Workflow là gì? Tìm hiểu cách tối ưu hóa quy trình làm việc

Trong một thị trường đầy cạnh tranh và biến động, Workflow trở thành yếu tố quan trọng, quyết định trực tiếp đến sự thành công của mỗi doanh nghiệp. Để hiểu rõ hơn về Workflow và cách tối ưu hóa quy trình làm việc hiệu quả, mời các bạn cùng VietnamWorks HR Insider khám phá sâu hơn về bản chất của thuật ngữ này ngay trong bài viết dưới đây.

Workflow là gì?

Workflow là một thuật ngữ phổ biến được sử dụng trong nhiều lĩnh vực, từ sản xuất, quản lý dự án đến công nghệ thông tin. Hiểu một cách đơn giản, Workflow là cách tổ chức và quản lý các quy trình làm việc để hoàn thành một dự án hoặc nhiệm vụ nào đó. Nó thường bao gồm nhiều quy trình cụ thể, chia thành từng giai đoạn để đạt được kết quả cuối cùng.

Tìm hiểu Workflow là gì trong hoạt động kinh doanh

Đối với các tổ chức, doanh nghiệp lớn, Workflow thường được xây dựng và tối ưu hóa nhằm đảm bảo hiệu suất cao nhất, đồng thời tiết kiệm tối đa thời gian. Trong khi đó, các cá nhân cũng có thể áp dụng Workflow đối với những mục tiêu cá nhân hoặc dự án nhỏ của chính mình.

Vai trò của Workflow đối với sự phát triển của doanh nghiệp

Workflow mang đến rất nhiều lợi ích đối với quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

Hỗ trợ quản trị doanh nghiệp 

Workflow cung cấp cho doanh nghiệp sơ đồ có trình tự logic, từ đó giúp mọi công việc được thể hiện một cách rõ ràng. Việc sắp xếp hoạt động theo sơ đồ tư duy sẽ hạn chế được tối đa những sai sót không mong muốn. Chính sự linh hoạt trong màu sắc và cách tóm tắt công việc sẽ giúp nhân viên hiểu rõ trình tự công việc cần thực hiện.

Workflow giúp công việc đi theo một trật tự nhất định

Sử dụng Workflow giúp người dùng biết được:

• Cách bắt đầu công việc.
• Cách thực hiện công việc như thế nào.
• Đâu là mục tiêu mà công việc đang nhắm tới.
• Tránh mắc các lỗi không mong muốn.

Workflow đóng vai trò quan trọng đối với sự phát triển của tổ chức

Loại bỏ các quy trình và hoạt động dư thừa

Các công ty vừa và nhỏ sẽ có ít quy trình hoạt động hơn so với những tập đoàn, doanh nghiệp lớn. Sử dụng sơ đồ quy trình công việc sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát, phát hiện các điểm dư thừa, từ đó loại bỏ để giảm thiểu sự lãng phí. Nếu bạn chỉ theo dõi quy trình làm việc bằng mắt thì rất khó có thể phát hiện ra những điểm dư thừa này.

Giảm chi phí vận hành

Sơ đồ Workflow giúp doanh nghiệp xác định được đâu là cách làm tốt nhất cho hoạt động kinh doanh của mình. Một khi quy trình được sắp xếp hợp lý và khối lượng công việc được hoàn thành nhanh hơn, các doanh nghiệp sẽ cần ít tài nguyên hơn để hoàn thành mục tiêu và nhiệm vụ. Điều này sẽ giúp giảm thiểu tối đa chi phí cho quá trình vận hành.

Hướng dẫn quy trình xây dựng Workflow hiệu quả

Dưới đây là các bước để xây dựng thành công một quy trình Workflow, mời các bạn cùng tham khảo:

Bước 1: Xác định nguồn cung cấp dữ liệu

Đây là bước đầu tiên trong quá trình xây dựng một Workflow hiệu quả. Theo đó, nguồn dữ liệu sẽ tạo nên cơ sở cho quy trình làm việc, đồng thời đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của thông tin. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu suất và chất lượng công việc.

Bước 2: Liệt kê nhiệm vụ cần làm

Để tạo ra một quy trình làm việc hoàn chỉnh, việc liệt kê các nhiệm vụ là bước vô cùng quan trọng và không thể bỏ qua. Đây là bước giúp đảm bảo sự nhất quán và hiệu quả trong quy trình thực hiện, đồng thời tránh khỏi những sai sót có thể xảy ra.

Doanh nghiệp cần liệt kê các nhiệm vụ cần thực hiện trong quá trình hoạt động

Bước 3: Phân công vai trò, trách nhiệm cho từng người

Trong quá trình xây dựng Workflow, việc phân công người chịu trách nhiệm cho từng bước sẽ giúp đảm bảo rằng công việc được giao cho người có chuyên môn phù hợp. Điều này cũng giúp tăng sự nhất quán và giúp quy trình diễn ra một cách hiệu quả hơn.

Bước 4: Thiết kế hồ sơ quy trình thực hiện công việc

Thiết kế hồ sơ quy trình làm việc được coi là một phần không thể thiếu để tạo nên Workflow diagram (biểu đồ sử dụng ký hiệu và hình ảnh để mô tả trực quan quy trình làm việc). Theo đó, thiết kế hồ sơ quy trình sẽ mô tả chi tiết các bước và tổng hợp các dữ liệu liên quan nhằm giúp mọi người hiểu rõ hướng đi. Từ đó, đảm bảo tính chính xác và nhất quán trong quá trình thực hiện.

Bước 5: Kiểm tra quy trình đã tạo

Đây là bước vô cùng quan trọng khi xây dựng Workflow để đảm bảo tính khả thi và nâng cao hiệu quả công việc. Quá trình kiểm tra, rà soát cũng là cách để tìm ra những lỗi có thể xảy ra trong quá trình thực hiện. Từ đó, bạn sẽ tìm ra được hướng khắc phục phù hợp.

Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng quy trình Workflow đã xây dựng

Bước 6: Hướng dẫn triển khai quy trình làm việc đã tạo

Sau khi đã tạo được Workflow, bạn sẽ hướng dẫn cho các thành viên tham gia để đảm bảo tính nhất quán trong quy trình làm việc. Theo đó, doanh nghiệp cần hướng dẫn cụ thể cho người tham gia, sau đó tiến hành phân công nhiệm vụ đến từng người. Trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp cần liên tục theo dõi và hỗ trợ giúp nhân viên nắm được quy trình và hoàn thành tốt các công việc.

Bước 7: Triển khai quy trình làm việc mới

Bước cuối cùng của Workflow là triển khai quy trình công việc mới trong công ty, doanh nghiệp. Công tác triển khai quy trình công việc mới sẽ bao gồm:

• Chuẩn bị tài nguyên, lên lịch triển khai cho nhân viên.
• Thực hiện triển khai quy trình làm việc mới.
• Đo lường hiệu quả, đưa ra đánh giá và điều chỉnh nếu cần thiết.
• Hỗ trợ, đào tạo nhân viên đảm bảo thực hiện công việc tuân thủ theo quy trình.

Trên đây là những thông tin quan trọng giúp bạn hiểu rõ Workflow và các bước để xây dựng một quy trình Workflow hiệu quả. VietnamWorks HR Insider hy vọng bạn sẽ biết cách thiết kế và triển khai quy trình tổ chức, quản lý công việc khoa học, từ đó giúp tăng hiệu suất hoạt động kinh doanh. Chúc các bạn thành công!

— HR Insider—

VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam