Purchase Requisition Là Gì? Bí Quyết Quản Lý Doanh Nghiệp Hiệu Quả

Một trong những quy trình được khá nhiều doanh nghiệp sản xuất quan tâm trong quá trình kinh doanh là Purchase Requisition hay còn gọi là yêu cầu đặt hàng nội bộ. Vậy Purchase Requisition là gì, lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp và các bước trong quy trình yêu cầu đặt hàng diễn ra như thế nào? Cùng theo dõi bài viết dưới đây của HR Insider để được giải đáp rõ hơn nhé!

Purchase Requisition là gì?

Định nghĩa Purchase Requisition

Purchase Requisition ( yêu cầu đặt hàng) được hiểu là một yêu cầu đến bộ phận mua hàng trong công ty để đặt mua hàng hóa, dịch vụ cho công ty. Đây là hình thức mua hàng trưng dụng, yêu cầu gửi trong nội bộ công ty để có được dịch vụ / sản phẩm mua vào. Mẫu yêu cầu đặt hàng Purchase Requisition là tài liệu tổng hợp chính xác các sản phẩm / dịch vụ được yêu cầu bao gồm số lượng, chi phí, nguồn gửi tới bộ phận mua hàng hoặc quản lý.

Trước khi mua hàng, mẫu yêu cầu mua hàng (PRF) cần được điền đầy đủ dưới dạng ủy quyền hữu hình. Các mẫu yêu cầu đặt hàng thường được dùng cho các doanh nghiệp nhỏ không có hệ thống trên máy tính. Hiện nay, trên thị trường có nhiều hệ thống quản lý mua hàng có sẵn trên máy tính nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc cập nhật thông tin yêu cầu đặt hàng.

Khái niệm về Purchase requisition là gì?

Mẫu yêu cầu đặt hàng có thể chứa các thông tin ngân sách và danh sách mua để người quản lý có thể dự định được ngân sách hàng năm và còn lại trước khi thực hiện mua hàng. Điều này nhằm đảm bảo dịch vụ / hàng hóa được mua khi đã có sự đồng ý của người quản lý và có ngân sách sẵn.

Vai trò quan trọng của Purchase Requisition

Purchase Requisition là phần quan trọng trong việc đảm bảo quá trình mua hàng của tổ chức, doanh nghiệp kịp thời và hiệu quả. Dưới đây là một số vai trò của Purchase Requisition:

• Purchase Requisition giúp các phòng ban hoặc cá nhân trong tổ chức xác định được nhu cầu mua hàng cần thiết như nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ để đảm bảo cho tiến độ sản xuất.
• Thông qua yêu cầu đặt hàng, tổ chức và người quản lý có thể kiểm soát được ngân sách và các khoản chi có đảm bảo theo ngân sách đã được duyệt trước đó không, tránh việc mua hàng vượt ngân sách.
• Khi nhu cầu được cập nhật qua Purchase Requisition giúp tổ chức có thể lập kế hoạch và dự tính nhu cầu kho hàng chính xác hơn, giúp giảm thiểu tình trạng dư hoặc thiếu hụt hàng.
• Purchase Requisition cung cấp số liệu, thông tin về các yêu cầu mua sắm, giúp người quản lý hay các cá nhân dễ dàng theo dõi và phân tích các hoạt động mua hàng trong nội bộ tổ chức.

Lợi ích của Purchase Requisition

Phần trên, chúng ta đã nắm rõ được khái niệm Purchase Requisition là gì. Tiếp theo là những lợi ích của yêu cầu đặt hàng, cụ thể như sau:

Nâng cao hiệu quả quản lý mua sắm

Để xử lý việc tạo và kiểm soát được các yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng thì cách hiệu quả nhất là các doanh nghiệp nên có hệ thống mua sắm điện tử tích hợp với các hệ thống tài chính. Thay vì sử dụng bảng thống kê excel thủ công để tạo, việc sử dụng các hệ thống đặt hàng sẽ dễ dàng tạo ra các yêu cầu trong vài giây, chia sẻ, bất kỳ ai cũng có thể theo dõi thông tin. Không chỉ giúp tối ưu thời gian, chi phí, doanh nghiệp còn có thể tránh trường hợp bị trùng lặp các đơn hoặc đặt hàng bị thiếu.

Đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm

Purchase Requisition thường yêu cầu sự phê duyệt từ nhiều cấp bậc trong tổ chức, giúp đảm bảo rằng các quyết định mua hàng được xem xét và phê duyệt bởi các bên liên quan. Việc này giúp tăng tính minh bạch và trách nhiệm của các bộ phận của tổ chức trong quá trình đặt hàng.

Purchase Requisition vừa giúp nâng cao hiệu quả quản lý mua sắm, vừa đảm bảo tính minh bạch, trách nhiệm trong tổ chức

Tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận

Khi yêu cầu được gửi qua bộ phận Purchase Requisition, quy trình phê duyệt trở nên có tổ chức và rõ ràng hơn. Các bộ phận liên quan như bộ phận mua hàng, bộ phận tài chính, quản lý có thể theo dõi trong suốt quá trình yêu cầu và phê duyệt. Điều này giúp tăng cường sự phối hợp, giảm thiểu thời gian xử lý yêu cầu.

Quy trình thực hiện Purchase Requisition

Quy trình Purchase Requisition là một phần quan trọng trong quản lý mua sắm và đảm bảo các yêu cầu mua sắm được xử lý hiệu quả. Quy trình chi tiết được thực hiện qua ba bước sau đây:

Bước 1: Tạo và điền thông tin Purchase Requisition

Đầu tiên, nhân sự chịu trách nhiệm đặt hàng cần làm việc với các bộ phận liên quan để xác định được nhu cầu cần mua dịch vụ/ hàng hóa. Bên bộ phận đặt hàng sẽ đề nghị gửi mẫu Purchase Requisition. Bản mẫu yêu cầu đặt hàng cần đảm bảo các yếu tố cơ bản như sau:

• Thông tin sản phẩm, số lượng, mô tả yêu cầu kỹ thuật
• Giá bán
• Nhà cung cấp ( nếu có)
• Thời gian cần thiết.

Bộ phận đặt hàng sẽ nhận được Purchase Requisition từ các bộ phận trong doanh nghiệp qua hệ thống quản lý nội bộ như Coupa, SAP,.. Các hệ thống này giúp tổ chức tổng hợp các yêu cầu đặt hàng nhanh chóng, tránh sai sót. Còn đối với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ thường sẽ dùng form điền bảng excel.

Bước 2: Phê duyệt Purchase Requisition

Sau khi nhận được các yêu cầu từ các bên liên quan, bộ phận nhân sự đặt hàng cần gửi tới các cá nhân, bộ phận có thẩm quyền để xem xét và ký xác nhận. Tùy vào quy mô mua hàng lớn hay nhỏ, tổ chức sẽ có nhân sự phê duyệt tương ứng như trưởng phòng nhân sự. Các cấp phê duyệt có thể duyệt trực tiếp, yêu cầu bổ sung thông tin hoặc điều chỉnh nếu có. Việc phê duyệt này không chỉ đảm bảo không vượt quá chi phí mà còn tránh được các đơn hàng trùng lặp, đã được duyệt trước đó.

Quy trình thực hiện tạo Purchase Requisition trong doanh nghiệp

Bước 3: Xử lý Purchase Requisition

Sau khi được phê duyệt, Purchase Requisition được chuyển tới bộ phận mua sắm của tổ chức để tiến hành mua hàng. Bên bộ phận mua hàng sẽ cần đảm bảo các thông tin hàng hóa khớp chính xác với mẫu đơn yêu cầu đặt hàng. Sau khi mua hàng xong, các hàng hóa / dịch vụ sẽ được bàn giao tới các phòng ban. Nhân sự hoặc quản lý phòng ban, quản lý kho, bộ phận đặt hàng đó thực hiện ký xác nhận sau khi nhận được hàng.

Tìm hiểu rõ hơn về vị trí Nhân viên Kế hoạch Sản xuất là gì, Nhân viên Quản lý Chất lượng là gì trong doanh nghiệp.

Lưu ý khi sử dụng Purchase Requisition

Khi dùng Purchase Requisition, bạn cần lưu ý một số điều sau để đảm bảo quy trình đặt và mua sắm hàng hóa hiệu quả và hạn chế tối đa các rủi ro:

• Bạn cần cung cấp thông tin chi tiết, đảm bảo tính rõ ràng, để các bộ phận phê duyệt hiểu được mức độ ưu tiên, cần thiết của yêu cầu cũng như việc lựa chọn nhà cung cấp dễ dàng hơn.
• Những chi phí liên quan đến ngân sách, bạn nên phân loại các hàng hóa, dịch vụ để bổ sung hàng tồn kho, tách các khoản đặt hàng theo danh mục. Bên cạnh đó, bạn cần theo dõi chi phí để đảm bảo các yêu cầu mua hàng không vượt quá ngân sách đã phê duyệt.
• Các bộ phận liên quan cần lên kế hoạch kinh doanh và tạo Purchase Requisition nhằm hàng hóa / dịch vụ được cung cấp kịp thời, tránh xảy ra vấn đề thiếu hụt hàng, từ đó ảnh hưởng tới hoạt động sản xuất.
• Tất cả các tài liệu, hồ sơ liên quan đến Purchase Requisition cần được lưu trữ để tránh hạn chế nhầm lẫn cũng như phục vụ cho việc tra cứu phân tích, kế toán doanh nghiệp sau này dễ dàng hơn.
• Đánh giá quy trình Purchase Requisition sau khi thực hiện để xem xét các vấn đề đang mắc phải và cải thiện quy trình. Tiến hành lắng nghe góp ý, phản hồi từ các bộ phận để hạn chế xảy ra các lỗi và nâng cao hiệu quả cho quy trình.
• Một lưu ý cuối cùng cũng không kém quan trọng là bạn cần đảm bảo các yêu cầu và quy trình trong Purchase Requisition đều tuân thủ các quy định, chính sách của tổ chức về cả đạo đức và tuân thủ pháp luật.

Như vậy, bài viết trên đã cung cấp tất tần thông tin chi tiết về Purchase Requisition là gì, lợi ích và quy trình thực hiện để tạo Purchase Requisition. Hi vọng rằng những nội dung trên sẽ hữu ích với bạn đọc. Nếu bạn còn có những câu hỏi thắc mắc hay cần tư vấn về tìm kiếm việc làm, tuyển dụng thì đừng chần chờ mà hãy liên lạc với chúng tôi để được giải đáp nhanh nhé!

Nắm bắt thông tin tuyển dụng mới nhất và tham gia ứng tuyển tại VietnamWorks! Top các nhà tuyển dụng cùng việc làm tiềm năng đa dạng: Chailease tuyển dụng, JACCS tuyển dụng, Bảo Việt Bank tuyển dụng, Bảo Tín Minh Châu tuyển dụng, Citibank tuyển dụng, Việt Á Bank tuyển dụng, KBank tuyển dụng và tuyển dụng SeABank.

Đọc thêm các chia sẻ bài viết thú vị được chia sẻ chi tiết sau:

• Mô hình Joint Venture: Khám phá tiềm năng mô hình
• Franchise: Tìm hiểu mô hình nhượng quyền
• Business model là gì? Hiểu về các mô hình kinh doanh
• Mô hình Waterfall: Phương pháp quản lý dự án truyền thống
• Mô hình khởi nghiệp: Cách tạo dựng doanh nghiệp từ con số không
• Shareholder là gì? Quyền lợi và nghĩa vụ của cổ đông
• Toàn cầu hóa là gì? Hiểu rõ về quá trình và tác động
• B2B là gì? Mô hình kinh doanh giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp
• Stakeholder là gì? Vai trò của các bên liên quan trong doanh nghiệp

— HR Insider —

VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam