Quá trình đưa ra quyết định sẽ định nghĩa một cuộc họp hiệu quả

Khi tổ chức một cuộc họp, không ai trong số các thành viên tham dự mong muốn cuộc họp đó sẽ lan man, kéo dài thời gian mà không giải quyết được các vấn đề đưa ra trong cuộc họp. Vì vậy, ra quyết định tại cuộc họp cũng là một nghệ thuật làm sao cho vấn đề tại cuộc họp được giải quyết một cách thỏa đáng nhất và nhận được sự đồng thuận từ tất cả các thành viên tham dự cuộc họp. Có thể khái quát quá trình đưa ra quyết định tại cuộc họp bao gồm các bước:

Bước 1: Xác định các tiêu chí ra quyết định

Xác định các tiêu chí ra quyết định là công việc quan trọng nhằm xác định ra các điều kiện ràng buộc với giải pháp. Cụ thể phải xác định: Quyết định này phải đạt được điều gì? Bạn sẽ chi bao nhiêu tiền cho giải pháp được quyết định? Số lượng nhân lực cần thiết là bao nhiêu? Thời gian thực hiện là bao lâu? Vấn đề sẽ được giải quyết vào lúc nào? Sau khi xác định những điều kể trên hãy dành thời gian để thảo luận các giải pháp cho từng câu hỏi và so sánh từng giải pháp được cho là khả thi với nhau.

Bước 2: Tìm càng nhiều các giải pháp càng tốt

Trong cuộc họp, để ra được quyết định thì quy tắc được áp dụng nhiều nhất đó là số lượng quyết định sẽ quyết định chất lượng. Các giải pháp được đề tìm ra càng nhiều càng tốt. Tối kị nhất là cuộc họp chỉ đề ra được một, hai giải pháp rồi tất cả mọi người tham gia cuộc họp cùng ngồi phân tích và chọn ra một trong hai giải pháp. Những lúc như thế, hãy tự đặt ra câu hỏi: “Giải pháp khác là gì?” để mọi thành viên tham dự cuộc họp cùng suy nghĩ và đề xuất ra nhiều ý tưởng, giải pháp hơn.

Có một điều thú vị đó là những cuộc họp mà càng có nhiều xung đột, tranh cãi, bất đồng trong việc đề xuất các giải pháp thì bạn sẽ càng dễ dàng đạt được một giải pháp chất lượng cho vấn đề cần giải quyết. Cuộc họp mà có ít xung đột, bất đồng, phần đông mọi người tham gia chỉ hùa theo đám đông thì cuộc họp đó khó mà có được một phương án giải quyết vấn đề khả thi.

Bước 3: Kiểm tra lại quyết định

Sau quá trình xác định các tiêu chí ra quyết định cũng như sau một hồi tranh cãi, xung đột, phản biện để có được giải pháp tốt nhất thì cuối cùng, với vai trò của người chủ trì bạn hãy kiểm tra lại xem liệu giải pháp đó có phù hợp với các điều kiện ràng buộc mà bạn và các thành viên cuộc họp đã thảo luận hay không? Giới hạn và các yếu tố liên quan là gì? Giải pháp đó có thực sự phù hợp với các tiêu chí ra quyết định?

Qua quá trình kiểm tra lại giải pháp được lựa chọn, bạn sẽ đưa ra được quyết định tốt nhất thay vì không đưa ra được một quyết định nào cả. Lưu ý, phải đảm bảo quyết định cuối cùng được đưa ra thật rõ ràng, có thể đo lường được và quan trọng nhất là mọi người đều đồng ý với quyết định này.

Sau khi hoàn tất quá trình kiểm tra lại quyết định thì bạn cần xác định xem ai sẽ là người thực hiện giải pháp của mình và cần có kế hoạch phân công cụ thể để thực hiện toàn bộ hoặc từng phần giải pháp đề ra. Và cuối cùng cần có thời gian cụ thể để bắt đầu cũng như hoàn thành công việc đã phân công.

Bước 4: Đo lường và giám sát thực hiện quyết định

Sau khi đã quyết định được giải pháp cho vấn đề thì việc quan trọng tiếp theo đó chính là giám sát và kiểm soát việc thực hiện quyết định. Đừng để các giải pháp mà bạn đã thống nhất tại cuộc họp bị bỏ không và không được thực hiện.

Hãy phân công cụ thể một người hoặc một nhóm người phụ trách và chịu trách nhiệm cho việc đảm bảo tiến độ thực hiện giải pháp đề ra. Thiết lập nên các cơ chế thưởng phạt nếu hoàn thành sớm hơn, đúng hạn hoặc muộn hơn so với thời gian đề ra.

Như vậy ra quyết định là bước cuối cùng tạo nên thành công của cuộc họp. Để có một cuộc họp hiệu quả và không lãng phí thời gian, hãy đảm bảo quyết định tại cuộc họp của bạn sẽ được thực hiện và được thực hiện một cách xuất sắc nhất.

— HR Insider / Theo Harvard Business Review —