Có được kỹ năng ghi chép hiệu quả đồng nghĩa với bạn có trong tay một món “Vũ khí” lợi hại giúp đánh bay những khó khăn trong công việc. Kỹ năng ghi chép hiệu quả giúp bạn tổng hợp được các thông tin cần thiết giữa vô vàn nội dung được trao đổi, bỏ qua những thông tin gây nhiễu. Đây còn là một bản tóm tắt nội dung được thống nhất giữa các bên sau khi cuộc họp kết thúc, được xem là một bằng chứng cho các quyết định được đưa ra.
Vậy thì làm sao để rèn luyện khả năng viết nhanh một cách hiệu quả? Hãy cùng xem qua các tips dưới đây nhé, chắc chắn sẽ giúp bạn cải thiện đáng kể kỹ năng này đấy.
CÁC TIPS GIÚP CẢI THIỆN KHẢ NĂNG VIẾT NHANH TRONG BUỔI HỌP
1.Ghi chép bằng những từ khóa
Một sai lầm nhiều người mắc phải khi ghi chú là viết tất cả nội dung cuộc họp, từng câu từ của những người phát biểu trong cuộc họp. Kết quả là ta có một bản ghi chú dài hàng trang giấy với vô số nội dung gây nhiễu. Với các cuộc họp kéo dài hàng giờ đồng hồ, sẽ có rất nhiều nội dung được trao đổi và vô số ý kiến được đưa ra, tuy nhiên hầu hết các ý kiến đó đều không phải là ý kiến cuối cùng, việc ghi chép tất cả mọi thứ sẽ khiến bạn dễ bị rối về sau với lượng thông tin khổng lồ này.
Phương pháp ghi chú thông minh là hãy chỉ ghi chép những thông tin quan trọng, được xem là những thứ đã được thống nhất cuối cùng, bằng những từ khóa ngắn gọn. Việc chỉ ghi chép những thông tin chủ đạo sẽ giúp bạn dễ dàng hệ thống sau này và khiến bản ghi chép trở nên súc tích hơn. Những từ khóa được sử dụng sẽ cải thiện đáng kể tốc độ ghi của bạn, thêm vào đó, bạn cũng có thể sử dụng các từ viết tắt hoặc ký hiệu một cách linh hoạt để tăng tốc độ ghi chú.
2.Sử dụng phương pháp ghi chép phù hợp
Để cải thiện khả năng ghi chép thông tin trong cuộc họp một cách hiệu quả, bạn hãy tìm cho mình một phương pháp ghi chú phù hợp và áp dụng chúng. Việc áp dụng phương pháp phù hợp sẽ cải thiện đáng kể tính hệ thống của thông tin, giúp bạn dễ dàng đưa ra định hướng hành động tiếp theo đó. Một số phương pháp ghi chú phổ biến là:
Phương pháp Cornell: Hãy chia bản ghi chú của bạn thành hai phần. Với phần bên trái, bạn hãy ghi chú những nội dung chính được thảo luận. Còn cột bên phải dành cho các thông tin chi tiết của từng nội dung thảo luận này.
Phương pháp một phần tư: ý tưởng của phương pháp này là chia bản ghi chú thành 4 phần nhỏ: Câu hỏi chính của cuộc họp, Phần ghi chú chung, Công việc cần làm của bản thân và Công việc cần làm của đồng nghiệp
3.Chuẩn bị trước nội dung buổi họp
Để cải thiện hiệu quả của buổi họp và việc ghi chép thông tin, trước khi bắt đầu buổi họp bạn hãy tìm hiểu và đọc trước những gì sẽ được thảo luận tại buổi họp. Từ đó, bạn có thể hình dung ra được những điều mình cần lưu ý và đặt ra được những câu hỏi chính cần phải trả lời. Hãy ghi những câu hỏi này xuống, kết hợp với những phương pháp ở mục trước, bạn sẽ cải thiện đáng kể tốc độ và hiệu quả của việc ghi chú thông tin. Thêm vào đó, bạn cũng không mất quá nhiều thời gian cho các suy nghĩ bất chợt hiện ra khiến bạn mất tập trung trong cuộc họp.
4.Sử dụng các mẫu ghi chép
Đối với các cuộc họp diễn ra thường xuyên như họp cập nhật thông tin hàng tuần, bạn có thể sử dụng các mẫu được tạo sẵn với các mục nhất định. Vì tính chất và nội dung của cuộc họp có sự lặp đi lặp lại, bạn có thể dễ dàng ghi chép hơn nếu có một mẫu ghi chép quen thuộc, việc của bạn sẽ là điền nội dung tương ứng được thảo luận vào các mục trong mẫu này.
5.Ghi âm cuộc họp
Mặc dù đã tuân thủ các phương pháp trên, vẫn có khả năng bạn bỏ lỡ một chi tiết quan trọng trong buổi thảo luận. Chính vì thế, để đảm bảo bạn hãy sử dụng phương pháp ghi âm cuộc họp, việc này tạo ra cho bạn một chiếc “phao dự phòng” hữu hiệu khi cần đến. Đặc biệt, đây còn là bằng chứng cho những gì được thảo luận trong cuộc họp, là căn cứ giải quyết những tranh cãi có thể xảy ra. Việc ghi âm cũng giúp bạn tập trung vào nội dung cuộc họp hơn, có thể suy nghĩ và đưa ra ý kiến cho cuộc thảo luận mà không bỏ lỡ thông tin quan trọng. Tuy nhiên, hãy đảm bảo bạn tiến hành một cách minh bạch và được sự đồng ý của các cá nhân tham gia buổi họp.
Xem thêm: Phân loại công việc cần làm theo khung giờ – hiệu quả đáng để thử
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
