Hướng dẫn chi tiết những bước quan trọng trong quy trình tuyển dụng nhân sự

Quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả không chỉ giúp công ty tìm kiếm được những ứng viên phù hợp và nhanh chóng mà còn đảm bảo đội ngũ nhân sự chất lượng. Sau đây, chúng tôi sẽ cùng bạn tìm hiểu chi tiết quy trình tuyển dụng nhân sự cho mọi doanh nghiệp. Theo dõi ngay bài viết này của HR Insider nhé!

Quy trình tuyển dụng nhân sự là gì? 

Quy trình tuyển dụng là một quá trình các hoạt động thu hút, đánh giá, sàng lọc các ứng viên phù hợp cho vị trí còn thiếu trong doanh nghiệp. Quy trình sẽ bao gồm nhiều bước trước, trong và sau tuyển dụng. Mục tiêu của quy trình tuyển dụng là tìm kiếm các ứng viên có kinh nghiệm, kỹ năng chuyên môn và sự phù hợp với văn hóa công ty, vị trí công việc. Nếu doanh nghiệp không có quy trình, tiêu chuẩn tuyển dụng phù hợp, việc này sẽ làm cho vị trí trống cần nhân sự sẽ bị trì hoãn và còn có thể ảnh hưởng tới tiến độ làm việc.

Tìm hiểu về quy trình tuyển dụng nhân sự

Vai trò quan trọng của quy trình tuyển dụng nhân sự

Quy trình tuyển dụng nhằm thu hút các ứng viên có năng lực nộp hồ sơ và lựa chọn được nhân sự phù hợp. Việc này vừa giúp xây dựng đội ngũ nhân viên chất lượng, không tốn quá nhiều thời gian, nguồn lực vừa có thể xây dựng được hình ảnh tuyển dụng chuyên nghiệp cho doanh nghiệp. Dưới đây là các vai trò quan trọng khi xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự đúng chuẩn:

• Tiết kiệm thời gian: Quy trình chuẩn chỉnh giúp nhà tuyển dụng tối ưu thời gian, giảm thiểu rủi ro chi phí mà vẫn tìm được các ứng viên đủ tiêu chuẩn, phù hợp với vị trí công việc. Khi nhà tuyển dụng không có quy trình khoa học sẽ dễ xảy ra các vấn đề như không có ứng viên nộp hồ sơ, không đến phỏng vấn, bài đăng tuyển dụng không có người quan tâm tương tác,…
• Gắn kết nhân viên: Ngoài việc đánh giá kinh nghiệm, kỹ năng của ứng viên thì trong tuyển dụng còn có tiêu chí đảm bảo rằng ứng viên phù hợp với giá trị, văn hóa của tổ chức. Điều này sẽ tạo cho nhân viên động lực làm việc và gắn kết hơn với công việc, doanh nghiệp. Khi họ có sự gắn kết rồi, từ đó góp phần tăng sự tin cậy, hỗ trợ lẫn nhau giữa nhân viên với tổ chức cũng như tăng tỷ lệ nhân viên lâu năm.
• Tăng hiệu suất công việc: Qua quá trình tuyển dụng, doanh nghiệp sẽ có thể xác định được năng lực, kỹ năng của ứng viên cho vị trí công việc. Nhà tuyển dụng sẽ đưa ra các câu hỏi phỏng vấn về kinh nghiệm, tính cách của ứng viên, các bài test kiểm tra, thực hành,… Thông qua việc này, doanh nghiệp sẽ tìm ra được nhân viên phù hợp và biết qua được hiệu suất làm việc của nhân viên trong tương lai.
• Chủ động hơn ở công tác tuyển dụng: Kế hoạch tuyển dụng được chuẩn bị kỹ càng, bài bản có thể giúp doanh nghiệp chủ động trong quá trình tuyển dụng và thống nhất nội bộ với cấp quản lý đến phòng nhân sự. Trong trường hợp cần thiết, doanh nghiệp có thể sẽ cần đưa ra những điều chỉnh phù hợp để cải thiện chất lượng ứng viên và phát triển đội ngũ nhân sự toàn diện.

Nắm bắt thông tin tuyển dụng mới nhất và tham gia ứng tuyển tại VietnamWorks! Top các nhà tuyển dụng cùng việc làm tiềm năng đa dạng: PNJ tuyển dụng, tuyển dụng Con Cưng, J&T tuyển dụng, TTI tuyển dụng và Adecco tuyển dụng.

Quy trình các bước trong tuyển dụng nhân sự

Quy trình tuyển dụng nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc lựa chọn được các ứng viên tiềm năng. Dưới đây là các bước chi tiết trong quy trình tuyển dụng trong doanh nghiệp:

Xác định nhu cầu tuyển dụng

Bước đầu tiên chính là bộ phận nhân sự xem xét vị trí, nhu cầu về nguồn nhân lực mà phòng ban nào đang cần tuyển dụng. Để đáp ứng chiến lược, mục tiêu của tổ chức thì người tuyển dụng cần phân tích các đặc trưng, có yêu cầu quan trọng về kỹ năng, kinh nghiệm của công việc đó như thế nào. Phân tích khối lượng công việc và nhu cầu của tổ chức để xác định số lượng cần tuyển. Đồng thời, bạn cần kỹ năng lập kế hoạch tuyển dụng để quá trình tuyển dụng đảm bảo hiệu quả, suôn sẻ hơn.

Tìm kiếm ứng viên

Tìm kiếm ứng viên này được đánh giá là quan trọng trong quy trình tuyển dụng nhân sự. Ở bước này đòi hỏi nhà tuyển dụng phải đầu tư làm sao để thu hút được các ứng viên phù hợp nộp hồ sơ. Theo đó, bộ phận nhân sự cần:

• Nghiên cứu và lựa chọn các nguồn tuyển dụng bên ngoài có phạm vi rộng để tiếp cận số lượng lớn ứng viên thông qua các kênh tuyển dụng, quảng cáo, mạng xã hội,…
• Chuẩn bị nội dung tuyển dụng với thông tin chi tiết, rõ ràng, hấp dẫn
• Trong trường hợp đang cần gấp nhân sự và muốn tiết kiệm thời gian, bạn có thể tìm thêm đối tác tuyển dụng bên ngoài để tìm kiếm ứng viên nhanh hơn.

Sàng lọc hồ sơ

Sau khi đã có các hồ sơ ứng viên nộp, tiếp theo bộ phận nhân sự sẽ thực hiện sàng lọc để đánh giá, lựa chọn các ứng viên phù hợp với yêu cầu, tiêu chí cơ bản của công việc. Nhà tuyển dụng sẽ sàng lọc cụ thể như sau:

• Xem xét, so sánh các hồ sơ ứng viên, thư xin việc, portfolio dựa trên các yêu cầu để loại những hồ sơ chưa đủ tiêu chuẩn.
• Đánh giá trình độ, kinh nghiệm và kỹ năng của ứng viên trước đó.
• Tạo hệ thống lưu trữ hồ sơ ứng viên thông qua các công cụ phần mềm để có thể sắp xếp dữ liệu và sàng lọc dễ dàng hơn.
• Tạo danh sách các ứng viên tiềm năng phù hợp với yêu cầu để bước vào vòng phỏng vấn.

Xem thêm: Portfolio là gì? Cách tạo Portfolio cuốn hút & ấn tượng 2024.

Phỏng vấn sơ bộ

Phỏng vấn sơ bộ thường được thực hiện qua điện thoại nhằm sàng lọc ứng viên. Để tạo sự bất ngờ và gây ấn tượng, nhà tuyển dụng thường gọi trước để kiểm tra khả năng giao tiếp, năng lực và kỹ năng phản biện của ứng viên. Cuộc phỏng vấn này thường diễn ra ngắn gọn, nhanh chóng nhưng đủ để đánh giá thêm về ứng viên.

Phỏng vấn trực tiếp 

Buổi phỏng vấn trực tiếp là cơ hội để ứng viên thể hiện năng lực, đồng thời doanh nghiệp có thể đánh giá mức độ phù hợp của họ. Trước khi phỏng vấn, bộ phận tuyển dụng cần thỏa thuận rõ về thời gian với ứng viên và chuẩn bị kỹ lưỡng để tránh lãng phí thời gian. Trong quá trình phỏng vấn, nhà tuyển dụng nên đặt câu hỏi rõ ràng, lắng nghe kỹ lưỡng câu trả lời của ứng viên và tạo ra môi trường thoải mái, thân thiện.

Tìm hiểu thêm về kỹ năng đặt câu hỏi và cách đặt câu hỏi phỏng vấn giúp nhà tuyển dụng đánh giá chính xác ứng viên.

9 bước đầy đủ trong quy trình tuyển dụng nhân sự

Kiểm tra thông tin

Nhà tuyển dụng sẽ thảo luận về các yêu cầu và ghi chú thêm những thông tin quan trọng trong hồ sơ ứng viên. Sau buổi phỏng vấn, bộ phận cần tuyển và phòng nhân sự sẽ cùng hợp tác để đảm bảo đáp ứng được mong muốn của ứng viên. Đồng thời, doanh nghiệp cũng phải xem xét và đánh giá lại mức độ tương thích của ứng viên với giá trị và văn hóa của công ty.

Đưa ra quyết định tuyển dụng 

Sau khi thảo luận và đưa ra quyết định cuối cùng, bộ phận nhân sự sẽ gửi thư mời tới ứng viên qua email hoặc thư tay. Đây là cách thông báo ứng viên đã trúng tuyển, đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Tiếp theo, nhà tuyển dụng sẽ liên hệ với ứng viên để xác nhận rằng họ đã nhận được lời mời và nhắc nhở họ phản hồi về việc có chấp nhận vị trí hay không.

Chào đón và hội nhập

Khi ứng viên đồng ý với lời mời nhận vị trí công việc, bộ phận nhân sự sẽ chuẩn bị kế hoạch chào đón nhân viên mới. Doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu cần thiết, hướng dẫn hay thiết bị làm việc để tạo môi trường làm việc thoải mái cho nhân viên mới. Bước chào đón và hội nhập này với mục đích giúp nhân viên mới nhanh chóng làm quen, hòa nhập với môi trường mới, nắm rõ các quy trình, chính sách.

Đánh giá sau tuyển dụng

Đánh giá sau tuyển dụng là bước cuối cùng cũng quan trọng không kém giúp đánh giá hiệu quả của quá trình tuyển dụng. Xem xét lại các yếu tố như khả năng thích nghi với môi trường làm việc, kỹ năng chuyên môn và sự phù hợp với văn hóa tổ chức. Điều này giúp đảm bảo rằng ứng viên có thể làm việc hiệu quả và hài hòa trong đội nhóm, góp phần vào sự phát triển của tổ chức. Ngoài ra, đánh giá sau tuyển dụng còn cung cấp phản hồi quan trọng từ các nhân viên và quản lý, từ đó cải thiện quy trình tuyển dụng và xây dựng một đội ngũ nhân sự mạnh mẽ.

Các yếu tố cần có trong quy trình tuyển dụng nhân sự

Để đảm bảo quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp sẽ có 2 yếu tố mà doanh nghiệp cần có, bao gồm:

• Yếu tố bên trong: Các yếu tố này bao gồm các vấn đề nội bộ của doanh nghiệp như tổ chức, văn hóa, quy mô, tầm nhìn sứ mệnh và quy trình tuyển dụng phù hợp. Ngoài ra, tổ chức cần xem xét đến yếu tố khác như cơ cấu, chi phí và chiến lược nhân sự dài hạn.
• Yếu tố bên ngoài: Yếu tố này là mức lương trung bình, đặc điểm yêu cầu của vị trí tuyển dụng trên thị trường, chính sách đãi ngộ của đối thủ, phúc lợi nhân viên khi đi làm,…

Quy trình của mỗi doanh nghiệp sẽ khác nhau tùy thuộc vào đánh giá các yếu tố trong mỗi ngành nghề, lĩnh vực. Không phải quy trình tuyển dụng nào cũng có thể áp dụng và cho kết quả hiệu quả như nhau. Chính vì vậy, nhà tuyển dụng cần lên kế hoạch cụ thể và phân tích thực tế để cải thiện sao cho phù hợp, mang lại kết quả tốt hơn.

2 yếu tố mà doanh nghiệp cần đảm bảo trong quy trình tuyển dụng

Ví dụ quy trình tuyển dụng nhân sự

FPT là một trong những tập đoàn công nghệ nổi tiếng hàng đầu tại Việt Nam. Với bề dày hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin và truyền thông, FPT là môi trường làm việc được nhiều bạn đam mê công nghệ mong ước được gia nhập. Sau đây chúng tôi sẽ lấy một ví dụ về quy trình tuyển dụng của FPT để bạn đọc có thể tham khảo:

• Bước 1 – Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ: FPT tiếp nhận đơn ứng tuyển của các ứng viên gửi qua email của nhà tuyển dụng hoặc qua website FPTJobs.com. Phòng tuyển dụng sẽ tiến hành sàng lọc hồ sơ để lựa chọn các ứng viên phù hợp với yêu cầu vị trí công việc.
• Bước 2 – Thi tuyển: Một số vị trí sẽ yêu cầu cần phải tham gia thi tuyển đầu vào trong một thời gian quy định. Ứng viên sẽ có thông báo gửi về email và tài khoản cá nhân trên FPTJobs ngay sau khi ứng tuyển. Ứng tuyển sẽ tham gia một số bài thi đầu vào để kiểm tra tư duy logic, tiếng Anh, GMAT (kiểm tra khả năng tính toán trong thời gian ngắn), các bài thi chuyên môn với vị trí ứng tuyển.
• Bước 3 – Sàng lọc CV: Bên tuyển dụng của FPT sẽ gửi SMS và email tới các ứng viên đã vượt qua vòng thi tuyển, trong vòng 15 ngày làm việc kể từ ngày nộp đơn.
• Bước 4 – Phỏng vấn: Phỏng vấn có thể được thực hiện trực tuyến hoặc trực tiếp, mang đến sự linh hoạt cho ứng viên. Trong buổi phỏng vấn, ứng viên sẽ được đánh giá về khả năng giao tiếp, giải quyết vấn đề và làm việc nhóm.
• Bước 5 – Thông báo kết quả: Kể từ ngày phỏng vấn, ứng viên sẽ nhận được kết quả trong 7 ngày làm việc. Các ứng viên sau khi được lựa chọn sẽ được thỏa thuận về hợp đồng lao động như mức lương, thời gian làm việc,..
• Bước 6 – Nhận việc: Sau khi đồng ý với các thỏa thuận và trúng tuyển, các ứng viên thực hiện hoàn thành hồ sơ giấy tờ, thông tin để trở thành nhân viên mới tại FPT.

Tìm việc nhanh từ các nhà tuyển dụng lớn và việc làm mới nhất – Cơ hội ứng tuyển tiềm năng tại VietnamWorks:

Một số lưu ý quan trọng giúp tăng hiệu quả trong quy trình tuyển dụng nhân sự.

Trong quá trình xây dựng quy trình tuyển dụng, doanh nghiệp cần chú ý một số điều dưới đây:

• Tránh đưa ra bản mô tả công việc mơ hồ: Mô tả công việc mơ hồ, các ứng viên dễ nhầm lẫn, không hiểu rõ ràng về những gì công việc yêu cầu. Chính vì vậy mà có thể dẫn đến sự bất đồng trong đánh giá ứng viên và không nhất quán trong lựa chọn ứng viên. Bên cạnh đó, cần phân biệt rõ giữa yêu cầu “ưu tiên có” và “phải có” để các ứng viên không nản trong học thêm các kỹ năng phụ.
• Tạo trải nghiệm tích cực: Đây là lưu ý quan trọng nhằm giúp nâng cao hiệu quả quy trình tuyển dụng. Thông qua thiết kế giao diện trang tuyển dụng trực tuyến thu hút và dễ dùng sẽ tạo được trải nghiệm tích cực. Bài đăng, trang tuyển dụng cần cung cấp thông tin chi tiết về vị trí công việc, sáng tạo và phản hồi nhanh chóng các thắc mắc của các ứng viên là điểm cộng. Thêm vào đó, hãy tạo ra buổi phỏng vấn thân thiện, giao tiếp chuyên nghiệp để tạo ra cảm giác thoải mái, tôn trọng với ứng viên.
• Sử dụng phần mềm tuyển dụng 4.0: Để có thể tìm kiếm rộng rãi các ứng viên tiềm năng, ứng dụng phần mềm tuyển dụng giúp doanh nghiệp tự động hóa các tác vụ thủ công nhanh gọn. Sử dụng công cụ này sẽ giúp mang lại trải nghiệm liền mạch cho ứng viên cũng như giúp tổng hợp đầy đủ dữ liệu và chính xác hơn.

Bài viết trên đây là tổng hợp tất cả các thông tin về định nghĩa, vai trò, các lưu ý và các bước để xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự. Hy vọng với những kiến thức bổ ích trên sẽ giúp bạn có thể tham khảo và áp dụng vào quy trình tuyển dụng cho doanh nghiệp của mình. Theo dõi thêm trang tin tức của HR Insider để xem thêm các bài viết liên quan khác nhé!

Xem thêm các bài viết thú vị cùng chủ đề sau:

• Ojt Là Gì?
• Deposit Là Gì?
• Yoy Là Gì?
• Trình Độ Văn Hoá?
• Moderator Là Gì?
• Trình Độ Chuyên Môn Là Gì?
• Staff Là Gì?
• Ot Là Gì?
• Reference Là Gì?
• Lương Kế Toán là gì?

— HR Insider —

VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam