Quản trị là gì? Vai trò và chức năng của quản trị

Khái niệm về Quản trị

Quản trị là gì?

Quản trị là một thuật ngữ rộng rãi được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau như Quản trị kinh doanh, Quản trị nhân sự và Quản trị công nghệ thông tin.

Tuy nhiên, Quản trị tổng hợp những định nghĩa cốt lõi sau đây, đều đáng để bạn tham khảo:

• Theo Harold Koontz và Cyril O’Donnell, hai nhà nghiên cứu hàng đầu về Quản trị học, “Quản trị là việc thiết lập và duy trì môi trường để các cá nhân trong từng nhóm làm việc có thể hoạt động hữu hiệu và hướng tới mục tiêu chung.”
• Theo Robert Albanese, một giảng viên chuyên về Quản trị tại Đại học Wisconsin-Milwaukee, “Quản trị là một quá trình kỹ thuật và xã hội nhằm tận dụng nguồn lực, tác động đến hoạt động của con người và tạo điều kiện thay đổi để đạt được mục tiêu của tổ chức.”
• Theo James Stoner và Stephen Robbins, tác giả của cuốn sách Quản trị phổ biến nhất trên thế giới, “Quản trị là tiến trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát hoạt động của các thành viên trong tổ chức, sử dụng tất cả tài nguyên của tổ chức để đạt được mục tiêu.”

Từ những định nghĩa trên, ta thấy Quản trị là một hoạt động phức tạp, đa dạng và độc đáo. Quản trị không chỉ liên quan đến việc sử dụng tài chính, tài sản vật chất và công nghệ, mà còn liên quan đến tác động tới con người, tạo thay đổi và đạt được mục tiêu.

Quản trị là gì?

Nhà Quản trị là gì?

Nhà Quản trị là người chịu trách nhiệm điều hành, tổ chức, phân công và kiểm soát hoạt động của tổ chức hoặc bộ phận. Họ đóng vai trò quan trọng trong việc xác định chiến lược, hướng dẫn nhân viên, giải quyết vấn đề và đánh giá hiệu suất. Nhà Quản trị cũng có ảnh hưởng đáng kể tới văn hóa, giá trị và hiệu suất của tổ chức.

Để làm được điều này, nhà Quản trị cần các kỹ năng và phẩm chất thích hợp. Một số kỹ năng của nhà Quản trị bao gồm:

• Kỹ năng hoạch định: Khả năng đặt ra mục tiêu, lập kế hoạch và thực hiện hành động để đạt được kết quả mong muốn.
• Kỹ năng tổ chức: Khả năng sắp xếp, phân phối và tận dụng tài nguyên nhân lực, vật chất và tài chính cho tổ chức hoặc bộ phận.
• Kỹ năng lãnh đạo: Khả năng hướng dẫn, ủy quyền, động viên và tạo điều kiện cho nhân viên thực hiện nhiệm vụ.
• Kỹ năng kiểm soát: Khả năng giám sát, đánh giá và điều chỉnh hoạt động để đảm bảo hiệu suất và hiệu quả.
• Kỹ năng giao tiếp: Khả năng truyền đạt thông tin, ý kiến và cảm xúc giữa nhà Quản trị và các bên liên quan, bằng ngôn ngữ, phi ngôn ngữ hay công nghệ.
• Kỹ năng giải quyết vấn đề: Khả năng phát hiện, phân tích và giải quyết các vấn đề phát sinh trong hoạt động của tổ chức hoặc bộ phận.

Những khái niệm này giúp bạn hiểu rõ hơn về Quản trị. Quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra giá trị cho tổ chức. Nhà Quản trị chịu trách nhiệm quan trọng trong việc thực hiện Quản trị, cần phải sở hữu các kỹ năng và phẩm chất cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả.

Xem thêm :

• Gen X là gì? 5 Điều thú vị về Gen X mà có thể bạn chưa biết
• Phúc lợi là gì? Cách xây dựng chính sách phúc lợi cho nhân viên
• Excel là gì? Công dụng và tầm quan trọng của Excel
• Gen Z là gì? Đặc điểm nổi bật và sự khác biệt với gen Y
• Deadline là gì? Cách chạy deadline hiệu quả
• FYI là gì? FYI được dùng trong trường hợp nào?

Quản trị có vai trò như thế nào?

Quản trị là một hoạt động đa dạng, phức tạp và độc đáo. Nó không chỉ liên quan đến việc tận dụng các nguồn lực vật chất, tài chính và công nghệ, mà còn tác động đến con người, tạo thay đổi và đạt được mục tiêu. Do đó, Quản trị có nhiều vai trò đa dạng trong hoạt động của tổ chức hay bộ phận. Các vai trò Quản trị cơ bản bao gồm:

• Quyết định: Quá trình xác định mục tiêu, phương án và hành động để đạt được kết quả mong muốn. Đây là một trong những vai trò quan trọng nhất của Quản trị, vì nó tác động đến chiến lược, hướng đi và thành tựu của tổ chức. Quản trị cần khả năng phân tích tình huống, so sánh lựa chọn, đánh giá rủi ro và tìm ra giải pháp tối ưu cho tổ chức.
• Kết nối và giao tiếp: Quá trình trao đổi thông tin, ý kiến và cảm xúc giữa Quản trị và các bên liên quan như nhân viên, khách hàng, cổ đông, nhà cung cấp, đối tác và cơ quan nhà nước. Vai trò kết nối và giao tiếp là rất quan trọng, giúp xây dựng mối quan hệ, tăng cường sự hiểu biết và hợp tác giữa các bên. Quản trị cần khả năng sử dụng ngôn ngữ, phi ngôn ngữ và công nghệ để giao tiếp hiệu quả và thuyết phục.
• Đại diện: Vai trò khi Quản trị tham gia các hoạt động xã hội, chính trị hoặc kinh tế để bảo vệ và thúc đẩy lợi ích của tổ chức. Vai trò này giúp xây dựng hình ảnh, uy tín và lòng tin cho tổ chức trong mắt công chúng. Quản trị cần khả năng thể hiện sứ mệnh, giá trị và cam kết của tổ chức với các bên liên quan.
• Xử lý vấn đề: Khả năng phát hiện, phân tích và giải quyết các vấn đề xuất hiện trong hoạt động của tổ chức. Vai trò này đóng vai trò thiết thực, giúp khắc phục sai sót, rủi ro và khó khăn cho tổ chức. Quản trị cần khả năng nhận biết nguyên nhân, ảnh hưởng và giải pháp của các vấn đề, đồng thời có tư duy sáng tạo và linh hoạt trong việc đưa ra giải pháp.
• Lãnh đạo: Khả năng hướng dẫn, ủy quyền, khuyến khích và tạo điều kiện để những thành viên trong tổ chức hoàn thành công việc. Vai trò này là cốt lõi của Quản trị, giúp tạo động viên, gắn kết và hiệu suất cho tổ chức. Quản trị cần xác định mục tiêu, phong cách và phương pháp làm việc cho tổ chức, cùng với tầm nhìn, sáng tạo và trách nhiệm trong việc lãnh đạo.

Đây là những vai trò cơ bản của Quản trị mà bạn nên hiểu. Quản trị đóng góp quan trọng trong việc tạo ra sự phát triển và thành công cho tổ chức hoặc bộ phận. Quản trị cần thực hiện các vai trò này một cách hiệu quả để đảm bảo hoạt động suôn sẻ.

Bản chất của Quản trị 

Quản trị không chỉ dựa trên việc áp dụng các quy luật, nguyên tắc, phương pháp và công cụ Quản trị, mà còn yêu cầu khả năng linh hoạt, sáng tạo và thích nghi với từng tình huống cụ thể. Từ đó, Quản trị có thể được xem như một tập hợp cả khoa học và nghệ thuật.

Một số góc nhìn về tính khoa học hay nghệ thuật của Quản trị có thể được so sánh và đánh giá như sau:

• Quản trị là khoa học: Quan điểm này cho rằng Quản trị có thể nghiên cứu, phân tích và tổng hợp thành các lý thuyết, nguyên tắc và phương pháp có tính khách quan, có hệ thống và có thể áp dụng cho nhiều tổ chức khác nhau. Tập trung vào tính logic, độ chính xác và sự chứng minh trong Quản trị. Quan điểm này giúp nhà Quản trị tích luỹ kiến thức cơ bản, kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề một cách khoa học. Tuy nhiên, quan điểm này không bao gồm đầy đủ tất cả các yếu tố Quản trị, đặc biệt là những yếu tố liên quan đến con người, văn hóa và môi trường.
• Quản trị là nghệ thuật: Quan điểm này cho rằng Quản trị là một hoạt động sáng tạo, mang tính cá nhân và không thể bị sao chép. Tập trung vào tính linh hoạt, độc đáo và hiệu quả trong Quản trị. Quan điểm này giúp nhà Quản trị thích nghi, sáng tạo và tùy biến với từng hoàn cảnh khác nhau. Tuy nhiên, quan điểm này không đảm bảo tính nhất quán, tiêu chuẩn và sự kiểm soát trong Quản trị.

Kết luận: Quản trị thể hiện sự hòa quyện giữa khoa học và nghệ thuật. Quản trị cần sự kết hợp giữa lý thuyết và thực hành. Nhà Quản trị không chỉ cần hiểu biết các lý thuyết, nguyên tắc và phương pháp Quản trị, mà còn phải biết áp dụng chúng một cách linh hoạt, sáng tạo và hiệu quả trong từng tình huống đặc thù. Quản trị không chỉ tuân theo các quy luật khách quan, mà còn cần tôn trọng nhân văn, văn hóa và môi trường. Khả năng phân tích và giải quyết vấn đề cần kết hợp với khả năng tạo ra sự thay đổi và sự đổi mới. Cùng với kiến thức và kỹ năng, phẩm chất và tinh thần cũng cần thiết. Quản trị có thể được coi là một sự kết hợp giữa khoa học, nghệ thuật và cả một nghề nghiệp.

Quản trị có chức năng gì?

Quản trị đảm nhiệm nhiều chức năng khác nhau trong hoạt động của tổ chức hoặc bộ phận. Các chức năng cốt lõi của Quản trị bao gồm:

Quản lý và lãnh đạo

Chức năng này dẫn dắt quá trình xác định mục tiêu, chiến lược, phương pháp và phong cách làm việc cho tổ chức hoặc bộ phận. Quản lý và lãnh đạo chiếm vị trí then chốt trong Quản trị, bởi nó định hướng, mục tiêu và tôn chỉ cho tổ chức. Điều này đòi hỏi nhà Quản trị có khả năng phân định rõ những gì cần thực hiện, cách thức thực hiện và đối tượng thực hiện. Hơn nữa, nhà Quản trị cần dẫn dắt thành viên trong tổ chức theo hướng mục tiêu chung và cam kết.

Kiểm soát vấn đề

Chức năng này dẫn dắt quá trình theo dõi, đánh giá và điều chỉnh các hoạt động của tổ chức hoặc bộ phận để đảm bảo sự hiệu quả và thành tựu. Kiểm soát vấn đề có vai trò thiết thực trong Quản trị, giúp khắc phục sai lầm, nguy cơ và khó khăn cho tổ chức. Để thực hiện điều này, nhà Quản trị cần đề ra các tiêu chuẩn, chỉ số và mục tiêu để đo lường thành tích của tổ chức. Cũng cần khả năng so sánh kết quả thực tế với mục tiêu đề ra, phát hiện ra và giải quyết các vấn đề đối mặt.

Tổ chức

Chức năng này dẫn dắt quá trình tổ chức, phân bổ và sử dụng các nguồn lực nhân lực, vật chất và tài chính cho tổ chức hoặc bộ phận. Tổ chức là một yếu tố cốt lõi của Quản trị, giúp tạo ra tính logic, sự sắp xếp và hiệu quả cho tổ chức. Để thực hiện điều này, nhà Quản trị cần khả năng xác định các phân khúc, nhiệm vụ, vai trò và trách nhiệm trong tổ chức. Đồng thời, họ cũng cần khả năng phân phối và tận dụng nguồn lực theo hướng mục tiêu và chiến lược của tổ chức.

Hoạch định

Chức năng này dẫn dắt quá trình lập kế hoạch, dự báo và dự toán cho các hoạt động của tổ chức hoặc bộ phận. Hoạch định có tầm quan trọng quan trọng trong Quản trị, giúp chuẩn bị sẵn sàng, đề phòng và đối mặt với tương lai của tổ chức. Nhà Quản trị cần khả năng xác định mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của tổ chức. Đồng thời, họ cũng cần khả năng dự báo các nguồn lực, chi phí và thời gian cần thiết cho các hoạt động của tổ chức. Ngoài ra, khả năng dự đoán các xu hướng, cơ hội và thách thức cũng là yếu tố quan trọng trong việc thực hiện chức năng này.

Quản trị và quản lý khác nhau như thế nào?

Quản trị và quản lý là hai khái niệm thường xuất hiện trong nhiều lĩnh vực khác nhau như Quản trị kinh doanh, Quản trị nhân sự, Quản trị công nghệ thông tin và nhiều lĩnh vực khác. Tuy nhiên, Quản trị và quản lý không phải là những khái niệm hoàn toàn tương đồng, mà chúng có các đặc điểm, vai trò, bản chất và chức năng riêng biệt. Chúng ta hãy cùng so sánh và đối chiếu những khía cạnh khác nhau của Quản trị và quản lý như sau:

• Khái niệm: Quản trị là tất cả những quá trình liên quan đến việc đưa ra quyết định về chính sách, quy tắc, mục tiêu và thực hiện các hoạt động lãnh đạo ở cấp cao. Ngược lại, quản lý là việc thực hiện, điều phối và thực hiện các hành động nhằm đạt được mục tiêu đã được Quản trị xác định.
• Vai trò: Quản trị có nhiệm vụ xác định hướng đi, mục tiêu và chiến lược cho tổ chức hoặc bộ phận. Trong khi đó, vai trò của quản lý là thực hiện và điều hành theo hướng đi, mục tiêu và chiến lược đã được Quản trị xác định.
• Bản chất: Quản trị có bản chất của một quá trình tư duy, do liên quan đến việc đưa ra quyết định dựa trên phân tích, so sánh và đánh giá. Trong khi đó, bản chất của quản lý là việc thực hiện, có tính chất thi hành, bởi nó liên quan đến việc áp dụng các kỹ năng, phương pháp và công cụ để hoàn thành nhiệm vụ.
• Chức năng: Quản trị bao gồm các chức năng như hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát. Trong khi đó, quản lý có các chức năng như điều hành, phân công công việc, hỗ trợ và giám sát.

Từ việc so sánh và đối chiếu những khía cạnh trên, chúng ta có thể thấy rằng Quản trị và quản lý không thể tồn tại một mình trong hoạt động của tổ chức hay bộ phận. Hai khái niệm này cần sự phối hợp và cân bằng. Quản trị cần quản lý để thực hiện các kế hoạch và chính sách. Quản lý cần Quản trị để có hướng đi và mục tiêu rõ ràng. Cả Quản trị và quản lý đều đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra sự phát triển và thành công cho tổ chức.

Đó là những vấn đề mà chúng ta đã tìm hiểu qua 5 phần chính của bài viết. Nhờ đó, chúng ta đã nắm vững hơn về khái niệm, sự vai trò, bản sắc và chức năng của Quản trị, cùng với sự phân biệt giữa Quản trị và quản lý. Đồng thời, chúng ta cũng đã nhận thấy rằng Quản trị có vai trò vô cùng quan trọng trong việc tạo ra giá trị dư thừa cho tổ chức. Nhà Quản trị đóng một vai trò then chốt, đảm nhận trách nhiệm quan trọng trong việc thực hiện Quản trị. Để thực hiện công việc một cách hiệu quả, họ cần phải sở hữu những kỹ năng và phẩm chất cần thiết.

VietnamWorks hy vọng rằng bài viết này đã giúp bạn tìm hiểu thêm về Quản trị một cách thú vị và bổ ích. Xin cảm ơn bạn đã dành thời gian đọc bài viết này. Chúc bạn một ngày tốt lành!