Srini Pillay là một nhà tâm lý học, hiện đang là nghiên cứu sinh tại đại học Y Harvard. Ngoài ra ông còn là đồng sáng lập của công ty NeuroBusiness chuyên về lĩnh vực tư vấn phát triển doanh nghiệp.
Multi-tasking hiểu nôm na là một phong cách làm việc đa nhiệm – làm nhiều việc một lúc bằng cách chuyển đổi trọng tâm từ công việc này qua công việc khác một cách liên tục. Nhưng hiệu suất của cách làm việc này vẫn đang là một dấu chấm hỏi lớn đối với nhiều người, kể cả các nhà khoa học – trong suốt nhiều năm nay.
Ví dụ khi bạn đang cần trả lời email, trong một cuộc điện thoại, bạn cần phải đọc, viết và nghe cùng một lúc. Tuy nhiên não của bạn chỉ có thể thực hiện một thao tác trong thời điểm đó. Vì thế mỗi hành động của bạn sẽ được phân nhỏ ra, và mọi công việc của bạn cần phải được phân chia theo trình tự để bộ não có thể phân tích xử lý.
Cố gắng thực hiện quá nhiều việc một lúc sẽ bị quá tải
Hãy tưởng tượng bạn đang điều khiển chiếc xe từ hầm xe lên một con đường cao tốc đông nghịt xe, đó chính là tâm trí của bạn khi bạn đang chuyển sang một công việc mới: Bạn sẽ lái chậm lại, và nếu bạn cố gắng nhồi nhét quá nhiều công việc một lúc thì não của bạn lúc này sẽ bị nghẹt bởi quá nhiều luồng suy nghĩ một lúc – giống với tình trạng kẹt xe vẫn thường thấy ở thành phố. Đó là lúc chúng ta nên dừng việc multi-tasking thông thường và chuyển sang một thứ gọi là “supertasking”
Phương thức hoạt động giống như người chơi tung hứng chuyên nghiệp
Một người tung hứng sẽ không quá tập trung vào việc cố gắng thực hiện chuẩn xác mọi lần chụp hay ném – họ xem hành động lặp đi lặp lại như tung hứng là một hành động tự nhiên và họ sẽ không cần quá tập trung vào nó, việc này giải phóng não của họ và cho phép họ dễ dàng điều chỉnh ứng biến với tiết mục của họ hơn.
Trong một nghiên cứu năm 2015 bởi nhà thần kinh học Omar Al-Hashimi, họ kiểm tra làm sao một số người lại có khả năng đảm nhiệm nhiều hành động khác nhau trong một lúc. Họ sử dụng một trò chơi điện tử mà người chơi đòi hỏi phải thực hiện nhiều thao tác và nhiệm vụ trong một lúc, với độ khó ngày càng tăng. Khi trò chơi ngày càng khó và có càng nhiều nhiệm vụ phải thực hiện cùng một lúc, người chơi lúc này càng phải tập trung hơn, dẫn đến việc tồn đọng quá nhiều thông tin trong não của họ.
Nhưng một vài người có khả năng multi-tasking rất tốt
Họ phản ứng rất nhanh với những độ khó cao, và mắc ít lỗi hơn. Các nhà nghiên cứu nhận thấy rằng một bộ phận nằm ở gần đỉnh đầu của não gọi là Superior Parietal Lobule (SPL) là nguyên nhân chính giúp họ có thể chuyển đổi nhanh chóng các công việc với nhau mà vẫn giữ được sự tập trung. SPL còn góp phần giúp não bộ kiểm soát những thông tin trong não tốt hơn trong thời gian ngắn vì thế mà còn người có thể tiếp tục những công việc đang dở dang với độ ghi nhớ cao.
“Một cách tốt để multi-tasking tốt hơn đó chính là loại bỏ những việc dư thừa bằng cách kết hợp nhiều công việc lại cùng lúc để tiết kiệm thời gian”
Nếu công việc của bạn hôm nay là đón một người bạn và đi siêu thị ở gần đó, bạn hãy tập trung phân tích điểm chung của hai việc – cả hai đều cần lái xe qua cùng một tuyến đường. Dù việc dừng lại để phân tích hành động có thể mất thời gian, tuy nhiên khi bạn dành thời gian để xem xét những công việc nào có thể kết hợp lại với nhau sẽ làm công việc trở nên tiện hơn, giảm lượng thông tin bạn cần xử lý trong não, và dần dà việc tính toán đó sẽ trên nên rất tự nhiên.
Hãy có một bản kế hoạch cụ thể về những gì bạn làm
Ví dụ điển hình cho việc này bạn có thể bắt gặp mỗi khi bạn qua nhà một người bạn khác chơi, đặc biệt là các bạn nữ. Cô ấy có thể lần lượt bỏ khay thức ăn vào lò nướng, để phần gà rán thừa và rau củ lên chảo, đồng thời chiên một tí thịt ba chỉ và hâm lại phần khoai tây nghiền thừa trong lò vi sóng. Cô ấy làm tất cả việc này trong khi trò chuyện và luôn sẵn sàng trả lời những câu hỏi của bạn. Bình tĩnh, tự tin, cô ấy bắt đầu chuỗi công việc rất nhịp nhàng, không bao giờ làm nhiều thứ cùng lúc nhưng luôn biết bắt đầu và dừng lại ở mỗi khâu khi cần thiết. Cho đến khi cô ấy cho mọi thứ đã nấu lên dĩa của bạn, bạn chợt nhận ra rằng cô ấy chính là ví dụ điển hình của một người multi-tasking giỏi.
Bạn cần phải linh hoạt chuyển đổi giữa các công việc mà không quá chú tâm vào hoàn thành một công việc nào trước cả
Bữa tối đó sẽ không được hoàn thành nếu cô ấy không liên tục dựa trên những dấu hiệu – kiểm tra xem độ chín của gà đã đạt chưa, kiểm tra độ phồng của món ăn trong lò,… Nếu không có những dấu hiệu này, não của bạn sẽ mất kiểm soát về lộ trình của những việc bạn đang thực hiện, dẫn đến việc multi-tasking sẽ khó hơn rất nhiều.
Nhà nghiên cứu về hoạt động thần kinh Hansjorg Neth của đại học Konstanz, Đức, đã thực hiện một nghiên cứu về hành vi multi-tasking dựa trên một chương trình máy tính tên là Tardast. Xuyên suốt thí nghiệm, các nhà nghiên cứu đã cho những người tham gia đối diện với 10 thử thách thông qua màn hình máy tính. Với mỗi thử thách 5 phút, họ phải đồng thời đảm nhiệm 6 nhiệm vụ khác nhau. Với mỗi lần bấm nút sẽ làm dâng cao vạch của một thanh trắng đồng thời nếu buông nút ra sẽ làm vạch đó tuột xuống. Nhiệm vụ đó chính là phải bấm thật nhanh để vạch đạt đến mức cao nhất của cả 6 thanh, và họ không thể nhấn nhiều hơn 1 lần/nút ứng với từng thanh. Thêm vào đó, một số thanh sẽ khó làm đầy hơn và mỗi thanh tăng và giảm với tốc độ khác nhau. Sau mỗi 5 phút thử thách, người tham gia sẽ được nhận phản hồi về kết quả của mỗi người. Các nhà nghiên cứu nhận thấy rằng sau mỗi lần nhận được phản hồi, mọi người tham gia đều có tiến bộ hơn trong trò chơi. Thêm vào đó những phản hồi cá nhân (phản hồi cho từng người) có tác dụng lớn hơn phản hồi chung cho toàn thể người tham gia
Quay lại câu chuyện trong căn bếp, những phản hồi từ độ chín của thịt giúp cô bạn phía trên xác định được còn bao lâu nữa thức ăn sẽ hoàn thành. Từ những lần nấu gà trước, cô ấy đã nhiều lần chạm vào để thử độ cứng của thịt và sau mỗi lần được phản hồi như vậy cô ấy càng tích lũy được nhiều kinh nghiệm hơn. Dần dà, những phản hồi thông thường ấy sẽ khiến cô ấy hoàn toàn tự nhiên trong mọi thao tác, chỉ cần nhìn thoáng qua lò nướng là biết được cần bao lâu và có thể chuyển qua công việc khác.
Nếu không có sự phản hồi, não của bạn sẽ bị quá tải
Nếu bạn cảm thấy bạn đang có cả tỉ thứ cần phải làm trong ngày, hãy đào sâu vào tâm trí bạn để tìm kiếm “phản hồi” cho từng việc là một cách tốt để bạn có thể suy nghĩ hiệu quả hơn. Đừng quá ỉ i vào bộ não vĩ đại của chúng ta và tin rằng nó sẽ truyền cho ta thông tin chúng ta cần mỗi khi cấp bách. Hãy dừng lại và suy nghĩ và xem xét những việc bạn đã làm có liên quan gì đến việc bạn cần làm sắp tới. Thời gian suy nghĩ này sẽ giúp bạn lập một lộ trình tiếp cận xử lý công việc tốt hơn.
Hãy đặt những câu hỏi phù hợp – những câu hỏi sẽ mang lại phản hồi cho chính cá nhân chúng ta
Những nhân viên cứu hộ, cấp cứu trong những tình huống nguy cấp thường tự nói với bản thân “Cứu được 3 người rồi, còn 7 người nữa thôi.” Đó là một phản hồi chung, ám chỉ cho lượng tổng công việc phải làm. Tuy nhiên nhân viên cứu hộ đó cũng có thể nói “Ca vừa rồi sơ cứu thành công tốt đẹp”, đó chính là một phản hồi cá nhân, mô tả hành động vừa thực hiện được. Ngoài ra họ còn có thể đi vào chi tiết hơn “Ca vừa rồi hoàn thành tốt đẹp, nhưng lần sau hãy đảm bảo đã làm sạch máu để việc khâu vết thương thuận lợi hơn.” – Việc phản hồi này sẽ khiến cho người nhân viên đó cải thiện hơn vào ca sau. Dành thời gian để phản hồi có thể làm chậm hay gián đoạn luồng hoạt động hay suy nghĩ trong thời gian ngắn, tuy nhiên nó cho phép ta lập được một lộ trình phù hợp và với mỗi ca thành công sẽ giúp chúng ta cải thiện hơn về sau mà không cần suy nghĩ quá nhiều.
Luyện tập việc phản hồi như vậy sẽ cho khiến cho bạn nhanh chóng trở thành “supertasking”
Khi bạn đã ở trong trạng thái “supertasking”, não của bạn cho phép bạn ghi nhớ những công việc còn dang dở mà bạn có thể quay trở lại tiếp tục. Nó sẽ giúp bạn biết tự lập ra những chiến lược phù hợp để hoàn thành những mục tiêu của mình một cách tốt hơn.
— HR Insider / Theo ideas.ted.com —
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
