Có bao giờ bạn cảm thấy thời gian của mình trôi qua quá nhanh, khiến cho bản thân không thể hoàn thành kịp các mục tiêu đã đề ra trong ngày chưa? Hay đã có bao giờ bạn cảm thấy rằng mỗi người đều có thời gian 24 giờ giống nhau, tại sao người khác lại năng suất và làm được nhiều việc hơn bạn?
Câu trả lời cho những thắc mắc trên có thể nằm ở cách mà bạn quản trị thời gian của mình. Vậy nên hôm nay, bạn hãy cùng VietnamWorks theo chân anh Châu Lê – COO của Đậu Má Mix kiêm Founder của Cộng đồng “Mar cũ chào Mar mới” để học ngay bí quyết quản trị thời gian hiệu quả nhé!
Với 24h, phân chia thời gian như thế nào cho năng suất nhất?
Nếu không có sự phân chia thời gian hợp lý và lên kế hoạch rõ ràng cho từng đầu việc, thì bạn rất dễ bị sa đà vào một việc nhất định gây ảnh hưởng đến các mục tiêu khác. Do vừa làm việc full-time lại vừa tham gia nhiều dự án lớn nhỏ khác nhau, anh Châu Lê đã chuẩn bị cho mình một bảng phân phối thời gian chi tiết, rõ ràng để luôn đảm bảo hiệu quả công việc lẫn cân bằng cho cuộc sống. Theo chia sẻ từ anh Châu thì:
25%: Công việc full-time mình dành khoảng 6 giờ/ngày để làm việc và meeting là chủ yếu, vì không bị ràng buộc về thời gian nên mình sẽ tương đối thoải mái.
16.7%: Mỗi ngày mình dành khoảng 3 giờ để làm việc part-time cho dự án cá nhân, và 1 giờ cho những công việc xây dựng thương hiệu cá nhân, nghĩa là mình còn khoảng 14 giờ.
4.2%: Thêm 1 giờ mỗi ngày cho việc viết content và ngẫm nghĩ lại hôm nay đã làm gì, review lại cả ngày và thư giãn sương sương thì còn 13 giờ/ngày.
4.2%: Dạo gần đây mình có học thêm tiếng Anh kinh doanh, đồng thời cũng tham gia thêm một dự án Mentoring, nên cứ tính trung bình mỗi ngày “tiêu thụ” 1 giờ.
29.2%: Trừ thời gian ngủ khoảng 7 giờ ra, mình còn 5 giờ.
8.3%: Mỗi ngày 2 giờ dành cho networking và socializing vì mình thấy việc này quan trọng.
8.3%: Thời gian ăn uống, di chuyển và những khoảng nghỉ ngắn đâu đó cũng tầm 2 giờ/ngày.
4.3%: Còn 1 giờ cuối cùng, mình đã cố gắng sắp xếp để có thể làm thêm Tiktok, dành thời gian cho tập thể dục và ăn uống điều độ (phần này mình chưa làm được).
Cách quản lý thời gian và công việc hiệu quả
Qua bản kế hoạch thời gian trên, với 80% là lịch cố định và 20% còn lại là lịch đơn lẻ và phát sinh, anh Châu Lê sẽ sắp xếp công việc thế nào? Anh chia sẻ rằng thông thường thì sẽ sắp xếp lịch trình lên Google Calendar và đặt lịch làm việc lên màn hình laptop, ngoài ra còn có thêm một số cách quản lý thời gian khác như sau:
Cài alarm (báo thức) cho công việc. Anh Châu thường đặt báo thức cho những công việc tối quan trọng và sắp xếp theo mức độ ưu tiên cao xuống thấp.
Ghi âm để tự take note lại những chi tiết quan trọng. “Thỉnh thoảng mình sẽ ghi âm những idea bất chợt trong công việc/content hoặc những thông tin hữu ích học được rồi tối về nghe lại một lượt”.
Thử thách làm việc multitask. “Một ví dụ mình thỉnh thoảng làm là vừa làm việc (không quá quan trọng) vừa nghe Podcast để tập tiếp nhận thông tin 2 phía nhưng không quá áp lực”.
Làm việc tập trung. “Nghe hơi ngược với câu trên, nhưng song song với làm việc đa nhiệm thì mình vẫn ưu tiên dành 60 – 70% thời gian để tập trung làm việc đơn nhiệm (quan trọng) tại cùng một thời điểm để đảm bảo hiệu suất công việc”.
Ủy thác công việc. Anh Châu cũng thường ủy thác những việc nhỏ, quá chi tiết hoặc khó nhớ cho ứng dụng và bạn Personal Assistant của anh, để não không bị overload thông tin.
Viết ra giấy. Cách này tuy đơn giản nhưng giúp chúng ta ghi nhớ lâu hơn, ngoài ra đối với những công việc có sự kết nối và nhiều tầng thì bạn nên vẽ mindmap (sơ đồ tư duy) để tự hệ thống hóa lại.
Nghỉ ngắn. Cách cuối cùng là có những khoảng nghỉ ngắn, tạm gọi là giải lao giữa giờ để tái tạo năng lượng và thư giãn. Ví dụ ngồi yên nhắm mắt thả lỏng, nghe một vài bài nhạc không lời chill chill, mở tools âm thanh quán cafe nhộn nhịp hoặc tiếng mưa rơi trên mái nhà có mix chút gió thổi, v.v.
Từ những chia sẻ trên, có thể thấy rằng bạn vẫn có thể làm được nhiều việc trong ngày và cân bằng giữa cuộc sống cá nhân với công việc tốt. Tất cả điều này phụ thuộc vào cách mà bạn quản trị thời gian có hiệu quả hay không, cũng như mức độ tuân thủ của bạn đối với kế hoạch đã đề ra.
VietnamWorks hy vọng rằng với bản kế hoạch chi tiết trên và những bí quyết về quản trị thời gian đến từ anh Châu Lê, các bạn có thể xây dựng cho mình một lịch trình hằng ngày thật hiệu quả và tăng năng suất của công việc lẫn chất lượng cuộc sống!
Xem thêm: “Underqualified” – Không đủ tiêu chuẩn – Làm sao để pass phỏng vấn?
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Nhận bài viết qua email cùng
HR Insider – VietnamWorks.