Quản trị viên là gì? Điều kiện trở thành quản trị viên tài ba

Với tình hình bùng nổ thông tin trên mạng xã hội, không dễ dàng để khách hàng tìm kiếm một thông tin hoặc trang web uy tín để lựa chọn sản phẩm. Vì vậy, các công ty đang ráo riết tìm kiếm các quản trị viên tài ba để có thể tiếp cận đến khách hàng một cách uy tín và hiệu quả. Vậy quản trị viên là gì? Những yếu tố cần có để trở thành một quản trị viên tài ba ra sao? Hãy cùng tham khảo bài viết dưới đây để chuẩn bị kỹ lưỡng cho hành trình trở thành một quản trị viên chuyên nghiệp của bạn nhé!

Quản trị viên là gì

Quản trị viên là gì?

Quản trị viên (Administrator) là từ dùng để chỉ đến một vị trí trong một công ty hoặc tổ chức. Họ là người chịu trách nhiệm quản lý và điều hành, đảm bảo cho một tổ chức hoạt động hiệu quả. Quản trị viên có thể làm việc trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Nhiệm vụ cụ thể của họ sẽ khác nhau, phụ thuộc vào loại công ty, tổ chức nơi họ làm việc.

Quản trị viên chịu trách nhiệm quản lý và điều hành, đảm bảo cho một tổ chức hoạt động hiệu quả

Là một quản trị viên, họ sẽ phải thực hiện các nhiệm vụ như lập kế hoạch để xác định mục tiêu. Sắp xếp điều phối các nguồn lực để thực hiện kế hoạch. Ngoài ra, họ còn phải có tố chất lãnh đạo để làm việc hiệu quả với nhân viên. Họ phải là những người kiểm soát được hiệu suất của kế hoạch để có thể giám sát và đánh giá tiến độ công việc.

Công việc của một quản trị viên là gì?

Như đã nói ở trên, công việc của một quản trị viên sẽ thay đổi đa dạng phụ thuộc vào lĩnh vực mà họ làm việc. Tuy nhiên, nhìn chung một quản trị viên sẽ duy trì các hoạt động hàng ngày trong một công ty. Cụ thể:

• Lập kế hoạch và theo dõi các dự án, chiến lược đang diễn ra và tạo ra các chỉ số hiệu suất có thể đo lường được
• Đánh giá chi phí và yêu cầu nhân sự cho các dự án của công ty
• Tạo và cập nhật cơ sở dữ liệu khách hàng
• Đảm bảo môi trường làm việc tuân thủ các chính sách và quy định của công ty
• Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng của công ty

Các vị trí quản trị viên phổ biến

Admin văn phòng

Admin văn phòng hay còn gọi là quản trị viên văn phòng. Đây là những người chịu trách nhiệm quản lý các công việc hàng ngày trong văn phòng, bao gồm:

• Quản lý tài liệu và hồ sơ
• Hỗ trợ hành chính
• Quản lý văn phòng phẩm và trang thiết bị trong văn phòng
• Hỗ trợ nhân sự
• Quản lý tài chính văn phòng
• Tổ chức và điều phối sự kiện

Nói chung, admin văn phòng sẽ chủ yếu thực hiện các công việc liên quan đến văn bản, giấy tờ, soạn hợp đồng, quản lý văn phòng phẩm, vật dụng của công ty và những công việc phát sinh.

Vị trí quản trị viên phổ biến

Sale admin

Sale admin là viết tắt của Sales Administrator (SA) hay còn gọi là quản trị viên bán hàng. Họ là trợ lý, thư ký kinh doanh và chịu trách nhiệm hỗ trợ các công việc bán hàng. SA sẽ phối hợp với nhân viên bán hàng và các bộ phận trong công ty để thúc đẩy doanh số, gia tăng doanh thu. Họ cũng sẽ phụ trách việc các công việc như:

• Quản lý đơn hàng
• Quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng
• Hỗ trợ đội ngũ bán hàng
• Xử lý hợp đồng và báo giá
• Quản lý tồn kho
• Phân tích dữ liệu bán hàng
• Tiếp nhận và xử lý các vấn đề khiếu nại, yêu cầu của khách hàng

Admin website

Admin website (quản trị viên website) là một hay nhiều người nắm giữ quyền hạn cao nhất trong việc quản trị website. Họ có vai trò quản lý và duy trì hoạt động của một trang web để đảm bảo nó hoạt động hiệu quả. Vì vậy, có thể nói họ sẽ nắm quyền kiểm soát, điều phối tất cả hoạt động của website. Từ việc quản lý nội dung, quản lý người dùng và dữ liệu. Họ còn phải hỗ trợ các phần kỹ thuật và đặc biệt lưu ý đến việc tuân thủ quy định pháp luật. Họ phải luôn cập nhật các chính sách bảo mật và điều khoản sử dụng khi cần thiết.

Admin Facebook

Là người chịu trách nhiệm quản lý và điều hành mộ trang Facebook. Họ có tất cả quyền hạn trên fanpage, groups trên Facebook của công ty. Họ sẽ tương tác với cộng đồng và khách hàng của công ty để xây dựng, duy trì và phát triển độ nổi tiếng của thương hiệu. Điều quan trọng họ phải biết tạo và quản lý các chiến dịch quảng cáo trên Facebook để tối ưu hóa các chiến dịch và đạt được kết quả tốt nhất cho công ty.

Admin diễn đàn

Là người chịu trách nhiệm quản lý và duy trì hoạt động của một diễn đàn trực tuyến. Admin diễn đàn là người có quyền hạn lớn nhất trong việc quản lý các diễn đàn, blog. Họ có quyền phân quyền cho những thành viên khác trong cùng đội ngũ quản trị như mod, smod, admin,… Công việc thường ngày của một admin diễn đàn là quản lý thành viên cũng như giám sát các hoạt động (chọn lọc, đăng, đánh dấu spam, xóa bỏ bài viết hay thậm chí là block tài khoản người đăng nếu vi phạm quy chế của diễn đàn). Ngoài ra họ cũng phải hỗ trợ người dùng và thúc đẩy hoạt động, tương tác.

Tìm việc nhanh từ các nhà tuyển dụng lớn và việc làm mới nhất – Cơ hội ứng tuyển tiềm năng tại VietnamWorks:

Trở thành quản trị viên cần những gì?

Chứng chỉ Microsoft Office (MOS)

Chứng chỉ MOS là chứng chỉ quốc tế do Microsoft cấp, nó thể hiện kiến thức nâng cao về các ứng dụng Microsoft Office, chẳng hạn như Microsoft Word, Excel và PowerPoint. Có hai cấp độ chứng chỉ MOS – Cao đẳng và Chuyên gia. Thông thường, hầu hết các ngành nghề, bạn chỉ cần đạt được chứng chỉ Cao đẳng là đã đạt chỉ tiêu. Nhưng nếu bạn đầu tư hơn, bạn có thể thi lên chứng chỉ Chuyên gia để khẳng định khả năng tin học của mình.

Trở thành quản trị viên cần những gì

Chuyên gia hành chính được chứng nhận (CAP)

Đây là một chứng chỉ quốc tế dược cấp bởi Hiệp hội Chuyên gia Hành chính Quốc tế (International Association of Administrative Professionals IAAP), CAP cho thấy rằng bạn có thể thực hiện các chức năng quản trị khác nhau thường do quản trị viên hoàn thành. Chứng chỉ này thể hiện bạn có kỹ năng chuyên môn tốt cũng như thể hiện được sự uy tín trong đạo đức nghề nghiệp của mình.

Để có được chứng chỉ CAP, bạn phải vượt qua bài kiểm tra, bao gồm: khả năng giao tiếp, lưu trữ hồ sơ, tài liệu và văn bản kinh doanh, công nghệ và thông tin, quản lý sự kiện và dự án và các chức năng kinh doanh. Chứng chỉ CAP chỉ được cấp tại trung tâm được IAAP phê duyệt.

Kiến thức chuyên ngành

Như đã nói nhiều lần ở trên, một quản trị viên có thể làm việc trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Vì vậy, điều tất yếu là họ phải có kiến thức sâu rộng về ngành mà công ty đang hoạt động. Ngoài ra họ cũng phải có các kỹ năng mềm như lãnh đạo, kỹ năng giao tiếp và giải quyết xung đột,…Họ cũng nên hiểu các chính sách và quy định của ngành.

Trình độ ngoại ngữ, kỹ năng sử dụng phần mềm

Không riêng gì công việc này, hầu hết các công việc đều yêu cầu trình độ ngoại ngữ như khả năng giao tiếp và viết tiếng Anh hoặc các ngôn ngữ khác một cách lưu loát và chính xác. Ngoại ngữ là một lợi thế lớn trong công việc.

Ngoài việc thành thạo các kỹ năng tin học văn phòng như đề cập ở trên, quản trị viên cần có kỹ năng sử dụng các phần mềm quản lý dự án, các công cụ CRM (Customer Relationship Management), hệ thống quản lý tài liệu (Document Management System) và các công nghệ thông tin khác phổ biến trong lĩnh vực quản trị và văn phòng.

Kỹ năng giao tiếp, đàm phán

Một quản trị viên phải kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp để hiểu ý kiến và quan điểm của người khác. Việc sử dụng ngôn từ rõ ràng sẽ giúp cho việc truyền đạt các ý tưởng đến với khách hàng rành mạch và hiệu quả hơn. Khi xảy ra các tình huống khó khăn, họ phải khéo léo biết kỹ năng giao tiếp và cách đàm pháp để tìm kiếm giải pháp cho các bên để giữ vững mục tiêu mà công ty đã đề ra ban đầu.

Kỹ năng làm việc theo nhóm

Điều này là cần thiết để có thể phân công và điều phối công việc một cách hiệu quả. kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả bao gồm các kỹ năng như lãnh đạo, lắng nghe và cảm thông, biết chia sẻ ý tưởng và thông tin. Ngoài ra, người làm quản trị viên phải biết cách hợp tác và thúc đẩy sự phát triển cá nhân để có thể xây dựng các chiến lược một cách công bằng và hài hòa.

Kỹ năng sắp xếp công việc, quản lý thời gian hiệu quả

Một quản trị viên gắn liền với công việc lập kế hoạch nên kỹ năng quản lý thời gian sắp xếp công việc rất quan trọng. Điều này sẽ ảnh hưởng đến tiến độ và hiệu quả của một dự án được đưa ra. Phân chia công việc và thời gian hợp lý sẽ dễ dàng ứng phó với sự thay đổi trong công việc. Ngoài ra, nó còn giúp tối ưu hóa các quy trình làm việc và thu được hiệu suất làm việc cao.

Nắm bắt thông tin tuyển dụng mới nhất và tham gia ứng tuyển tại VietnamWorks! Top các nhà tuyển dụng cùng việc làm tiềm năng đa dạng: Mirae Asset tuyển dụng, Giao Hàng Tiết Kiệm tuyển dụng, Cathay Life tuyển dụng, và Phương Trang tuyển dụng.

Triển vọng việc làm quản trị viên

Với sự phát triển nhanh chóng của của công nghệ và mạng xã hội, các nền tảng trực tuyến trở thành xu hướng đối với các bộ phận giới trẻ cũng như người lớn. Vì vậy, vị trí quản trị viên trở nên quan trọng hơn bao giờ hết – vì họ là người đóng góp quan trọng vào chiến lược marketing cho một doanh nghiệp.

Triển vọng việc làm quản trị viên

Hiện nay, các tổ chức và công ty đang tăng cường tìm kiếm cũng như tuyển dụng các quản trị viên có kỹ năng quản lý cũng như sử dụng các trang mạng xã hội một cách hiệu quả. Vị trí này đòi hỏi kỹ thuật cũng như sự sáng tạo trong nội dung để thu hút được khách hàng về phía công ty.

Bên cạnh việc tìm kiếm các thông tin tuyển dụng trên các trang web tìm việc, bạn có thể thấy rất nhiều thông tin đăng tuyển vị trí admin trên các website, diễn đàn, group FB, trang mạng xã hội,… Tuy nhiên, hãy chọn lọc một cách hiệu quả để tìm được vị trí quản trị viên phù hợp với khả năng và sở thích của bạn.

Bài viết trên đã giải thích cụ thể về khái niệm quản trị viên là gì cũng như vai trò và các yếu tố mà một quản trị viên cần có. Chúng tôi mong rằng bạn có thể tìm kiếm được câu trả lời cho riêng mình, cũng như tìm được lĩnh vực phù hợp để mình theo đuổi trong vai trò là một quản trị viên. Bài viết đã cung cấp các yêu cầu cần có cũng như các điểm mạnh sẽ giúp bạn có một vị trí vững chắc trong ngành này. Chúc bạn thành công trên con đường trở thành một quản trị viên chuyên nghiệp.

Xem thêm vị trí quản trị viên tập sự và tiềm năng trở thành nhà quản lý.

>> Mời bạn đón đọc thêm các bài viết hay sau:

• Xenophobic là gì? Hiểu bản chất và nguồn gốc của sự bài ngoại
• Giải mã: Bitmap là gì và hoạt động như thế nào?
• Hostess là ai? Vai trò và nhiệm vụ của người làm Hostess
• Khám phá khái niệm bucket list là gì?
• Hàm Random trong excel: cú pháp và cách sử dụng
• Sở đoản là gì? Bí quyết nhận diện và khắc phục điểm yếu
• Những việc làm bảo vệ môi trường: Hành động để xây dựng tương lai bền vững

— HR Insider —

VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam