Trưởng phòng là gì? Vai trò và trách nhiệm chi tiết của từng vị trí

Trưởng phòng là một vị trí quan trọng trong cấu trúc tổ chức doanh nghiệp, đảm nhận nhiều trách nhiệm chiến lược điều hành. Họ không chỉ định hướng phát triển mà còn thúc đẩy năng suất làm việc của nhân viên và xây dựng mối quan hệ bền vững. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về trưởng phòng là gì, vai trò và những kỹ năng cần có để trở thành một trưởng phòng xuất sắc.

Trưởng phòng là gì?

Trưởng phòng được biết đến bằng các thuật ngữ như Head of Department hoặc Chief of Department, đây là một chức danh quan trọng trong tổ chức. Vị trí này thuộc về những người có kinh nghiệm và năng lực để lãnh đạo, quản lý một bộ phận hoặc phòng ban trong các tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan, bao gồm cả các doanh nghiệp quốc tế.Trách nhiệm chính của trưởng phòng là tổ chức, điều hành, kiểm tra và đánh giá các hoạt động của bộ phận, phòng ban mà họ đứng đầu. Hiểu đơn giản nhất, trưởng phòng là người chịu trách nhiệm quản lý nhân viên trong tổ chức.

Trưởng phòng là gì

Trưởng phòng có vai trò như thế nào trong doanh nghiệp?

Vai trò của một trưởng phòng trong doanh nghiệp bao gồm các nhiệm vụ sau:

• Dựa trên chuyên môn, kinh nghiệm và năng lực cá nhân, trưởng phòng đảm nhận vai trò quản lý, lãnh đạo nhân viên trong bộ phận của mình.
• Phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác trong tổ chức để đảm bảo công việc diễn ra một cách trơn tru hơn.
• Liên lạc trực tiếp và làm việc với các nhà quản lý cấp cao để truyền đạt thông tin và chỉ đạo cho nhân viên dưới quyền.
• Xây dựng chính sách và thực hiện các hoạt động giám sát, đánh giá hiệu quả của từng thành viên trong đội ngũ.
• Đề xuất và triển khai chiến lược để đảm bảo bộ phận đang quản lý hoạt động hiệu quả.
• Lập kế hoạch chi tiết để hướng dẫn, đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên trong phòng ban.
• Hỗ trợ đào tạo cho nhân viên trong bộ phận để nâng cao năng lực và năng lượng làm việc. Đồng thời, thúc đẩy sự gắn kết quan hệ đồng nghiệp để tăng hiệu suất công việc.

Một số vị trí trưởng phòng phổ biến 

Trưởng phòng Hành chính, nhân sự

Trưởng phòng Hành chính nhân sự đảm nhận vai trò chính trong việc quản lý hồ sơ, thủ tục, chính sách và chế độ của nhân viên. Ngoài ra, vị trí này còn có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ sau:

• Giám sát các công việc liên quan đến phòng hành chính.
• Tham gia vào các quy trình tuyển dụng, tăng lương, khen thưởng, kỷ luật để đảm bảo quyền lợi tốt nhất cho người lao động.
• Ký kết, chấm dứt hợp đồng với nhân sự trong phòng khi cần thiết.
• Đảm bảo các thủ tục về phúc lợi, bảo hiểm và các chế độ chính sách được thực hiện đúng quy định.
• Lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân viên, đồng thời thực hiện tra cứu thông tin khi cần.
• Đưa ra các nội quy, quy chế, biểu mẫu hợp lý để tránh các vấn đề phát sinh.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của cấp trên.

Trưởng phòng Kinh Doanh

Trưởng phòng kinh doanh chịu trách nhiệm điều phối hoạt động của đội ngũ nhân viên kinh doanh, lập kế hoạch chi tiết và điều chỉnh các kế hoạch đó khi cần để đạt được doanh số cao.Công việc chính của trưởng phòng kinh doanh bao gồm:

• Quản lý đội ngũ nhân viên kinh doanh để đạt được mục tiêu doanh số.
• Lập chiến lược và kế hoạch kinh doanh nhằm thu hút khách hàng mục tiêu cho doanh nghiệp.
• Tuyển dụng, đào tạo, phân bổ nguồn lực để tối ưu hiệu quả kinh doanh.
• Duy trì, xây dựng niềm tin với khách hàng hiện tại và tìm kiếm khách hàng mới.
• Hỗ trợ nhân viên kinh doanh tối ưu hóa quy trình bán hàng.
• Lập báo cáo kinh doanh, chi phí, doanh thu để đưa ra dự báo trước hội đồng quản trị.
• Tìm kiếm và xác định thị trường tiềm năng, cập nhật tình hình đối thủ cạnh tranh để đưa ra phương án xử lý kịp thời.

Trưởng phòng Marketing

Những người đảm nhận vị trí trưởng phòng marketing được xem là đại diện cho sản phẩm của doanh nghiệp khi tiến hành nghiên cứu và lập kế hoạch cho các hoạt động truyền thông, quảng bá sản phẩm. Dưới đây là những công việc chính của một trưởng phòng marketing:

• Nghiên cứu và phân tích dữ liệu thị trường để đề xuất các ý tưởng marketing hỗ trợ cho hoạt động bán hàng.
• Lập kế hoạch chi tiết cho các hoạt động marketing, quảng cáo, tổ chức sự kiện, khuyến mãi và giảm giá.
• Lập ngân sách và phân bổ nhân sự cho từng chiến dịch quảng cáo một cách cụ thể.
• Triển khai, đánh giá, theo dõi các chương trình truyền thông để giúp khách hàng tiếp cận sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp.
• Xây dựng mối quan hệ trong kinh doanh với đối tác và khách hàng lâu dài để đảm bảo hiệu quả cao cho các chương trình truyền thông.
• Phối hợp với các bộ phận và phòng ban khác để tăng cường quảng bá và truyền thông, nâng cao nhận diện thương hiệu.
• Chịu trách nhiệm về truyền thông nội bộ qua các chương trình cụ thể nhằm tăng cường sự gắn kết giữa các phòng ban.

Trưởng phòng Tài chính, kế toán

Trong doanh nghiệp, trưởng phòng kế toán đóng vai trò vô cùng quan trọng, giúp ban giám đốc định hướng và đưa ra các quyết định tài chính phù hợp. Trưởng phòng kế toán chịu trách nhiệm phân phối, sử dụng, xây dựng quỹ tiền tệ và quản lý các công việc liên quan đến tài chính của doanh nghiệp.Ngoài ra, trưởng phòng kế toán còn quản lý việc xuất/chi bằng phần mềm kế toán và thực hiện các báo cáo tài chính ngày, tháng, quý theo yêu cầu của ban giám đốc.Một số công việc cụ thể mà trưởng phòng kế toán sẽ thực hiện bao gồm:

• Hạch toán và thống kê tài chính theo yêu cầu của doanh nghiệp.
• Phân công công việc cho nhân viên cấp dưới, giám sát và đôn đốc quá trình làm việc để đạt kết quả tốt nhất.
• Quản lý tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp.
• Xây dựng kế hoạch tài chính phù hợp với công tác đầu tư, sản xuất của doanh nghiệp.
• Lên kế hoạch định kỳ về giá thành, chi phí bảo trì, chi phí hoạt động và các kế hoạch tài chính liên quan.
• Lập báo cáo tài chính và thực hiện thống kê theo quy định.
• Lưu trữ, bảo quản chứng từ, sổ sách, tài liệu mật của doanh nghiệp.
• Xác định và kiểm kê tài sản của doanh nghiệp.

Một số vị trí trưởng phòng phổ biến

Top thương hiệu tuyển dụng hàng đầu – Cơ hội ứng tuyển thành công:

Các kỹ năng cần có của trưởng phòng là gì? 

Để trở thành một trưởng phòng có thể lãnh đạo nhân viên cấp dưới, bạn cần phải sở hữu những kỹ năng sau:

• Lắng nghe: Đây là kỹ năng đầu tiên và vô cùng quan trọng. Nó giúp bạn nắm bắt thông tin từ cấp trên một cách đầy đủ và chính xác, sau đó truyền đạt lại cho nhân viên của mình, giúp phòng ban phát triển tốt hơn.
• Kỹ năng lãnh đạo: Là người đứng đầu một phòng ban, bạn phải có khả năng lãnh đạo tốt. Kỹ năng này sẽ giúp bạn dẫn dắt nhân viên, giúp họ phát triển các kỹ năng quan trọng để hoàn thành công việc hiệu quả.
• Am hiểu công nghệ: Hiểu biết về công nghệ là yếu tố then chốt để đạt được hiệu quả tối đa. Kỹ năng này sẽ giúp bạn và nhân viên ứng dụng công nghệ vào công việc một cách thành thạo, hỗ trợ rất nhiều cho quá trình làm việc.
• Kỹ năng giám sát: Giám sát là kỹ năng giúp theo dõi công việc của nhân viên một cách tốt nhất. Nhờ đó, công việc sẽ hoàn thành đúng theo kế hoạch được giao.
• Kỹ năng điều phối công việc: Là trưởng phòng, bạn cần có khả năng điều phối công việc, giúp sắp xếp và lập kế hoạch để các công việc được thực hiện hiệu quả, đạt kết quả cao nhất.

Cơ hội việc làm trưởng phòng hiện nay

Với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế, nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam đang có nhu cầu tuyển dụng trưởng phòng kinh doanh. Một số công ty sẵn sàng đưa ra mức lương hấp dẫn cùng với các phúc lợi và chế độ đãi ngộ tốt để thu hút những ứng viên tài năng. Tuy nhiên, tại Việt Nam, tình trạng thiếu hụt nhân lực giỏi, có chuyên môn cao đang diễn ra, khiến cơ hội việc làm cho vị trí trưởng phòng kinh doanh trở nên khá rộng mở.

Tham khảo thêm: Bí quyết xây dựng thương hiệu cá nhân để nổi bật và ghi dấu ấn mạnh mẽ trong mắt mọi người!

Ngoài ra, vị trí này còn được đánh giá cao về thu nhập, dẫn đến sự cạnh tranh trong quá trình tuyển dụng. Để tận dụng cơ hội này và thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng, ứng viên cần phải trau dồi kiến thức, nghiệp vụ và rèn luyện các kỹ năng cần thiết.

Cơ hội việc làm trưởng phòng hiện nay

Tìm việc trưởng phòng ở đâu hiệu quả?

Bạn có thể tìm thấy cơ hội việc làm trưởng phòng trên trang thông tin tuyển dụng của công ty muốn ứng tuyển hoặc các mạng xã hội như Facebook và LinkedIn. Ngoài ra, các trang web tuyển dụng uy tín như VietnamWorks là nền tảng hàng đầu cho những ai đang tìm kiếm cơ hội nghề nghiệp.VietnamWorks cung cấp vô vàn cơ hội việc làm trên khắp cả nước, với hơn 2 triệu lượt truy cập mỗi tháng và 5 triệu hồ sơ ứng viên gửi đến mỗi năm cho hơn 126.000 vị trí tuyển dụng. Đây chính là nguồn thông tin phong phú và đáng tin cậy cho những ai đang tìm kiếm cơ hội việc làm.

Với nguồn dữ liệu chất lượng và nhà tuyển dụng uy tín, VietnamWorks mang đến nhiều cơ hội hấp dẫn với vị trí trưởng phòng. Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm vị trí việc làm theo các tiêu chí như mức lương, yêu cầu, vị trí địa lý một cách nhanh chóng và thuận tiện. Ngoài ra, VietnamWorks còn chia sẻ nhiều kinh nghiệm quý báu về tuyển dụng và tìm kiếm việc làm. Tại đây, bạn có thể tìm thấy những thông tin hữu ích để nâng cao kỹ năng và hiểu biết trong quá trình tìm việc và ứng tuyển.Hãy truy cập VietnamWorks ngay hôm nay để khám phá các cơ hội nghề nghiệp lập trình web đang chờ đón bạn!

Trưởng phòng không chỉ đơn thuần là một vị trí lãnh đạo mà còn là người định hướng chiến lược phát triển trong doanh nghiệp. Với những trách nhiệm và kỹ năng cần thiết, vai trò này đang trở thành một trong những vị trí được đánh giá cao trong thế giới doanh nghiệp hiện đại và nâng cao khả năng thăng tiến trong công việc. Nếu bạn đang hướng đến sự nghiệp trưởng phòng, hãy chuẩn bị và phát triển mình thật tốt để bước vào con đường thành công này.

Xem thêm các vị trí việc làm tiềm năng (như Tuyển Dụng Ngân Hàng, …) tại các khu vực mong muốn:

• Việc Làm Quảng Trị
• Việc Làm Quảng Bình
• Việc Làm Long An

— HR Insider —

VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam