Top 10 rủi ro khi tổ chức sự kiện trong nhà và phương án xử lý nhanh chóng, hiệu quả

Trên thực tế, có rất nhiều rủi ro có thể xảy ra trong suốt sự kiện. Lập phương án dự phòng cho những tình huống phát sinh ngoài ý muốn là một kỹ năng đặc biệt quan trọng. Vậy, những rủi ro khi tổ chức sự kiện trong nhà thường gặp là gì? Bạn hãy cùng tìm hiểu ngay.

10 rủi ro khi tổ chức sự kiện trong nhà

Việc tổ chức sự kiện trong nhà, mặc dù mang lại nhiều lợi ích về kiểm soát môi trường và tiện nghi, vẫn ẩn chứa nhiều rủi ro cần được quản lý và phòng tránh. Cụ thể các rủi ro khi tổ chức sự kiện trong nhà là:

Lỗi sự cố từ thiết bị kỹ thuật

Đây là một rủi ro khi tổ chức sự kiện trong nhà có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của chương trình. Chỉ cần một sự cố nhỏ như mất điện hay mất tiếng trên sân khấu cũng có thể làm cho chương trình phải dừng lại. Việc chờ đợi các bộ phận kỹ thuật sửa chữa có thể làm mất đi mạch cảm xúc của tiết mục biểu diễn.

Do đó, ban tổ chức cần chuẩn bị một tủ điện dự phòng để các thiết bị âm thanh và ánh sáng vẫn hoạt động được thêm ít nhất 15 phút trong trường hợp xảy ra sự cố về điện. Đối với hệ thống màn hình LED, cần sẵn sàng một máy tính hoặc laptop có cấu hình mạnh để tránh tình trạng treo máy giữa chừng. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng chương trình diễn ra mà không bị gián đoạn do các vấn đề kỹ thuật.

Các rủi ro khi tổ chức sự kiện trong nhà

Rủi ro về tài chính

Kế hoạch dự trù kinh phí không chính xác có thể dẫn đến thâm hụt ngân sách hoặc lãng phí nguồn lực. Việc không tính toán kỹ lưỡng các chi phí phát sinh có thể khiến sự kiện gặp khó khăn về tài chính. Do đó, người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần lập kế hoạch dự trù kinh phí một cách cẩn thận, chi tiết và toàn diện để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ hạng mục nào và đảm bảo chi phí phù hợp với ngân sách cho phép.

Rủi ro về quản lý an ninh

Trong quá trình diễn ra sự kiện, dưới tác động của rượu bia và sự giao tiếp giữa nhiều người, không thể tránh khỏi những xung đột dẫn đến mâu thuẫn và căng thẳng giữa các bên. Đôi khi, khách mời có thể sử dụng chất kích thích, gây nguy hiểm cho sự kiện.

Để đối phó với rủi ro khi tổ chức sự kiện trong nhà đó, bạn cần chuẩn bị đội ngũ bảo an túc trực tại các vị trí chiến lược để giám sát và can thiệp kịp thời. Điều này sẽ giúp ngăn chặn các tình huống ẩu đả, sử dụng chất kích thích và các chất cấm trong sự kiện, từ đó tránh được những rủi ro về pháp lý không mong muốn.

Nguy cơ xảy ra cháy nổ

Trong sự kiện, việc sử dụng pháo điện, pháo sáng hay hiệu ứng khói để tạo điểm nhấn và làm cho chương trình trở nên hoành tráng hơn là không thể thiếu. Tuy nhiên, việc sử dụng các thiết bị như pháo sáng hay bình khói lạnh có thể mang đến nguy cơ bị bỏng lạnh hoặc bỏng nóng, điều này rất nguy hiểm.

Để phòng tránh rủi ro khi tổ chức sự kiện trong nhà và nguy cơ cháy nổ do sử dụng thiết bị không đúng cách, quan trọng để nhờ đến các chuyên gia hiệu ứng thực hiện, bởi đây là lĩnh vực chuyên môn của họ và họ có kỹ năng để đảm bảo an toàn trong quá trình sử dụng.

Phát sinh thừa thiếu khách mời

Lượng khách mời không khớp với dự kiến có thể gây ra nhiều vấn đề, từ việc thiếu chỗ ngồi, không đủ đồ ăn uống, đến tình trạng quá tải không gian sự kiện. Rủi ro khi tổ chức sự kiện trong nhà này có thể ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách và sự thành công của sự kiện.

Cách tốt nhất là sau khi gửi thư mời, gọi điện xác nhận sự có mặt của khách mời. Trước ngày diễn ra sự kiện 2 ngày, ban tổ chức nên gọi xác nhận lại lần nữa để có danh sách khách mời chính xác nhất.

Phòng tránh rủi ro khi tổ chức sự kiện trong nhà

Rủi ro về thực phẩm

Ngộ độc thực phẩm là một rủi ro đáng lo ngại khi tổ chức sự kiện có dịch vụ ăn uống. Để đảm bảo thực phẩm luôn tươi ngon và đạt chất lượng an toàn vệ sinh, nên lựa chọn những nhà hàng, khách sạn cao cấp làm địa điểm tổ chức. Trong trường hợp ngân sách hạn chế, cần kiểm tra kỹ món ăn trước khi phục vụ và luôn đảm bảo các nhà hàng có giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm.

Một rủi ro khi tổ chức sự kiện trong nhà khác liên quan đến thực phẩm là khi đồ ăn được phục vụ quá chậm hoặc quá nguội, gây khó chịu và không hài lòng cho khách mời. Để tránh tình huống này, người tổ chức cần trao đổi rõ ràng với nhà hàng trước sự kiện, yêu cầu đảm bảo thời gian lên món cụ thể và chất lượng món ăn (sẽ được phục vụ mới và nóng hổi). Điều này sẽ giúp đảm bảo mọi khía cạnh của dịch vụ ăn uống trong sự kiện được chuẩn bị kỹ lưỡng và đáp ứng mong đợi của khách mời.

Địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện

Địa điểm tổ chức sự kiện có thể gặp rủi ro khi tổ chức sự kiện trong nhà nếu lựa chọn không phù hợp, như chọn địa điểm quá chật hẹp, tình trạng giao thông không thuận lợi,… ảnh hưởng đến thành công của sự kiện. Trước khi tổ chức, bạn cần xác định mục đích và số lượng khách mời để chọn địa điểm phù hợp. Nếu thời tiết không thuận lợi, nên xem xét tổ chức trong nhà thay vì ngoài trời để tránh các vấn đề không mong muốn.

Về thời gian diễn ra sự kiện, việc phân bổ không hợp lý thường gặp đối với những người mới tổ chức sự kiện. Việc không tính toán thời lượng mỗi tiết mục có thể làm chương trình trở nên quá ngắn hoặc quá dài, gây cảm giác loãng và thiếu điểm nhấn hoặc kết thúc sớm khiến khách mời cảm thấy không hài lòng. Để tránh tình trạng này, bạn nên chạy thử chương trình trước ngày tổ chức vài lần để kịp thời điều chỉnh.

Tham khảo thêm kỹ năng cần thiết để quản lý thời gian đúng cách.

Sự kiện có quá nhiều trẻ em

Một rủi ro khi tổ chức sự kiện trong nhà khác thường gặp khi tổ chức sự kiện có trẻ em là không lường hết các rủi ro có thể xảy ra, như trẻ có thể bị lạc hoặc xảy ra sự cố trong các hoạt động trong chương trình. Do đó, đối với những sự kiện này, ban tổ chức cần chú ý đặc biệt đến các điểm sau:

• Luôn nhắc nhở phụ huynh để chăm sóc trẻ cẩn thận.
• Thiết lập hệ thống loa phát thanh để có thể xử lý kịp thời khi trẻ bị lạc.
• Giám sát và khóa chặt các khu vực có nguồn điện.
• Đặt các thiết bị xa tầm với của trẻ để đảm bảo an toàn.
• Tạo ra các khu vực vui chơi riêng biệt dành cho trẻ em.

Thiếu sự kết nối và giao tiếp

Thiếu sự kết nối và giao tiếp hiệu quả trong sự kiện có thể gây khó khăn trong tổ chức và trải nghiệm của khách mời. Sự thiếu liên kết giữa các bộ phận tổ chức sẽ dẫn đến thông tin không đồng bộ, làm gián đoạn lịch trình và gây rối loạn. Đồng thời, với rủi ro khi tổ chức sự kiện trong nhà này thì khách mời có thể gặp khó khăn trong việc liên lạc với tổ chức sự kiện và không nhận được phản hồi, điều này có thể tăng thêm rủi ro cho sự kiện. Việc thiếu giao tiếp với đối tác và nhà tài trợ cũng có thể làm giảm giá trị cộng tác và ảnh hưởng đến mối quan hệ lâu dài.

Ban tổ chức cần chú ý đặc biệt đến rủi ro khi tổ chức sự kiện trong nhà

Khán giả quá khích

Rủi ro này thường xảy ra ở những sự kiện có quy mô từ 50 người trở lên khi có sự tham gia hơi men, có thể dẫn đến xô xát, mâu thuẫn giữa các khách mời. Vì vậy, cần phải có bố trí lực lượng an ninh để giám sát, can thiệp và xử lý kịp thời những tình huống gây gổ có thể xảy ra trong sự kiện.

Cách phòng tránh, xử lý rủi ro khi tổ chức sự kiện trong nhà

Có một số cách phòng tránh và xử lý rủi ro khi tổ chức sự kiện trong nhà như:

Lập kế hoạch dự phòng

Lập kế hoạch dự phòng là yếu tố quan trọng để tránh các rủi ro khi tổ chức sự kiện trong nhà. Người quản lý cần chuẩn bị kỹ lưỡng để sẵn sàng đối phó với những tình huống phức tạp và thách thức đột ngột. Điều này bao gồm đặt ra các câu hỏi chi tiết về thời tiết, sự xuất hiện của khách ngoài đối với khách mời và cách giải quyết nhanh chóng các vấn đề về thiết bị.

Kế hoạch này không chỉ bao gồm nhân sự và thiết bị thay thế mà còn bao gồm chuẩn bị các công cụ và vật dụng cần thiết để đối phó với mọi thử thách, đặc biệt là trong các điều kiện thời tiết khắc nghiệt. Đơn vị tổ chức sự kiện luôn cần đảm bảo rằng kế hoạch dự phòng đã được lên kế hoạch kỹ lưỡng để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và ấn tượng, ngay cả khi phải đối mặt với những tình huống bất ngờ.

Giai đoạn trước sự kiện

Trước khi sự kiện diễn ra, người tổ chức cần thu thập thông tin cụ thể về thương hiệu doanh nghiệp, phong cách sản phẩm, đối tượng khách mời, mục tiêu của sự kiện và ngân sách dự trù. Dựa trên các thông tin này, họ lên kế hoạch chi tiết cho sự kiện và lựa chọn địa điểm phù hợp với tính chất của sự kiện.

Kế hoạch sự kiện cần được thiết kế tỉ mỉ như việc dự trù kinh phí cụ thể cho từng hạng mục, đơn giá và số lượng rõ ràng, chuẩn bị đầy đủ nhân viên tổ chức sự kiện và thiết bị hỗ trợ. Điều này giúp tránh rủi ro khi tổ chức sự kiện trong nhà như thiếu kinh phí, vấn đề về địa điểm tổ chức hay không kiểm soát được số lượng khách mời.

Cách phòng tránh, xử lý rủi ro khi tổ chức sự kiện trong nhà

Giai đoạn trong sự kiện

Trong suốt sự kiện, việc phối hợp và kiểm soát các hoạt động là cực kỳ quan trọng để đảm bảo sự kiện diễn ra đúng như kế hoạch đã đề ra trước đó.

Bạn cần bố trí nhân sự giám sát để đảm bảo các tiết mục diễn ra trơn tru, phù hợp với tinh thần của sự kiện. Các bữa ăn cần được chuẩn bị kỹ lưỡng và nhanh chóng, tránh các vấn đề phổ biến như sự cố âm thanh, cháy nổ hay rủi ro từ khán giả. Trong trường hợp có rủi ro khi tổ chức sự kiện trong nhà xảy ra, cần có phương án can thiệp kịp thời và hiệu quả. Đơn vị tổ chức cần luôn sẵn sàng với các phương án dự phòng và quy trình xử lý rủi ro để đảm bảo sự kiện thành công.

Giai đoạn sau sự kiện

Sau khi sự kiện kết thúc, việc truyền thông về sự kiện giúp lan tỏa hình ảnh doanh nghiệp tới đông đảo người dân. Quan trọng hơn nữa, là thu thập ý kiến đánh giá từ khách hàng tham dự để cải tiến dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty. Đánh giá này cung cấp thông tin quan trọng để ban tổ chức rút ra kinh nghiệm và cải thiện cho những sự kiện sắp tới.

Như vậy, bài viết đã đã chia sẻ với bạn 10 rủi ro khi tổ chức sự kiện trong nhà và cách xử lý rủi ro một cách toàn diện, nhằm hạn chế các tổn thất có thể xảy ra. Hy vọng thông tin trên giúp bạn có những phương án hiệu quả để quản lý rủi ro và nâng cao tỷ lệ thành công của sự kiện.

Tham khảo một số kỹ năng liên quan quản lý:

• Kỹ năng quản lý
• Kỹ năng quản lý nhân sự
• Cách quản lý nhân viên tăng năng suất
• Quản lý hiệu suất

— HR Insider —

VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam