Quản lý công việc và vai trò của người quản lý trong công việc

Trong hầu hết các công ty, vai trò của người quản lý rất quan trọng, quyết định sự phát triển của cả một công ty. Vậy quản lý công việc như thế nào mới hiệu quả cao? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu. 

Sắp xếp, phân tầng công việc các bộ phận phù hợp trong công ty

• Sắp xếp, điều động nhân viên thực hiện công việc
• Tổ chức các buổi họp đầu ca để phổ biến, truyền đạt thông tin cho nhân viên.
• Xây dựng kế hoạch hoạt động và tổ chức thực hiện, giám sát việc thực hiện của nhân viên.
• Để hoạt động của công ty được vận hành một cách hiệu quả và khoa học, điều đầu tiên người quản lý phải làm được là sắp xếp, phân tầng từng bộ phận trong hệ thống công ty. 
• Việc làm này sẽ là bước đà khiến cho những hoạt động về sau như phân phổ công việc, tiền lương, đánh giá năng suất hoạt động của từng nhân viên, từng bộ phận một cách dễ dàng hơn.
• Tuy nhiên, để việc sắp xếp, phân tầng các bộ phận công ty được hiệu quả, người quản lý cần phải chú trọng vào nhiều yếu tố khác như: 

• năng lực
• thế mạnh của từng nhân viên
• nguyện vọng của mỗi người và điều kiện làm việc của họ,… 

Phân chia trách nhiệm cho từng nhân viên, từng bộ phận

• Người đứng đầu không phải là người ôm đồm nhiều công việc nhất mà phải là người biết phân phối, giao trách nhiệm hợp lý cho từng người. 
• Để có thể làm được việc này hiệu quả, công việc đầu tiên của người quản lý là biết được thế mạnh, lịch trình hoạt động, khối lượng công việc, năng suất và mức độ cống hiến của mỗi nhân viên để có kế hoạch phân chia hiệu quả, khoa học.
• Việc giao trách nhiệm cho từng nhân viên và từng phòng ban không những đảm bảo được việc bộ máy công ty hoạt động hiệu quả mà còn tạo động lực cho nhân viên làm việc trách nhiệm hơn, năng suất hơn.

Quản lý tài chính công ty

• Người quản lý sẽ trực tiếp ký, theo dõi việc sửa đổi hay hủy hóa đơn bán hàng. 
• Doanh thu bán hàng cũng do người quản lý kiểm tra hàng ngày.
• Người quản lý cần quản lý khoản thu nhập này để tổ chức những buổi đi chơi hay dùng để thưởng thêm cho nhân viên tiêu biểu, tạo sự hưng phấn cho nhân viên hoàn thành tốt công việc.

Thường xuyên nhắc nhở, đốc thúc nhân viên làm việc

• Trong quá trình hoạt động, việc sơ sẩy hay chểnh mảng của nhân viên là điều không thể tránh khỏi. công việc của người quản lý là phải biết nhắc nhở, đốc thúc nhân viên mình đúng lúc, giúp họ quay trở lại với guồng quay của công việc. 
• Người quản lý thường phải là người tỉnh táo nhất, sáng suốt nhất để tránh tình trạng nhầm lẫn của nhân viên trong khi làm việc.
• Tuy nhiên, trong khi nhắc nhở nhân viên của mình làm việc, người quản lý cần phải vừa tỏ thái độ nghiêm khắc, vừa tạo động lực cho nhân viên mình, để họ không cảm thấy bị gò bó, căng thẳng đối với công việc mình đang làm.

Tạo động lực cho nhân viên của mình

• Bên cạnh việc sắp xếp và phân tầng các vị trí trong công ty hiệu quả, người quản lý cần phải chú trọng vào yếu tố tinh thần cho nhân viên của mình. 
• Người quản lý chỉ có thể thúc đẩy sự phát triển của công ty khi thúc đẩy được tinh thần làm việc của mỗi nhân viên, mỗi phòng ban trong công ty mình một cách hiệu quả. 
• Một người quản lý giỏi không chỉ là người giám sát giỏi, đó còn là người khiến cho nhân viên hiểu được những lợi ích mà công việc họ đang làm, tạo cho họ niềm tin vào tương lai của công ty, vào uy tín của người quản lý,…

Thường xuyên kiểm tra, đánh giá nhân viên trong công ty

• Việc kiểm tra, đánh giá kết quả quá trình lao động không chỉ là động lực thúc đẩy nhân viên làm việc, mà còn là để người quản lý xem xét tiến trình hoạt động của công ty mình có sự phát triển hay không, từ đó có sự điều chỉnh hợp lý nhất.
• Tuy nhiên, để thực hiện tốt công việc đánh giá, người quản lý cần đảm bảo sự đánh giá nhân viên một cách khách quan qua: năng suất làm việc, thời gian làm việc, sự nỗ lực của mỗi người,…
• Sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp Faceworks
• Những công việc nêu trên là những công việc cơ bản nhất của người quản lý. Công ty càng lớn, nhân viên càng nhiều thì người quản lý càng gặp phải nhiều khó khăn hơn trong công việc. 
• Với việc sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp, hoạt động của người quản lý sẽ được thực hiện chính xác hơn, hiệu quả hơn, khoa học hơn. 
• Đừng đặt quá nhiều nhiệm vụ cho trí nhớ vì nhiều khi trí nhớ cũng không thể chính xác được, hãy để phần mềm giúp bạn làm những việc đó. 
• Hãy khiến công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn với phần mềm quản lý doanh nghiệp, hãy để công nghệ giúp bạn trở thành một nhà quản lý giỏi.
• Một số tiện ích của phần mềm quản lý doanh nghiệp:

• Mỗi phòng ban của doanh nghiệp, công ty đều làm việc trên một hệ thống phần mềm quản lý duy nhất thay vì sử dụng nhiều phần mềm quản lý rời rạc như quản lý nhân sự, quản lý khách hàng, quản lý kế toán,…
• Quản lý danh sách, thông tin của mọi nhân viên. Quản lý nhân viên theo phòng ban, chức vụ,…
• Hỗ trợ giao việc cho nhân viên ngay trên phần mềm. Hỗ trợ giao tiếp nội bộ.
• Quản lý tiến độ làm việc của nhân viên. Phần mềm có hệ thống tự động nhắc nhở ngay tại trang chủ khi nhân viên được giao việc mới hoặc sắp đến hạn hoàn thành công việc.
• Phần mềm hỗ trợ thông báo các công việc chậm tiến độ để nhân viên cũng như nhà quản lý có phương hướng xử lý.
• Quản lý mối quan hệ khách hàng, lịch sử tư vấn, lịch hẹn tư vấn.
• Nhắc nhở khi đến ngày hẹn khách hàng.
• Hỗ trợ báo cáo, thống kê, lập biểu đồ báo cáo.
• Quản lý mọi lúc mọi nơi ngay cả khi nhà quản lý không ở công ty, miễn là có một thiết bị kết nối internet do phần mềm được chạy trên trình duyệt web.

Để trở thành nhà quản lý có năng lực và kinh nghiệm tốt bạn phải không ngừng cố gắng và học hỏi cách quản lý hiệu quả. Chúc bạn thành công trong việc quản lý của mình.

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam