Hướng dẫn thu hồi Email outlook đã gửi nhanh chóng

Thu hồi email outlook là gì?

Chức năng “Thu hồi email” (Recall) trong Microsoft Outlook là tính năng cho phép bạn cố gắng rút lại một email đã gửi trước đó, nhằm khắc phục những sai lầm như gửi nhầm người, chứa thông tin không chính xác, hoặc thiếu tài liệu quan trọng. Tuy nhiên, việc thu hồi email Outlook không phải lúc nào cũng thành công và có một số điều kiện và hạn chế.

Khi bạn áp dụng cách thu hồi email đã gửi trong outlook, một yêu cầu thu hồi sẽ được gửi đến hộp thư của người nhận. Tuy nhiên, thành công hay không phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm người nhận đã mở email chưa, sử dụng loại hộp thư nào, và cài đặt cụ thể trong tổ chức. 

Nếu email đã được đọc hoặc nếu người nhận sử dụng một ứng dụng email không hỗ trợ tính năng này, việc thu hồi email Outlook có thể không thành công.

Xem thêm >> Tạo Email trên điện thoại một cách nhanh chóng, dễ dàng

Hướng dẫn thu hồi Email Outlook

Sau đây là cách thu hồi email Outlook áp dụng cho các phiên bản: Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Office for business, Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook 2007.

Hướng dẫn nhanh

Hướng dẫn nhanh về thu hồi email Outlook:

• Bước 1: Mở Microsoft Outlook và chọn ngăn thư mục ở bên trái cửa sổ, sau đó chọn “Sent Items”.
• Bước 2: Nhấn đúp vào email mà bạn muốn thu hồi.
• Bước 3: Trong cửa sổ hiển thị nội dung email, chọn “Actions” > “Recall This Message”.
• Bước 4: Chọn chức năng mà bạn muốn sử dụng và nhấn OK để thu hồi email trong outlook.

Hướng dẫn chi tiết

Hướng dẫn cụ thể về thu hồi email Outlook:

Bước 1: Mở Microsoft Outlook

• Trong ngăn thư mục ở bên trái cửa sổ, chọn “Sent Items” và click đúp vào email bạn muốn thu hồi.

Bước 2: Chọn Actions và Recall This Message

• Trong cửa sổ chứa nội dung email, chọn “Actions” và từ menu thả xuống, chọn “Recall This Message”.

Bước 3: Lựa chọn chức năng

• Chọn “Delete unread copies and replace with a new message” nếu bạn muốn thu hồi email và thay thế bằng thư mới, hoặc chọn “Delete unread copies of this message” nếu bạn chỉ muốn thu hồi email đã gửi.
• Lưu ý: Trong cách thu hồi email trong outlook, bạn có thể chọn “Tell me if recall succeeds or fails for each recipient” để nhận thông báo về việc thu hồi thành công hoặc thất bại cho mỗi người nhận.

Bước 4: Hoàn tất quá trình

• Nhấn OK để hoàn tất quá trình thu hồi email Outlook và gửi lại email mới (nếu cần).

Xem thêm >> Cách đổi mật khẩu Email của tôi với tính bảo mật cao

Các tình huống không thể thu hồi email đã gửi

Các trường hợp mà bạn không thể thu hồi email Outlook đã gửi bao gồm:

• Không sử dụng ứng dụng Outlook trên máy tính hoặc Office 365: Khi người gửi hoặc người nhận không sử dụng ứng dụng Outlook trên máy tính hoặc không kết nối với dịch vụ Office 365, tính năng thu hồi có thể không khả dụng.
• Email người gửi hoặc người nhận không kết nối với máy chủ Microsoft Exchange: Thuật ngữ và điều kiện của việc thu hồi email thường liên quan đến việc sử dụng máy chủ Microsoft Exchange. Khi không có kết nối với máy chủ này, quá trình thu hồi có thể gặp rủi ro.
• Email người gửi hoặc người nhận không cùng nằm trong cùng một tổ chức/doanh nghiệp: Việc áp dụng tính năng thu hồi đôi khi yêu cầu cả người gửi và người nhận đều thuộc cùng một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Khi sự liên kết này không tồn tại, việc thu hồi có thể không thành công.
• Người nhận đã mở thư: Nếu người nhận đã mở thư trước khi quá trình thu hồi email Outlook được hoàn tất, tính năng này sẽ không có hiệu quả. Người nhận đã có cơ hội đọc nội dung email trước khi thu hồi được thực hiện.

Với chỉ vài bước đơn giản, bạn có thể thu hồi email Outlook và thay thế bằng thư mới một cách dễ dàng và nhanh chóng. Chúc bạn thành công!

Nắm bắt thông tin tuyển dụng mới nhất và tham gia ứng tuyển tại VietnamWorks! Top các nhà tuyển dụng cùng việc làm tiềm năng đa dạng: J&T Express tuyển dụng, Ninja Van tuyển dụng, Tuyển dụng Giao hàng Tiết kiệm, SConnect tuyển dụng, Tuyển dụng Giao hàng Nhanh, Bee Logistics tuyển dụng, Khang Điền tuyển dụng và Yusen Logistics tuyển dụng.

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam