Để làm một người sếp tốt không hề đơn giản, đối với những người đã có kinh nghiệm lâu năm họ cũng mất rất nhiều thời gian cho mọi thứ. Vậy nên để công việc có thể diễn ra trôi chảy và mối quan hệ giữa nhân viên với sếp được cải thiện hơn, người quản lý cần nên duy trì những cuộc trò chuyện với nhân viên của mình. Dưới đây là những cách trò chuyện của sếp giỏi với nhân viên.
Lắng nghe tốt
Đề trở thành người lãnh đạo có tầm trong việc giao tiếp với nhân viên, kỹ năng lắng nghe là điều quan trọng nhất. Người lãnh đạo giỏi biết cách lắng nghe nhân viên nói. Nghe những chia sẻ của họ về công việc, môi trường làm việc, văn hóa của công ty hay thậm chí chia sẻ suy nghĩ của họ về lãnh đạo. Tuy nhiên, nhân viên không ai muốn nói những điều không hay về sếp một cách trực diện. Vì vậy, người lãnh đạo cần khơi gợi chủ đề trò chuyện cho nhân viên để họ có thể thẳng thắn chia sẻ những suy nghĩ của mình.
Lắng nghe thoạt có vẻ đơn giản nhưng đây là một trong những thiếu sót giao tiếp mà các nhà quản lý thường mắc phải – theo chia sẻ của Maureen Dolan Rose, một chuyên gia nhân sự tại hãng Chapel Hill. Để giúp nhân viên sẵn sàng mở lòng nói chuyện, người lãnh đạo nên là người chủ động nói lên quan điểm của mình một cách thẳng thắn và tự nhận xét về bản thân mình. Không nên xao nhãng, mất tập trung hay bác bỏ quan điểm của nhân viên khi họ chưa chia sẻ xong.
Hỏi thăm, quan tâm đến cuộc sống của nhân viên
Đây là một trong những cách giúp sếp nắm bắt được chuyện gì xảy ra trong cuộc sống của nhân viên và đang ảnh hưởng tới công việc của họ.
Dù là trong những buổi họp chính thức hay những buổi hội ý nhỏ trong tuần với nhân viên, người lãnh đạo nên trò chuyện để nắm bắt kịp thời những thông tin của họ. Những câu hỏi thăm cuộc sống thường nhật như sức khỏe, gia đình, công việc của họ diễn ra như thế nào? Có lẽ không thể hỏi thăm nhau mỗi ngày bởi lịch trình chật kín, nhưng hãy cố gắng hỏi thăm nhau ít nhất 1 lần/ tuần.
Chân thành đổi lấy chân thành. Các sếp hãy dành sự quan tâm thật lòng khi đặt câu hỏi chứ không phải là một lời hỏi thăm cho có. Ngoài ra, người sếp cần biết được những ẩn ý bên trong câu trả lời và cần có câu hỏi kế tiếp nếu như cảm thấy có chuyện không ổn đang diễn ra với nhân viên của mình.
Xem thêm: Những nguyên tắc vàng để cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả
Hỗ trợ nhân viên của bạn
Một người sếp giỏi là một người biết cách phân chia công việc và biết rõ khi nào nên “đứng ngoài” để nhân viên có thể thỏa sức sáng tạo trong công việc. Nhưng điều đó không có nghĩa là người lãnh đạo cho phép nhân viên tự tung tự tác làm việc trong khi họ không hiểu rõ các vấn đề.
Việc thiếu đi sự hiện diện của cấp trên có thể bị hiểu lầm rằng người sếp đó không quan tâm tới công việc hay sếp không dành đủ thời gian cho nhân viên. Sự hiểu lầm này có thể gây ra khoảng cách giữa nhân viên và sếp, thậm chí giữa nhân viên và công ty. Hãy chú ý trong việc hỏi thăm hỗ trợ nhân viên khi họ cần sự giúp đỡ từ người lãnh đạo. Ít nhất một lần một tuần, bạn nên đề cập tới các chủ đề quan trọng trong công việc để đảm bảo rằng nhân viên đang đi đúng hướng hoặc chắc chắn sếp không phải là người cản trở nhân viên.
Cung cấp thông tin chính xác
Những chiến lược, kế hoạch thay đổi… sẽ làm cho nhân viên choáng ngợp trước khối lượng thông tin lớn, khiến bản thân họ khó tập trung vào công việc cần giải quyết trước mắt. Khi xảy ra tình huống như vậy, người quản lý cần giải thích lý do và sức ảnh hưởng đối với từng cá nhân. Họ cần lên kế hoạch về lịch làm việc hoặc thay đổi lại những ưu tiên trong công việc mới.
Tuy nhiên, người lãnh đạo cần chú ý tới việc thay đổi quá nhiều những yêu cầu. Một người sếp thay đổi nhiều về ý kiến sẽ khiến cho nhân viên cảm thấy hoang mang và không biết nên làm theo yêu cầu nào của bạn. Chắc chắn rằng một nhân viên có cách hiểu mơ hồ thì cách làm việc của họ cũng trở nên mơ hồ. Sau cùng, kết quả hẳn sẽ không được như ý muốn. Do đó, hãy đảm bảo rằng người sếp là người dẫn dắt, giải thích rõ cho nhân viên về kế hoạch và định hướng sắp tới.
Đưa ra phản hồi, ý kiến đánh giá định kỳ
Khi nhân viên đang thực hiện một kế hoạch hay dự án mới, ngoài chuyện hỏi họ cần thêm sự hỗ trợ nào khác thì người lãnh đạo nên đưa ra những phản hồi và ý kiến đánh giá trong quá trình làm việc của nhân viên.
Đừng đợi đến những buổi họp mới đưa ra ý kiến, bởi nhân viên sẽ dễ bị “shock” trước những đánh giá của sếp về công việc mà họ đang thực hiện. Nhân viên cần biết trước những phản hồi của người lãnh đạo về những điểm tốt và chưa tốt để họ kịp thời sửa đổi. Những buổi đánh giá thường niên chỉ là thời điểm bạn tổng kết lại mọi công việc, khen thưởng những thành viên có đóng góp tích cực và cùng nhân viên thảo luận kế hoạch công việc trong thời gian sắp tới.
Câu hỏi về mục tiêu dài hạn
Một người sếp nên biết mục tiêu và định hướng của nhân viên trong ba tháng, sáu tháng hay thậm chí một năm. Bạn có thể ngạc nhiên bởi những dự định của họ, ví dụ: Họ mong muốn được thực hiện tiếp dự án mà sếp còn đang làm dở dang; Thực hiện những sở thích, niềm đam mê mới của họ mà sếp chưa từng biết đến. Hoặc đưa ra quan điểm họ không thích ở công việc dẫn đến công việc không đạt hiệu quả như mong đợi.
Khi tìm hiểu rõ những điều này, người lãnh đạo có thể nhận ra điểm mạnh và điểm yếu của từng người, sau đó tận dụng những điểm mạnh của nhân viên và khích lệ họ tạo ra những kết quả tốt hơn.
Xem thêm: 10 cách từ chối khéo khi bị nhờ vả mà không gây khó chịu
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
