Ocean Export Agent (Nhân Viên Xuất Khẩu Hàng Biển)

Mục đích công việc : Bảo đảm hàng hóa vận chuyển thuận lợi và đúng thời gian. Cung cấp dịch vụ khách hàng tốt nhất

Job Purpose : Ensure timely and accurate movement of freight and information, while providing an exceptional customer service within the Ocean Export Department.

Nhiệm vụ cụ thể/ Key Responsibilities:

1. Đảm bảo thực hiện quy trình vận chuyển thuận lợi và kịp thời

Ensure smooth and timely freight process flow

2. Đảm bảo xuất dữ liệu chính xác và kịp thời vào hệ thống quản lý hàng hóa

Ensure accurate and timely data entry into our operating system.

3. Theo dõi và xử lý các đơn hàng không xuất theo yêu cầu.

Track and trace Ocean Export files as required

4. Sử dụng hệ thống quản lý hàng biển xuất hàng ngày.

Use Global Ocean Export Monitor on a daily basis.

5. Đảm bảo chứng từ được gửi kịp thời, gửi thông báo hàng cho nước ngoài và khách hàng

Ensure documents are timely sent and Shipping notices communicated to overseas and customers

6. Đảm bảo gửi thông tin thanh toán chính xác và kịp thời đến cho khách hàng và thanh toán chính xác, kịp thời cho nhà cung cấp

Ensure accurate and timely client and vendors billing

7. Tương tác với khách hàng trong việc sắp xếp vận chuyển các lô hàng quốc tế, đáp ứng các tiêu chuẩn dịch vụ khách hàng của công ty

Interact with our customers in arranging their international shipments, meeting customer service standards.

8. Đóng góp duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp ( hãng hàng biển, công ty vận tải, …)

Contribute to maintain strong relationships with vendors (Shipping lines, trucking companies, and others).

9. Tuân thủ tất cả các quy định bao gồm các nội quy ,chính sách nội bộ của công ty và thủ tục cũng như quy trình về Hoạt Động ( OPS) và các quy định của chính phủ cũng như quy định chính sách từ phía khách hàng

Meet compliance at all times to regulations. This includes internal policies and procedures such as Operational Process Standards (OPS) and external government regulations or customer’s policies / requirements.

10. Hiểu được quy trình công việc. liên tục tìm kiếm thông tin để nâng cao hiệu quả trong công việc.

Understand department process flow, constantly looking for areas of improved efficiency.

11. Đảm bảo các quy trình làm hàng hóa cho khách hàng phải tuân thủ và cập nhật trên dữ liệu SOP

Ensure all customers standard operating procedures in place and updated in Customer SOP

12. Đáp ứng các tiêu chuẩn về KPI, theo quy trình của công ty

Meet KPI standards, as per the company’s procedures

13. Thông tin, giao tiếp với các đối tác nước ngoài, kịp thời trả lời tư điện tử và các yêu cầu nội bộ cũng như từ phía khách hàng

Overseas communications, timely responses to emails and requests (internal and external)

14. Báo cáo ngay với Trưởng phòng khi có sự cố.

Escalation of problems to Management when necessary.

15. Hoàn thành ít nhất 52 giờ đào tạo mỗi năm

Meets company standards of 52 hours training per year per employee.

16. Hoàn thành các khóa học bắt buộc của công ty

Complete mandatory training when required

17. Đẩy mạnh việc tuân thủ tuyệt đối tất cả các nội quy, quy định của công ty

Promote compliance in diligently following all company policies and regulations and performing the task at hand with outstanding integrity and pride

18. Chủ động đẩy mạnh văn hóa công ty : Ngoại hình, thái độ, tự tin, tính hiếu kỳ, sự xuất sắc, sự thanh liêm, sự kiêu hãnh, kiên quyết, hài hước và nhìn xa trông rộng

Proactively promote the company’s 10 cultural attributes: Appearance, Attitude, Confidence, Curiosity, Excellence, Integrity, Pride, Resolute, Sense of Humour, and Visionary

1. Học vấn và Kinh nghiệm: Tốt nghiệp cao đẳng hoặc Đại học

College or University graduation

2. Kỹ năng giữa các cá nhân tốt, bao gồm các khả năng lắng nghe, thấu hiểu, khả năng giao tiếp rõ ràng, ngắn gọn để đạt được kết quả khả quan

Effective interpersonal skills, including proven abilities to listen, comprehend, effectively communicate clearly and concisely to obtain positive results.

3. Chủ động, có kỹ năng tổ chức tốt

Pro-active, strong organizational skills

4. Kỹ năng tin học văn phòng tốt ( Excel, Word…)

Good Microsoft Office skills (Excel, Word etc.).

5. Thành thạo Tiếng Anh

Fluent in English

6. Kinh nghiệm 6 tháng đến 1 năm làm việc hoặc đào tạo ở các lĩnh vực có liên quan

6 months to 1 year related experience and/or training; or equivalent combination of education and experience