Tầm quan trọng của PDCA trong doanh nghiệp

Sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào đều mang đậm dấu ấn của quy trình làm việc hoàn hảo. Chu trình PDCA chính là một trong những công cụ hỗ trợ đắc lực cho của doanh nghiệp đang được nhiều quản lý cấp cao áp dụng. Không phải ngẫu nhiên mà PDCA là chìa khóa “Vàng” cho sự thành công. Khám phá ngay lý do qua bài viết dưới đây nhé!

PDCA là gì?

PDCA là viết tắt của các từ Plan (kế hoạch) – Do (hành động) – Check (kiểm tra) – Act (điều chỉnh, cải tiến). Là phương pháp quản lý bốn bước lặp được sử dụng trong kinh doanh, sản xuất để kiểm soát và cải tiến liên tục các quy trình, sản phẩm.

PDCA còn được gọi với tên gọi khác là chu kỳ bánh xe Deming hay Deming cycle. Chu trình này được William Edwards Deming phát biểu từ nền tảng lý thuyết của Walter A. Shewhart và được sử dụng rộng rãi tại Nhật bản nhất là giai đoạn sau Chiến tranh Thế giới thứ II giúp phục hồi nền kinh tế Nhật “thần kỳ”.

PDCA khuyến khích doanh nghiệp, nhà quản lý liên tục lặp đi lặp lại chu trình 4 bước cho đến khi giải quyết và đạt được mục tiêu cải tiến. Mô hình này rất hữu ích để tìm ra các cải tiến, nhất là trong quá trình thử nghiệm trước khi đưa đề án vào vận hành. Từ đó, giúp doanh nghiệp đạt được nhiều mục tiêu như tiết kiệm chi phí, tối ưu nguồn lực, cải thiện sự hài lòng, nâng cao cạnh tranh và tăng lợi nhuận,…

PDCA là gì?

4 Bước trong quy trình PDCA

Chính tên gọi PDCA đã cho thấy quy trình này sẽ bao gồm 4 bước. Mỗi bước sẽ giữ một vai trò quyết định. Cụ thể gồm:

Plan – Lập kế hoạch

Một kế hoạch rõ ràng, chi tiết và đúng hướng sẽ giúp bạn phân chia và điều hướng dễ dàng hơn:

• Thiết lập mục tiêu, mục đích của kế hoạch cải thiện hay cải tiến hay cả hai.
• Mô tả rõ ràng, cụ thể các nhiệm vụ cần làm.
• Tổ chức nhóm và đưa ra deadline.
• Nota lại những tài nguyên cần thiết cho kế hoạch như: tài liệu, nguồn lực, nhân lực,…
• Từ nhiệm vụ, thiết lập 1 bản công việc hoàn chỉnh, chi tiết từ người phụ trách, việc cần làm, kết quả mong đợi, cách vận hành và hướng dẫn nếu có…

Do – Thực hiện

• Giao việc, bám sát và cập nhật thường xuyên tiến độ công việc mỗi ngày, mỗi tuần hay theo tháng.
• Thực hiện công việc thật nghiêm túc, thường xuyên lưu lại các vấn đề nảy sinh khi tiến hành.

Check – Kiểm tra dữ liệu

Kiểm tra là một trong những khâu quan trọng giúp bạn kiểm soát mọi thứ. Nhiều công ty cho rằng chỉ cần đánh giá định kỳ hàng tháng, hàng năm nhưng thực tế việc kiểm tra thường xuyên sẽ đảm bảo chất lượng tốt nhất.

Để thực hiện khâu này, doanh nghiệp cần:

• Thường xuyên, liên tục kiểm tra kết quả của công việc có đạt mục tiêu đề ra.
• Lưu lại các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện chúng có tác động và ảnh hưởng như thế nào?
• Xác định nguyên nhân cốt lõi của vấn đề từ đó đề ra hướng khắc phục.

Act – Hành động

• Sau khi đã giám sát, kiểm tra và nhận ra những chỗ đúng chỗ sai, việc bạn cần làm lúc này chính là tiến hành sửa lỗi.
• Những sai sót sẽ được sửa chữa bằng cách nào? Phòng tránh những sai sót tiềm ẩn như thế nào? Hãy đưa ra biện pháp và yêu cầu thực hiện.

Quy trình PDCA gồm 4 bước

Tầm quan trọng của PDCA trong doanh nghiệp

PDCA được coi là chìa khóa vàng của thanh công nhờ những ý nghĩa nó mang lại cho doanh nghiệp. Dưới đây là 5 vai trò mà hầu hết các doanh nghiệp đều nhận thấy khi áp dụng chu trình này.

Cải tiến quy trình

PDCA giúp xác định và phân tích các điểm yếu trong quy trình làm việc, sản xuất của doanh nghiệp. Từ đó đưa ra giải pháp cải tiến hiệu quả. Quy trình sẽ được tối ưu hóa liên tục, loại bỏ các bước không cần thiết để giảm thiểu lãng phí, tiết kiệm thời gian, chi phí. Hoạt động làm việc, sản xuất sẽ được nâng cao cả về chất lượng lẫn số lượng.

Quản lý thay đổi

PDCA cung cấp một khuôn khổ để triển khai và quản lý các thay đổi một cách hiệu quả. Doanh nghiệp có thể xác định rõ ràng các rủi ro tiềm ẩn, xây dựng kế hoạch dự phòng để giảm thiểu tác động tiêu cực. Không những vậy, qua đó đơn vị có thể thúc đẩy sự thích nghi và linh hoạt trong môi trường kinh doanh luôn không ngừng biến động.

PDCA giúp doanh nghiệp liên tục sửa đổi, giải quyết các rủi ro

Quản lý chất lượng

PDCA là nền tảng cho hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả, đảm bảo sự nhất quán và tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng. Lỗi, sai sót trong sản phẩm, dịch vụ sẽ dần được loại bỏ. Chất lượng sản phẩm, dịch vụ tăng cao rõ rệt, khách hàng sẽ tin cậy và hài lòng hơn. Từ đó, tăng cường uy tín thương hiệu, tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Duy trì sự cải tiến liên tục

PDCA tạo ra một vòng lặp cải tiến liên tục, khuyến khích học hỏi từ kinh nghiệm và không ngừng tìm kiếm những cách thức làm việc hiệu quả hơn. Các xu hướng mới sẽ được cập nhật và đáp ứng nhu cầu ngày một cao của khách hàng. Nhờ vậy, doanh nghiệp dễ dàng tăng khả năng cạnh tranh và tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững.

Tăng năng suất và hiệu quả

Một bộ máy nhân sự cồng kềnh, khó kiểm soát, mỗi đầu mục công việc cần một khoảng thời gian dài mới có thể hoàn thành. Mọi thứ sẽ biến mất! Thay vào đó là một bộ máy nhân sự tối giản, năng suất thì tối đa. Chu trình PDAC từ đó sẽ giúp doanh nghiệp của bạn giảm tối thiểu chi phí, gia tăng lợi nhuận từ mọi phía.

PDCA giúp doanh nghiệp thành công đơn giản

Quy trình PDCA trong quản lý chất lượng

Quy trình PDCA đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Dưới đây chính là quy trình tiêu chuẩn trong quản lý chất lượng.

Lập kế hoạch (Plan) – Điều khoản 4 – 6

• Xác định bối cảnh tổ chức: Phân tích các yếu tố nội bộ và ngoại bộ ảnh hưởng đến HQC, bao gồm mục tiêu chiến lược, khách hàng, thị trường, đối thủ cạnh tranh, v.v. (Điều khoản 4).
• Xác định nhu cầu và mong đợi của khách hàng: Thu thập và phân tích thông tin về nhu cầu, mong đợi của khách hàng để xây dựng mục tiêu chất lượng phù hợp (Điều khoản 4).
• Xác định phạm vi HQC: Xác định các quá trình, sản phẩm/dịch vụ nằm trong phạm vi áp dụng của HQC (Điều khoản 4).
• Thiết lập hệ thống quản lý chất lượng: Xây dựng tài liệu HQC, bao gồm Sổ tay chất lượng, Quy trình, Biểu mẫu, v.v. (Điều khoản 5).
• Xác định rủi ro và cơ hội: Phân tích các rủi ro tiềm ẩn và cơ hội cải tiến liên quan đến chất lượng (Điều khoản 6).
• Lập kế hoạch cho các hành động: Lập kế hoạch cụ thể cho các hoạt động cải tiến chất lượng, bao gồm mục tiêu, trách nhiệm, nguồn lực, thời gian thực hiện (Điều khoản 6).

Thực hiện (Do) – Điều khoản 7 – 8

• Hỗ trợ: Cung cấp nguồn lực cần thiết cho việc triển khai HQC, bao gồm đào tạo nhân viên, trang thiết bị, tài chính, v.v. (Điều khoản 7).
• Thực hiện các hoạt động theo kế hoạch: Triển khai các hoạt động cải tiến chất lượng đã được lập kế hoạch (Điều khoản 7).
• Quản lý thông tin: Thu thập, lưu trữ và quản lý thông tin liên quan đến HQC một cách hiệu quả (Điều khoản 7).
• Kiểm soát hoạt động: Giám sát và kiểm soát các hoạt động trong HQC để đảm bảo thực hiện đúng quy trình và đạt được mục tiêu (Điều khoản 8).

Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện (Check) – Điều khoản 9

• Theo dõi và đo lường: Theo dõi và đo lường hiệu quả của các hoạt động cải tiến chất lượng so với mục tiêu đã đề ra (Điều khoản 9).
• Phân tích dữ liệu: Phân tích dữ liệu thu thập được để xác định các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội cải tiến (Điều khoản 9).
• Kiểm tra nội bộ: Thực hiện kiểm tra nội bộ HQC một cách định kỳ để đảm bảo HQC hoạt động hiệu quả (Điều khoản 9).

Hành động cải tiến (Act) – Điều khoản 10

• Hành động khắc phục: Xác định và thực hiện các hành động khắc phục đối với các vấn đề được phát hiện trong quá trình kiểm tra (Điều khoản 10).
• Cải tiến HQC: Cải tiến HQC dựa trên kết quả đánh giá và kinh nghiệm thu thập được (Điều khoản 10).
• Học hỏi từ kinh nghiệm: Chia sẻ kinh nghiệm và bài học học hỏi từ việc áp dụng PDCA để nâng cao hiệu quả HQC (Điều khoản 10).

Quy trình PDCA trong quản lý cũng gồm 4 bước quan trọng

Khám phá thêm những bài viết đặc sắc khác cùng VietnamWorks như: “Kỹ năng lập kế hoạch”, “Lập kế hoạch tài chính cá nhân”, và một số mẹo vặt cuộc sống mà bạn có thể chưa biết. Bên cạnh đó, đừng bỏ lỡ những chủ đề hấp dẫn về khái niệm lãnh đạo và phong cách lãnh đạo là gì.

Những thách thức khi triển khai quy trình PDCA

PDCA dù là quy trình mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc thực hiện hiệu quả cũng đi kèm với khó khăn và thách thức. Trong đó có:

• Thiếu cam kết từ lãnh đạo: Việc áp dụng PDCA cần sự hỗ trợ mạnh mẽ từ các nhà lãnh đạo. Họ sẽ là người quyết định, khuyến khích nhân viên tham gia vào quy trình cụ thể.

• Khó khăn khi xác định vấn đề: Không phải khi nào PDCA cũng có thể tìm ra vấn đề để giải quyết. Bởi, quy trình có thể thiếu thông tin, dữ liệu, khó khăn khi phân biệt giữa nguyên nhân và triệu chứng,…

• Khó khăn khi đo lường kết quả: Việc đo lường hiệu quả có thể bị ảnh hưởng do thiếu các chỉ số phù hợp, dữ liệu thu thập chưa hẳn đã chính xác,…
• Văn hóa doanh nghiệp chưa phù hợp: Việc áp dụng PDCA đòi hỏi doanh nghiệp khuyến khích học hỏi, sáng tạo, chia sẻ và chấp nhận các rủi ro. Tuy nhiên, văn hóa doanh nghiệp đôi khi không phù hợp do văn hóa tập trung vào quy trình hơn là cải tiến. Văn hóa e ngại rủi ro, thiếu ý tưởng mới,…

Chu trình PDCA sẽ là chìa khóa “vàng” giúp doanh nghiệp phát triển nếu nó được thực hiện đúng cách, đúng thời điểm. Bởi vậy, hãy tìm hiểu kỹ trước khi áp dụng, tránh vội vàng để dẫn đến những thất bại và ảnh hưởng không đáng có nhé!

Chúc bạn thành công!

Xem thêm: Phong cách lãnh đạo tự do: trao quyền cho nhân viên, bứt phá hiệu quả

— HR Insider —

VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam