Trưởng Phòng Quản Lý Chất Lượng Văn Thư Lưu Trữ

1. Lập kế hoạch:

- Lên kế hoạch, triển khai xây dựng, ban hành quy trình, quy định sử dụng, lưu trữ văn thư tại các Phòng/ Ban thuộc Tập đoàn.

2. Thực hiện công tác chuyên môn:

- Tổ chức triển khai, quản lý công tác văn thư lưu trữ các tài liệu quan trọng của Tập đoàn.

- Tư vấn, thẩm định các quy trình, quy định về công tác văn thư lưu trữ do các đơn vị thiết lập và đề xuất.

- Hướng dẫn, hỗ trợ các đơn vị lưu trữ văn bản, quy trình/quy định về văn thư lưu trữ, sử dụng con dấu đúng theo quy định ban hành nội bộ

- Phối hợp với Ban Công nghệ thông tin để nghiên cứu, ứng dụng công nghệ, cải tiến hệ thống phầm mềm quản trị văn thư, lưu trữ để nâng cao năng suất, hiệu quả công việc.

3. Kiểm soát

- Kiểm soát tiến độ, chất lượng kiểm tra giám sát việc tuân thủ quy trình, quy định trong việc lưu trữ văn bản tại các Phòng/ Ban, chi nhánh.

- Định kỳ thanh tra việc sử dụng lưu trữ và sử dụng con dấu của phòng Hành chính tại các cơ sở.

4. Báo cáo

- Định kỳ tổng kết công tác văn thư, lưu trữ đánh giá những kết quả đạt được và đề ra phương hướng nhằm tiếp tục đẩy mạnh công tác văn thư, lưu trữ và báo cáo BLĐ theo yêu cầu.

5. Thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của Ban Lãnh đạo

1. Học vấn

- Tốt nghiệp đại học ưu tiên tốt nghiệp chuyên ngành văn thư, hành chính, quản lý công, luật, etc.

2. Kinh nghiệm

- Có ít nhất 5 năm kinh ở vị trí tương đương trong công tác văn thư lưu trữ/ quản lý hồ sơ dự án/ hành chính văn phòng.

- Có it nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc tại Tập đoàn đa ngành.

3. Kỹ năng chuyên môn

- Hiểu rõ quy trình nghiệp vụ của công tác văn thư: Quy trình soạn thảo văn bản; quản lý và sử dụng con dấu

- Sử dụng thành thạo Microsoft Office

- Có hiểu biết về trình tự thủ tục quản lý dự án, các quy định của pháp luật về lưu trữ, văn thư.

4. Kỹ năng mềm

- Kỹ năng quản lý

- Kỹ năng soạn thảo văn bản tốt

- Kỹ năng tìm kiếm, tổng hợp, phân tích và đánh giá thông tin, có tinh thần trách nhiệm và khả năng giải quyết vấn đề tốt

- Kỹ năng giao tiếp

- Kỹ năng thương lượng

5. Các phẩm chất khác

- Tư duy logic, có tính hệ thống

- Cẩn thận, tỉ mỉ, trung thực, có trách nhiệm