Scope of works là gì? Vai trò quan trọng của Scope of works trong công việc

Scope of work là gì? 

Scope of work là gì? Trong môi trường công việc, scope of work là một bản tóm tắt chi tiết về các nhiệm vụ, hoạt động, và kết quả cụ thể mà một dự án hoặc công việc cần đạt được. Nó không chỉ đơn giản là một danh sách công việc, mà còn là một khung làm việc chung, định nghĩa rõ ràng và giới hạn của dự án hoặc công việc đó. Scope of work cũng đặt ra giới hạn của dự án, xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của từng thành viên trong dự án, và đưa ra kế hoạch hoàn thành công việc theo đúng tiến độ.

scope of work là một bản tóm tắt chi tiết

 Các yếu tố trong scope of work là gì?

Sau khi bạn đã hiểu được ý nghĩa của khái niệm Scope of work là gì? và những vai trò quan trọng của Scope of works trong công việc cho quản lý dự án, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về nội dung cụ thể của phạm vi công việc. Nhìn chung, mọi bản mô tả về phạm vi công việc đều bao gồm những thành phần chính sau đây.

Mục tiêu và kết quả mong đợi

Trong phần này, bạn cần mô tả rõ mục tiêu của dự án, có thể là sản phẩm, dịch vụ, bảng số liệu, hoặc video. Đồng thời, danh sách các hạng mục cần hoàn thiện cũng cần được đưa vào, kèm theo tiêu chí đánh giá hiệu quả và chất lượng của sản phẩm dự án, ví dụ như tiêu chuẩn chất lượng, brief, các chỉ số đánh giá, và các yêu cầu cụ thể khác liên quan.

Lịch trình và thời gian

Lịch trình (Schedule/Timeline) là một phần không thể thiếu, đặc biệt là khi không có thời hạn, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc quản lý thời gian thực hiện các nhiệm vụ. Mô tả lịch trình dự án giúp xác định các giai đoạn chính và thời điểm bàn giao sản phẩm, với mục tiêu tạo ra kế hoạch tổng thể cho phạm vi công việc.

Tác vụ chính và phân chia giai đoạn

Phân chia dự án thành các giai đoạn nhỏ giúp quản lý dễ dàng hơn. Mỗi giai đoạn nên có một cột mốc quan trọng để theo dõi tiến độ và đảm bảo tuân thủ lịch trình. Để thực hiện các nhiệm vụ chính của dự án, cần có bảng phân công nhiệm vụ chi tiết để mọi người có thể hiểu rõ trách nhiệm của mình.

Báo cáo dự án

Xác định cách thức báo cáo tiến độ dự án là một phần quan trọng của phạm vi công việc. Bản báo cáo này có thể được gửi đến đội nhóm, đối tác, hoặc khách hàng và bao gồm các loại báo cáo như trạng thái, tiến độ, và nghiệm thu. Việc xác định thời gian và cách thức thực hiện báo cáo giúp duy trì thông tin liên lạc hiệu quả trong dự án.

Xem thêm: Sketchnote: Phương pháp ghi chú và trình bày hiệu quả trong công việc

Các yếu tố trong scope of work

Vai trò nhiệm vụ của Scope of work trong công việc

Tuy nhiên, khi rời xa trường học, scope of work trong môi trường công việc thực tế thường không được định nghĩa rõ ràng và đơn giản như trong sách giáo khoa. Trong thực tế, scope of work thường thay đổi liên tục và phức tạp hơn nhiều, và có thể gặp phải nhiều thách thức khác nhau. Dưới đây là một số ví dụ về cách scope of work thay đổi trong trường đời so với trường học:

Sự mở rộng của nhiệm vụ

Trong môi trường công việc, scope of work có thể mở rộng hoặc thay đổi theo yêu cầu của dự án hoặc công việc. Điều này có nghĩa là ban đầu một công việc có thể được xác định với một phạm vi cụ thể, nhưng sau đó lại mở rộng hoặc thay đổi vì nhiều yếu tố khác nhau, chẳng hạn như thay đổi trong yêu cầu của khách hàng, thay đổi trong mục tiêu của dự án hoặc sự thay đổi của môi trường kinh doanh. Điều này đòi hỏi người làm việc phải thích ứng với những thay đổi đó, quản lý thời gian và nguồn lực một cách hiệu quả để hoàn thành công việc một cách thành công. 

Tính phức tạp của quyết định

Trong trường học, các quyết định thường dựa trên các thông tin cụ thể, dễ đo lường và có sẵn. Tuy nhiên, trong cuộc sống thực, quyết định thường phức tạp hơn nhiều. Scope of work trong trường đời có thể đòi hỏi người làm việc phải đưa ra quyết định dựa trên nhiều yếu tố khác nhau, chẳng hạn như dữ liệu không chắc chắn, thông tin không đầy đủ, hoặc sự đối đầu với những tình huống không lường trước. Điều này đòi hỏi khả năng đánh giá và ra quyết định thông minh, có tính cách lý và kinh nghiệm thực tiễn.

Xem thêm : Đâu là những điều “không cần thiết phải quan tâm” để người đi làm tập trung làm việc

Trách nhiệm và độc lập

Trong môi trường học, thường có những hướng dẫn rõ ràng và giám sát từ giáo viên hoặc người hướng dẫn. Tuy nhiên, trong môi trường công việc, scope of work thường đòi hỏi người làm việc có tính độc lập cao hơn. Người làm việc phải tự chịu trách nhiệm cho công việc của mình, quản lý thời gian, nguồn lực, và tìm kiếm hỗ trợ khi cần thiết. Điều này đòi hỏi khả năng tự quản lý, đưa ra quyết định và đối mặt với các thách thức mà không có sự giám sát trực tiếp.

Trách nhiệm và độc lập

Thời gian và áp lực

Trong trường học, thời gian thường được quản lý theo lịch học tập cụ thể, và các mục tiêu công việc thường định trước. Tuy nhiên, trong môi trường công việc, thời gian thường là một yếu tố quan trọng và có thể gây áp lực lớn. Công việc thường đòi hỏi hoàn thành trong các mốc thời gian cụ thể, đáp ứng yêu cầu của khách hàng hoặc đối tác kinh doanh. Scope of work trong trường đời thường đòi hỏi người làm việc phải quản lý thời gian một cách hiệu quả, đưa ra ưu tiên và hoàn thành công việc theo kế hoạch.

Tương tác và giao tiếp

Trong môi trường công việc, tương tác và giao tiếp là một yếu tố quan trọng trong việc hoàn thành scope of work. Người làm việc cần phải tương tác với đồng nghiệp, cấp trên, khách hàng, đối tác kinh doanh và các bên liên quan khác. Điều này đòi hỏi khả năng giao tiếp hiệu quả, biết lắng nghe, thể hiện ý kiến của mình một cách rõ ràng và xây dựng mối quan hệ làm việc tốt. Không giống như trong trường học, tương tác và giao tiếp trong môi trường công việc thường đòi hỏi sự linh hoạt, khả năng đàm phán, giải quyết xung đột và xử lý các tình huống phức tạp.

Xem thêm: Lương nghìn đô cho sinh viên mới ra trường. Liệu có thể?

Cách viết scope of work chuyên nghiệp, hiệu quả

Việc soạn thảo Phạm vi Công việc (Scope of Work – SOW) đòi hỏi sự minh bạch và chi tiết để đảm bảo mọi đối tác đều hiểu và đồng thuận với các khía cạnh cụ thể của dự án. Dưới đây là một mô hình chi tiết và các bước cụ thể để soạn thảo SOW:

• Tiêu đề:  Đặt một tiêu đề rõ ràng, mô tả ngắn gọn về nội dung cụ thể của SOW.
• Giới thiệu:  Một phần mở đầu ngắn giới thiệu về mục tiêu của dự án và lý do việc viết SOW là quan trọng để định hình sự hiểu biết và cam kết từ tất cả các bên liên quan.
• Mục tiêu của Dự án: Mô tả chi tiết về mục tiêu cụ thể mà dự án hướng đến, bao gồm cả những lợi ích dự kiến.
• Phạm vi Công việc: Liệt kê chi tiết các nhiệm vụ và công việc mà đối tác hoặc nhóm làm việc cần thực hiện. Cung cấp mô tả rõ ràng về sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả cuối cùng cần được cung cấp.
• Thời gian và lịch trình: Xác định ngày bắt đầu và kết thúc của dự án, cùng với việc phân chia thành các giai đoạn công việc và thiết lập lịch trình chi tiết.
• Nguyên tắc quản lý: Mô tả cơ cấu tổ chức, quy trình quyết định, và cách giao tiếp trong dự án để đảm bảo hiệu quả và đồng bộ.
• Nguyên tắc phân bố rủi ro: Xác định rủi ro có thể xảy ra và mô tả cách xử lý chúng, bao gồm cả các biện pháp dự phòng để giảm thiểu tác động tiêu cực.
• Yêu cầu về tài nguyên:  Liệt kê tất cả các tài nguyên cần thiết, bao gồm con người, vật liệu, công cụ và thiết bị, để đảm bảo suôn sẻ thực hiện dự án.
• Tiêu chuẩn chất lượng: Mô tả chi tiết về tiêu chuẩn chất lượng mà công việc cần đạt được để đảm bảo sự đồng nhất và chất lượng cao.
• Phương thức Thanh toán: Mô tả chi tiết về cách thanh toán sẽ được thực hiện, bao gồm điều kiện thanh toán và lịch trình thanh toán.
• Điều kiện và Điều khoản: Nêu rõ các điều khoản pháp lý, hợp đồng và các điều kiện khác liên quan đến việc thực hiện dự án để đảm bảo tuân thủ và minh bạch.
• Ký tên và chấp thuận: Chú thích rõ ai sẽ chịu trách nhiệm và ký tên, đồng thuận về nội dung của SOW để đảm bảo sự cam kết từ tất cả các bên.

Lưu ý:

• Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, tránh sử dụng từ ngữ mơ hồ.
• Đặt các điểm chính ở đầu câu hoặc đoạn để làm nổi bật thông tin quan trọng.
• Sử dụng số và dấu đầu dòng để tạo sự trình bày rõ ràng.

Việc soạn thảo SOW là một quá trình linh hoạt, nhưng quan trọng nhất là đảm bảo rằng nó cung cấp một hướng dẫn chi tiết và đầy đủ cho tất cả các bên liên quan.

Cuối cùng, điều quan trọng là nhận thức rằng scope of work là gì trong môi trường công việc là một quá trình liên tục, không ngừng học hỏi, hoàn thiện và phát triển. Việc đồng ý và đối mặt với những thách thức mới, học hỏi từ những sai lầm, và nỗ lực vượt qua những rào cản là điều cần thiết để tiến bộ và thành công trong con đường nghề nghiệp của chúng ta. Với tư duy tích cực và sự chuẩn bị cần thiết, chúng ta sẽ có thể đối mặt và vượt qua scope of work trong trường đời, đạt được những thành công và trưởng thành vượt bậc trong sự nghiệp của mình.

>>> Xem thêm các chia sẻ thú vị sau:

• • Ý nghĩa của slay là gì? Sự phổ biến của nó thời nay
  • Healing là gì? Cách thức để tự chữa lành bản thân đúng
  • Scam là gì?Các dấu hiệu giúp phòng tránh lừa đảo
  • MBTI là gì? Khám phá tính cách của bạn qua bài trắc nghiệm sau
  • Deadline là gì và bí quyết để hoàn thành công việc đúng hạn
  • Delulu là gì: Từ lóng mới
  • Chỉ số SQ là gì? Cách kiểm tra chỉ số này
  • Celeb là gì trong marketing: Khái niệm và ứng dụng thực tiễn
  • Layoff là gì: Có thể làm gì khi đối mặt với tình trạng này

— HR Insider —

VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam