Các bước xây dựng quy trình tổ chức cuộc họp chuyên nghiệp dành cho doanh nghiệp

Trong môi trường doanh nghiệp, tổ chức cuộc họp là hoạt động không thể thiếu để đảm bảo thông tin được truyền đạt rõ ràng và kịp thời. Một quy trình tổ chức cuộc họp chuyên nghiệp không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tăng cường hiệu quả và chất lượng công việc. Bài viết này, HRI sẽ giới thiệu đến bạn các bước xây dựng quy trình tổ chức cuộc họp chuyên nghiệp dành cho doanh nghiệp, giúp bạn tổ chức các cuộc họp một cách bài bản và hiệu quả.

Xây dựng quy trình tổ chức cuộc họp

Bước 1: Xác định mục tiêu

Điều đầu tiên cần làm trong việc tổ chức cuộc họp là xác định rõ ràng mục tiêu của cuộc họp. Hãy tự hỏi: Mục đích của cuộc họp là gì? Trao đổi thông tin? Ra quyết định? Giải quyết vấn đề? Hay xây dựng tinh thần đồng đội? Xác định mục tiêu cụ thể giúp bạn tập trung nội dung, chuẩn bị tài liệu phù hợp và điều hướng cuộc họp hiệu quả.

Bước 2: Lên kế hoạch

Sau khi đã xác định được mục tiêu, bước tiếp theo là lên kế hoạch chi tiết cho cuộc họp. Điều này bao gồm chọn ngày, giờ, địa điểm và thời gian cuộc họp diễn ra. Đảm bảo rằng thời gian và địa điểm thuận tiện cho tất cả các thành viên tham gia.

Bước 3: Chuẩn bị nội dung cuộc họp

Trước khi cuộc họp diễn ra, cần chuẩn bị các nội dung cần thiết như lịch trình, tài liệu, báo cáo và các thông tin liên quan khác. Hãy gửi những tài liệu này cho các thành viên trước cuộc họp để họ có thể chuẩn bị và nắm bắt được thông tin.

Chuẩn bị nội dung cuộc họp

Bước 4: Xây dựng khung chương trình

Khi đã có những ý chính cần thiết, bước tiếp theo là xây dựng khung chương trình cho cuộc họp, còn được gọi là Agenda – lịch trình chi tiết cho các hạng mục công việc. Việc chuẩn bị càng chi tiết sẽ giúp cuộc họp diễn ra suôn sẻ hơn. Hãy cố gắng dự đoán các tình huống có thể phát sinh và thêm chúng vào danh sách các vấn đề cần giải quyết.Bạn cần đảm bảo các yếu tố cơ bản sau:

• Xác định thứ tự các vấn đề sẽ được giải quyết: Thiết lập một trình tự rõ ràng cho các chủ đề sẽ thảo luận trong cuộc họp.
• Xác định nhân sự và phòng ban tham gia: Quy định rõ ràng ai sẽ tham gia giải quyết từng vấn đề và trình tự phát biểu.
• Xác định cách thức trình bày: Định rõ cách thức trình bày trong buổi họp, bao gồm việc sử dụng các công cụ hỗ trợ như slide, bảng biểu,…
• Để cẩn thận hơn, hãy xây dựng các tình huống có thể phát sinh dưới dạng sơ đồ nhánh (mindmap) và hoàn thiện đầy đủ các thông tin trên.

Bước 5: Gửi lời mời và xác nhận sự tham gia

Kỹ năng tổ chức cuộc họp được đánh giá cao qua cách bạn gửi lời mời đến người tham dự và khách mời. Nghệ thuật gửi lời mời nằm ở chỗ giúp người nhận nắm bắt sơ lược nội dung cuộc họp và có tinh thần tốt nhất trước khi tham gia.

Có nhiều phương thức để gửi lời mời tham dự cuộc họp như gặp trực tiếp, gọi điện, nhắn tin, thư truyền thống, email, nhóm trò chuyện,… hoặc kết hợp các phương tiện truyền thông với nhau. Dù sử dụng phương thức nào bạn cũng nên đảm bảo người tham dự nhận được lời mời ít nhất 24 giờ trước khi cuộc họp diễn ra, ngoại trừ các cuộc họp khẩn cấp (thường có quy mô nhỏ). Với các cuộc họp lớn hơn, thời gian gửi lời mời cũng nên được tăng thêm tương ứng.

Ngoài ra, đoạn kết của lời mời cần đi kèm yêu cầu các thành viên xác nhận rằng họ sẽ tham gia và đảm bảo tất cả các bên liên quan đã nhận được thông tin đầy đủ.

Bước 6: Chuẩn bị trang thiết bị

Trước khi tổ chức cuộc họp, hãy kiểm tra và đảm bảo tất cả các thiết bị cần thiết để thực hiện cuộc họp đều hoạt động tốt. Điều này bao gồm kiểm tra kết nối mạng, âm thanh, hình ảnh và bất kỳ phần mềm nào được sử dụng để hỗ trợ cuộc họp trực tuyến.

Bước 7: Kiểm soát thời gian cuộc họp

Trong suốt cuộc họp, cần quản lý thời gian một cách hiệu quả. Điều này bao gồm tuân thủ lịch trình đã định sẵn và giám sát thời gian dành cho mỗi chủ đề. Nếu một chủ đề đòi hỏi thêm thời gian, hãy thảo luận với các thành viên và điều chỉnh lịch trình để đảm bảo cuộc họp diễn ra thành công.

Bước 8: Ghi chép và theo dõi

Một trong những nhiệm vụ quan trọng thường bị bỏ qua là ghi chép lại diễn biến cuộc họp. Công việc này thường được giao cho thư ký buổi họp. Sau đó, mọi người có thể theo dõi lại các vấn đề đã được giải quyết, các nhiệm vụ đã được giao cho ai và bộ phận nào, cũng như rút kinh nghiệm cho những cuộc họp lần sau.

Để đảm bảo tính công bằng và minh bạch, người tổ chức cuộc họp nên nhắc nhở tất cả người tham gia tự ghi chép lại diễn biến cuộc họp cho riêng mình. Điều này giúp đối chiếu và so sánh thông tin khi cần thiết, tránh sai sót và nhầm lẫn dẫn đến tranh cãi sau cuộc họp.

Bước 9: Đánh giá kết quả

Khi cuộc họp kết thúc, người tổ chức cần dành thời gian đánh giá hiệu quả của cuộc họp, cụ thể như sau:

• Đánh giá hiệu suất cuộc họp: Xem xét mức độ hiệu quả của cuộc họp để đưa ra các cải tiến cho lần sau.
• Lấy nhận xét và góp ý từ thành viên tham dự: Thu thập ý kiến phản hồi từ các thành viên để cải thiện chất lượng cuộc họp.
• Gửi biên bản cuộc họp: Chia sẻ biên bản cuộc họp với những người tham gia để họ nắm rõ các thông tin đã được thống nhất.
• Tổng hợp các hạng mục công việc: Ghi lại các công việc đã được bàn giao trong cuộc họp, bao gồm nhiệm vụ cụ thể, người chịu trách nhiệm và thời hạn hoàn thành.

Bước 10: Điều chỉnh và cải thiện

Cuộc họp là một quy trình liên tục và có thể được điều chỉnh, cải thiện dựa trên kinh nghiệm cũng như phản hồi của những người tham gia. Hãy cải thiện cách tổ chức cuộc họp thông qua việc học hỏi từ những cuộc họp trước đó và áp dụng những điểm mạnh, điểm cần cải thiện vào các cuộc họp tiếp theo.

Điều chỉnh và cải thiện cách tổ chức cuộc họp

Khám phá thêm những bài viết đặc sắc khác cùng VietnamWorks như: “kỹ năng tổ chức”, “nghệ thuật tổ chức sự kiện”, và một số mẹo vặt cuộc sống mà bạn có thể chưa biết. Bên cạnh đó, đừng bỏ lỡ những chủ đề hấp dẫn về kỹ năng giao tiếp và những tình huống giao tiếp với khách hàng.

Những điều cần lưu ý để tổ chức cuộc họp thành công

Khi tổ chức cuộc họp, bạn cần lưu ý các vấn đề sau để đảm bảo cuộc họp diễn ra hiệu quả:

• Chuẩn bị kỹ lưỡng: Đảm bảo bạn đã chuẩn bị đầy đủ nội dung, tài liệu và các thiết bị cần thiết trước khi cuộc họp bắt đầu. Việc kiểm tra lại mọi thứ trước cuộc họp giúp đảm bảo mọi thứ sẵn sàng.
• Kiểm soát thời gian: Quản lý thời gian một cách chặt chẽ là rất quan trọng. Đảm bảo mỗi chủ đề có đủ thời gian để thảo luận mà không ảnh hưởng đến các phần khác. Tránh để cuộc họp kéo dài quá lâu hoặc kết thúc quá sớm.
• Giới hạn số lượng người tham gia: Xác định số lượng người tham gia phù hợp với mục tiêu và phạm vi của cuộc họp. Tránh mời quá nhiều người, vì điều này có thể gây mất tập trung và làm chậm tiến trình cuộc họp.
• Khuyến khích lắng nghe và thảo luận: Người chủ trì nên khuyến khích mọi người tham gia đóng góp ý kiến. Lắng nghe kỹ và đảm bảo rằng mọi người đều có cơ hội thảo luận, đưa ra ý kiến và đặt câu hỏi.
• Linh hoạt điều chỉnh lịch trình: Trong quá trình họp, một số chủ đề có thể cần thời gian thảo luận dài hơn dự kiến hoặc ngắn hơn. Người chủ trì cần linh hoạt điều chỉnh lịch trình để đảm bảo mọi chủ đề quan trọng được xử lý tốt nhất trong thời gian giới hạn.
• Giữ sự tập trung: Đảm bảo tất cả mọi người tham gia đều tập trung và không bị xao nhãng. Tránh các yếu tố gây phân tâm như điện thoại di động, máy tính hoặc các cuộc trò chuyện không liên quan. Tạo ra một môi trường yên tĩnh để mọi người có thể tập trung vào nội dung cuộc họp.

Những điều cần lưu ý để tổ chức cuộc họp thành công

Việc xây dựng một quy trình tổ chức cuộc họp chuyên nghiệp là điều cần thiết để nâng cao hiệu quả làm việc trong doanh nghiệp. Bằng cách tuân thủ các bước và quy tắc trên, bạn sẽ có thể tổ chức các cuộc họp một cách hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra. Hãy nhớ rằng, một cuộc họp thành công không chỉ dựa vào nội dung mà còn phụ thuộc vào cách tổ chức và điều hành.

Xem thêm: Kỹ năng lắng nghe – Những nguyên tắc bạn nên biết trong giao tiếp

— HR Insider —

VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam