Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa

Tổ chức công tác kế toán gắn với ứng dụng công nghệ thông tin tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa

Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán

Vận dụng mẫu chứng từ kế toán. Hiện tại, hầu hết doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) đều sử dụng các mẫu chứng từ được thiết kế cố định trên phần mềm kế toán, vì vậy, không ít DN gặp khó khăn khi phát sinh nội dung với chứng từ có sẵn.

Ngoài ra, chưa có DN nào thực hiện xác định tính hợp lệ của chứng từ in từ máy tính tại thời điểm chưa ký (không hợp lệ) và đã ký (hợp lệ) khi ứng dụng phần mềm kế toán, mỗi DN thiết kế chứng từ hướng dẫn riêng, không linh hoạt trong việc bổ sung, thêm bớt các yếu tố cho từng nhiệm vụ cụ thể.

Lập, xử lý luân chuyển chứng từ kế toán. Trong lập chứng từ kế toán, hầu hết các DN đều tuân thủ đúng quy định của chế độ kế toán và phù hợp với yêu cầu của nhà quản lý và đối tượng bên ngoài. Trong bước xử lý, luân chuyển chứng từ, các DNNVV đều không xây dựng kế hoạch luân chuyển chứng từ. Do đó, chứng từ sau khi lập được luân chuyển đến phòng ban nào là tùy thuộc vào thói quen của kế toán.

Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Đối với hệ thống tài khoản kế toán, các DNNVV đều thực hiện theo chế độ, bên cạnh việc sử dụng các tài khoản tổng hợp theo quy định thì các tài khoản chi tiết được các DN tự tạo theo đặc điểm và yêu cầu quản lý của DN. Tuy nhiên, một số DN tạo hệ thống các tài khoản quá chi tiết, thậm chí tạo đến tài khoản chi tiết cấp 4, cấp 5 dẫn đến việc quản lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trở nên phức tạp, chồng chéo lẫn nhau, không linh hoạt trong việc đối chiếu, xử lý số liệu thực tế.

Tổ chức lựa chọn hình thức kế toán và sổ kế toán

Hiện nay, các DNNVV đều sử dụng hình thức kế toán máy dựa trên việc mô phỏng một hình thức sổ kế toán thủ công, nhằm tạo ra một bộ sổ kế toán theo quy định của hình thức sổ kế toán đã chọn. Theo kết quả khảo sát, bộ sổ kế toán được lựa chọn phổ biến nhất trong các DNNVV là bộ sổ của hình thức sổ nhật ký chung (khoảng 80%), đồng thời 93,4% số DN xác định hình thức sổ kế toán nhật ký chung đáp ứng được nhu cầu quản lý của DN.

Bên cạnh đó, đối với báo cáo lưu chuyển tiền tệ vì tính chất không bắt buộc nên một số DNNVV không lập. Các DN chỉ lập BCTC (chiếm 61,8%), hoặc lập BCTC và một số báo cáo quản trị cần thiết (chiếm 34,1%), số DN lập đầy đủ BCTC và báo cáo quản trị chỉ chiếm 4,1%.

Bộ máy tổ chức kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin

Các DNNVV hiện nay đã và đang dần chuyển sang sử dụng phần mềm kế toán chuyên dụng, tuy nhiên, số DN còn sử dụng các phần mềm ứng dụng tin học văn phòng cơ bản (MS Office) còn khá cao. Mặt khác, hầu hết tại các DNNVV trình độ cán bộ kế toán còn yếu. Theo số liệu khảo sát sinh viên tốt nghiệp của các trường đai học uy tín, có khoảng 2/3 cho biết họ chưa thể nắm bắt được công việc kế toán ngay khi được giao mà phải được đào tạo, hướng dẫn lại.

Giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức công tác kế toán

Về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

DN cần lựa chọn những chứng từ kế toán cần thiết, phù hợp với đặc điểm hoạt động của DN việc tổ chức lập chứng từ phải chấp hành đầy đủ các yếu tố trên chứng từ kế toán làm căn cứ đáng tin cậy để ghi sổ kế toán. Đối với các trường hợp sai sót, cho dù là làm trên máy nhưng kế toán nên tuân thủ theo quy định của pháp luật lập các chứng từ sửa đổi, bổ sung.

Về lựa chọn hình thức kế toán và sổ kế toán

DN cần linh động trong việc vận dụng các hình thức kế toán, nhất là các DN sử dụng hình thức Nhật ký – chứng từ vì khi thực hành kế toán trên máy tính thì hình thức này trở nên rườm rà, phức tạp dẫn đến số liệu kế toán không đáng tin cậy. Để đảm bảo thông tin được bảo mật, DN nên tạo một hệ thống bảo mật cho máy tính, kiểm tra hệ thống máy tính định kỳ và thực hiện in các sổ chi tiết và sổ tổng hợp cũng như các báo cáo để lưu trữ dữ liệu của DN mình.

Về tổ chức báo cáo tài chính

Trong vấn đề lập các báo báo tình hình tài chính, điển hình là thuyết minh BCTC, các DN cần có sự kết hợp giữa số liệu tự động từ phần mềm và làm thủ công để các thông tin trên bản thuyết minh được rõ ràng, thông tin đáng tin cậy hơn. DN cũng chú trọng đến các báo cáo quản trị, các báo cáo này có thể làm cơ sở để các nhà quản lý phân tích và đưa ra các quyết định.

Về tổ chức công tác kế toán

Việc quan trọng trong ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào công tác kế toán là xác định hệ thống các đối tượng kế toán và mã hóa các đối tượng cần quản lý. Để mã hóa các đối tượng cần quản lý, nên dựa vào tính chất của đối tượng đó chia thành 2 mức độ: mức độ đơn giản, mức độ phức tạp (kết hợp) có tính hệ thống và sử dụng các phương pháp mã hóa logic, có tính bền vững, phát triển.

Việc kiểm soát quá trình xử lý và thông tin đầu ra phải tích hợp với nhu cầu sử dụng thông tin, đảm bảo an toàn các dữ liệu kết xuất và thông tin nhạy cảm, số tổng kiểm soát nằm trong vùng giới hạn và tăng cường an toàn hệ thống mạng trong trường hợp chuyển giao thông tin trên hệ thống mạng máy tính.