Sơ đồ Gantt là gì? Ứng dụng và các bước vẽ sơ đồ Gantt chuẩn

Sơ đồ Gantt là gì?

Sơ đồ Gantt hay còn gọi là sơ đồ ngang Gantt (biểu đồ Gantt hay Gantt Chart), đây là loại sơ đồ dùng để trình bày các công việc, sự kiện theo thời gian. Sơ đồ này sẽ bao gồm 2 phần chính đó là: trục tung thể hiện tên các công việc và trục hoành thể hiện các mốc thời gian cho những công việc này. Dựa vào sơ đồ Gantt, chúng ta có thể dễ dàng nắm bắt được các thông tin của từng đầu công việc và của cả dự án.

Chính nhờ cách bố trí thông tin đơn giản, rõ ràng và trực quan nên sơ đồ Gantt đã trở thành công cụ hữu ích để lập kế hoạch, lên timeline và thực hiện hoặc quản lý tiến độ dự án.

Xem thêm :

• Sơ đồ PERT là gì? Hướng dẫn vẽ sơ đồ mạng PERT chi tiết nhất
• Trello là gì? Review chi tiết về công cụ quản lý công việc miễn phí

Vai trò của biểu đồ Gantt Chart

Các vai trò cụ thể của biểu đồ Gantt Chart bao gồm:

• Minh họa thời gian thực hiện: Biểu đồ Gantt sử dụng các thanh ngang để biểu diễn thời gian bắt đầu và kết thúc của từng công việc. Điều này giúp nhóm dự án và người quản lý dễ dàng nắm bắt được thời gian dự kiến hoàn thành từng nhiệm vụ.
• Quản lý công việc hiệu quả: Công cụ này hỗ trợ việc liệt kê và sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự thời gian, đảm bảo công việc được thực hiện đúng tiến độ và theo đúng trình tự.
• Xác định mối quan hệ giữa các nhiệm vụ: Biểu đồ Gantt giúp xác định sự liên kết giữa các công việc trong dự án. Những yếu tố như sự phụ thuộc, sự chậm trễ hoặc sự chờ đợi được thể hiện rõ ràng, giúp người quản lý hiểu được cách các nhiệm vụ ảnh hưởng lẫn nhau và thời gian hoàn thành dự án.
• Theo dõi tiến độ dự án: Công cụ này cho phép so sánh tiến độ thực tế với kế hoạch ban đầu, giúp người quản lý dễ dàng nhận diện những chậm trễ hoặc sai lệch. Từ đó, họ có thể thực hiện các điều chỉnh cần thiết để dự án tiếp tục diễn ra đúng hướng.
• Hiển thị tài nguyên và lịch trình: Biểu đồ Gantt hỗ trợ hiển thị thông tin về tài nguyên và lịch trình một cách trực quan. Bằng việc phân bổ nguồn lực cho từng nhiệm vụ và xác định thời gian cần thiết, người quản lý có thể sử dụng tài nguyên hiệu quả và đảm bảo các nhiệm vụ được hoàn thành đúng hạn.

Ứng dụng của sơ đồ Gantt

Sơ đồ Gantt được ứng dụng trong việc giúp người quản lý dự án dễ dàng xác định Critical Path để hoàn thành dự án và đảm bảo rằng không có sự chậm trễ trong các nhiệm vụ đó. Người quản lý dự án nên sử dụng sơ đồ để lập kế hoạch và lập lịch trình dự án cho mình, đồng thời phân bổ nguồn lực và theo dõi tiến độ của từng nhiệm vụ tại mọi thời điểm thực hiện, nhằm đảm bảo thực hiện trơn tru và kịp thời các nhiệm vụ quan trọng.

Đối tượng sử dụng Sơ đồ Gantt

Sơ đồ Gantt được thiết kế một cách dễ hiểu, bao gồm các công việc và mốc thời gian rõ ràng. Biểu đồ Gantt được đánh giá là phù hợp với những công việc cần những tính chất như sau:

• Lập ra kế hoạch công việc và dòng thời gian tổng quát: Vì sơ đồ Gantt hiển thị rất rõ ràng những đầu mục nhiệm vụ cần thực hiện  về mặt thời gian cũng như thứ tự thực hiện. Nhờ thế mà sơ đồ có thể cung cấp cho người dùng cái nhìn tổng quát về dự án.
• Phối hợp nhiều bộ phận liên quan: Sơ đồ Gantt sẽ cung cấp chi tiết quá trình thực hiện công việc đến đâu, tại thời điểm nào. Điều này giúp các bộ phận tham gia dự án có thể nắm rõ hơn về tiến độ công việc của dự án. Nhờ đó, họ sẽ có thể phối hợp nhịp nhàng hơn để nắm bắt và hoàn thành công việc đúng tiến độ.
• Ước tính thời gian và khối lượng công việc: Sơ đồ Gantt cung cấp khối lượng công việc về số lượng nhân lực tham gia dự án. Điều này giúp ích rất nhiều trong việc quản lý phân công và điều phối công việc hiệu quả.
• Lịch trình dự án đơn giản: sơ đồ Gantt giúp bạn có thể tạo ra được một lịch trình đơn giản để tóm tắt về sơ bộ dự án cho khách hàng, đối tác hoặc nhân viên.

Ưu nhược điểm của Sơ đồ Gantt

Ưu điểm:

• Quản lý nhiều thông tin cùng lúc: Sơ đồ Gantt được thiết kế đơn giản, dễ nhìn, dễ hiểu với 2 trục chính. Người đọc có thể dễ dàng nắm thông tin quan trọng của dự án hơn. Sơ đồ sẽ bao gồm tên công việc cần thực hiện, người đảm nhận, thời gian bắt đầu và diễn ra của công việc. Đồng thời cho thấy được rõ mối liên kết giữa công việc và toàn thể dự án nói chung.
• Nâng cao năng suất công việc: Sơ đồ Gantt cung cấp mối liên hệ giữa công việc chi tiết và toàn bộ dự án. Điều này này giúp người quản lý và đảm nhận công việc hiểu được tầm quan trọng và vai trò của từng mắt xích nhỏ trong toàn bộ dự án. Điều này thôi thúc người thực hiện dự án có thể chủ động hoàn thành công việc để không ảnh hưởng đến tiến độ của các đầu mục công việc tiếp theo.
• Sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả: Khối lượng công việc và số lượng nguồn lực được được sơ đồ Gantt thể hiện một cách khách quan. Nhờ đó, người quản lý có thể sắp xếp một cách tối ưu và phân bổ nguồn nhân lực hợp lý cho từng đầu mục công việc, đảm bảo chất lượng dự án.

Nhược điểm: 

• Phụ thuộc vào cấu trúc phân chia được xây dựng từ trước: Nếu sơ đồ Gantt được xây dựng cùng lúc với cấu trúc phân chia công việc thì điều này sẽ rất bất lợi. Người quản lý sẽ cần phải thay đổi và sửa lại hết nếu công việc đó bị bỏ sót hoặc thời gian bị tính toán sai hay các yếu tố ảnh hưởng khác khó dự đoán.
• Chỉ vận hành tốt với các nhóm nhỏ: Mặc dù thiết kế đơn giản và dễ hiểu, nhưng sơ đồ Gantt sẽ trở nên rất phức tạp nếu ứng dụng cho những dự án có hàng trăm đầu mục công việc khác nhau. Với những đầu mục công việc và thời gian kéo dài sẽ rất khó để có thể xem tổng quát dự án trên một màn hình. Đồng thời, việc cập nhật công việc cũng như tiến độ sẽ rất mất thời gian, không hiệu quả với người dùng. Vì vậy, sơ đồ chỉ thích hợp đối với các nhóm và dự án nhỏ.
• Chưa xử lý tốt các ràng buộc của dự án: Một dự án sẽ có ba yếu tố trọng tâm là thời gian, chi phí và phạm vi. Tuy nhiên, yếu tố chính của sơ đồ Gantt lại chính là thời gian. Vì vậy, mức độ ưu tiên công việc rất khó để có thể kiểm soát nếu như có quá nhiều có nhiều đầu mục công việc phức tạp, đan xen lẫn nhau. Vậy nên, việc ràng buộc các công việc của dự án chưa thực sự được xử lý tốt.

Các bước vẽ sơ đồ Gantt

Bước 1: Xác định đầu mục công việc

Bước đầu tiên trong quy trình các bước để thực hiện vẽ sơ đồ Gantt chính là là liệt kê tất cả công việc cần thực hiện trong dự án. Để xác định rõ các công việc, bạn sẽ cần xác định rõ được mục tiêu cần đạt được của dự án. Sau đó, xác định thời gian hoàn thành công việc của dự án cũng sẽ rõ ràng hơn nhiều.

Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các công việc

Bước tiếp theo chính là lập mối liên kết giữa các công việc. Đây cũng chính là điểm mạnh của sơ đồ Gantt khi thể hiện được mối tương quan của các đầu mục. Có một số mối quan hệ giữa các nhiệm vụ như sau:

• Công việc “tuần tự” hay còn gọi là “tuyến tính”: Là những công việc phải được hoàn thành trước thì mới có thể thực hiện được công việc tiếp theo.
• Công việc “song song”: Là những đầu mục công việc có thể hoàn thành cùng lúc với nhau. Trong dự án sẽ có nhiều đầu mục công việc song song thì thời gian thực hiện càng được rút ngắn.

Bạn cần phải nắm rõ được các mối liên hệ tuần tự hoặc song song giữa các đầu mục. Điều này sẽ giúp bạn có thể tổ chức công việc và trình bày dự án rõ ràng hơn.

Trong biểu đồ Gantt, có 3 loại mối liên hệ phổ biến như sau:

• Start to Start (SS): Công việc SS bắt đầu cho đến khi công việc trước đó bắt đầu.
• Finish to Finish (FF): Công việc FF kết thúc sau khi công việc trước đó kết thúc.
• Finish to Start (FS): Công việc FS bắt đầu sau khi công việc trước liên quan kết thúc.

Bước 3: Biểu diễn lên biểu đồ Gantt

Sau khi bạn đã tiến hành thu thập đầy đủ dữ liệu cần thiết, hãy chọn vẽ tay hoặc thiết kế trên phần mềm hỗ trợ. Hiện nay đã có nhiều công cụ hỗ trợ chuyên nghiệp như Gantto, Base Wework,…cho phép bạn có thể truy cập vào dữ liệu từ bất kỳ vị trí nào nhằm giúp việc thảo luận, báo cáo dự án dễ dàng hơn.

Một số công cụ thiết kế trên đám mây giúp bạn và các thành viên trong nhóm phối hợp làm việc tốt hơn nhờ việc có thể truy cập tài liệu, thảo luận và báo cáo dự án từ bất cứ vị trí nào.

Bước 4: Cập nhật tiến độ dự án

Theo dõi biểu đồ, nếu dự án của bạn di chuyển theo trục tung thì có nghĩa là nó đang phát triển. Tuy nhiên, sẽ có nhiều thay đổi trong thời gian triển khai dự án do nhiều yếu tố khác tác động. Vì vậy, bạn cần phải chú ý cập nhật và điều chỉnh để không ảnh hưởng đến tiến độ của toàn bộ dự án. Điều này giúp bạn cập nhật thông tin cho thành viên trong nhóm và đối tác kịp thời.

Cách vẽ sơ đồ Gantt bằng Excel

Để vẽ sơ đồ Gantt đơn giản bằng Excel, bạn có thể tham khảo hướng dẫn dưới đây của chúng tôi. Chi tiết như sau:

Bước 1: Liệt kê các nhiệm vụ vào cột A, các hạng mục công việc cần thực hiện vào cột B và các nhiệm vụ chi tiết ở các cột tiếp theo. Hãy sắp xếp các đầu mục công việc theo mức độ ưu tiên.

Bước 2: Thêm các mốc thời gian vào các cột dọc tiếp theo, có thể phân chia theo các mốc như quý, tuần hoặc tháng.

Bước 3: Tạo các thanh ngang dựa trên ngày bắt đầu và trạng thái công việc. Ví dụ: sử dụng ô màu xanh để biểu thị các công việc đã hoàn thành, ô màu vàng cho các công việc đang triển khai, ô màu xanh dương cho những công việc sắp thực hiện và ô màu đỏ để thể hiện những nhiệm vụ bị chậm trễ so với kế hoạch.

Hình ảnh:

Bước 4: Theo dõi biểu đồ để nắm bắt tiến độ thực tế của dự án.

Ngoài ra, biểu đồ Gantt cũng có thể được tùy chỉnh để hiển thị thêm thông tin như chi phí hoặc phần trăm hoàn thành của từng nhiệm vụ. Bạn có thể linh hoạt thêm các cột dữ liệu phía sau để phù hợp với yêu cầu cụ thể của dự án.

Các phần mềm hỗ trợ vẽ sơ đồ Gantt phổ biến

Ngoài việc sử dụng Excel hoặc Google Sheet, hiện nay có nhiều phần mềm chuyên dụng khác như Canva, Zoho Projects hay Base Wework, được sử dụng rộng rãi để tạo biểu đồ Gantt.

• Canva: 

Canva là một công cụ hỗ trợ tạo sơ đồ Gantt đơn giản nhờ các biểu mẫu có sẵn. Người dùng chỉ cần điền thông tin cụ thể mà không cần thiết kế từ đầu. Các mẫu biểu đồ trong Canva được thiết kế bắt mắt, dễ sử dụng và trực quan.

Phần mềm này còn có tính năng chia sẻ trực tuyến, cho phép các thành viên trong nhóm cùng xem và chỉnh sửa ở bất kỳ đâu. Tuy nhiên, việc tùy chỉnh sâu hơn đôi khi gặp hạn chế và không dễ dàng thực hiện.

• Zoho Projects: 

Với Zoho Projects, người dùng có thể tạo sơ đồ Gantt một cách dễ dàng thông qua chức năng kéo thả, giúp thiết lập các liên kết phụ thuộc hoặc thay đổi lịch trình công việc một cách nhanh chóng. Phần mềm này còn cung cấp các mẫu biểu đồ có sẵn, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian trong quá trình thiết kế và lập kế hoạch.

• Base Wework:

Base Wework là một phần mềm quản lý dự án toàn diện, được tích hợp tính năng vẽ sơ đồ Gantt. Với những chức năng linh hoạt, công cụ này giúp người dùng theo dõi tiến độ và quản lý dự án hiệu quả, mang lại sự thuận tiện và tối ưu hóa quy trình làm việc.

Câu hỏi thường gặp

Ai là người phát minh sơ đồ Gantt

Biểu đồ Gantt đầu tiên được phát minh bởi Karol Adamiecki, một kỹ sư và người quản lý một nhà máy thép tại miền nam Ba Lan vào giữa những năm 1896. Ông bắt đầu tìm hiểu các phương pháp và kỹ thuật quản lý để cải thiện hiệu quả công việc.

Khoảng 15 năm sau, vào năm 1910, Henry Gantt, một kỹ sư người Mỹ và chuyên gia tư vấn quản lý đã phát triển phiên bản biểu đồ Gantt có dạng thanh ngang, giúp các bên liên quan trong dự án dễ dàng theo dõi tiến độ sản xuất so với kế hoạch.

Vì vậy, biểu đồ Gantt thường được gắn liền với tên của Henry Gantt. Mặc dù vậy, nhiều người vẫn cho rằng Adamiecki mới là người đưa ra ý tưởng đầu tiên.

Excel có phải là lựa chọn tốt nhất để vẽ sơ đồ Gantt?

Excel là công cụ phổ biến trong việc xây dựng sơ đồ Gantt nhờ vào sự quen thuộc của nhiều người với nó. Tuy nhiên, Excel không phải là lựa chọn tối ưu cho việc tạo biểu đồ Gantt vì những hạn chế như:

• Giao diện của Excel có thể gây khó khăn và tốn thời gian trong việc thiết lập dự án.
• Mọi cập nhật trong Excel cần được nhập thủ công, điều này hạn chế sự linh hoạt vì người quản lý và nhân viên không thể truy cập vào dữ liệu mọi lúc mọi nơi.
• Excel không hỗ trợ tính năng thông báo, do đó, khi có thay đổi, người dùng phải thông báo cho các bên liên quan một cách thủ công.

Sử dụng sơ đồ Gantt đem lại những lợi ích gì?

Biểu đồ Gantt, với cấu trúc thanh ngang, giúp người dùng dễ dàng theo dõi tiến độ công việc. Những lợi ích khi sử dụng sơ đồ Gantt bao gồm:

• Cung cấp cái nhìn trực quan rõ ràng về toàn bộ dự án.
• Hiển thị thời gian bắt đầu và kết thúc của từng nhiệm vụ.
• Thể hiện mối quan hệ và sự phụ thuộc giữa các công việc khác nhau.
• Giúp dễ dàng nhận diện các giai đoạn của dự án.

Trên đây là những thông tin mà HR Insider đã cung cấp cho bạn về Sơ đồ Gantt là gì? Ứng dụng và các bước vẽ sơ đồ Gantt chuẩn. Đây chính là công cụ đơn giản nhưng mang lại hiệu quả cực kỳ cao mà bạn có thể ứng dụng vào việc quản lý các nhiệm vụ trong dự án của mình mình. Như vậy, sơ đồ Gantt sẽ giúp bạn rất nhiều trong việc hoàn thành dự án đúng tiến độ, không bị chậm trễ.

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam