adsads
kỹ năng giao tiếp qua Email
Lượt Xem 2 K

Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp qua email

Kỹ năng giao tiếp qua email cũng như thư tín rất quan trọng, bởi hình thức này sẽ giúp bạn đạt được nhiều lợi ích như: truyền đạt thông tin đến đối tác nhanh chóng, hiệu quả và chuyên  nghiệp; hiệu quả công việc được tăng cao; tăng sự kết nối giữa bạn và người nhận.

Đặc biệt, giao tiếp qua email, thư từ còn là một cách thể hiện thương hiệu cá nhân của bạn. Thông qua cách viết email, người nhận sẽ phần nào đoán được tính cách, quan điểm, tư duy và cách nhìn nhận vấn đề của bạn.

 Kỹ năng giao tiếp qua email rất quan trọng

Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp qua email

Một số lỗi thường gặp khi giao tiếp qua email

Giao tiếp bằng email, thư tín là kỹ năng mà ai cũng biết nhưng không phải ai cũng vận dụng nó một cách đúng đắn và phù hợp. Trên thực tế, khi giao tiếp qua email, nhiều người đang mắc một số sai lầm như:

Quá lạm dụng email

Có nhiều người thay vì nhắn tin, gọi điện thì lại lạm dụng email quá mức khiến thông tin không có giá trị hoặc giá trị trao đổi thông tin cao. Vì thế, khi rèn luyện kỹ năng giao tiếp bằng thư tín, bạn nên chú ý đến trường hợp sử dụng hình thức email.

Lỗi trình bày email

Đây là lỗi rất phổ biến, nhiều người không biết trình bày bố cục trong email, cách viết hoa, cách in đậm, in nghiêng và lỗi chính tả.

Lỗi nội dung

Nội dung trình bày khó hiểu, dài dòng và không rõ thông tin. Lỗi này thường gặp là do sự cẩu thả hoặc lỗi diễn đạt của bạn. Điều này sẽ gây khó chịu với người nhận, đặc biệt là những người khó tính, họ sẽ đánh giá đến năng lực và sự chuyên nghiệp của bạn.

Email không có chủ đề

Đây là lỗi thường gặp ở những người mới tiếp xúc với kỹ năng giao tiếp qua email. Họ thường tập trung vào nội dung mà quên mất chủ đề của bức điện tín hoặc đặt tiêu đề không hợp với nội dung.

Không gửi tệp đính kèm

Nhiều người cẩu thả hay đơn giản chỉ là quên khi gửi email không gửi tệp đính kèm. Có thể bạn sẽ gửi email tiếp theo nhưng chắc chắn người nhận sẽ đánh giá không tốt đến sự chuyên nghiệp của bạn, đặc biệt là những đối tác, khách hàng khó tính.

Một số lỗi cần tránh khi soạn email giao tiếp

Một số lỗi thường gặp khi giao tiếp qua email

Xem thêm: Mẹo viết email ứng tuyển gây thiện cảm tốt với nhà tuyển dụng

Tips rèn luyện kỹ năng giao tiếp qua email chuyên nghiệp

Email, thư tín là phương thức giao tiếp quan trọng trong thời đại công nghệ số hiện nay, vì thế việc rèn luyện kỹ năng giao tiếp bằng thư tín, email là điều cần thiết.

Tiêu đề email

Khi giao tiếp bằng email, tiêu đề là phần bắt buộc phải có. Tiêu đề cần rõ ràng và thể hiện rõ nội dung của email. Bạn không nên gửi email mà không có tiêu đề vì sẽ bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp.

Những email không có tiêu đề thường được chuyển vào hộp thư rác hoặc người nhận không nắm bắt được thông tin để mở đọc. Lúc này, những thông tin quan trọng có thể sẽ bị bỏ sót, đặc biệt là trong công việc sẽ gây tổn thất không nhỏ đến công ty của bạn. Chính vì thế, viết tiêu đề là kỹ năng giao tiếp qua email cực kỳ quan trọng mà bạn không nên bỏ qua.

Nội dung ngắn gọn và đầy đủ

Một email đúng chuẩn gồm có 3 phần: Lời chào, nội dung chính, lời chúc và cảm ơn.

Phần lời chào, bạn cần xác định rõ người nhận để sử dụng “Dear” hoặc “Hi”, “Xin chào” cho phù hợp.

Phần nội dung chính cần trình bày ngắn gọn, rõ ràng. Các ý cần được tách dòng rõ ràng để người đọc có thể nắm được thông tin một cách nhanh nhất.

Lời cảm ơn cần ngắn gọn, gần gũi và thể hiện được sự tôn trọng đối với người nhận.  Ngoài ra, khi trình bày nội dung bạn cũng cần chú ý đến lỗi chính tả, dấu câu hay sử dụng quá nhiều icon để thể hiện sự chỉn chu, nghiêm túc và chuyên nghiệp với các thông tin mà bạn đang muốn truyền tải.

“Keep everyone in the loop”

“Keep everyone in the loop” là thuật ngữ trong lĩnh vực kinh doanh nói về việc bạn cần đảm bảo những người có liên quan nắm được các thông tin cần thiết mà bạn muốn truyền tải.

Trong email sẽ có tính năng CC để bạn làm chuyện này. Vì thế, khi gửi email, đặc biệt là các email liên quan đến công việc hay nhân sự trong công ty, bạn cần CC tất cả những người có trách nhiệm, liên quan đến thông tin mà bạn đang dự định gửi đi. Vì thế, “Keep everyone in the loop” chính là kỹ năng giao tiếp bằng thư tín bạn không thể quên trước khi nhấn nút “gửi”/”send”.

Trả lời xác nhận email

Khi bạn nhận được một email, sau khi đọc nội dung và bạn xác định có thể trả lời được thì hãy dành thời gian trả lời luôn.

Nếu các vấn đề phức tạp, cần thời gian để thực hiện thì bạn nên gửi lại email xác nhận đã nhận email, đang sắp xếp thời gian để hồi âm để người gửi có thể lên kế hoạch cho công việc tiếp theo. Kỹ năng giao tiếp qua email này còn thể hiện bạn là người giao tiếp tốt và có trách nhiệm với những thông tin đã nhận.

Nội dung mail ngắn gọn và đầy đủ

Trên đây là những tips rèn luyện kỹ năng giao tiếp qua email có thể giúp ích trong công việc và cuộc sống của bạn. Hy vọng những thông tin này mang đến bạn thông tin hữu ích cũng như giúp bạn tự tin hơn trong cách giao tiếp qua email chuyên nghiệp, hiệu quả.

Xem thêm: Management Trainee – nơi nuôi dưỡng tài năng lãnh đạo

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam

adsads
Bài Viết Liên Quan

Vì sao kỹ năng phân tích dữ liệu lại quan trọng trong mọi ngành nghề

"Dữ liệu là dầu mỏ của thế kỷ 21" - cụm từ này không còn xa lạ trong thế giới kinh doanh. Nhưng điều thú vị là ngay cả những ngành nghề tưởng chừng như không liên quan đến con số, từ nghệ thuật đến nhà hàng, từ y tế đến giáo dục, đều đang phải "bơi" trong đại dương dữ liệu. 

Con đường sự nghiệp năm 2025 sẽ mù tịt nếu không cải thiện những kỹ năng này

"85 triệu việc làm sẽ biến mất vào năm 2025" - con số này từ Diễn đàn Kinh tế Thế giới đang khiến nhiều người đứng ngồi không yên. Nhưng đây không phải là dấu chấm hết cho cơ hội nghề nghiệp của bạn. 

Khám phá về BOQ trong lĩnh vực xây dựng

BOQ là gì? Giải đáp về bảng khối lượng trong xây dựng

BOQ được xem là bộ hồ sơ quan trọng, giúp chủ đầu tư có cái nhìn tổng quan về tài chính, đảm bảo sự công bằng và minh bạch trong quá trình đấu thầu. Đồng thời, công cụ này còn cung cấp những thông tin cần thiết để bạn dự toán và quản lý tiến độ dự án hiệu quả. Nhằm giúp các bạn hiểu rõ hơn về BOQ là gì, nội dung bài viết dưới đây, VietnamWorks HR Insider sẽ tổng hợp tất tần tật thông tin liên quan đến bảng tính đặc biệt này, đừng bỏ lỡ nhé!

Khám phá tất tần tật về vị trí RSM

RSM là gì? Giải mã vai trò của giám đốc kinh doanh vùng

RSM là vị trí quản lý cấp cao trong một bộ phận kinh doanh, đóng vai trò quan trọng trong quá trình phát triển của doanh nghiệp. Vậy RSM là gì và làm cách nào để trở thành một giám đốc kinh doanh vùng thực thụ? Nội dung bài viết dưới đây, các bạn hãy cùng VietnamWorks HR Insider tìm hiểu thêm chi tiết nhé!

Khám phá thế giới của những tổng đài viên chuyên nghiệp

Tổng đài viên là gì? Tất tần tật về nghề hot nhất hiện nay

Các công ty, doanh nghiệp hiện nay rất chú trọng trong việc xây dựng kênh thông tin liên lạc với khách hàng. Đó cũng chính là lý do mà công việc tổng đài viên ngày càng trở nên phổ biến và đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Để hiểu rõ hơn về vị trí này, các bạn hãy cùng VietnamWorks HR Insider tham khảo ngay bài viết dưới đây nhé!

Bài Viết Liên Quan

Vì sao kỹ năng phân tích dữ liệu lại quan trọng trong mọi ngành nghề

"Dữ liệu là dầu mỏ của thế kỷ 21" - cụm từ này không còn xa lạ trong thế giới kinh doanh. Nhưng điều thú vị là ngay cả những ngành nghề tưởng chừng như không liên quan đến con số, từ nghệ thuật đến nhà hàng, từ y tế đến giáo dục, đều đang phải "bơi" trong đại dương dữ liệu. 

Con đường sự nghiệp năm 2025 sẽ mù tịt nếu không cải thiện những kỹ năng này

"85 triệu việc làm sẽ biến mất vào năm 2025" - con số này từ Diễn đàn Kinh tế Thế giới đang khiến nhiều người đứng ngồi không yên. Nhưng đây không phải là dấu chấm hết cho cơ hội nghề nghiệp của bạn. 

Khám phá về BOQ trong lĩnh vực xây dựng

BOQ là gì? Giải đáp về bảng khối lượng trong xây dựng

BOQ được xem là bộ hồ sơ quan trọng, giúp chủ đầu tư có cái nhìn tổng quan về tài chính, đảm bảo sự công bằng và minh bạch trong quá trình đấu thầu. Đồng thời, công cụ này còn cung cấp những thông tin cần thiết để bạn dự toán và quản lý tiến độ dự án hiệu quả. Nhằm giúp các bạn hiểu rõ hơn về BOQ là gì, nội dung bài viết dưới đây, VietnamWorks HR Insider sẽ tổng hợp tất tần tật thông tin liên quan đến bảng tính đặc biệt này, đừng bỏ lỡ nhé!

Khám phá tất tần tật về vị trí RSM

RSM là gì? Giải mã vai trò của giám đốc kinh doanh vùng

RSM là vị trí quản lý cấp cao trong một bộ phận kinh doanh, đóng vai trò quan trọng trong quá trình phát triển của doanh nghiệp. Vậy RSM là gì và làm cách nào để trở thành một giám đốc kinh doanh vùng thực thụ? Nội dung bài viết dưới đây, các bạn hãy cùng VietnamWorks HR Insider tìm hiểu thêm chi tiết nhé!

Khám phá thế giới của những tổng đài viên chuyên nghiệp

Tổng đài viên là gì? Tất tần tật về nghề hot nhất hiện nay

Các công ty, doanh nghiệp hiện nay rất chú trọng trong việc xây dựng kênh thông tin liên lạc với khách hàng. Đó cũng chính là lý do mà công việc tổng đài viên ngày càng trở nên phổ biến và đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Để hiểu rõ hơn về vị trí này, các bạn hãy cùng VietnamWorks HR Insider tham khảo ngay bài viết dưới đây nhé!

Nhận bài viết qua email cùng
HR Insider – VietnamWorks.email subscribers