Nếu câu chuyện này khiến bạn đau đầu, hoặc tệ hơn, khiến bạn nhớ lại một “thảm kịch in ấn” tương tự, thì xin chúc mừng – bạn đã đến đúng nơi! Sau bài viết này, những ngày “đen tối” ấy sẽ chỉ còn là quá khứ. Vietnamworks sẽ chia sẻ với bạn 4 bí kíp “phù phép” cực đỉnh, biến bạn từ “gà mờ in ấn” thành “phù thủy máy in” trong nháy mắt. Tham khảo kỹ năng in ấn văn phòng cơ bản phục vụ công việc!
Bí kíp 1: Chọn giấy như chuyên gia – Khi cả văn phòng trầm trồ vì độ “pro”
Bạn có biết rằng chọn đúng loại giấy có thể biến một bản in thường thành tác phẩm nghệ thuật, và còn giúp ví tiền của công ty… cười tươi? Hãy cùng khám phá bí mật của các cao thủ in ấn!
Top 3 loại giấy “đa năng” – Bộ ba siêu anh hùng trong văn phòng
- Giấy Bond 80gsm: Anh hùng của công văn hàng ngày • Độ trắng vừa phải, không chói mắt khi đọc lâu • Đủ dày để in hai mặt mà không bị xuyên chữ • Mẹo vàng: Dùng cho báo cáo nội bộ, tiết kiệm mà vẫn chuyên nghiệp
- Giấy Couche 128gsm: Siêu sao của các bản thuyết trình • Bề mặt láng mịn, màu sắc in sống động như ảnh tạp chí • Độ cứng vừa phải, dễ lật mà không sợ nhăn • Bí quyết: In các slide quan trọng nhất, tạo ấn tượng mạnh với khách hàng
- Giấy Kraft tái chế: Người hùng môi trường trong office • Màu nâu tự nhiên, tạo cảm giác gần gũi, thân thiện • Thích hợp cho các tài liệu sáng tạo, workshop • Tuyệt chiêu: Dùng cho bìa đựng hồ sơ, vừa độc đáo vừa thể hiện ý thức môi trường
Mẹo tiết kiệm 50% chi phí giấy – Khi “Tiết kiệm” và “Đẳng cấp” là hai anh em sinh đôi
- Chiến thuật “Một công đôi việc”: • In hai mặt giấy cho tài liệu dài • Tận dụng mặt trắng của giấy in lỗi làm giấy nháp → Tiết kiệm ngay 50% lượng giấy sử dụng!
- Bí kíp “Nhỏ mà có võ”: • Giảm lề trang xuống mức tối thiểu (khoảng 1.5cm) • Thu nhỏ font chữ từ 12 xuống 11 (vẫn đảm bảo dễ đọc) → Giảm số trang cần in, tiết kiệm thêm 10-20% giấy
- Tuyệt chiêu “Chia để trị”: • Phân loại tài liệu theo tầm quan trọng • Chỉ in bản cứng cho những phần cốt lõi, phần còn lại gửi email → Cắt giảm một nửa số lượng giấy cần dùng
Bí kíp 2: Thuần hóa “quái vật” máy in – Khi người đẹp chinh phục quái thú
Bạn đã bao giờ cảm thấy mình như đang trong một bộ phim kinh dị mỗi khi đứng trước máy in chưa? Đừng lo, với 5 bước “thần chú” và 3 đòn “phản đòn” sau đây, bạn sẽ biến con quái vật ấy thành chú cún ngoan ngoãn trong tích tắc!
5 bước setup máy in chuẩn “thợ lành nghề”
- Bước Thanh Tẩy: • Lau chùi máy in sạch sẽ, đặc biệt là khu vực đầu in • Mẹo vàng: Dùng khăn mềm thấm cồn isopropyl 90% để làm sạch đầu in
- Bước Căn Chỉnh: • Tiến hành căn chỉnh đầu in (Print Head Alignment) • Bí kíp: Thực hiện việc này mỗi tháng một lần để đảm bảo chất lượng in tuyệt đỉnh
- Bước Nạp Đạn: • Kiểm tra và nạp đầy mực • Tuyệt chiêu: Lắc nhẹ hộp mực trước khi lắp để mực không bị tắc
- Bước Thiết Lập: • Cài đặt khổ giấy và chất lượng in phù hợp • Mẹo hay: Chọn chế độ “Draft” cho bản nháp để tiết kiệm mực
- Bước Thử Nghiệm: • In một trang test để kiểm tra • Bí quyết: Sử dụng trang test có đầy đủ văn bản, hình ảnh và các màu cơ bản
Cách “trị” 3 lỗi in phổ biến nhanh như chớp
- Giấy bị kẹt – Kỹ thuật “Rút lui chiến lược”: • Tắt máy in và rút nguồn điện • Nhẹ nhàng kéo giấy theo chiều xuôi, không đột ngột • Mẹo hay: Mở tất cả các khay giấy để dễ dàng xác định vị trí kẹt
- In mờ hoặc có vệt – Chiêu thức “Làm sạch nội công”: • Chạy chức năng làm sạch đầu in (Print Head Cleaning) • Nếu không hiệu quả, tháo hộp mực ra lắc nhẹ và lắp lại • Bí kíp: In một trang test sau mỗi lần làm sạch để kiểm tra kết quả
- Máy in không nhận lệnh – Đòn “Khởi động lại hệ thống”: • Kiểm tra kết nối cáp hoặc wifi • Khởi động lại cả máy tính và máy in • Tuyệt chiêu: Gỡ bỏ và cài đặt lại driver máy in nếu vấn đề vẫn tồn tại
Bí kíp 3: Định dạng tài liệu “hút mắt” – Khi Word trở thành đũa thần trong tay bạn
Bạn có biết rằng một tài liệu đẹp có thể tăng 50% khả năng được đọc không? Hãy biến mọi văn bản của bạn thành tác phẩm nghệ thuật với những bí kíp sau!
Công thức chọn font chữ và kích thước chuẩn “design”
- Quy tắc “Cặp đôi hoàn hảo”: • Tiêu đề: Sans-serif (không chân) – Ví dụ: Arial, Helvetica • Nội dung: Serif (có chân) – Ví dụ: Times New Roman, Georgia • Mẹo vàng: Kết hợp này tạo sự tương phản, giúp tài liệu dễ đọc và chuyên nghiệp
- Công thức kích thước “3-2-1”: • Tiêu đề chính: 16-18pt • Tiêu đề phụ: 14pt • Nội dung: 11-12pt • Bí kíp: Tỷ lệ này tạo ra hệ thống phân cấp rõ ràng, giúp người đọc dễ nắm bắt thông tin
- Quy luật “Khoảng trắng là vàng”: • Đặt line spacing ở mức 1.15 – 1.5 • Thêm 6pt space sau mỗi đoạn • Tuyệt chiêu: Khoảng trắng đủ giúp mắt “thở”, tăng khả năng đọc và ghi nhớ
Thủ thuật sắp xếp nội dung khiến sếp phải trầm trồ
- Nguyên tắc “Kim tự tháp ngược”: • Đặt thông tin quan trọng nhất lên đầu • Sử dụng bullet points để liệt kê ý chính • Mẹo hay: Giúp người đọc nắm bắt ý chính ngay cả khi chỉ lướt qua
- Kỹ thuật “Chia để trị”: • Chia văn bản dài thành các phần nhỏ với tiêu đề rõ ràng • Sử dụng các box text để nhấn mạnh thông tin quan trọng • Bí quyết: Tạo ra “bản đồ” thông tin, giúp người đọc dễ dàng tìm kiếm và ghi nhớ
- Phương pháp “Màu sắc có chủ đích”: • Chọn 2-3 màu chủ đạo và sử dụng nhất quán • Dùng màu để phân biệt các phần, nhấn mạnh ý quan trọng • Tuyệt chiêu: Màu xanh dương cho sự chuyên nghiệp, đỏ cho điểm nhấn, xanh lá cho sự tăng trưởng
- Chiến lược “Hình ảnh biết nói”: • Thêm biểu đồ, hình ảnh minh họa để trực quan hóa dữ liệu • Sử dụng icons thay cho bullet points thông thường • Mẹo vàng: Một hình ảnh đúng chỗ có thể thay thế cả ngàn từ!
Bí kíp 4: In đôi – Khi một tờ giấy làm việc bằng hai
Bạn có biết rằng chỉ với một cú click chuột, bạn có thể trở thành người hùng của môi trường, vị cứu tinh của ngân sách công ty, và bậc thầy quản lý không gian lưu trữ? Hãy khám phá sức mạnh kỳ diệu của việc in đôi!
Hướng dẫn in hai mặt “không sợ lộn trang” – Khi mỗi trang đều là trang chính diện
- Bước 1: Thiết lập máy in thông minh • Vào “Print Settings” > Chọn “Two-sided printing” • Mẹo vàng: Đối với máy in không có chức năng tự động in hai mặt, chọn “Manual duplex”
- Bước 2: Khắc phục nỗi sợ “trang lộn xộn” • Sử dụng tính năng “Odd pages” và “Even pages” trong Word • Bí kíp: In tất cả trang lẻ trước, sau đó lật giấy và in trang chẵn
- Bước 3: Xử lý như pro với tài liệu dày • Chia tài liệu thành các phần nhỏ (khoảng 20-30 trang) • Tuyệt chiêu: Sử dụng giấy màu làm trang phân cách giữa các phần
- Bước 4: Kiểm tra trước khi “xuất chiêu” • In một bản test với 4-6 trang đầu tiên • Mẹo hay: Đánh số trang rõ ràng để dễ dàng kiểm tra thứ tự
Kỹ thuật in nhiều trang trên một mặt giấy – Biến A4 thành cuốn sách mini
- Phương pháp “2 trong 1” – Cho những bản tóm tắt ngắn gọn • Trong “Print Settings”, chọn “Pages per sheet” > Chọn “2” • Bí quyết: Sử dụng hướng ngang (Landscape) để dễ đọc hơn
- Chiến thuật “4 trong 1” – Khi bạn muốn tiết kiệm tối đa • Chọn “4 pages per sheet” trong cài đặt in • Mẹo vàng: Tăng kích thước font lên 2pt so với bình thường để đảm bảo dễ đọc
- Kỹ thuật “Booklet” – Biến tài liệu thành sách nhỏ chuyên nghiệp • Trong Word, chọn “Booklet” trong phần “Settings” của hộp thoại Print • Tuyệt chiêu: Sử dụng giấy dày hơn một chút (100gsm) để tránh xuyên chữ
- Bí kíp “Handout” cho bài thuyết trình • Trong PowerPoint, chọn “Handouts” > Chọn số slide trên một trang (3 hoặc 6) • Mẹo hay: Để lại khoảng trống bên cạnh mỗi slide cho người đọc ghi chú
Vậy là bạn đã khám phá xong 4 bí kíp “thần thánh” của nghệ thuật in ấn văn phòng. Từ việc chọn giấy như chuyên gia, thuần hóa máy in như người hùng, định dạng tài liệu đẹp mắt đến tiết kiệm tài nguyên với kỹ thuật in đôi – bạn đã sẵn sàng để “tỏa sáng” trong mắt đồng nghiệp và cấp trên.
Hãy nhớ, mỗi bản in không chỉ là một tờ giấy, mà là cơ hội để bạn thể hiện sự chuyên nghiệp và tinh tế của mình. Mỗi lần nhấn nút “Print” là một lần bạn góp phần vào hiệu quả công việc và bảo vệ môi trường.
Nếu bạn đang tìm kiếm tuyển kĩ sư xây dựng hoặc tìm kiếm cơ hội như Maersk tuyển dụng Các cơ hội khác như marketing intern hoặc mobifone tuyển dụng cũng cần đến khả năng quản lý tài liệu để đảm bảo các tài liệu tiếp thị và báo cáo được chuẩn bị chính xác.
— HR Insider—
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
THẢ GA HỌC E-LEARNING MIỄN PHÍ
|
ĐĂNG KÝ TÀI KHOẢN TÌM VIỆC VietnamWorks là nền tảng tuyển dụng trực tuyến lớn nhất Việt Nam, với hơn 20 năm kinh nghiệm và hàng triệu ứng viên tiềm năng. VietnamWorks kết nối hiệu quả người tìm việc với các nhà tuyển dụng uy tín trên mọi lĩnh vực, giúp người tìm việc nhanh chóng tìm được công việc mơ ước. Tại VietnamWorks, người tìm việc sẽ được truy cập hàng ngàn tin tuyển dụng mới nhất, cập nhật liên tục từ các doanh nghiệp hàng đầu, tìm kiếm việc làm phù hợp với năng lực, kinh nghiệm và sở thích. Ứng tuyển dễ dàng chỉ với vài thao tác đơn giản. Đặc biệt, người tìm việc làm có thể tạo CV trực tuyến miễn phí, chuyên nghiệp và thu hút nhà tuyển dụng và nhận gợi ý việc làm phù hợp dựa trên CV và kinh nghiệm, để tìm việc nhanh chóng tại môi trường làm việc mơ ước. |
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
