Trưởng Bộ Phận Dịch Vụ Hành Chính

CHỨC NĂNG CHÍNH

• Quản lý công tác đảm bảo vệ sinh & an ninh trong môi trường làm việc

• Quản lý công tác văn thư, lưu trữ và cung cấp máy móc thiết bị văn phòng phẩm

• Giám sát và quản lý công tác tiếp đón khách, tổ chức sự kiện công ty

• Quản lý và giám sát các dự án xây dựng, sửa chữa văn phòng

NHIỆM VỤ CHỦ YẾU

1. Quản lý công tác đảm bảo vệ sinh & an ninh trong môi trường làm việc

• Kiểm tra quá trình thực hiện và kết quả công việc của nhân về các vấn đề vệ sinh, ngăn nắp, thời gian làm việc và những vấn đề khác.

• Đưa ra biện pháp khắc phục và báo cáo cho cấp trên hoặc xin ý kiến giải quyết (nếu cần thiết).

• Phối hợp với các bộ phận khác kiểm tra, giám sát việc thực hiện nội quy; ra vào cổng, quy định vệ sinh, an toàn lao động, vệ sinh môi trường, PCCC, an ninh trật tự…

• Kiểm soát & mua nhu yếu phẩm hàng tháng.

• Sắp xếp nhân viên trực thay khi nhân viên tạp vụ, bảo vệ nghỉ phép.

2. Quản lý công tác văn thư, lưu trữ và cung cấp máy móc thiết bị văn phòng phẩm

2.1 Hỗ trợ các phòng ban trong việc sử dụng trang thiết bị văn phòng.

• Kết hợp với bộ phận quản lý tài sản tìm nhà cung cấp, thương lượng dịch vụ hỗ trợ và giá cả hợp lý, cạnh tranh.

• Giám sát việc sử dụng, tồn đọng các loại VPP để cung cấp bổ sung kịp lúc.

• Hỗ trợ cấp thẻ từ, thẻ tòa nhà cho nhân viên mới.

• Thông báo nhân viên IT khóa thẻ khi có nhân viên nghỉ việc.

2.2 Quản lý và lưu trữ các loại hồ sơ Pháp lý và hồ sơ hành chính của Công ty, đảm bảo tính an toàn, khoa học, dễ tìm kiếm.

• Kiểm tra lại hợp đồng sau khi phòng ban Pháp lý đã kiểm tra.

• Tự nghiên cứu và cung cấp các thông tin từ các nguồn để phác thảo và / hoặc chuẩn bị các thư từ / công văn chuyển TP. HC xem, yêu cầu có cách nhìn và sáng tạo cá nhân, bao gồm các dẫn chứng chính xác.

• Sắp xếp nhân viên qua kho truy lục hồ sơ khi có phòng ban yêu cầu.

• Chuẩn bị và trình các báo cáo cho Trưởng phòng chính xác và đúng hạn.

3. Giám sát, quản lý công tác tiếp đón khách, tổ chức sự kiện công ty

• Hướng dẫn nhân viên lễ tân cách xử lý, thực hiện trong phạm vi của mình trước khi báo cáo lên cấp trên

• Giám sát việc sắp xếp các phòng họp cho các buổi hội thảo, chuẩn bị hậu cần cho những sự kiện do công ty tổ chức.

4. Quản lý và giám sát các dự án xây dựng, sửa chữa văn phòng

• Hỗ trợ sắp xếp công việc sửa chữa, cải tao, chuyển dọn VP

• Kết hợp với nhân viên quản lý tài sản tìm nhà cung cấp, thương lượng dịch vụ hỗ trợ và giá cả hợp lý, cạnh tranh

• Thông báo cho BQL tòa nhà khi VP gặp sự cố kỹ thuật & hỗ trợ nhân viên bảo vệ lập biên bản, ghi nhận khi có sự cố xảy ra

• Kiểm tra & nhắc nhở nhân viên bảo vệ phải thông báo kịp thời khi văn phòng làm việc xuống cấp, hư hỏng,…

5. Hỗ trợ các công việc quản lý hành chính khác

• Giám sát quá trình thực hiện công việc của các nhân viên phòng Hành chính (cập nhật và đề xuất thực hiện khi cần thiết để kết quả công việc được ở mức cao nhất có thể)

• Phối hợp thông báo cho NV phòng HC khi có thông báo mới từ phòng Nhân sự, phòng Truyền Thông.

• Đảm bảo những yêu cầu, thông tin từ TP. HC đưa ra đều được truyền đạt chính xác và kịp lúc cho tất cả nhân viên phòng HC, đặc biệt là những nhân viên không sử dụng email.

• Đảm bảo việc kiểm tra thanh toán các khoản chi phí liên quan đến hành chánh: điện, nước, điện thoại, internet, trang thiết bị, dụng cụ văn phòng, chi phí bảo dưỡng trang thiết bị… chính xác trước khi chuyển lên cho TP. HC ký duyệt.

• Làm thủ tục xin chi phí theo yêu cầu của cấp trên.

• Tập hợp báo cáo, thông tin được yêu cầu từ cấp trên.

• Chỉnh sửa, bổ sung qui trình phòng HC khi cấp trên yêu cầu.

1. Trình độ học vấn

• Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành Kinh tế hoặc Xã hội, luật, ngoại ngữ

2. Kiến thức - Kinh nghiệm

• Có kiến thức về các văn bản pháp quy của nhà nước liên quan đến hoạt động doanh nghiệp

• Ít nhất 10 năm kinh nghiệm về quản trị hành chính tại các Công ty có quy mô 500 nhân sự trở lên

3. Kỹ năng chuyên môn

• Trình độ vi tính thông thạo trong việc sử dụng các chương trình Microsoft Office, đặc biệt là MS Outlook, MS Word, MS Excel và MS PowerPoint.

• Kỹ năng quản lý nhân viên, phân công công việc

• Kỹ năng quản lý thời gian & quản lý dự án

• Kỹ năng sắp xếp, tổ chức công việc

• Kỹ năng giao tiếp, nói và viết tốt tiếng Việt và tiếng Anh trong phạm vị công việc do mình phụ trách.

4. Kỹ năng mềm

• Tuân thủ, có kỷ luật

• Thái độ cầu tiến, học hỏi cái mới

• Tinh thần trách nhiệm

• Làm việc theo tinh thần đồng đội