Trợ Lý Trưởng Ban Quản Lý Tòa Nhà

1. Hỗ trợ Trưởng BQLTN kiểm soát và đánh giá chất lượng dịch vụ của toàn bộ nhà thầu dịch vụ cung cấp dịch vụ tại dự án

2. Biên phiên dịch các tài liệu theo yêu cầu; Chuẩn bị thư từ, báo cáo, các ghi chép và các tài liệu liên quan đến hoạt động của tòa nhà và của Ban Quản lý. Soạn thảo thư từ thường lệ căn cứ theo hướng dẫn chung.

3. Tìm báo giá, đàm phán giá dịch vụ và lập tờ trình về HO trình ký kết hợp đồng dịch vụ mới hoặc gia hạn.

4. Triển khai các quy định về quy trình họat động đến các nhà thầu dịch vụ, hướng dẫn nhân viên nhà thầu dịch vụ trong việc thực hiện các quy trình quy định.

5. Giám sát công việc hàng ngày của các nhà thầu dịch vụ đảm bảo chất lượng công việc và dịch vụ theo tiêu chuẩn quy định.

6. Lên lịch, sắp xếp các cuộc họp định kỳ/đột xuất với nhà thầu dịch vụ.

7. Phụ trách các công việc hành chính có liên quan đến nhà thầu dịch vụ như soạn thảo hợp đồng, biên bản làm việc, bản đánh giá chất lượng dịch vụ, chấm công nhân viên nhà thầu dịch vụ...

8. Kết hợp với Bộ phận CSKH giải quyết các yêu cầu, than phiền của cư dân/ khách hàng liên quan đến chất lượng dịch vụ hoặc các vấn đề khác tại tòa nhà.

9. Cập nhật thông tin/ báo cáo về công việc thực tế và dự tính so với ngân sách đã được phê duyệt tới Trưởng BQLTN hàng ngày/ hàng tuần/ hàng tháng.

10. Theo dõi khoản phải thu, nợ xấu.

11. Theo dõi khoản phải thanh toán, chịu trách nhiệm về quy trình thu mua rõ ràng, tuân thủ theo quy định hướng dẫn quy trình đấu thầu/ báo giá tại của công ty.

12. Kiểm soát tiền mặt được xử lý tại văn phòng BQL tòa nhà: hóa đơn, tiền đặt cọc, tiền phạt, dịch vụ khác...ghi chép nguồn tiền.

13. Giám sát quy trình theo dõi tài sản, vật tư sử dụng tại dự án theo kế hoạch năm

14. Báo cáo cho BM các phản ảnh của cư dân hoặc các thắc mắc vượt quá quyền hạn giải quyết của mình;

15. Thực hiện các công việc khác do BM / Công ty yêu cầu

1. Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành liên quan như: Ngoại ngữ, Ngoại thương, Quản trị kinh doanh, Quản trị NH, Dịch vụ cộng đồng, Quản trị kinh doanh, hoặc chuyên ngành liên quan

2. Nam, nữ, có ngoại hình

3. Ưu tiên có 01 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý tòa nhà, quản lý chung cư.

4. Chịu được áp lực công việc, Giao tiếp tốt Tiếng Anh

5. Có kỹ năng giao tiếp tốt, có tinh thần trách nhiệm và khả năng xử lý tình huống.

6. Nhanh nhẹn, chịu khó, hoạt bát, có kỹ năng quản lý, điều phối công việc, ham học hỏi.

7. Ưu tiên Có chứng chỉ QLVH, PCCC & Cứu nạn cứu hộ

8. Nhiệt tình, chủ động linh hoạt, khéo léo, khả năng chịu áp lực công việc cao;

9. Kỹ năng giám sát, giao tiếp, thương lượng, đàm phán và xử lý xung đột tốt;

10. Kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc hiệu quả;

11. Làm việc tại dự án