Trưởng Phòng, Quản Lý Hợp Đồng

Mô tả chung

Phát hành, theo dõi, quản lý hợp đồng nhằm đáp ứng mục tiêu: đảm bảo mẫu biểu, chất lượng hợp đồng được chính xác, tiến độ phát hành, ký kết với Khách hàng và luân chuyển hợp đồng đúng thời hạn theo quy định, hỗ trợ công việc kinh doanh.

Trách nhiệm chính

Mô tả nhiệm vụ

A. Hiệu quả công việc

1. Hiệu quả về tài chính

• Kiểm soát ngân sách, đảm bảo ngân sách không vượt quá ngân sách được duyệt

2. Hiệu quả về hoạt động

2.1 Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến quản lý hợp đồng

• Tham gia quá trình soạn thảo các loại mẫu biểu hợp đồng hoặc hồ sơ bán hàng tương đương, trình duyệt, đăng ký biểu mẫu với cơ quan Nhà nước (nếu có).

• Điều phối nhân sự và trực tiếp tham gia hỗ trợ các hoạt động, sự kiện giới thiệu sản phẩm, bán hàng, … do nội bộ Khối tổ chức

• Đảm bảo việc cập nhập, điều chỉnh, kiểm tra để toàn bộ thông tin sản phẩm/ chính sách bán hàng/ hợp đồng mẫu/ hợp đồng đã phát hành… trên hệ thống quản lý (SAP và Landsoft) được thực hiện đầy đủ và chính xác.

• Theo dõi, phối hợp với các phòng ban liên quan để soạn thảo, phát hành và theo dõi tình trạng hợp đồng/ phụ lục hợp đồng/ các giấy tờ liên quan theo đúng quy trình và quy định của công ty.

• Đảm bảo việc luân chuyển, trình ký và lưu trữ các bản cứng hợp đồng, các giấy tờ liên quan với khách hàng

• Hoàn thành các báo cáo thống kê, trích xuất dữ liệu…theo yêu cầu

2.2 Giải quyết các kiến nghị của khách hàng

• Đảm bảo việc giải đáp đúng và đủ các thắc mắc của khách hàng liên quan đến nội dung hợp đồng

• Thực hiện & theo dõi việc giải quyết đề nghị liên quan đến điều khoản Hợp đồng/điều chỉnh lịch thanh toán/thủ tục thanh lý/chuyển nhượng/cam kết ba bên của khách hàng theo quy trình.

• Phối hợp các phòng ban liên quan đề xuất các phương án giải quyết đề nghị/ khiếu nại của khách hàng và trình cấp quản lý.

• Thương thảo với khách hàng về các biện pháp giải quyết các đề nghị/khiếu nại của khách hàng

2.3 Đào tạo về thông tin hợp đồng cho Phòng Quan hệ khách hàng và Phòng Phát triển đối tác & Bàn giao bất động sản.

2.4 Các công việc khác theo yêu cầu & chỉ đạo của Quản lý trực tiếp

Trình độ / Kinh nghiệm

• Trình độ chuyên môn/Bằng cấp: Đại học

• Ít nhất 5 năm kinh nghiệm về lĩnh vực tài chính – kế toán; pháp lý trong ngành bất động sản

• Thành thạo Tiếng Anh

• Sử dụng thông thạo vi tính văn phòng (Word, Excel, …)

Kỹ năng chuyên môn

• Kỹ năng về quản lý, điều phối công việc

• Am hiểu và kinh nghiệm trong ngành và hoạt động kinh doanh bất động sản

• Có kiến thức về bất động sản và mục tiêu phát triển kinh doanh của Công ty

• Kỹ năng giao tiếp và chăm sóc khách hàng

Năng lực

• Năng lực sắp xếp, điều phối công việc

• Năng lực thích ứng sự thay đổi và nhanh chóng tiếp thu kiến thức, công nghệ mới

Tư duy & hành vi

• Cẩn thận và chính xác

• Tư duy tích cực, năng động và chuyên nghiệp

• Tư duy tìm tòi, nghiên cứu, sáng tạo trong công việc

• Luôn hướng đến kết quả tốt nhất cho Công ty khi thực hiện các hoạt động trong lĩnh vực phụ trách

• Luôn nỗ lực thực hiện đúng cam kết của mình

• Phối hợp tốt với các bộ phận liên quan