Sai lầm trong các chương trình đào tạo và phát triển nhân viên mà nhiều công ty thường mắc phải

Liệu chi phí khổng lồ mà các công ty, tổ chức đang bỏ ra cho các chương trình Phát triển và Đào tạo nhân viên có mang về những kết quả tương xứng?

Câu trả lời sẽ là không nếu bạn cân nhắc qua những gạch đầu dòng sau đây:

• 75% trong số 1500 các nhà quản lý được khảo sát từ 150 tổ chức khác nhau cho. rằng, họ cảm thấy không hài lòng với chiến lược Đào tạo & Phát triển của công ty
• 70% nhân viên báo cáo rằng, họ không có đủ tinh thông trong các kỹ năng cần cho công việc của mình.
• Chỉ 12% nhân viên áp dụng những kỹ năng mới sau khi học hỏi từ chương trình Đào tạo & Phát triển của công ty cho công việc của họ.
• Chỉ 25% người tham gia trong một cuộc khảo sát tại McKinsey gần đây tin rằng, việc đào tạo thật sự cải thiện hiệu suất trong công việc của họ.

Không chỉ các chương trình đào tạo của phần lớn những công ty hiện nay thiếu hiệu quả; mà cả mục đích, thời gian và nội dung trong chương trình của họ cũng có rất nhiều thiếu sót.

Học sai mục đích

Bryan Caplan, giáo sư kinh tế học tại trường Đại học George Mason (George Mason University) và là tác giả của The Case Against Education, đã viết trong cuốn sách của mình rằng:

Giáo dục thường không mang lại nhiều kỹ năng thực sự hữu ích cho công việc mai này của học sinh, sinh viên, mà là dạy cho người ta cách thể hiện và khoe khoang năng lực của bản thân và “ra tín hiệu” với nhau nhiều hơn.

Những nhân viên ngày nay thường gây chú ý với nhà tuyển dụng hay nhà quản lí của họ thông qua những tín chỉ chuyên môn, để từ đó họ có thể đủ điều kiện để được ứng tuyển cho các vị trí công việc họ mong muốn, hoặc để được thăng chức. Việc một nhân viên tham gia các chương trình đào tạo trong hoặc ngoài công ty, có được bao nhiêu chứng chỉ, bằng cấp và việc họ đóng góp như thế nào cho công ty, có áp dụng những điều họ học để nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc hay không nhiều khả năng không đi liền với nhau.

Học sai thời điểm

Con người tiếp thu kiến thức tốt nhất khi họ thật sự phải học. Áp dụng những gì đã được học vào công việc thực tế sẽ giúp củng cố sự tập trung và gia tăng động lực cho người học. Trong giả thuyết về động lực của mình vào năm 1968, nhà tâm lý học Edwin Locke cho thấy các chương trình đào tạo cho nhân viên thường không có tính ứng dụng nhiều. Ngày nay, các khóa học dành cho nhân viên thường mang tính đại trà, áp dụng cho toàn thể nhân viên, tổ chức vào một thời điểm giống nhau, mà khi đó có thể chẳng liên quan gì đến công việc của người học – và kết cục chính là quá trình học trở nên vô cùng lãng phí.

Học sai thứ

Bạn có muốn đôi mắt của mình trông thật đờ đẫn ngay cả trước khi đọc hết câu này không? Nhiều chỉ thị bắt những người nhân viên bộn rộn phải tham gia các khóa học “kỹ năng viết trong doanh nghiệp” hay “các cách giải quyết xung đột”, hay ti tỉ những thứ khác tương tự như vậy mà không hề đáp ứng được nhu cầu của nhân viên một chút nào.

Học rồi quên

Cũng như sinh viên năm nhất thường quên 60% những gì họ được học ở trung học phổ thông, những việc học chỉ để đơn thuần lấy được tín chỉ giáo dục chuyên môn thường xuyên cho thấy rằng nhân viên cũng sẽ nhanh chóng quên đi những gì họ đã được học.

Nhà tâm lý học người Đức Hermann Ebbinghaus đã tiên phong trong việc thử nghiệm trí nhớ khi học vào cuối thế kỷ 19, đã đi đến kết luận với sự khám phá của mình trong cuốn The Forgetting Curve:

Ông tìm ra rằng, những kiến thức mới học được nếu không được áp dụng, chúng ta sẽ quên đi gần như 75% chỉ sau sáu ngày.

Một là áp dụng kiến thức, hai là đánh mất nó mãi mãi

Chúng ta có thể đổ lỗi cho sinh học – cái khao khát bản năng, luôn muốn tiến hóa để sinh tồn – rằng con người rất dễ đưa những gì đã học mãi mãi trôi về dĩ vãng. Như Matthieu Boisgontier, thuộc phòng thí nghiệm hành vi não bộ của trường Đại học British Colombia (the University of British Columbia) cho hay:

“Năng lượng bảo tồn chính là nhiên liệu cho sự tồn tại của con người, vì chúng cho phép chúng ta đủ năng lực để tìm được thức ăn và chỗ ở, tranh giành bạn tình, và tránh kẻ thù”.

Kết quả là, não của chúng ta nhanh chóng lãng quên đi cái mà chúng ta không sử dụng. Kết hợp những gì đã được học vào công việc chính là cách để ta lưu giữ kiến thức.

Phần còn lại chính là phương pháp lặp đi lặp lại ngắt quãng. Được khởi xướng đầu tiên từ nhà tâm lý học Cecil Alec Mace vào năm 1932, phương pháp này có nghĩa là trải dài việc học ra trên từng giai đoạn (bài học nên được ôn lại theo khoảng thời gian tăng dần đều, từ một ngày, hai ngày, bốn ngày, tám ngày,…). Phương pháp này tận dụng tối đa hiệu ứng “dãn thời gian” trong tâm lý học, là hiện tượng trí nhớ đạt hiệu quả cao hơn khi việc ghi nhớ và lưu giữ thông tin được thực hiện theo chu kỳ. Nhiều cuộc khảo sát cũng chỉ ra rằng, với phương pháp lặp đi lặp lại ngắt quãng, chúng ta có thể ghi nhớ khoảng 80% những gì chúng ta đã học sau 60 ngày – đây thật sự là một sự cải thiện vượt bậc.

Đáng buồn thay, nhiều chương trình Đào tạo & Phát triển lại đang bỏ qua thực tế sinh học này, và tiêu tốn hàng tỷ đô la cho phần lớn những thông tin không sớm thì muộn cũng sẽ bị lãng quên mà thôi.

Đã đến lúc phải thay đổi

Với bức tranh doanh nghiệp mỗi ngày một đổi thay như hiện nay, cũng chính là lời kêu gọi các tổ chức và nhân lực của mình nhanh chóng thích nghi với môi trường mới, và luôn luôn phấn đấu học hỏi. Giống như nhà đồng sáng lập Wired, Kevin Kelly, cũng đã phát biểu:

“Hãy cứ thoải mái với tinh thần của người mới bắt đầu, hãy cứ mạnh dạn hỏi những câu hỏi nghe có vẻ ngốc nghếch, phạm sai lầm, và cho người khác biết bạn đã học được gì từ sai những vấp ngã ấy”.

Việc học tinh gọn, với sự tôn kính bắt nguồn từ hệ thống sản xuất tinh gọn của Toyota, nhấn mạnh việc chỉ ra tay gắng sức làm gì đó khi cần thiết, cải thiện đầu ra, và cắt giảm sự lãng phí. Việc này được thực hiện một cách ngắn gọn, ít tốn kém, đồng thời cung cấp cho nhân viên cũng như tổ chức công ty những tính năng được cập nhật nhanh nhất.

Học tinh gọn bao gồm:

• Học những gì cốt lõi nhất
• Áp dụng vào tình huống thực tế ngay
• Nhận những phản hồi tức thì và tinh lọc sự hiểu biết
• Lặp lại vòng tuần hoàn

Cũng giống như sản xuất tinh gọn và khởi nghiệp tinh gọn đã làm trước đó, việc học tinh gọn cũng cung cấp những khả năng thích nghi, giúp tổ chức công ty có những lợi thế cạnh tranh tốt nhất trên thị trường ngày nay.

Học tinh gọn được áp dụng như thế nào?

 Nghĩ 80/20

Tim Ferriss, doanh nhân và tác giả các cuốn sách The Four Hour Book, là nhà tiên phong của phương pháp học tinh gọn này. Ông khuyên rằng, chúng ta hãy nên tập trung vào những đơn vị nhỏ nhất có thể học được, và áp dụng nó vào Nguyên lý Pareto. Nếu bạn muốn học tiếng Nhật, hãy tập trung vào 20% từ vựng hay cụm từ mà xuất hiện 80% lần. Sau đó, áp dụng những gì bạn học được vào các cuộc đối thoại đời thường với người Nhật bản xứ càng nhiều càng tốt.

Áp dụng kiến thức vào công việc thực tế

Tại Collective Campus, chúng tôi không chỉ dạy các lãnh đạo cấp cao một phương pháp học tân tiến cụ thể nào đó. Mà chúng tôi còn muốn chắc rằng họ thật sự có thể áp dụng phương pháp học này cho chính nội tại tổ chức công ty của mình. Chúng tôi đề nghị họ đem những dự án có thật đến với buổi học để mọi người cùng nhau vận dụng những gì đã học vào thực tế, rút ngắn lại thông tin phản hồi, cung cấp chuẩn đầu ra doanh nghiệp, và thúc đẩy những khoảnh khắc khiến cho mọi người phải thích thú mà thốt lên rằng “Aha, thì ra là như vậy!”

Tác dụng đòn bẩy của việc học có hướng dẫn

Thay vì cung cấp những khóa đào tạo trong một khoảng thời gian cụ thể nào đó, thì việc học có hướng dẫn sẽ giúp cho việc học suốt đời trở nên hữu ích và được áp dụng thực tiễn nhất. Hãy nghĩ về những kiểu ghi chú trên màn hình xuất hiện mọi nơi mà bạn đi – nó không chỉ nhanh, theo ngữ cảnh, mà còn cá nhân hóa việc học của bạn nữa. Hơn hết, việc này còn đặc biệt thích hợp với những lãnh đạo bộ phận, việc đào tạo và tiếp nhận nhân viên mới, các nhóm xuyên chức năng, công nghệ thông tin, và cả những chương trình đào tạo với đối tượng là những khách hàng sử dụng cuối cùng của một sản phẩm nào đó.

Cá nhân hóa nội dung học

Với công nghệ tân tiến trong xã hội hiện đại, bạn có thể dễ dàng cá nhân hóa chương trình đào tạo của mình, thay đổi các bài học dựa trên biểu hiện của nhân viên, và “đo ni đóng giày” nội dung sao cho theo đúng nhu cầu của từng đối tượng, phong cách học và cũng như cách truyền đạt thông tin đến họ.

Hỗ trợ liên tục

Ủng hộ nhân viên sau mỗi khóa học qua tin nhắn tức thời, tin nhắn thoại hay các phần mềm giao tiếp – nhằm đảm bảo rằng nhân viên của mình có thể áp dụng những gì đã học vào một thử thách cụ thể nào đó.

Khởi động việc học hỏi lẫn nhau

Khi nhân viên của bạn muốn học hỏi thêm một kỹ năng mới, thường thì họ sẽ không hỏi đến “bác Google” hay ám chỉ đến hệ thống quản lý giáo dục trước; mà 55% trong số họ sẽ tham khảo đồng nghiệp của mình. Con người có xu hướng học hỏi ngay cả khi họ đang dạy cho ai đó. Việc học hỏi lẫn nhau chính là một phương pháp không chỉ nhanh chóng, mà còn đúng thời điểm; đồng thời còn giúp tăng cường sự hiểu biết vốn có của mình cho một chủ đề hay nội dung nào đó. Để làm được việc này thì khá là đơn giản. Ta chỉ cần thiết lập một “phòng học online”, hoặc một buổi trao đổi kiến thức giữa các nhân viên với nhau theo chu kì nhất định – nhằm kết nối những ai sẵn sàng chia sẻ kỹ năng cho những người có nhu cầu muốn học hỏi. Thúc đẩy học hỏi lẫn nhau bằng cách kết hợp nó với những buổi đánh giá hiệu suất làm việc là một cách để đảm bảo rằng, nhân viên của mình vẫn đang duy trì tốt việc đầu tư thời gian vào chương trình học.

Cung cấp những khóa học nhỏ

Hãy tạo điều kiện cho nhân viên của mình có những cơ hội học hỏi ngắn hạn và theo một quy mô nhỏ hơn – dựa vào hình thức của những khóa học dài hàng tiếng đồng hồ – cho các chủ đề nào có liên quan đến tình hình thực tế của nhân viên nhất.

Chuyển từ tín chỉ, sang những kết quả đầu ra hiệu quả hơn

Để có thể bắt đầu thực hành phương pháp học tinh gọn, các tổ chức công ty cần chuyển bước – từ những con số kiếm được từ việc lấy tín chỉ, sang việc tạo ra những kết quả đầu tư khả quan hơn. Việc học tinh gọn không chỉ đảm bảo rằng nhân viên được học đúng thứ, đúng thời điểm, đúng mục đích; mà còn giúp họ lưu giữ được những gì đã tiếp thu một cách lâu dài và hiệu quả nhất.

Và giống như Eric Ries, tác giả của The Lean Startup, cho hay: “Cách duy nhất để chiến thắng, chính là học nhanh hơn người khác”.

— HR Insider / Havard Business Review —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam