Bạn đang cảm thấy cuộc sống thật rối bời giữa gia đình và công việc? Bạn đã cố gắng hoàn thành mọi thứ một cách nhanh chóng nhưng vẫn không có thời gian? Bạn cảm thấy ngưỡng mộ những người vừa học, vừa làm, vừa có thời gian vui chơi? Tại sao họ làm được như vậy? Thời gian biểu chính là câu trả lời. Hãy sắp xếp lại thời gian của chính mình và tận dụng nó một cách hiệu quả ngay từ bây giờ.
1/ Cách lập thời gian biểu hiệu quả
Thời gian biểu (kế hoạch thời gian) là công cụ giúp bạn kiểm soát công việc một cách hiệu quả thông qua một loạt những kế hoạch được vạch định sẵn. Mỗi một người sẽ có những công việc và thời gian rảnh khác nhau. Do đó, để tối ưu hóa kế hoạch thời gian trong một đơn vị thời gian nhất định, bạn có thể thực hiện theo những bước sau:
Liệt kê các công việc/ nhiệm vụ cần hoàn thành
Trước khi lập một kế hoạch thời gian cụ thể, bạn nên giới hạn nó trong một khoảng thời gian cố định (ngày/ tuần/ tháng/ năm). Những thông thường mốc thời gian được lựa chọn nhiều nhất là tuần hoặc tháng.
Đầu tiên, hãy ghi ra những công việc bạn cần làm trong tuần: đi học, đi làm, việc về nhà, cuộc hẹn với bạn bè, chăm sóc bản thân, ăn uống,…và điền cụ thể khoảng thời cần để hoàn thành vào đó.
Hãy dành thời gian để nhớ chính xác những việc cần làm, đây là bước đầu quan trọng sẽ giúp bạn không bị bỏ sót những công việc cần thiết.
Sắp xếp công việc theo mức độ quan trọng và phân chia thích hợp
Sau khi lập ra danh sách những công việc phải làm trong tuần, bạn nên sắp xếp nó theo từng mức độ khác nhau. Có 3 mức độ để bạn sắp xếp: cấp thiết, cần thiết và bình thường.
- Cấp thiết: là những công việc mang tính kịp thời, buộc phải hoàn thành trong một giới hạn cụ thể và cần được ưu tiên làm đầu tiên.
- Cần thiết: là những công việc cần làm nhưng không nghiêm trọng bằng những việc cấp thiết.
- Bình thường: là những công việc có thể làm trong thư thả, không gấp gáp hay quy định thời gian cụ thể (thường là đi chơi, mua sắm,…)
Tiến hành lập kế hoạch cụ thể
Bước cuối cùng để hoàn thành thời gian biểu chính là điền những thông tin công việc bạn cần làm đã phân theo mức độ vào giấy. Có thể trang trí hay lựa chọn những loại giấy màu sắc sinh động để tiếp thêm năng lượng bạn nhé.
Lưu ý: Bạn nên thường xuyên xem xét lại kế hoạch thời gian của mình và điều chỉnh nó cho phù hợp. Bởi cuộc sống là một chuỗi những sự kiện bất ngờ, bạn đâu thể biết được nó có những việc phát sinh nào xảy đến. Chẳng hạn như: thời hạn hoàn thành việc được đẩy lên sớm hơn, cuộc hẹn bị hủy, được nghỉ việc,…
2/ Bí quyết giúp bạn quản lý thời gian biểu hiệu quả
Luôn tuân thủ giờ giấc
Thời gian biểu do bạn lập ra sẽ tuân theo đồng hồ sinh học trong cơ thể bạn (giờ giấc thức dậy hay đi ngủ) và những khoảng thời gian rảnh. Vì thế, khi đã thật sự cố định nó trong kế hoạch thời gian thì hãy tuân thủ đúng.
Đặc biệt, hãy thức dậy đúng giờ, đừng “cà kê dê ngỗng” làm trễ nải thời gian làm việc trong cả một ngày. Hãy thử tưởng tượng, bạn đang trên đường đua, nếu bạn chậm 1s ở vạch xuất phát thì rất có thể bạn sẽ bị bỏ lại phía sau. Thời gian biểu cũng vậy, thời gian thức dậy chính là vạch xuất phát. Chỉ cần bạn lệch vạch thì mọi thứ sẽ trở nên thay đổi.
Ví dụ:
7h: thức dậy
7h30: bắt đầu đi làm
8h: đến công ty
Vậy nếu bạn không thức dậy lúc 7h mà thay vào đó là 8h thì sẽ như thế nào? Mọi việc được sắp xếp sẵn đều sẽ trở nên rối tung cả lên và không tuân theo nguyên tắc nào cả. Cuối cùng, thời gian biểu trở nên vô ích.
Do vậy, thức dậy đúng giờ chính là bí quyết đầu tiên để quản lý thời gian hiệu quả.
Hoàn thành công việc đúng thời hạn trong thời gian biểu
Tuân thủ giờ giấc đã định sẵn trong kế hoạch thời gian là bước tiếp theo bạn cần lưu ý. Những người quản lý thời gian giỏi thông thường sẽ tự mình trả lời câu hỏi “Công việc này cần thực hiện trong bao lâu?” và không phải băn khoăn rằng “việc này chưa xong thì việc kia đã đến”.
Hoàn thành nhanh chóng công việc trong khoảng thời gian đã lên kế hoạch là điều kiện tiên quyết để đảm bảo thời gian biểu của bạn được tuân thủ đúng.
Tận dụng thời gian trống để tăng năng suất làm việc
Thời gian là vàng là bạc, đừng để nó trôi qua một cách lãng phí. Mặc dù bạn đã lên kế hoạch những mốc thời gian tương ứng với công việc cụ thể. Thế nhưng, vẫn có những khoảng trống xuất hiện khi bạn tiến hành thực hiện kế hoạch.
Và khi có được những khoảng trống đó, hãy tận dụng nó để làm những việc ở phía sau, đôn những việc ở phía sau lên để hoàn thành sớm hơn và chèn thêm những công việc cần thiết vào (chăm sóc bản thân, dành thời gian cho gia đình…).
Trong xã hội ngày càng phát triển và bận rộn như hiện nay, thời gian biểu chính là chìa khóa giúp bạn kiểm soát thời gian, công việc và cuộc sống hằng ngày một cách hiệu quả. Hãy lập cho mình một bản kế hoạch thời gian cụ thể ngay bây giờ bạn nhé.
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
