Timesheet là một công cụ quản lý thời gian không thể thiếu trong nhiều doanh nghiệp hiện nay. Được sử dụng để ghi chép và theo dõi thời gian làm việc của nhân viên, timesheet giúp quản lý hiệu quả quy trình công việc và nâng cao năng suất lao động. Bài viết này của HR Insider sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về Timesheet là gì, những lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp cũng như cách lập một bảng timesheet chuẩn và khoa học.
Timesheet là gì?
Timesheet là một tài liệu hoặc biểu mẫu được sử dụng để ghi chép và theo dõi thời gian làm việc của nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định như ngày, tháng, năm. Timesheet có thể được lập dưới dạng giấy hoặc sử dụng phần mềm điện tử.
Khái niệm timesheet là gì?
Timesheet cung cấp một cái nhìn rõ ràng về số giờ làm việc của từng nhân viên, giúp quản lý phân bổ công việc, theo dõi tiến độ dự án và tính toán tiền lương hoặc chi phí lao động chính xác. Timesheet cũng giúp đánh giá, quản lý hiệu suất làm việc và hỗ trợ việc lập kế hoạch và dự báo nguồn lực.
Những lợi ích của Timesheet là gì?
Timesheet là công cụ không thể thiếu trong quản lý nhân sự và dự án. Vậy lợi ích của Timesheet là gì? Dưới đây là một số lợi ích nổi bật của Timesheet mang lại cho doanh nghiệp:
Chấm công nhân viên
Timesheet giúp chính xác hoá quy trình chấm công, giảm thiểu sai sót và gian lận trong việc ghi chép giờ làm việc của nhân viên. Điều này giúp đảm bảo rằng việc tính lương và thưởng được thực hiện chính xác.
Tham khảo 8 mẫu bảng lương nhân viên mới nhất.
Kiểm tra quỹ thời gian của nhân viên
Timesheet cho phép các nhà quản lý theo dõi thời gian làm việc của từng nhân viên, giúp đánh giá khả năng quản lý thời gian và hiệu suất làm việc. Điều này cũng giúp phát hiện sớm các vấn đề liên quan đến sự quá tải công việc hoặc việc phân bổ thời gian không hiệu quả.
Những lợi ích nổi bật của Timesheet
Lên kế hoạch dự án cho công việc
Timesheet cung cấp thông tin chi tiết về thời gian đã tiêu tốn cho các nhiệm vụ và dự án, hỗ trợ việc lập kế hoạch dự án và dự báo nguồn lực. Điều này giúp các nhà quản lý tối ưu hóa việc phân bổ công việc và lên kế hoạch cho các dự án tương lai một cách hiệu quả hơn.
Mối quan hệ giữa Timesheet và năng suất làm việc nhân viên
Timesheet đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao năng suất làm việc bằng cách cung cấp công cụ quản lý thời gian hiệu quả. Nhân viên có thể theo dõi và điều chỉnh thời gian cho từng nhiệm vụ, tối ưu hóa lịch trình làm việc. Đồng thời, Timesheet cũng cung cấp dữ liệu thực tế giúp quản lý đánh giá năng suất chính xác, từ đó đưa ra phản hồi và cải thiện quy trình làm việc.
Timesheet giúp nâng cao năng suất làm việc của nhân viên
Nhờ sự minh bạch và trách nhiệm cao hơn trong việc quản lý thời gian, Timesheet không chỉ giúp nhân viên có năng lượng làm việc mà còn góp phần xây dựng môi trường làm việc lý tưởng và chuyên nghiệp.
Cách lập Timesheet cho doanh nghiệp
Có nhiều cách để thiết lập và sử dụng bảng chấm công trong doanh nghiệp, bao gồm các hình thức như sau:
Timesheet dạng vật lý
Timesheet dạng vật lý thường được lập dưới dạng bảng biểu hoặc sổ tay, trong đó nhân viên sẽ ghi chép thời gian bắt đầu và kết thúc công việc bằng tay. Để lập Timesheet dạng này, doanh nghiệp cần thiết kế một mẫu bảng Timesheet với các cột ghi ngày tháng, nhiệm vụ, thời gian làm việc và ghi chú. Nhân viên sẽ điền thông tin vào cuối mỗi ngày hoặc tuần. Ưu điểm của Timesheet vật lý là đơn giản, dễ sử dụng, nhưng nhược điểm là dễ xảy ra sai sót, khó khăn trong việc tổng hợp và phân tích dữ liệu.
Timesheet dạng điện tử
Timesheet điện tử được tạo trên các phần mềm như Excel hoặc các ứng dụng quản lý thời gian. Để lập Timesheet điện tử, doanh nghiệp cần xây dựng một file mẫu với các cột tương tự như Timesheet vật lý nhưng thêm các tính năng tự động tính tổng giờ làm việc, phân loại công việc và đánh giá hiệu suất. Timesheet điện tử giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu, giảm sai sót và dễ dàng tổng hợp dữ liệu. Tuy nhiên, nó yêu cầu kỹ năng sử dụng phần mềm và có thể phức tạp hơn cho những người không quen.
Xem thêm: Các cách quản lý nhân viên tăng năng suất mà những nhà quản lý cần biết.
Timesheet dạng điện tử
Timesheet trực tuyến
Timesheet trực tuyến sử dụng các nền tảng phần mềm quản lý thời gian như Trello, Asana, hoặc các ứng dụng chuyên dụng như Clockify, Toggl. Để lập Timesheet trực tuyến, doanh nghiệp cần chọn một nền tảng phù hợp, tạo tài khoản cho từng nhân viên và thiết lập các dự án, nhiệm vụ cần theo dõi. Nhân viên sẽ đăng nhập và ghi chép thời gian làm việc trực tiếp trên nền tảng đó.
Timesheet trực tuyến cung cấp tính năng tự động theo dõi thời gian, đồng bộ hóa dữ liệu và báo cáo chi tiết, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và phân tích hiệu suất làm việc. Tuy nhiên, việc phụ thuộc vào kết nối internet và chi phí sử dụng phần mềm có thể là hạn chế cho một số doanh nghiệp nhỏ.
Mối quan hệ giữa Timesheet và các nghiệp vụ khác trong doanh nghiệp
Timesheet với bảng lương và hóa đơn khách hàng
Timesheet đóng vai trò quan trọng trong việc xác định và tính toán bảng lương cho nhân viên. Bằng cách theo dõi thời gian làm việc cụ thể của từng cá nhân, Timesheet giúp đảm bảo rằng lương được tính toán chính xác dựa trên số giờ làm việc thực tế. Điều này giúp giảm thiểu sai sót trong việc trả lương và tránh những tranh chấp không cần thiết giữa nhân viên và doanh nghiệp.
Ngoài ra, Timesheet còn hỗ trợ trong việc lập hóa đơn cho khách hàng, đặc biệt đối với các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ tính theo giờ. Timesheet cung cấp dữ liệu chính xác về thời gian đã dành cho mỗi dự án hoặc khách hàng. Từ đó, giúp lập hóa đơn chi tiết và minh bạch, tăng cường việc xây dựng niềm tin với khách hàng đối với doanh nghiệp.
Mối quan hệ giữa Timesheet và các nghiệp vụ khác trong doanh nghiệp
Timesheet và quản lý dự án
Trong quản lý dự án, Timesheet là công cụ quan trọng để theo dõi tiến độ công việc và phân bổ tài nguyên hợp lý. Thông qua Timesheet, các nhà quản lý dự án có thể giám sát thời gian mà nhân viên dành cho từng nhiệm vụ, từ đó đánh giá được hiệu quả làm việc và tiến độ hoàn thành dự án.
Dữ liệu từ Timesheet cũng giúp xác định những công việc cần thêm nguồn lực hoặc điều chỉnh kế hoạch để đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn. Timesheet còn hỗ trợ trong việc dự đoán chi phí và thời gian cần thiết cho các dự án tương lai, giúp doanh nghiệp lập kế hoạch chiến lược và quản lý tài chính hiệu quả hơn.
Timesheet là công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng cường sự minh bạch và chính xác trong quản lý nhân sự và dự án. Việc hiểu rõ Timesheet là gì và biết cách lập Timesheet chuẩn giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc, cải thiện sự hài lòng của nhân viên và đảm bảo sự phát triển bền vững. Hy vọng bài viết trên của HR Insider đã giúp bạn biết cách sử dụng công cụ này hiệu quả hơn.
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
THẢ GA HỌC E-LEARNING MIỄN PHÍ
|
ĐĂNG KÝ TÀI KHOẢN TÌM VIỆC VietnamWorks là nền tảng tuyển dụng trực tuyến lớn nhất Việt Nam, với hơn 20 năm kinh nghiệm và hàng triệu ứng viên tiềm năng. VietnamWorks kết nối hiệu quả người tìm việc với các nhà tuyển dụng uy tín trên mọi lĩnh vực, giúp người tìm việc nhanh chóng tìm được công việc mơ ước. Tại VietnamWorks, người tìm việc sẽ được truy cập hàng ngàn tin tuyển dụng mới nhất, cập nhật liên tục từ các doanh nghiệp hàng đầu, tìm kiếm việc làm phù hợp với năng lực, kinh nghiệm và sở thích. Ứng tuyển dễ dàng chỉ với vài thao tác đơn giản. Đặc biệt, người tìm việc làm có thể tạo CV trực tuyến miễn phí, chuyên nghiệp và thu hút nhà tuyển dụng và nhận gợi ý việc làm phù hợp dựa trên CV và kinh nghiệm, để tìm việc nhanh chóng tại môi trường làm việc mơ ước. |
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
