Có thể nói việc gửi email là “chuyện thường ngày” nơi công sở, và kỹ năng gửi mail là kỹ năng quan trọng mà bất cứ ai đi làm cũng phải nắm được. So với cách giao tiếp khác thì việc gửi mail có nhiều điểm khác biệt, vậy làm thế nào để viết 1 email với đầy đủ các nội dung và hình thức chuyên nghiệp mà không mắc phải những sơ sót thông thường. Cùng tìm hiểu về những kỹ năng viết email chuyên nghiệp dưới đây nhé!
Tầm quan trọng của kỹ năng viết email
Kỹ năng giao tiếp bằng thư tín cũng như email rất quan trọng, bởi hình thức này sẽ giúp bạn đạt được nhiều lợi ích như: truyền đạt thông tin đến đối tác nhanh chóng, hiệu quả và chuyên nghiệp; hiệu quả công việc được tăng cao; tăng sự kết nối giữa bạn và người nhận.
Đặc biệt, giao tiếp qua email, thư từ còn là một cách thể hiện thương hiệu cá nhân của bạn. Thông qua cách viết email, người nhận sẽ phần nào đoán được tính cách, quan điểm, tư duy và cách nhìn nhận vấn đề của bạn.
Một số lỗi thường gặp khi viết email
Điều mà hầu hết ai trong chúng ta đều nắm rõ nhưng không phải lúc nào cũng để tâm và ý thức để kiểm soát được. Đó là mọi email đều để lại dấu vết, manh mối. Từng câu từng chữ của bạn soạn thảo qua email đều phản ánh rõ ràng thái độ của bạn với người tiếp nhận email đó. Và điều quan trọng là chúng không thể xóa đi hay lãng quên như trao đổi bằng lời nói, thậm chí chúng còn có thể lưu trữ lại.
Nếu bạn đang gặp những bất đồng với đồng nghiệp hoặc nhận thấy nguy cơ về việc sắp xảy ra bất đồng thì cách tốt nhất là không nên thảo luận điều đó qua email. Mọi khúc mắc, rắc rối nên được giải quyết bằng cuộc trò chuyện trực tiếp. Nó sẽ dễ dàng hơn việc lao vào bàn phím với sự tức giận và nói ra điều bạn không bao giờ muốn nói với người khác trong lúc bốc đồng. Điều này chỉ làm cho vấn đề càng trở nên tồi tệ hơn.
Còn nếu bắt buộc phải sử dụng email để giải quyết vấn đề này, bạn cần thật sự bình tĩnh và né tránh sử dụng các từ ngữ “mang tính khiêu khích” đối phương. Đây là văn hóa viết email nơi công sở nhằm hạn chế tối đa tranh cãi trong các mối quan hệ làm việc.
Bên cạnh đó, những thông tin liên quan đến bí mật công ty như dự án mới, kế hoạch đang triển khai… bạn cũng tuyệt đối không được trao đổi qua email bởi người nhận được thông tin này hoàn toàn có thể khai thác và chuyển đến cho một bên thứ ba nào đó. Điều này sẽ để lại những hậu quả ảnh hưởng vô cùng lớn đến công ty.
Ngoài ra, sau đây là những lưu ý trong kỹ năng viết email nơi công sở mà bạn cần biết để tránh những mâu thuẫn không đáng có.
Thông điệp, nội dung không rõ ràng
Một yêu cầu cần tránh trong kỹ năng viết email chuyên nghiệp đó là nội dung không rõ ràng. Trao đổi công việc qua email cần tập trung vào nội dung chính để truyền tải thông điệp nhanh chóng và rõ ràng. Việc gửi một email mơ hồ, không mang mục đích rõ ràng sẽ khiến người nhận cảm thấy khó chịu và hoàn toàn có thể tạo nên những mâu thuẫn không đáng có. Do đó, khi bắt đầu soạn một email, bạn nên suy nghĩ kỹ về điều muốn trình bày, yêu cầu và thông tin cuối cùng muốn truyền đạt.
Các yêu cầu dài dòng không đúng trọng tâm
Tất nhiên, một email trao đổi công việc có thể bao gồm nhiều thông tin hoặc yêu cầu nếu có cùng chung một dự án hoặc vấn đề nào đó. Tuy nhiên, bạn cần nêu rõ trọng tâm nội dung chính để người nhận dễ nắm bắt thay vì viết một email như một bài văn dài miên man. Cách chuyên nghiệp là gửi thông tin theo dạng list theo thứ tự quan trọng nhất. Từ đó, người nhận sẽ biết công việc nào cần ưu tiên và xử lý cho bạn trước.
Không CC hoặc BCC một cách lộn xộn, không rõ lý do
Trong email làm việc qua lại, việc CC hay BCC một ai đó không còn quá xa lạ nữa nhưng đừng vì thế mà bạn cho quyền mình được làm một cách lộn xộn, không rõ lý do. Khi muốn CC một cá nhân nào nó, bạn nên đặt câu hỏi với chính mình rằng: “Liệu rằng người này có bắt buộc phải có mặt trong email này hay không?”. Ví dụ đơn giản là nếu bạn đang muốn tranh luận với một cá nhân nào đó để giải quyết vấn đề và tìm ra cách giải quyết thì liệu việc cc tất cả đồng nghiệp, không liên quan đến công việc mà email đề cập đến thì có là hợp lý không?
CC hay BCC thực chất chỉ mang tính chất thông báo cho những người có liên quan hoặc cần biết tiến độ của email. Ví dụ, bạn cần làm việc xuyên phòng ban thì bạn bắt buộc phải CC cấp trên trực tiếp của bạn và cả người đồng nghiệp đó để họ có một lý do chính đáng để hỗ trợ bạn trong thời gian làm việc.
Gửi quá nhiều file đính kèm
Một nhân viên công sở có thể nhận trung bình đến hàng trăm email mỗi ngày. Do đó, một email đầy đủ nội dung, ngắn gọn cùng file đính kèm tóm lược nội dung trở thành văn hóa ngầm mà bất kỳ nhân viên nào cũng cần vận dụng.
Nếu file đính kèm quá nhiều thông tin, người nhận mail sẽ không có nhiều thời gian để đọc từ đầu và chắt lọc thông tin bạn đang đang đề cập. Điều này vô tình khiến quá trình xử lý công việc giữa hai bên trở nên chậm trễ. Cách tốt nhất là bạn chỉ chọn gửi file thông tin sau khi đã cắt hoặc lọc nội dung cần cho người nhận nắm thông tin. Đừng gửi full hồ sơ thông tin dài dằng dặc vì nó sẽ khiến người nhận mail khiến nhận email cảm thấy khó chịu.
Lỗi chính tả
Lỗi chính tả là một trong những điều tối kỵ trong kỹ năng viết email chuyên nghiệp. Thông qua điều này, người nhận có thể đánh giá không tốt về bạn, thậm chí gây mất thiện cảm với đối tác và cũng ảnh hưởng đến công việc hiện tại và sự nghiệp của bạn về lâu dài. Vì vậy, hãy dành thời gian đọc lại một vài lần email trước khi gửi để chắc chắn những điều bạn viết không có sai sót về lỗi chính tả.
Thái độ thiếu nghiêm túc
Đặc biệt, một email chuẩn mực nơi công sở nên được thể hiện với ngôn ngữ và văn phong lịch sự, phù hợp. Đây là hình thức trao đổi công việc một cách lịch sự và không dành cho ngôn ngữ nói, từ lóng hay những biểu tượng cảm xúc. Tốt nhất là bạn không nên sử dụng nét hài hước khi sử dụng email vì điều này thể hiện sự thiếu tôn trọng người nhận email, trừ trường hợp người nhận có mối quan hệ thân thiết nhất định với bạn.
Có thể ở ngoài, bạn và đồng nghiệp lớn tuổi hơn có thể đùa giỡn với nhau thoải mái nhưng trong email thì bạn cần phải tuyệt đối tránh. Việc nói chuyện có đầu đuôi, lịch sự và thể hiện thái độ tôn trọng sẽ giảm bớt những hiểu lầm không đáng có giữa bạn và người nhận email.
Tips rèn luyện kỹ năng viết email chuyên nghiệp
Email luôn phải có tiêu đề
Tiêu đề của email phải rõ ràng, và nêu rõ chủ đề chính của email đó. Ví dụ:
Rõ ràng: Kế hoạch ra mắt sản phẩm mới năm tháng 7/2021
Không rõ ràng: Kế hoạch ra mắt
Chúng ta không nên và không bao giờ được gửi một email mà không có tiêu đề, điều đó thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp trong việc giao tiếp. Ngoài ra, tránh gửi những email có tiêu đề theo kiểu chung chung như: Gấp!, Quan trọng cần đọc ngay, Gửi anh/em/chị,…
Nếu bạn muốn thể hiện tính chất của email đó, bạn có thể dùng cú pháp sau: [Tình trạng] Tiêu đề email
Ví dụ: [Quan trọng] Kế hoạch ra mắt sản phẩm mới năm tháng 7/2021
Như vậy thì người nhận email sẽ biết ngay tình trạng email này và sẽ quyết định là có nên đọc ngay bây giờ không, hay nên dành lúc có nhiều thời gian sẽ đọc kỹ hơn.
Mở đầu email với lời chào hỏi lịch sự
Luôn luôn mở đầu email bằng một lời chào. Điều này thể hiện sự tôn trọng và thái độ nghiêm túc của bạn đối với người nhận vfa nội dung của email gửi đi. Tùy vào mức độ thân thiết với người nhận có thể sử dụng lối văn cho lời này theo phong cách thân mật hoặc trang trọng.
Nội dung emaiL
Nội dung email ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề cần nói, không dẫn dắt dài dòng. Lời văn trong email có thể không cần quá cứng nhắc nhưng cần phải được viết với quy cách chuẩn văn bản. Tuyệt đối không viết tắt và dùng từ lóng, “teencode“.
Những lưu ý khi đính kèm File
- Chúng ta nên gửi những file có định dạng chung dễ mở cho tất cả máy tính. Sử dụng .Pdf , .Doc. hoặc JPEG (đối với file ảnh).
- Nếu có nhiều file chúng ta muốn nén lại thì nên dùng .zip không nên dùng .rar.
- Hoàn thiện đầy đủ nội dung file mới gửi kèm, không nên đã đính kèm rồi vẫn chỉnh sửa.
- Chú ý khi đặt tên file đính kèm: Việc đặt tên file cũng cần đảm bảo rõ ràng, ngắn gọn. Không nên viết tiếng Việt có dấu khi đặt tên file.
Lưu ý chữ ký cá nhân
Cần lưu ý chữ ký là nơi để lại thông tin, chức danh, số điện thoại, địa chỉ… của chúng ta. Hãy thể hiện đó là những thông tin chính xác và thực sự cần thiết để đối phương có thể liên lạc ngay với chúng ta lúc cần.
Chỉ nhập địa chỉ email sau khi đã soạn xong nội dung
Chắc không hiếm lần bạn đang soạn email chưa xong nhưng vô tình tay bấm vào chuột, rồi thôi xong, thư của bạn đã được gửi đến người nhận. Quả buồn cười và hơi thiếu chuyên nghiệp phải không nào. Nếu bạn không muốn rơi vào tình trạng trên thì hãy thực hiện cách này. Sau khi viết nội dung email thật tươm tất thì bước cuối mới nhập địa chỉ email người nhận nhé.
Đọc lại email trước khi gửi đi
Có thể bạn sẽ vô ý bỏ qua, nhưng người nhận email chắc chắn không bỏ sót những lỗi nhỏ của bạn trong email. Điều này tưởng chừng nhỏ nhặt nhưng đủ để những nhà tuyển dụng khó tính đánh giá về thái độ và con người của bạn. Do đó đừng quá tin vào công nghệ, hãy tự mình đọc lại email vài lần trước khi bấm nút “gửi” cũng là kỹ năng viết email bạn cần lưu ý
Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp
Địa chỉ email của bạn nên được đặt tên sao cho dễ nhớ và chuyên nghiệp. Tránh sử dụng các tên người dùng khó hiểu hoặc không liên quan đến công việc của bạn.
Nghĩ kỹ trước khi quyết định “Reply All”
Trong trường hợp bạn cần trả lời một email được gửi đến nhiều người, hãy xem xét kỹ trước khi quyết định gửi phản hồi đến tất cả mọi người. Nếu phản hồi của bạn chỉ liên quan đến một số người trong danh sách, hãy chỉ gửi email đến những người đó để tránh gây nhầm lẫn và lãng phí thời gian của những người không cần thiết.
Hạn chế dùng dấu chấm than, thán từ
Dấu chấm than và thán từ như “!” hay “?” thường được sử dụng để thể hiện cảm xúc, tuy nhiên, khi sử dụng quá nhiều, nó có thể gây ảnh hưởng đến cách nhận thức của người đọc. Vì thế, bạn hãy sử dụng những từ ngữ hợp lý và tránh sử dụng quá nhiều dấu chấm than và thán từ.
Để ý đến khác biệt văn hóa
Trong việc gửi email với các đối tác, đồng nghiệp hoặc khách hàng từ nhiều quốc gia khác nhau, bạn cần lưu ý đến khác biệt văn hóa để tránh gây hiểu lầm hoặc xúc phạm. Hãy tìm hiểu về các quy tắc và thói quen giao tiếp trong các quốc gia khác nhau để có thể sử dụng email một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
Lưu ý cách trình bày email
Cách trình bày email cũng rất quan trọng để giúp người đọc dễ dàng hiểu được nội dung của bạn. Hãy chia mail thành các đoạn ngắn, sử dụng các tiêu đề để phân loại các phần tương ứng và đưa ra các câu hỏi cụ thể để giúp người đọc trả lời một cách dễ dàng.
Giữ đầu óc thoải mái và tinh thần điềm tĩnh khi viết email
Khi viết email, hãy giữ đầu óc thoải mái và tỉnh táo để tránh gây ra những lỗi chính tả hoặc xúc phạm đến người nhận. Nếu bạn cảm thấy bực bội hoặc căng thẳng, hãy đợi một lúc rồi quay lại để viết email một cách chính xác và chuyên nghiệp hơn.
Bạn thấy đấy, email nơi công sở có những văn hóa sử dụng riêng của nó. Nếu vô tình không biết hoặc cố tình phạm phải, bạn sẽ khó tránh những rắc rối trong các mối quan hệ làm việc. Hy vọng bài viết sau đây sẽ giúp bạn nắm được phần nào kỹ năng viết email nơi công sở.
Chúc bạn thành công!
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
