Không ai muốn tự biến là một kẻ lười biếng mình trong mắt sếp, thiếu sự gắn bó với công việc, hoặc là một người không có tinh thần làm việc nhóm. Làm thế nào bạn có thể bảo vệ hình ảnh nhân viên chăm chỉ của mình trong khi chia sẻ thẳng thắn với sếp về câu chuyện “quá tải”?
Các chuyên gia gợi ý điều gì?
Cho dù bạn bận rộn đến đâu, bạn cũng sẽ cảm thấy cực kỳ khó khăn khi nói chuyện với sếp về khối lượng công việc nặng nề của bạn. Lý do thường đến từ hai khía cạnh sau, theo Julie Morgenstern, chuyên gia về năng suất và là tác giả của cuốn sách Never Check E-Mail In The Morning. Lý do đầu tiên, bạn thường sẽ lo rằng khi nói ra điều này, bạn sẽ mất việc. Tận sâu trong đáy lòng, bạn luôn biết rằng nếu bạn có thể xử lý công việc, thì cũng có một người khác làm được điều này; bạn sẽ cảm thấy khó chịu, Julie chia sẻ. Lý do thứ hai đến từ suy nghĩ bản thân bạn không làm việc đủ chăm chỉ, đủ thông minh hoặc đủ hiệu quả. Liane Davey, đồng sáng lập của 3COze Inc. và là tác giả của cuốn You First: Inspire Your Team to Grow, Get Together, chia sẻ rằng: “Bạn phải học cách chịu đựng điều này” và hoàn thành công việc của bạn. Bạn để tâm quá nhiều vì bạn có tham vọng lớn lao hoặc bạn muốn gây ấn tượng với sếp của mình, nhưng nếu sau đó nếu bạn không kịp hoàn thành – hoặc giao nộp công việc một cách vội vã hoặc kém chất lượng – nó sẽ gửi đi một thông điệp rằng bạn là nhân viên không đáng tin cậy. Do đó, tốt nhất là bạn nên báo cho lãnh đạo của bạn biết rằng bạn đang thật sự quá tải. Dưới đây là một vài cách để giúp cuộc trò chuyện của bạn diễn ra suôn sẻ hơn.
Cho phép bản thân nghỉ ngơi đôi chút
Cảm giác quá tải và làm việc quá sức không chứng minh được bạn là nhân viên giỏi. Tại hầu hết các công ty, dường như lúc nào nhân viên cũng có nhiều việc phải làm hơn là có thời gian để nghỉ ngơi. Nếu bạn là một nhân viên làm việc tốt, thỉnh thoảng việc từ chối yêu cầu hoặc yêu cầu từ chối, sẽ không biến bạn thành một người lười biếng và nó không phản ánh xấu về bạn. Thực tế, việc nói không về lâu dài sẽ góp phần làm tăng uy tín của bạn. Dave Boss muốn nhân viên của mình lên tiếng nếu có bất cứ điều gì cản trở họ làm việc ở hiệu suất cao nhất. Mặc dù bạn sẽ cảm thấy không thoải mái khi thừa nhận rằng bạn không thể xử lý mọi việc được giao, thế nhưng công ty phải chịu trách nhiệm cho việc tổ chức và phân công công việc. Nếu bạn đang chìm trong núi việc và bạn không thể đáp ứng các cam kết của mình, bạn có thể rời khỏi nhóm làm việc.
Tìm kiếm sự tư vấn và hỗ trợ
Khi bạn cảm thấy quá bận rộn, hãy thử tìm kiếm một sự hỗ trợ từ bên ngoài để xử lí khối lượng công việc của bạn. Một bên thứ ba có thể giúp bạn làm điều này. Hãy thử phác thảo các dự án và nhiệm vụ của bạn cho một người bạn hoặc đồng nghiệp đáng tin cậy. Sau đó nhờ cô ấy xem xét số lượng công việc bạn có và đưa ra nhận xét trung thực về việc liệu số việc này có quá nhiều cho một người hay không. Bạn cũng có thể nhờ sếp tư vấn và đào tạo thêm về kĩ năng xử lý công việc quá tải. Việc yêu cầu được hướng dẫn giúp bạn vừa làm rõ nguyện vọng với sếp, vừa làm việc hiệu quả hơn. Chẳng hạn, hãy chia sẻ rằng bạn mất khoảng năm giờ mỗi tháng để chuẩn bị báo cáo cho bộ phận tài chính. Hãy hỏi sếp liệu điều này có phù hợp với những gì sếp mong đợi? Và liệu sếp có bất cứ đề xuất nào để giúp bạn sắp xếp quá trình làm việc này hợp lí hơn không?
Cung cấp các giải pháp
Hãy sắp xếp một cuộc trao đổi thẳng thắn với cấp trên của bạn về khối lượng công việc bạn đảm nhận. Bạn đang hợp tác với sếp của mình để hoàn thành mục tiêu của công ty. Do đó, hãy bắt đầu cuộc trò chuyện bằng cách nêu rõ cách tổ chức làm việc hiện tại, mục tiêu chung để đảm bảo rằng cả bạn và sếp đều đang hướng về một điều duy nhất. Sau đó, hãy chia sẻ về cách mà bạn làm để đạt được mục tiêu, càng cụ thể càng tốt. Chẳng hạn, bạn có thể nói, nhiệm vụ này đòi hỏi rất nhiều nghiên cứu, tốn nhiều thời gian, thế nhưng, vì bây giờ tôi đang quản lý một nhóm, tôi dành nhiều thời gian hơn cho việc lập kế hoạch và tôi có ít thời gian hơn cho công việc hàng ngày. Tiếp đến là phần đưa ra giải pháp để xử lí vấn đề bạn gặp phải: Hãy đưa ra tối thiểu ba giải pháp. Đừng bao giờ đến gặp sếp của bạn để phàn nàn về một vấn đề trừ khi bạn có một giải pháp. Ví dụ, bạn có thể đề xuất rằng một số nhiệm vụ nhất định có thể được thực hiện hàng quý thay vì hàng tháng, hay các đồng nghiệp có thể tham gia hỗ trợ bạn trong một dự án cụ thể hoặc tổ chức thuê một nhóm tạm thời để giảm tải công việc. Mục tiêu của bạn là xác định các dự án có thể bị trì hoãn, ủy thác, loại bỏ hoặc giảm bớt.
Sắp xếp mức độ ưu tiên
Bạn sẽ cảm thấy khó chịu khi sếp cứ liên tục giao cho bạn một nhiệm vụ khác khi bạn đã có hàng tá việc phải làm. Các lãnh đạo thường phân công công việc mà không biết phải mất bao lâu để thực hiện từng nhiệm vụ riêng lẻ. Bạn nên trả lời sếp bằng cách giải thích những gì bạn đang phải đảm nhận và làm rõ với sếp, nhiệm vụ nào trong số này là quan trọng nhất? Và sếp sẽ ưu tiên những nhiệm vụ còn lại như thế nào? Hãy chắc rằng bạn nắm giữ vị trí của bất cứ nhiệm vụ nào mới nếu bạn không chắc chắn liệu mình có thể hoàn thành đúng hạn hay không.
Đề nghị giúp đỡ người thay bạn nhận việc
Ngay cả khi công việc quá tải, việc bạn đề nghị giúp đỡ sếp vừa thể hiện cả sự chu đáo và vừa có cả độ chuyên nghiệp. Hãy email cho sếp của bạn trình bày rằng, bạn cảm thấy rằng bạn không thể đảm nhận dự án này mà không làm ảnh hưởng đến công việc khác mà bạn đã cam kết, nhưng bạn có thể sắp xếp lịch làm việc của mình để thực hiện một buổi hướng dẫn cho nhân viên sẽ thực hiện nó. Ví dụ, bạn có thể đề nghị tham dự các buổi brainstorm, đọc bản thảo đầu tiên. Sau đó, hãy góp ý để chỉnh sửa và hoàn thiện công việc tốt hơn. Đây sẽ là một cách để củng cố danh tiếng của bạn với tư cách là một nhân viên có trách nhiệm, luôn cam kết đem lại sự thành công cho công ty.
Hãy tỏ ra thành thật
Đôi khi, những vấn đề cá nhân khiến cuộc sống của bạn đảo lộn và ảnh hưởng đến cả những vấn đề khác. Nếu bạn đang trải qua một trong những giai đoạn đó – chẳng hạn như mẹ bạn được chẩn đoán mắc một căn bệnh nghiêm trọng hoặc con trai bạn đang gặp khó khăn ở trường thì tốt nhất là hãy trình bày thẳng thắn với sếp về điều đó. Bạn có thể nói với sếp rằng nếu bạn xem nhẹ vấn đề cá nhân này, nó sẽ tạo ra căng thẳng rất lớn trong gia đình và ảnh hưởng đến hiệu suất công việc của bạn. Bạn nên trình bày bằng giọng điệu thẳng thắn, và thái độ của bạn nên thật sự cứng rắn và chú tâm. Hãy biến vấn đề này thành tình huống đang bị ràng buộc về mặt thời gian. Ví dụ như bạn chia sẻ rằng hai tuần này sẽ là một cơn “sóng thần” ập tới với bạn và bạn thật sự cần được giúp đỡ. Một cấp trên thấu hiểu, tôn trọng nhân viên sẽ đánh giá cao sự trung thực của bạn. Việc bạn càng cố gắng trở thành người hùng đến mức bạn tự hy sinh chính mình đôi khi không phải là câu trả lời hay nhất.
Đôi khi, việc chia sẻ trực tiếp với sếp rằng bạn đang có quá nhiều việc không phải lúc nào cũng đem lại hiệu quả. Khi cấp trên không sẵn sàng thực hiện thay đổi, hãy thử tìm kiếm sự giúp đỡ đến từ các đồng nghiệp xung quanh. Có lẽ họ sẽ giúp bạn giải quyết một phần nào đó trong khối lượng công việc của bạn hoặc giúp bạn trì hoãn công việc. Ngay cả khi họ không thể giúp đỡ, ít nhất họ cũng đã nhận được một lời cảnh báo rằng bạn đang bị quá tải và không thể hoàn thành kịp thời cho tất cả. Tuy nhiên, nếu sếp của bạn kém tinh tế không nhận ra sự bận rộn của bạn, có lẽ đã đến lúc bạn nên cân nhắc chuyển sang một công việc mới. Làm việc quá tải không phải là lựa chọn bền vững và lâu dài.
Những nguyên tắc cần nhớ
Nên:
- Tìm kiếm lời khuyên từ lãnh đạo của bạn hoặc đồng nghiệp về các cách để giảm bớt thời gian làm các công việc hiện tại.
- Hãy thẳng thắn hỏi xem các ưu tiên có thể được thay đổi hay có thể đánh đổi.
- Thể hiện sự sẵn sàng hỗ trợ những đồng nghiệp nhận việc thay bạn bằng cách hỏi thăm hoặc đóng góp vào những công việc nhỏ.
Không nên:
- Tự làm khó mình. Thỉnh thoảng từ chối một yêu cầu hoặc yêu cầu từ chối không có nghĩa là bạn lười biếng.
- Phàn nàn với sếp bạn đang có quá nhiều việc. Hãy đánh giá khối lượng công việc của bạn trước khi trình bày với sếp.
- Từ chối chia sẻ với các đồng nghiệp thân cận khi bạn đang bị quá tải nếu cấp trên không lắng nghe, giúp củng cố độ tin cậy của bạn.
Xem thêm: Cảm thấy tụt hậu so với đồng nghiệp nhỏ tuổi, bạn cần làm gì?
— HR Insider/ Theo HBR —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
