Trưởng Phòng Hành Chính

I. MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ YÊU CẦU

1.1. Quản lý phòng Hành Chính

• Lập kế hoạch, đề xuất KPI, điều hành, kiểm soát hoạt động phòng ban, nhân viên.

• Thông tin kịp thời trong quá trình hoạt động của phòng ban. Phối hợp các phòng ban khác trong công ty để thực hiện chức trách.

1.2. Quản lý – điều hành công tác hành chính của công ty

- Quản lý tỷ lệ lấp đầy văn phòng. Quản lý tài sản.

• Quản lý cơ sở vật chất và tài sản của công ty: xác định nhu cầu, mua sắm, cấp phát, kiểm tra định kỳ hệ thống cơ sở vật chất, tài sản của công ty.

• Duy trì điều kiện môi trường làm việc tốt cho khối văn phòng.

• Quản lý công tác hành chính văn phòng: quản lý giấy tờ, sổ sách, cấp phát VPP, kiểm soát thanh toán liên quan tới Hành chính.

• Điều phối công tác phục vụ (vệ sinh, lễ tân, phương tiện đi lại, chăm sóc cây, trà nước, tiếp khách, lịch làm việc chung của công ty).

• Điều phối công tác hậu cần phục vụ các hoạt động đào tạo, sự kiện của công ty.

• Quản lý công văn, tài liệu, con dấu và quản lý việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.

• Tham mưu, xây dựng và tổ chức thực hiện các nội quy và quy chế hoạt động của công ty.

• Giám sát việc đảm bảo vệ sinh môi trường, an ninh trật tự, an toàn lao động và phòng chống cháy nổ.

• Đào tạo và hướng dẫn các chính sách, quy định cho toàn thể nhân viên.

• Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp cho công ty.

• Thực hiện các công việc đột xuất khác theo yêu cầu của Ban Giám đốc.

Trình độ học vấn:

Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị Hành chính, Quản trị Kinh doanh, Nhân sự, hoặc các ngành liên quan.

Kinh nghiệm làm việc:

Có trên 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính, trong đó ít nhất 5 năm ở vị trí quản lý cho công ty quy mô trên 1000 người.

Kỹ năng chuyên môn:

Am hiểu về quy trình hành chính văn phòng, quản lý hồ sơ, tài liệu, và công tác hậu cần.Thành thạo các phần mềm văn phòng (Word, Excel, PowerPoint).

Có kỹ năng quản lý tài sản, trang thiết bị trong doanh nghiệp.

+ Ưu tiên ứng viên mạnh về mạnh về lĩnh vực Thương mại điện tử, Bán lẻ, Thương mại....

• Kỹ năng:

• Có khả năng lập kế hoạch, xây dựng chiến lược, triển khai công việc;

• Kỹ năng giao tiếp, thuyết trình;

• Kỹ năng phân tích, tư duy logic;

• Yêu cầu về phẩm chất cá nhân:

• Nhiệt tình, chịu khó, tích cực trong các hoạt động gắn kết và có trách nhiệm trong công việc;

• Có tác phong làm việc năng động, chuyên nghiệp;

• Quan tâm đến con người và hướng đến kết quả;

• Có định hướng làm việc lâu dài, gắn bó với công ty.

• Yêu cầu về thái độ, hành vi, sức khỏe, giới tính:

• Giới tính: Nam/Nữ;

• Độ tuổi: 30 - 45 tuổi;

• Sức khỏe tốt. Chịu được áp lực cao trong công việc.