key Accountabilities/ Nhiệm vụ chính

Key Objectives/ Mục tiêu chính & Targets/Mục tiêu cụ thể

Safety / An toàn

• All incidents reported within 1 hour/ tất cả các sự cố được báo cáo trong vòng 1 giờ

• Ensure all appropriate actions are taken to implement the Occupational Health and Safety Policy, health safety procedures and legislative requirements/ Đảm bảo tất cả các hoạt động thích hợp nhằm thực hiện chính sách an toàn và sức khỏe nghề nghiệp, những yêu cầu pháp lý và thủ tục an toàn.

• Monitor and supervise the health and safety through formal participation in Hazard Identification, Risk Assessment and Control Planning, workplace inspections, pre-purchase evaluations etc and informally through work site visits and discussions with staff/ Quản lý và giám sát sức khỏe và an toàn thông qua hình thức tham gia xác nhận nguy hiểm, đánh giá nguy cơ và lên kế hoạch kiểm soát, thanh tra nơi làm việc, đánh giá,… và thông qua viếng thăm nơi làm việc và thảo luận với nhân viên.

• Participate where required in the resolution of safety issues/ tham gia yêu cầu các giải pháp về vấn đề an toàn.

• Review all LTI, MTI, MVA accidents/incidents and corrective action reports to improve/ xem xét tất cả tai nạn/ sự cố LTI, MTI, MVA và báo cáo hoạt động chính xác để nhằm cải thiện.

• Review any health, work environment and safety related reports and take appropriate action/ xem xét các báo cáo về sức khỏe, môi trường làm việc, an toàn và có hành động phù hợp.

• Ensure consultation with HSE leaders, particularly in Hazard Identification, Risk Control planning and on any workplace changes which have a health and safety component / Đảm bảo tư vấn với nhóm trưởng HSE, đặc biệt trong việc xác nhận nguy hiểm, lên kế hoạch kiểm soát nguy hiểm và bất kỳ sự thay đổi nơi làm việc có một thành phần đảm bảo sức khỏe và an toàn.

• Communicate regularly on relevant OH&S matters and review the health and safety performance of direct reports/ truyền đạt đều đặn các vấn đề OH&S tương ứng và xem xét hoạt động về sức khỏe và an toàn của nhân viên báo cáo trực tiếp.

• Ensure safety is a first agenda item for all meetings/ đảm bảo mục an toàn luôn là sự chủ đề đầu tiên cho tất cả các cuộc họp.

• Initiate actions to improve health and safety within area of responsibility/ đề xướng các hoạt động nhằm cải thiện sức khỏe và an toàn trong khu vực chịu trách nhiệm.

• Ensure all employees/contractors are inducted and receive regular training required to perform their job safely/ đảm bảo tất cả nhân viên/ nhà thầu được giới thiệu và nhận huấn luyện thường lệ để thực hiện công việc an toàn.

• Allocate adequate time and resources for the Health an Safety program to be established/ phân bố thời gian và nguồn lực một cách thích hợp cho chương trình sức khỏe và an toàn được thiết lập.

• Maintain Health and Safety documentation and records in accordance with Linfox Safety System requirements/ Duy trì các tài liệu sức khỏe và an toàn và ghi nhận phù hợp với những yêu cầu hệ thống an toàn Linfox.

Process/ Quá trình

• Coordinate the distribution or warehousing of customer products in a timely and effective and efficient manner/ Phối hợp phân phối hoặc lưu kho các sản phẩm của khách hàng một cách kịp thời và có hiệu quả.

• Maintain a focus on continuous improvement to a world class standard of warehouse operations through developing, reviewing and updating warehouse procedures and associated business procedures (eg: customs procedures)/ Luôn tập trung vào cải tiến liên tục vươn đến đẳng cấp thế giới trong hoạt động kho thông qua việc phát triển, xem xét và cập nhật thủ tục kho và thủ tục liên quan đến kinh doanh (ví dụ: thủ tục hải quan)

• Analize and ensure the timely delivery of regular reports through the various reporting systems WMS including daily invoicing and the weekly revenue, profit/loss summaries/ Phân tích và đảm bảo việc cung cấp kịp thời các báo cáo định kỳ thông qua hệ thống báo cáo WMS bao gồm cả hóa đơn hàng ngày và doanh thu hàng tuần, tóm tắt lãi / lỗ

Finance/ Tài chính

• Monitor the approved budget, resource and capital planning and weekly key performance reporting and analysis to ensure an efficient and cost effective warehouse/ Giám sát ngân sách, nguồn lực và kế hoạch vốn đã được phê duyệt và hàng tuần báo cáo hoạt động quan trọng và phân tích để đảm bảo chi phí hoạt động nhà kho hiệu quả

• The development of a sound customer base which maximises our warehouse capabilities and maintains business development opportunities/ Sự phát triển của nền tản khách hàng đó là tối đa hóa khả năng kho của chúng ta và duy trì cơ hội phát triển kinh doanh

• Effectively utilises equipment and facilities to ensure the most efficient and cost effective operation/ Sử dụng thiết bị và cơ sở vật chất hiệu quả để đảm bảo chi phí hoạt động hiệu quả nhất

• Implement initiatives that ensure cost containment, maximise profit and meet budget and customer objectives/Thực hiện các sáng kiến để đảm bảo hạn chế chi phí, tối đa hóa lợi nhuận và đáp ứng mục tiêu ngân sách và khách hàng mục tiêu.

People/ Con người

• Ensure adequate levels of appropriately trained employees are available to effectively maintain customer service levels/ đảm bảo nhân viên được huấn luyện một cách đầy đủ và thích hợp để sẳn sàng duy trì mức độ dịch vụ khách hàng hiệu quả.

• Analize, anticipate and satisfactorily resolves all problems and issues with customers, equipment and staff/ Phân tích, dự đoán và giải quyết tất cả các vấn đề với khách hàng, thiết bị và nhân viên một cách thỏa đáng

• Ensure effective communication between Linfox, customer, employees and contractors/ Đảm bảo thông tin liên lạc hiệu quả giữa Linfox, khách hàng, nhân viên và nhà thầu

• Developing own potential and that of the personnel working in the warehouse to ensure effective succession planning/ Phát triển các tiềm năng của mình và các nhân viên làm việc trong nhà kho để đảm bảo kế hoạch liên tiếp đạt hiệu quả

• Involvement in negotiation of Enterprise Agreements and other IR matters to ensure good labour relations are maintained/ Sự tham gia đàm phán các thỏa thuận doanh nghiệp và các vấn đề IR khác để bảo đảm quan hệ lao động tốt được duy trì

• Acting in accordance with corporate values and ensuring other Linfox employees do the same/ Hành động phù hợp với các giá trị của công ty và đảm bảo nhân viên Linfox khác làm tương tự.

Customer/ Khách hàng

• Deliver the most productive outcomes for Linfox through the effective utilisation of warehouse resources while meeting or exceeding the customer service benchmarks of our client/ Thực hiện được các kết quả hiệu quả nhất cho Linfox thông qua việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực kho trong khi đáp ứng hoặc vượt quá các tiêu chuẩn dịch vụ khách hàng của khách hàng..

• Develops and maintains relationships and contracts with Unilever managers to enable objectives to be met/ Phát triển và duy trì các mối quan hệ và hợp đồng với các nhân sự quản lý của Unilever để có thể đạt được các mục tiêu..

• Ensures agreed customer objectives and measures are met/ Đảm bảo mục tiêu khách hàng và các biện pháp đo lường được thống nhất.

Operation/ hoạt động

• Ensure proper handling and appropriate housekeeping of all products/ Đảm bảo xử lý đúng đắn và thích hợp của tất cả các sản phẩm

• Analize, Monitors and evaluates personnel performance based on company standards and establish productive and efficiency measures/ Phân tích, giám sát và đánh giá hiệu suất nhân viên dựa trên các tiêu chuẩn công ty và thiết lập các biện pháp tăng năng suất hiệu quả.

• Ensures appropriate and consistent training and enhancement of skills and work behavior of all personnel to maintain an efficient and motivated and committed work team/ Đảm bảo đào tạo phù hợp và nhất quán và nâng cao kỹ năng và thái độ làm việc của tất cả nhân viên để duy trì một đội ngũ làm việc hiệu quả và năng động và cam kết.

• Monitors personnel, warehouse and equipment condition and provide timely and accurate information to other departments to achieve a conductive safe and productive warehouse operations/ Quản lý nhân viên, nhà kho và tình trạng thiết bị và cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho các phòng ban khác để đạt được hoạt động kho an toàn và hiệu quả.

• Monitors system functions of Warehouse Management/ Giám sát hệ thống Quản lý kho hàng

• Ensures that all completed orders should be picked on time/ Đảm bảo rằng tất cả các đơn hàng lấy đúng giờ.

• Ensures that loading of stocks to the trucks of accredited forwarders are properly monitored, within company standard and compliance with company policy/ Đảm bảo rằng xuất hàng ra xe tải giao nhận được theo dõi đúng cách, tiêu chuẩn trong công ty và phù hợp với chính sách công ty

• Monitors WH operation performance/ quản lý hiệu suất hoạt động trong vận hành kho.

• Ensures proper recording and reporting system/ đảm bảo ghi nhận và báo cáo hệ thống chính xác

• Monitors and records personnel performance/ quản lý và ghi nhận hiệu quả công việc của nhân viên.

• Ensures flow of information within the department and recommends necessary changes and plan of actions on all warehouse functions/ Đảm bảo thông tin trong các bộ phận và đề xuất thay đổi cần thiết và có kế hoạch hành động cho tất cả các phòng ban ở kho.

• Set up training needs in team/ thành lập huấn luyện cần thiết cho nhóm.

• Ensures staffs must comply safety regulation/ đảm bảo nhân viên phải tuân thủ đúng luật an toàn.

• Ensures reconciliation between 2 systems SAP và MLS / Đảm bảo sự hài hòa giữa hai hệ thống SAP và MLS

• Periodic appraisal staffs/ Đánh giá nhân viên định kỳ.

1. Key Competencies & Skills/ Năng lực và kỹ năng

Leadership/ Lãnh đạo

• Developing others – Improves skills and effectiveness through clear feedback, mentoring, coaching, the provision of development opportunities and identification of potential in others/ Phát triển những người khác - Cải thiện kỹ năng và hiệu quả thông qua các thông tin phản hồi rõ ràng, cố vấn, huấn luyện, cung cấp các cơ hội phát triển và xác định tiềm năng ở những người khác

• Persuasive Communication – Effective oral and written communications, distinguished by its positive impact and use of appropriate influencing behaviours/ Giao tiếp thuyết phục – giao tiếp nói và viết hiệu quả, chú ý tác động tích cực và sử dụng các thái độ ảnh hưởng thích hợp

Business/ Kinh doanh

• Planning and organising – plans and schedules effectively and maintains effective controls and attention to detail to ensure timely delivery of outcomes/ Kế hoạch và Tổ chức - kế hoạch và lịch trình có hiệu quả, duy trì kiểm soát hiệu quả và chú ý đến từng chi tiết để đảm bảo giao hàng kịp thời.

• Customer Focus – identifies and responds to customers’ needs and ensures quality of service standards are met/ Tập trung khách hàng - xác định và đáp ứng nhu cầu của khách hàng và đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ được đáp ứng

• Relating and Networking – establishes effective long-term relationships and develops and maintains a network of contacts/ Liên kết và Mạng - thiết lập mối quan hệ lâu dài và phát triển hiệu quả và duy trì mạng lưới liên lạc.

Personal/ cá nhân

• Adaptability and Resilience – adapts own position in response to changes and deals effectively with disappointments and setbacks/ Khả năng thích nghi và ứng phó - điều chỉnh vị trí riêng để đáp ứng với những thay đổi và xử lý hiệu quả với những thất bại

• Outcome Orientation – sets and meets challenging objectives, initiates action and commits to clear outcomes/ Kết quả Định hướng – thiết lập và đáp ứng các mục tiêu thách thức, khởi xướng hành động và cam kết có kết quả rõ ràng

Good in computer skill/ kỹ năng vi tính tốt

Analysis skill/Kỹ năng phân tích tốt

2. Education, Qualification/ Trình độ học vấn và bằng cấp

• Đại học

3. Language/ Ngoai ngữ

Good at English: writing/ viết Anh văn tốt

4. Work Experience/ Kinh nghiệm làm việc

3-5 year/ 3-5 năm

5. Personality/ Tính cách

Flexible, careful, stand pressure / linh hoạt, cẩn thận, làm việc dưới áp lực cao

6. Physical Requirement/ Yêu cầu sức khỏe

Good in health/ sức khỏe tốt

7. Gender/ Giới tính

Female or male/ nam hoặc nữ

8. Age/ Tuổi

9. Other requirements (if any)/ Yêu cầu khác (nếu có)