Sắp xếp công việc hiệu quả và tránh làm việc quá giờ (Overtime

Lượt Xem 10 K

Copylink

Đó là số liệu thống kê đáng báo động của Đại học London khảo sát hơn 10,000 nhân viên văn phòng khi phải làm việc quá giờ (Overtime – OT) mỗi ngày. Nghiên cứu về vấn đề này, Joe Wedgwood – blogger và là nhà báo nổi tiếng của trang The Happiness Index đã chia sẻ những quan điểm của mình về tầm quan trọng của việc cân bằng giữa cuộc sống và sắp xếp công việc văn phòng.

Công việc đóng một vai trò không thể thiếu trong cuộc sống của chúng ta. Nó đảm bảo để ta luôn có được một lượng thu nhập và trang trải cho những nhu cầu thiết yếu hàng ngày. Trong nhịp sống văn phòng ngày càng hối hả như hiện nay, thật khó để ta có thể sắp xếp công việc ở chỗ làm và cân bằng với cuộc sống cá nhân của riêng mình. Đặc biệt khi ta đang sống trong một xã hội công nghệ với sự phát triển vượt bậc của mạng xã hội, ta không thể nào tách mình hoàn toàn ra khỏi công việc. Thật dễ bắt gặp một ai đó đang trả lời email vào mỗi giờ đồng hồ, nhận cuộc gọi từ đối tác ngay trên bàn ăn hay thậm chí ôm laptop làm việc vào mỗi cuối tuần.

Những nhà quản lý ngày càng có yêu cầu cao hơn với nhân viên, đòi hỏi họ chịu nhiều áp lực trong việc đưa đến kết quả công việc tốt hơn. Điều này dẫn đến một phần nguyên nhân khiến họ phải làm việc quá giờ (OT) và dành ít thời gian hơn cho ngôi nhà của mình. Nếu bạn là một nhà lãnh đạo, hãy cố gắng tìm ra một giải pháp để giúp các nhân viên của bạn tìm thấy được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.

Nội Dung Bài Viết

Tầm quan trọng của sự cân bằng

Duy trì một lối sống cân bằng giữa công việc và đời tư cá nhân không chỉ giúp cải thiện sức khoẻ, các mối quan hệ mà còn gia tăng hiệu suất làm việc của nhân viên. Đơn giản nếu như nhân viên không xem công việc là một gánh nặng, họ sẽ cảm thấy nhẹ nhõm và làm tốt hơn, ít mắc phải sai lầm và tạo được tiếng vang tốt hơn.

Những doanh nghiệp thường xuyên thể hiện tầm quan trọng của sự cân bằng thường nhận được sự quan tâm nhiều hơn, đặc biệt là với đối tượng người trẻ Millenials.

Theo trang Oxford Economic: “Chi phí để thay thế một nhân viên lên đến 30,000 Bảng và mất đến 28 tuần để có thể giúp họ quen với guồng quay làm việc.”

Hãy giữ câu nói này để nhắc nhở rằng, bạn cần tìm cách để nhân viên của mình luôn hạnh phúc với nơi làm việc. Tập trung vào việc cân bằng sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian, tiền bạc đồng thời gia tăng cấp độ của nhân viên nội bộ. Dưới đây là một số ý nghĩa quan trọng của việc giữ cân bằng giữa công việc và cuộc sống riêng tư cũng như cách thức các nhà quản lý/lãnh đạo có thể hỗ trợ nhân viên của mình thực hiện được điều này.

Ý nghĩa quan trọng của việc cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân

Hạn chế những vấn đề về sức khoẻ

Khi chúng ta cảm thấy bị “quá tải”, ta thường có nguy cơ mắc phải các bệnh nghiêm trọng cả về thể chất lẫn tinh thần. Nó có thể là một tình trạng thông thường như cảm vặt, ho cho đến tình trạng sức khoẻ nghiêm trọng như đột quỵ và các vấn đề liên quan đến hô hấp cũng như tim mạch.

Bằng cách khuyến khích các nhân viên chú ý giữ gìn sức khoẻ và thường xuyên nhắc nhở họ sắp xếp công việc và đời sống, các nhà quản lý/lãnh đạo sẽ hạn chế được những tình trạng này và cả những ngày nghỉ ốm. Điều này cũng đảm bảo công ty sẽ hoạt động hiệu quả hơn trong suốt giờ làm việc và nhân viên muốn trở thành một phần của văn hoá sống khoẻ này.

Gia tăng sự gắn kết của các nhân viên

Bằng cách giúp các nhân viên tìm thấy sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân, các nhà quản lý/lãnh đạo sẽ gia tăng khả năng gắn bó của nhân viên vào các hoạt động của công ty.

Theo nghiên cứu toàn cầu năm 2006 của Tower Perrin – công ty dịch vụ chuyên nghiệp về tư vấn các dịch vụ tài chính và nhân sự, những công ty có tỷ lệ nhân viên gắn bó cao có tỷ lệ khoảng 52% tăng về năng suất thể hiện. Không chỉ vậy, các công ty này cũng có kết quả doanh thu tăng 19,2% trong khi những công ty có tỷ lệ nhân viên gắn bó thấp lại có doanh thu giảm đến 32,7%.

Sở hữu một lực lượng lao động năng nổ và nhiệt tình sẽ giúp công ty bạn đi xa hơn. Điều này đã được chứng minh ở tập đoàn Temkin Group, khi những nhân viên chăm chỉ thường có xu hướng ở lại nhiều gấp 2,5 lần sau giờ làm nếu họ vẫn còn việc phải làm khi giờ làm việc đã kết thúc.

Hạn chế tình trạng kiệt sức

Chúng ta luôn gặp phải tình trạng bị stress khi làm việc quá nhiều. Tuy nhiên, điều này có thể phòng tránh được và các nhà quản lý/lãnh đạo phải đóng vai trò là người tiên phong nỗ lực để giúp nhân viên của mình không phải gặp trường hợp này. Kiệt sức là tình trạng khi phải làm việc quá tải và những nhu cầu ta mong muốn không được đáp ứng kịp thời. Những hệ quả tiêu cực của stress thường ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh khác nhau của cuộc sống.

Việc tách biệt giữa công việc và cuộc sống sẽ góp phần giúp hạn chế stress. Do đó, hãy cố gắng nhắc nhở nhân viên có những khoảng thời gian nghỉ ngơi và hạn chế “mang việc về nhà” nhiều nhất có thể.

Thư giãn tinh thần hơn

Khi chúng ta tìm thấy sự cân bằng giữa sắp xếp công việc và cuộc sống, ta có thể dễ dàng kiểm soát sự tập trung và quản lý công việc dễ dàng hơn. Bằng cách khuyến khích mọi người tách bạch và cân bằng giữa công việc và đời sống cá nhân, bạn sẽ tạo ra một môi trường làm việc mọi nhân viên đều nỗ lực để thực hiện cho xong nhiệm vụ của mình. Điều này sẽ giúp cải thiện năng suất làm việc, tỉ lệ giữ chân nhân viên cũng như lợi nhuận công ty.

Cách thức hỗ trợ, khuyến khích nhân viên cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân

Khuyến khích các ngày nghỉ phép

Những kỳ nghỉ phép không phải thứ gì quá xa xỉ, đó là điều cần thiết với mỗi nhân viên. Một sự “giải thoát” tạm thời khỏi công việc bủa vây sẽ cho phép bạn dành thời gian tận hưởng cho bản thân, nạp lại năng lượng và lấy lại tinh thần. Điều này giúp nhân viên của bạn tập trung tốt hơn và cải thiện năng suất khi quay trở lại làm việc.

Vô số nghiên cứu đã chỉ ra rằng những kỳ nghỉ phép sẽ giúp công ty tăng trưởng tốt hơn và cải thiện tình trạng stress công sở. The American Sociological Association – một tổ chức phi lợi nhuận chuyên phát triển kỷ luật và nghề nghiệp của xã hội học chỉ ra rằng số lượng kỳ nghỉ càng nhiều, nguy cơ stress và các bệnh lý tâm thần ở văn phòng ngày càng giảm đi.

Hãy khuyến khích nhân viên của bạn “dùng nghỉ phép thay vì phung phí chúng” bởi những kỳ nghỉ phép này sẽ không được gia hạn qua năm mới hay được hoàn trả dưới hình thức tài chính nào.

Thực hiện những khoảng nghỉ ngơi trong ngày

Nếu như nghỉ phép là điều quá khó khăn với công ty bạn trong giai đoạn này, hãy khuyến khích nhân viên thực hiện những khoảng thời gian nghỉ ngơi ngắn trong ngày làm việc.

Cơ thể chúng ta không thể chịu đựng việc làm việc liên tục không ngừng trong suốt 9-10 tiếng một ngày.

18 Ways to Relax — How to Have an At-Home Spa Day

Bạn có thể thiết kế một khu giải trí nho nhỏ trong văn phòng để nhân viên có thể đến thư giãn trò chuyện với nhau hoặc tạm rời xa công việc đôi chút. Hãy khuyến khích các bài tập vận động nhẹ tại văn phòng hay đi bộ hít thở không khí bên ngoài. Bạn có thể rủ nhân viên của mình cùng nhau đi mua cà phê buổi chiều ở gần văn phòng chẳng hạn. Một số công ty còn mời các chuyên gia ngồi thiền đến để hướng dẫn nhân viên của mình thư giãn hiệu quả hơn. Những cách làm này sẽ giúp cải thiện năng suất làm việc, sức khoẻ cũng như tâm trạng của nhân viên.

Tham khảo từ nhân viên

Nếu như bạn đang chật vật trong việc tìm cách giúp nhân viên của bạn sống cân bằng hơn, tại sao không thử trực tiếp hỏi họ?

Khi bạn nhận ra nhân viên của bạn có dấu hiệu mất cân bằng, hãy thử trò chuyện với họ xem họ mong muốn có những thay đổi gì để cải thiện tình trạng này. Khi cộng tác với cấp dưới, bạn sẽ nắm rõ hơn họ đang thật sự nghĩ gì và các kế hoạch tương lai của bạn dành cho họ sẽ hiệu quả hơn rất nhiều.

Để thực hiện được việc này, hãy tổ chức những buổi họp thường xuyên hoặc xây dựng một chương trình đóng góp ý kiến, phản hồi từ nhân viên để có được những số liệu chân thực nhất. Bằng cách này bạn có thể luôn nắm được nhân viên của mình đang mong mỏi điều gì và có những điều chỉnh sắp xếp công việc thích hợp nhằm đảm bảo rằng họ đang có được một cuộc sống cân bằng.

Hãy là người tiên phong thực hiện

Cuối cùng, hãy cố gắng trở thành tấm gương mẫu mực cho nhân viên của bạn! Nếu bạn luôn yêu cầu nhân viên của mình rời văn phòng lúc 6h chiều và không làm việc cuối tuần, nhưng bạn lại gửi email cho họ trong những khoảng thời gian này, bạn sẽ gây ra một sự mâu thuẫn cho họ. Nhân viên cũng sẽ cảm thấy áp lực khi bạn đang làm mẫu cho họ một phong cách điển hình. Hãy đảm bảo rằng bạn luôn có giới hạn cho những lần làm việc OT hay làm cuối tuần.

Việc tôn trọng thời gian cá nhân của nhân viên sau giờ làm việc là vô cùng cần thiết. Điều này có nghĩa là bạn nên ngừng việc liên hệ họ ngoài khung giờ làm việc để chắc rằng họ thật sự có thời gian nghỉ ngơi và nạp lại năng lượng sau một ngày đầy stress.

Phần lớn chúng ta đều dành rất nhiều thời gian cho công việc. Chúng ta dường như đang để công việc chiếm lấy phần lớn thời gian cho những khía cạnh khác trong cuộc sống. Hãy luôn nhắc nhở bản thân điều này để giữ sự cân bằng giữa cuộc sống và công việc của bạn. Hãy dành cho bản thân những phút giây nghỉ ngơi đúng nghĩa. Bằng cách ủng hộ sự cân bằng, bạn sẽ đạt được bước tiến lớn trong việc xây dựng một đội ngũ gắn bó và hiệu quả.