Specialist, Office Administrator

Quản lý nghiệp vụ Chăm sóc Khách hàng

1. Giám sát HSYCBH/BNTP nộp vào:

• Kiểm tra tính hợp lệ của BNTP

• Data entry và proofing HSYCBH

• Nhập tiền vào hệ thống

• Kiểm tra chứng từ, đối chiếu và đóng sổ

• Gửi báo cáo sales 17h (thứ 2 đến thứ 6) và 12h (thứ 7)

2. Thu tiền mặt tại quầy:

• Giám sát tuân thủ quy trình thu tiền mặt tại quầy

• Kiểm tra đối chiếu quỹ và tuân thủ quy trình niêm phong két sắt

• Lập báo cáo theo dõi dòng tiền và pick up theo định kỳ

3. Giám sát các nghiệp vụ liên quan đến HĐBH:

• Theo dõi hoàn phí

• Kiểm tra việc thực hiện các phiếu yêu cầu từ khách hàng: Scan & đăng ý CS type trên hệ thống

• Theo dõi việc nộp Biên bản bàn giao HĐBH. Thông báo đến DD/DM những trường hợp bị tạm giữ thu nhập do không bàn giao HĐBH

• Cập nhật lịch thu phí, theo dõi tiến độ theo tuần và nhắc AR/AL thu phí các HĐBH có phí phát sinh trong tuần/tháng chưa thu

• Phân công hợp đồng mồ côi theo qui định

• Tiếp nhận và giải đáp kịp thời các thắc mắc của Khách hàng/Agent các vấn đề liên quan đến HSYCBH/HĐBH

• Theo dõi các báo cáo, gửi chứng từ của CS về HO

• Kiểm tra eReceipt và Biên nhận thu phí cấp cho nhân viên (nếu có)

4. Theo dõi nghiệp vụ POS tại quầy:

• Đối chiếu báo cáo thu tiền từ máy POS và hệ thống eBao

• Giải quyết các tình huống phát sinh khi hệ thống eBao không ghi nhận dòng tiền

• Giải quyết các nghiệp vụ phát sinh khi khách hàng có khiếu nại

Quản lý nghiệp vụ Hành chính Hỗ trợ Kinh doanh

1. Giám sát việc cấp phát HSYCBH/BNTP trực tiếp cho agency: Cuối mỗi ngày: kiểm tra đối chiếu file ký nhận cấp phát (H-copy) & file hệ thống

2. Thực hiện nghiệp vụ PS:

• Kiểm tra tính hợp lệ của Phiếu yêu cầu thay đổi

• Thực hiện trên hệ thống eBao

• Gửi thư cho khách hàng yêu cầu bổ sung chứng từ/thông tin (nếu có)

3. Quản lý tình hình hồ sơ tuyển dụng

• Giám sát hồ sơ tuyển dụng tuân thủ theo qui trình hiện hành

• Giám sát số lượng cấp code, số lượng CCKD đã phát, số lượng ĐDKD đã ký HĐĐL của mỗi khóa học

• Báo cáo tình hình lớp học gửi OA vùng: Số lượng cấp code, Số lượng CCKD đã phát, Số lượng ĐDKD đã ký HĐĐL

• Xuất Agent list của Văn phòng để team sử dụng

4. Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến cấu trúc

• Gửi cấu trúc đội ngũ Agent tuyển ngang cho DC xét duyệt

• Cập nhật cấu trúc mới cung cấp DC khi có thăng cấp, bãi nhiệm

Hành chính Văn phòng

1.Giám sát và kiểm kê kho hàng khuyến mãi hàng tháng và tài sản cố định

2 .Thực hiện các công việc hành chính của phòng

• Theo dõi và gia hạn hợp đồng dịch vụ

• Hỗ trợ event

• Đánh giá tình hình vệ sinh trong văn phòng và gửi báo cáo về Miền

• Giám sát và gửi báo cáo Bảo vệ về AS_HO

• Thực hiện thủ tục thanh toán các chi phí tại VP: điện, nước, gửi thư, Internet, điện thoại, nước uống, Photo, Giấy, văn phòng phẩm…

• Báo cáo tình hình Service anywhere

• Các báo cáo về CI: tham dự họp, viết biên bản, scan báo cáo, liên hệ đội ngũ thông báo lịch họp

• Gửi báo cáo tình hình văn phòng về AS_HO

• Quản lý petty cash, các chi phí phát sinh lặt vặt của VP

3. Hằng quý, kiểm tra tình hình sử dụng HSYCBH/BNTP & hoàn tất báo cáo tổng hợp

Hỗ trợ AMD và đội ngũ

1. Hỗ trợ Đội ngũ

• Cài đặt và hướng dẫn sủ dụng wireless, máy in, BBQ...

• Reset password cho đội ngũ

• Giải đáp thắc mắc cho đôi ngũ các vấn đề liên quan đến thu nhập, thi đua, thưởng…

2. Tham dự các buổi họp văn phòng:

• Lắng nghe, ghi nhận thông tin phản hồi báo cáo về phòng/ban/AMD cấp Vùng/Miền

• Cập nhật, hướng dẫn các thay đổi trong hoạt động: eApp, eCard, Smart Agency,…

3. Hỗ trợ các công việc hành chánh cho AMD văn phòng

• Tham mưu cho AMD các chương trình thi đua để đẩy mạnh doanh thu và hoạt động của Văn phòng

• Cập nhật tiến độ và tổng kết các chương trình thi đua của Văn phòng

• Liên hệ/động viên AR/AL, nhắc AR/AL nộp phí để đạt thưởng

• Theo dõi lịch deadline các yêu cầu của công ty nhắc AMD hoàn thành và hỗ trợ hoàn thành

• Report cho AMD các tình hình của Agent thường gặp cả tích cực và tiêu cực

• Các hoạt động hội họp, event chung của Văn phòng/Công ty

4. Triển khai các dự án Digital của công ty:

• Huấn luyện và hỗ trợ đội ngũ sử dụng các chương trình Digital của công ty (eRecruitment, eCard, eApp, eContract, SmartAgency, ePolicy, eClaim….)

• Lắng nghe đóng góp ý kiến của đội ngũ phản hồi về trụ sở chính

• Đề xuất ý tưởng cải tiến hệ thống và các dự án eProjects

Phát triển bản thân & Đào tạo đội nhóm

1. Đào tạo nhân viên kế thừa ( hoặc chuyển đổi vị trí công việc )

• Phổ biến cho nhân viên các quy trình, chính sách liên quan đến công việc của từng người.

• Đào tạo nghiệp vụ hành chính cho nhân viên. Có kế hoạch học việc, làm việc và chuẩn bị nhân lực kế thừa cho các vị trí hành chính chủ chốt trong văn phòng.

2. Phát triển bản thân

• Liên tục học hỏi và cập nhật sản phẩm mới, chính sách, quy trình, chế độ của công ty, những thay đổi của thị trường bảo hiểm, để hỗ trợ các hoạt động kinh doanh và hành chính của Văn phòng.

• Không ngừng tự rèn luyện và phát triển bản thân.

Khác

Các công việc khác theo yêu cầu từ Cấp quản lý/Trưởng bộ phận/Phòn ban hoặc/và Tổng Giám đốc

• Tốt nghiệp Đại học/Cao Đẳng

• Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm hành chính văn phòng

• Giao tiếp tốt

• Nhanh nhẹn, trung thực, chăm chỉ

• Khả năng vi tính: Excel, Word, Power Point, email

• Chịu được áp lực