Trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh không chỉ đơn thuần là một bức thư phản hồi mà nó còn thể hiện sự chuyên nghiệp và trân trọng công việc của bạn. Vì thế, đừng để thư trả lời gây ảnh hưởng không tốt đến việc ứng tuyển của bạn.
Để đánh giá một ứng viên có chuyên nghiệp và phù hợp với vị trí ứng tuyển hay không, nhà tuyển dụng phải có cái nhìn thật sự bao quát và khách quan. Vì thế, việc bạn có tạo ấn tượng hay không không hoàn toàn dựa vào bản CV và phỏng vấn. Mà nó còn bị ảnh hưởng bởi những dòng email được gửi đi.
Những yêu cầu cơ bản khi trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh
Sau khi nhận được thư mời phỏng vấn, bạn nên gửi email trả lời càng sớm càng tốt, không nên để quá lâu mà nên phản hồi trong vòng 24h từ khi nhận được. Việc trả lời thư mời phỏng vấn không chỉ thể hiện thái độ trọng nghề nghiệp mà còn giúp bạn ghi điểm tuyệt đối với nhà tuyển dụng.
Với nhà tuyển dụng là công ty nước ngoài hoặc các tập đoàn đa quốc gia, bạn cần trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh và nên sử dụng những câu từ có ngữ pháp đơn giản, không nên quá “hoa mỹ” phức tạp. Bên cạnh đó, bạn cũng cần kiểm tra lỗi chính tả, lỗi chủ vị ngữ, thiếu ý và nội dung không mạch lạc trước khi gửi.
Mẫu trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh cần đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau:
- Bố cục và thông tin đầy đủ. Bạn nên kèm theo lời chào và lời cảm ơn để tạo thiện cảm với nhà tuyển dụng.
- Sử dụng ngôn từ chuyên nghiệp và lịch sự để thể hiện sự tôn trọng với cơ hội nghề nghiệp và với nhà tuyển dụng.
- Chú ý đến thời gian gửi email, bạn nên trả lời vào giờ làm việc trong tuần. Tốt nhất là bạn nên phản hồi trong ngày đừng để nhà tuyển dụng phải chờ đợi lâu.
- Cung cấp thông tin liên lạc chính xác và đầy đủ để nhà tuyển dụng có thể liên lạc với bạn.
- Xác nhận lại thời gian phỏng vấn với nhà tuyển dụng và đảm bảo rằng bạn sẵn sàng để tham gia phỏng vấn vào thời gian quy định.
Hướng dẫn cách trả lời lời mời phỏng vấn tiếng Anh
Thư chấp nhận lời mời phỏng vấn
Nếu bạn tiếp tục muốn ứng tuyển vị trí hay và rất đáng mong chờ buổi phỏng vấn. Hãy thể hiện cho nhà tuyển dụng thấy sự nhiệt huyết và luôn sẵn sàng của bạn bằng một bức thư trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng anh. Nhưng nhớ là phải đúng quy trình và chuyên nghiệp như sau:
Tiêu đề thư
Mỗi vị trí công việc, sẽ có rất nhiều bạn ứng tuyển, và đương nhiên cũng sẽ có rất nhiều bức thư phản hồi như của bạn. Vì thế, hãy viết tiêu đề thư của mình thật rõ ràng với cú pháp: [tên vị trí ứng tuyển] – [tên bạn]. Việc bạn đặt tiêu đề thư như vậy, sẽ giúp nhà tuyển dụng thuận lợi trong việc quản lý tuyển dụng.
Lời chào đầu thư
Thông thường chúng ta hay sử dụng cấu trúc “Dear Sir/Madam” ở phần đầu của một bức thư bằng tiếng anh. Tuy nhiên, cách đó chỉ nên sử dụng nếu bạn chưa biết tên của nhà tuyển dụng. Nếu bạn đã biết rõ ràng tên họ đầy đủ của nhà tuyển dụng. Hãy thể hiện thái độ tôn trọng bằng cách sử dụng mẫu câu:
Dear Mr/Ms [Tên nhà tuyển dụng]!
Thư chấp nhận lời mời phỏng vấn
Lý do viết bức thư này
Một số mẫu câu tiếng anh ấn tượng như:
- I would like to thank you for your consideration for my application for the position of…[vị trí bạn ứng tuyển] (tôi rất cảm ơn về sự cân nhắc của bạn cho sự ứng tuyển của tôi ở vị trí…)
- I have received detailed information for the position of [vị trí bạn ứng tuyển] interview at your company. (Tôi đã nhận được thông tin chi tiết về buổi phỏng vấn tại quý công ty)
- I have received interview information on the position…[vị trí bạn ứng tuyển]. I am very happy to receive this opportunity from the company. (Tôi đã nhận được thông tin phỏng vấn cho vị trí…. Tôi rất vui vì nhận được cơ hội này từ phía công ty.
Trình bày mục đích phản hồi
Ở phần này, chúng ta chấp nhận buổi phỏng vấn nên cần thể hiện thái độ tích cực sẵn sàng:
- I’m writing to confirm the interview details…( tôi viết bức thư này để xác nhận chi tiết buổi phỏng vấn…)
- I can be available for an interview at several times during the week of…(Tôi sẵn sàng cho buổi phỏng vấn trong tuần…)
- I appreciate the opportunity and I look forward to meeting with (Hiring manager) on (date) at (time) in your office. (Tôi đánh giá cao cơ hội này và tôi rất mong được gặp (quản lý tuyển dụng) vào ngày…lúc… tại văn phòng công ty.
Lời chào kết thúc thư
Giống như một lá thư xin việc, thì trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng anh cũng cần một lời chào kết thúc thư:
- I look forward to hearing from you. (tôi rất mong phản hồi từ bạn).
- Yours faithfully, (sử dụng nếu đầu thư sử dụng Dear Sir/Madam)
- Yours sincerely, (sử dụng nếu đầu thư dùng Dear Mr/Ms…)
[Ký tên]
Thư từ chối lời mời phỏng vấn
Trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng anh không chỉ sử dụng cho việc chấp nhận lời mời phỏng vấn mà còn được dùng để từ chối lời mời đó nếu bạn không có nhu cầu.
Dù bạn đã gửi CV và Cover letter, nhưng sau thời gian khá lâu nhà tuyển dụng mới gửi thư mới phỏng vấn, hoặc bạn đã tìm được một công việc khác phù hợp hơn. Trường hợp này, khá nhiều bạn thường im lặng bỏ qua. Tuy nhiên, chúng ta vẫn nên phản hồi lại để nhà tuyển dụng không mong đợi nữa.
Trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng anh không chỉ sử dụng cho việc chấp nhận lời mời phỏng vấn mà còn được dùng để từ chối lời mời
Một bức thư từ chối cũng có cấu trúc khá giống với thư phản hồi chấp nhận. Chỉ khác ở phần lý do. Vì vậy, chúng ta chỉ đề cập ở phần này thôi nhé:
- Thank you very much for considering me for the position of [vị trí ứng tuyển] and for inviting me to interview with your company. However, I would like to withdraw my application for this position (Rất cám ơn bạn vì đã xem xét tôi về vị trí…và đã mời tôi phỏng vấn với công ty của bạn. Tuy nhiên, tôi muốn rút đơn xin việc ở vị trí này)
- This position is a great opportunity. However, after careful consideration, I have decided to accept a position at another company. (Vị trí này là một cơ hội tuyệt vời. Tuy nhiên, sau khi xem xét cẩn thận, tôi đã quyết định chấp nhận một vị trí tại một công ty khác)
Gợi ý một số mẫu trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh đúng chuẩn
Mẫu số 1
Title: NGUYEN THI A_ MARKETING STAFF_ INTERVIEW CONFIRMATION LETTER
Dear …/Dear: Company…
My name is Nguyen Thi A. I am very happy and thank you for giving me the opportunity to interview for the position of ….
I am writing this letter to confirm the appointment for an interview at … hour… date… at the company office.
I believe that with experience working in the field of … will make me an ideal candidate for this position. I look forward to sharing my passion and skills in the job with you during the interview.
If the company needs any documents before and during the interview, please respond so that I can prepare the most thoroughly.
Best regards,
Nguyen Thi A
Email: nguyenthia@gmail.com
Tel: 09xxxxxxxxx
Mẫu số 2
Letter subject: Email confirming interview for the position of accountant – Pham Thi Minh Nguyet
To: Human Resources Department of Company A
After receiving the notification email from your company, I am very happy, thank you for giving me the opportunity to interview to select an accountant. I confirm that I will definitely attend the interview at … hour, day … month … year… at room 303 of the company with Mrs. Uyen Nhi. If you need to provide any additional documents before or during the interview, please respond so that I can prepare the most thoroughly.
Thank you
the bright moon
Tel: 012345678
Gmail: minhnguyet.ketoan@gmail.com
Mẫu số 3
Subject: CONFIRMATION LETTER OF INTERVIEW FOR MANAGEMENT POSITION OF BACH HOA GREEN – NGUYEN DINH A
To: ABC Company Recruitment Department (Department)
Thank you for giving me the opportunity to interview for the position of Manager of Bach Hoa Xanh. I would like to confirm the interview schedule at 2pm on Monday (5/7) at the company’s location. Please let me know if the company needs any documents before and during the interview.
Best regards,
Nguyen Dinh A
———————
Tel: 0123456789
Gmail: nguyendinha1234@gmail.com
Mẫu số 4
Dear Mr. Cong – Marketing Director of ABG Co., Ltd.,
I am very happy to receive an invitation to participate in an interview this morning from your company.
Thank you very much for giving me the opportunity to participate in an interview to choose a new marketing team leader for your company. I confirm that I will definitely attend the interview on Tuesday, May 15, 2023.
However, in the call and email from Human Resources this morning, I was not mentioned about the interview location. So please let me know the specific location, at what time and what additional documents the company needs me to bring to the interview.
I look forward to receiving an early response from your company to have the best preparation!
Best regards,
Hai Uyen
Mẫu số 5
Dear Mr or Mrs
After receiving an interview email from your company, I feel extremely grateful. Thank you for giving me the opportunity to participate in an interview to select the main account manager.
I would like to confirm that I will attend the interview at 9:00 am, May 16, 2023 at the company with the human resources department.
If you need any additional documents for the interview, please contact me at this email or at the addresses I have provided so that I can prepare as thoroughly as possible.
Hope to hear from your company soon!
Best regards,
Huynh Nhu
Một số lưu ý cần biết khi viết thư phản hồi
Thư phản hồi không hề khó viết, nhưng nếu bạn không lưu ý một số điều dưới đây cũng gây mất điểm bởi một bức thư phản hồi không chuyên nghiệp:
- Hãy trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh vào thời gian sớm nhất có thể sau khi bạn nhận được thư mời phỏng vấn
- Không viết sai từ, sai chính tả, và sử dụng cấu trúc câu tiếng anh đúng
- Viết câu văn ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu. Không cần thiết phải sử dụng những cấu trúc tiếng anh khó, câu văn hoa mỹ.
- Nhớ đọc kỹ lại email sau khi đã viết xong để chắc chắn mình không mắc phải lỗi sai ngớ ngẩn nào
Khi nhận được thư mời phỏng vấn, cách bạn trả lời có thể tạo ấn tượng đầu tiên mạnh mẽ với nhà tuyển dụng. Để thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng, một mẫu trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh cần phải rõ ràng và lịch sự. Điều này đặc biệt quan trọng trong các ngành như tuyển chăm sóc khách hàng và tuyển dụng merchandiser, là những vị trí công việc cần kỹ năng giao tiếp là rất cần thiết.
Nhiều công ty lớn như PwC tuyển dụng hay Ricons tuyển dụng luôn đánh giá cao những ứng viên biết cách thể hiện bản thân qua từng chi tiết nhỏ. Ví dụ, nếu bạn ứng tuyển vào SHB tuyển dụng, việc gửi một thư hồi đáp chân thành sẽ giúp bạn ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng.
Đối với những vị trí khác như tuyển lái xe container xe đầu kéo mới, hay tìm kiếm việc làm tiếng Trung Bình Dương, việc tạo ấn tượng tốt từ đầu là điều không thể thiếu. Hơn nữa, nếu bạn đang tìm việc làm phổ thông tại Bà Rịa – Vũng Tàu hay việc làm Ninh Thuận, mẫu trả lời thư mời phỏng vấn ấn tượng có thể là chìa khóa mở ra cơ hội nghề nghiệp cho bạn. Hãy chắc chắn rằng bạn thể hiện được sự quan tâm và cam kết của mình trong từng câu chữ!
Trên đây là tất cả những điều cần biết trong cách viết trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh. Bạn có thể chọn một trong số những cách trên để hoàn thiện bức thư phản hồi của mình.
Nắm bắt thông tin tuyển dụng mới nhất và tham gia ứng tuyển tại VietnamWorks! Top các nhà tuyển dụng cùng việc làm tiềm năng đa dạng: Long Châu tuyển dụng, Lalamove tuyển dụng, tuyển dụng Phương Trang, Gojek tuyển dụng, Transimex tuyển dụng, SPX Express tuyển dụng, JobsGO tuyển dụng và Manpower tuyển dụng.
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
