Quản lý thời gian là gì?
Quản lý thời gian là quá trình lên kế hoạch và tổ chức thời gian cho từng hoạt động cụ thể, chi tiết từng bước cho đến khi hoàn thành mọi mục tiêu đề ra. Vì thời gian có hạn, bạn càng có kỹ năng quản lý thời gian tốt, quỹ thời gian sử dụng càng hiệu quả. Sự hiệu quả của việc quản lý thời gian được đánh giá dựa trên kết quả công việc làm ra, không dựa trên thời gian hoàn thành nhanh hay chậm.
Quy trình quản lý thời gian bao gồm 4 bước chính:
- Liệt kê và xếp hạng ưu tiên nhiệm vụ theo ngày, theo tuần và theo tháng dựa trên mục tiêu và định hướng công việc và cuộc sống.
- Đo lường, ước lượng thời gian cần để hoàn thành những công việc được đề ra.
- Lập kế hoạch chi tiết, xác định thứ tự ưu tiên làm việc mỗi ngày.
- Tiến hành thực hiện, bám sát kế hoạch đặt ra.
Mỗi bước quản lý thời gian trên đều có những công cụ, kỹ thuật, kỹ năng hỗ trợ để hình thành nên quy trình quản lý thời gian hiệu quả, phù hợp với tính chất công việc và cuộc sống của mỗi người. Việc cần làm là biết dùng các công cụ để hỗ trợ cho quá trình quản lý thời gian hiệu quả.
Cách phát quản lý thời gian đơn giản mà hiệu quả
Lên danh sách những việc cần làm
Có hai con đường để bạn trải qua ngày làm việc của mình – hoặc tùy cơ ứng biến, việc gì đến sẽ xử lý hoặc lập danh sách các việc cần làm và thực hiện theo đó. Rõ ràng, có một danh sách việc cần làm giống như có thiết bị định vị GPS sẽ giúp bạn xác định rõ đường đi và đi đến đích một cách dễ dàng hơn.
Danh sách việc cần làm là một công cụ quan trọng khi phải sắp xếp thứ tự ưu tiên. Nó giúp bạn tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất và tránh sự phân tâm vào các nhiệm vụ ít quan trọng hơn vì chúng dễ hoàn thành hơn. Khi biết mình có việc quan trọng cần làm, bạn có nhiều khả năng sẽ tiếp tục và hoàn thành để nó không còn làm bạn cảm thấy lo lắng và căng thẳng.
Ưu tiên vào những việc thật sự quan trọng
Sau khi đã có trong tay danh sách những việc cần làm, kỹ năng tiếp theo không kém phần quan trọng chính là sắp xếp thứ tự ưu tiên của chúng để quản lý thời gian.
Hãy cân nhắc về tính cấp bách, mức độ khó khăn cũng như giá trị mà công việc mang lại. Dành thời gian tập trung vào những việc quan trọng trước thì cả ngày bạn sẽ thoải mái vui vẻ làm việc khác.
Một bản báo cáo cần phải nộp trước ngày mai tất nhiên sẽ quan trọng hơn việc lướt Facebook, Instagram hay đi uống bia với đồng nghiệp. Hãy ưu tiên những việc mang lại giá trị cao và quan trọng hơn hết, đừng quên ghi chú lại các mốc thời gian và hoàn thành chúng trước thời hạn nhé.
Tận dụng thời gian trống
Vào thời điểm quan trọng, nếu mất quá nhiều thời gian để tìm kiếm thông tin, bạn có thể bỏ lỡ nhiều cơ hội quý giá. Vì vậy hãy tranh thủ thời gian rảnh này để sắp xếp khoa học lại các tài liệu hay email công việc. Ngoài ra, việc sắp xếp các đầu việc theo thứ tự hợp lý là một trong những yếu tố quan trọng giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.
Ngoài ra, làm việc liên tục nhiều giờ mà không nghỉ ngơi sẽ khiến não bộ bạn thiếu oxy và mất năng lượng. Các báo cáo đã cho thấy việc nghỉ ngơi 15 phút sau nhiều giờ làm việc liên tục sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Bạn có thể lên mạng hoặc YouTube để tìm kiếm những từ khóa liên quan đến bài tập thể dục ngắn tại chỗ. Vận động cơ thể trong vài phút có thể giúp bạn được thư giãn cơ bắp sau nhiều giờ ngồi tại bàn làm việc.
Cuối cùng, sau một ngày làm việc bận rộn, bạn hãy nhìn lại và tổng kết những gì mình đã và chưa làm được trong 24 giờ đồng hồ vừa qua. Mong bạn sẽ cảm thấy tự hào vì mình đã không bỏ phí nó.
Xem thêm: Không ngần ngại nhảy việc, nhân sự trẻ rốt cuộc tìm kiếm điều gì?
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
