Đối với các doanh nghiệp có nhu cầu lưu trữ hàng hóa, việc quản lý kho đóng vai trò vô cùng quan trọng và cần có quy trình chi tiết rõ ràng. Với sự phát triển của thị trường cũng như đa dạng của hàng hóa, sản phẩm, việc quản lý kho đòi hỏi sự linh hoạt, hiệu quả và chiến lược cụ thể. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá những công việc cần thực hiện và các cách quản lý kho hiệu quả, từ việc tối ưu hóa không gian đến cải thiện quy trình vận chuyển và xử lý hàng tồn kho.”
Quản lý kho là gì?
Quản lý kho là quá trình tổ chức, điều phối và kiểm soát mọi hoạt động liên quan đến việc lưu trữ và vận hành hàng hóa trong một kho hàng hoặc trung tâm phân phối. Nó bao gồm các hoạt động như đặt hàng, nhận hàng, kiểm tra hàng hóa, lưu trữ, đóng gói, định vị, và phân phối hàng hóa cho khách hàng hoặc các điểm bán lẻ khác. Mục tiêu của quản lý kho là tối ưu hóa sự lưu trữ và vận chuyển hàng hóa, giảm thiểu chi phí và tăng cường hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp.
Xem thêm: Ngành Logistics Là Gì? Làm Những Vị Trí Nào Và Mức Lương Cụ Thể
Quản lý kho là quá trình tổ chức, điều phối và kiểm soát mọi hoạt động
Vai trò của việc quản lý
Việc quản lý kho đóng vai trò quan trọng trong nhiều khía cạnh của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm:
Trách thất thoát hàng hóa
Bằng cách thiết lập quy trình rõ ràng và chặt chẽ, quản lý kho giúp ngăn chặn sự thất thoát hàng hóa do hỏng hóc, hao mòn, hoặc lỗi quản lý. Việc theo dõi hàng tồn kho và thực hiện kiểm kê định kỳ cũng giúp phát hiện và xử lý kịp thời các vấn đề liên quan đến sự mất mát của hàng hóa.
Tiết kiệm chi phí
Quản lý kho hiệu quả giúp tối ưu hóa việc sử dụng không gian lưu trữ, giảm thiểu thất thoát hàng hóa và hạn chế các chi phí không cần thiết trong quá trình vận hành kho. Điều này có thể bao gồm việc tối ưu hóa đặt hàng để tránh thừa hàng hoặc việc quản lý kỹ thuật số để giảm thiểu lệ phí cũng như chi phí vận chuyển.
THẢ GA HỌC E-LEARNING MIỄN PHÍ
Tăng doanh thu cho cửa hàng
Quản lý hiệu quả có thể dẫn đến việc cải thiện kỹ thuật bán hàng và dịch vụ khách hàng. Việc duy trì mức tồn kho phù hợp giúp đảm bảo rằng hàng hóa luôn sẵn sàng để cung cấp cho khách hàng khi cần, từ đó tăng cơ hội bán hàng và tăng doanh thu.
Tăng hiệu quả về vốn lưu động
Bằng cách tối ưu hóa quy trình đặt hàng và kiểm soát tồn kho, quản lý giúp tăng hiệu quả về vốn lưu động. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp có thể giữ mức tồn kho tối thiểu cần thiết để đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà không cần phải đầu tư quá nhiều vốn vào hàng tồn kho.
Rút ngắn thời gian quay vòng vốn lưu động
Quản lý kho hiệu quả cũng giúp tối ưu hóa quá trình quay vòng vốn lưu động, tức là thời gian mà vốn được đầu tư vào hàng tồn kho trước khi được chuyển đổi thành doanh thu. Bằng cách kiểm soát tồn kho và quản lý điều chỉnh cấp độ tồn kho, doanh nghiệp có thể giảm thiểu thời gian mà vốn lưu động bị ràng buộc trong quá trình vận hành.
Việc quản lý kho đóng vai trò quan trọng trong nhiều khía cạnh
Công việc cần làm trong quản lý kho
Trong quản lý kho, có một số công việc quan trọng cần được thực hiện để đảm bảo hoạt động hiệu quả và hiệu suất cao. Dưới đây là một số công việc cần được thực hiện trong quản lý kho:
Sắp xếp hàng hóa trong kho
Sắp xếp các loại hàng hóa và vật tư trong kho theo cách có tổ chức và khoa học. Xây dựng và tối ưu hóa sơ đồ lưu trữ trong kho hàng.
Đảm bảo tuân thủ quy định và tiêu chuẩn về hàng hóa trong kho
Sắp xếp hàng hóa trong kho theo hướng dẫn của nhà sản xuất. Quản lý các loại hàng hóa có hạn sử dụng ngắn theo nguyên tắc nhập trước xuất trước.
Thực hiện thủ tục nhập – xuất
Xây dựng quy trình tiếp nhận, kiểm tra giấy tờ và hồ sơ liên quan đến nhập, xuất hàng và lưu chuyển hàng hóa. Ghi và lưu trữ tất cả hóa đơn nhập – xuất kho. Theo dõi và kiểm kê định kỳ tồn kho để đối chiếu với tồn kho hệ thống.
Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu
Theo dõi lượng hàng tồn kho mỗi ngày, đảm bảo các loại hàng hóa và vật tư ở mức tồn kho tối thiểu. Đánh giá và điều chỉnh mức tồn kho tối thiểu dựa trên biến động của từng loại hàng hóa.
Đảm bảo tuân thủ quy định PCCC và an toàn kho
Tuân thủ mọi quy tắc về phòng cháy chữa cháy trong kho. Luôn thực hiện kiểm tra định kỳ cơ sở hạ tầng kho để ngăn ngừa tình trạng ẩm ướt, mối mọt, và hư hỏng ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.
Công việc cần làm trong quản lý kho
Xem thêm: Ngành Kinh Doanh Thương Mại Học Gì, Học Ở Đâu?
Quy trình quản lý kho cơ bản
Để việc quản lý kho trở nên thuận tiện, dễ dàng và đạt hiệu quả tối ưu thì cần có quy trình quản lý rõ ràng chi tiết. Sau đây là quy trình 7 bước chi tiết cần nắm rõ:
Bước 1 – Nhập kho
Trong bước này, sản phẩm hoặc hàng hóa được nhập vào kho từ nhà cung cấp. Việc kiểm tra và nhận hàng đúng số lượng và chất lượng là rất quan trọng để tránh những sai sót trong quá trình nhập kho.
Bước 2 – Tiến hành lưu kho
Sau khi nhập kho, hàng hóa được sắp xếp và lưu trữ một cách hợp lý trong kho. Phân loại hàng hóa theo sản phẩm và sắp xếp chúng trên các kệ hoặc ngăn kệ riêng biệt giúp việc quản lý và tìm kiếm trở nên dễ dàng hơn.
Bước 3 – Nhận hàng để thực hiện đơn hàng
Trong bước này, nhân viên kho thu thập hàng hóa từ kho để thực hiện các đơn hàng. Việc sắp xếp hàng hóa trước đó giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất quá trình nhận hàng.
Bước 4 – Đóng gói và xuất kho
Sau khi nhận hàng, hàng hóa được đóng gói một cách cẩn thận và chuẩn bị cho việc xuất kho. Điều này đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn và tiết kiệm chi phí giao hàng.
Bước 5 – Hoàn hàng
Trong trường hợp có hàng hoá trả lại, quá trình hoàn hàng được thực hiện theo chính sách trả hàng của doanh nghiệp. Hàng trả lại được xử lý và phân loại đúng cách để tiếp tục sử dụng hoặc tái chế.
Bước 6 – Kiểm hàng
Quá trình kiểm kê kho hàng định kỳ giúp đảm bảo tính chính xác của dữ liệu kho và tránh sai sót trong quản lý hàng tồn kho.
Bước 7 – Thống kê, báo cáo
Cuối cùng, thống kê và báo cáo về tình trạng kho hàng được tạo ra để cung cấp cái nhìn tổng quan về hoạt động quản lý kho và hỗ trợ quyết định quản lý.
Quy trình này giúp tổ chức và tối ưu hóa các hoạt động quản lý kho để đảm bảo hiệu suất và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
Cách để quản lý kho bán lẻ hiệu quả
Quản lý kho không chỉ là việc đơn giản nhập – xuất hàng hóa. Để hiệu quả, bạn cần phải biết điều gì cần mua, khi nào cần mua và số lượng bao nhiêu. Hơn nữa, việc theo dõi hàng tồn kho và duy trì mức độ tồn kho tối ưu cũng là yếu tố không thể thiếu.
Dưới đây sẽ là tổng hợp các cách quản lý kho hiệu quả giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí trong việc quản lý hàng hóa của mình:
- Thiết lập kho ở khu vực dễ quan sát: Đặt kho hàng ở vị trí dễ quan sát, thuận tiện cho việc nhập – xuất hàng hóa, giúp giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm thời gian cũng như tiền bạc.
- Sắp xếp hàng hóa khoa học: Sắp xếp hàng hóa theo giải pháp 5S giúp tối ưu hóa việc tìm kiếm, vận chuyển, nhập – xuất hàng hóa.
- Tuân thủ quy tắc Nhập trước – Xuất trước: Đảm bảo nhập trước – xuất trước giúp duy trì nguyên tắc quản lý hàng tồn kho.
- Thiết lập mức tồn kho tối ưu: Xác định mức tồn kho tối thiểu và tối đa cho mỗi sản phẩm để đảm bảo cung ứng kịp thời và duy trì hoạt động kinh doanh liên tục.
- Lưu mã vạch sản phẩm: Sử dụng mã vạch giúp dễ dàng trong việc tìm kiếm và quản lý hàng hóa.
- Kiểm soát quy trình xuất kho: Kiểm soát chặt chẽ quy trình xuất kho để tránh rủi ro không cần thiết.
- Kiểm kho định kỳ: Thực hiện kiểm kê kho định kỳ để xác nhận số lượng và chất lượng hàng hóa.
- Ưu tiên theo thứ tự ABC: Phân loại sản phẩm thành 3 nhóm ABC dựa trên giá trị và tần suất bán ra.
- Áp dụng mô hình Lean Manufacturing: Thực hiện mô hình Lean Manufacturing để quản lý nguồn hàng trong kho một cách hiệu quả và linh hoạt.
- Tính vòng quay tồn kho: Tính vòng quay tồn kho giúp dự báo thời gian nhập hàng và quản lý tồn kho.
- Sử dụng thẻ kho: Sử dụng thẻ kho để theo dõi số lượng hàng hóa nhập – xuất trong kho.
- Sử dụng phần mềm quản lý kho hàng: Áp dụng phần mềm quản lý kho hàng để giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian và công sức.
- Quản lý kho có kế hoạch dự phòng: Lập kế hoạch dự phòng cho mọi tình huống có thể xảy ra để giảm thiểu thiệt hại cho doanh nghiệp.
- Tạo mối quan hệ với nhà sản xuất: Xây dựng mối quan hệ tốt với nhà sản xuất giúp thích ứng nhanh chóng và giải quyết các vấn đề khi cần thiết.
Bằng cách thực hiện các biện pháp trên một cách đồng nhất và có kế hoạch, bạn có thể quản lý kho của mình một cách hiệu quả và linh hoạt, giúp cho hoạt động kinh doanh của bạn diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Bài viết đã trình bày rõ những công việc cần làm để quản lý kho hiệu quả, từ việc lập kế hoạch, tổ chức không gian lưu trữ đến việc kiểm soát hàng tồn kho và tối ưu hóa quy trình nhập xuất hàng. Để thực sự đạt được hiệu quả trong quản lý kho, cần phải áp dụng các phương pháp quản lý hiện đại và linh hoạt.
Xem thêm: Top 17 những ngành hot năm 2024 tại Việt Nam
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
