Trong thời đại công nghệ – kỹ thuật phát triển như hiện nay, nhân viên làm việc trong một công ty dù có không gian rộng, hay thậm chí làm việc ở những văn phòng khác nhau đều có thể kết nối với nhau một cách dễ dàng thông qua các hệ thống thông tin nội bộ hay mạng xã hội doanh nghiệp như Slack hay Microsoft Teams. Những phần mềm hỗ trợ tổ chức các cuộc họp trực tuyến như Zoom, GoToMeeting hay Webex đang dần thay thế các cuộc họp trực tiếp. Những công cụ này đang dần thay thế hình thức tương tác trực tiếp giữa con người với nhau trong công việc. Trong khi đó, tương tác trực tiếp tại nơi làm việc hỗ trợ rất lớn trong việc gắn kết nhân viên.
Câu hỏi đặt ra là làm thế nào để xây dựng một nơi làm việc tạo điều kiện thuận lợi và thúc đẩy con người tương tác trực tiếp với nhau chưa bao giờ là việc dễ dàng. Trong khi các nhà thiết kế và quản lí doanh nghiệp đưa ra mục tiêu và kì vọng về một nơi làm việc mở, giàu tính tương tác, thì nhiều nghiên cứu lại đưa ra những biểu hiện ngược lại với sự kì vọng của họ. Các nghiên cứu này cho thấy một số nơi làm việc được thiết kế mở, nhằm mục đích thúc đẩy tương tác trực tiếp giữa các nhân viên, nhưng lại sản sinh ra ít sự tương tác – nói đúng hơn là sự tương tác có ý nghĩa – chứ không phải là nhiều hơn.
Hiệu ứng “bức tường thứ tư” – Người đi làm càng lười tương tác với trực tiếp với đồng việc trong không gian làm việc mở
Dân văn phòng vốn luôn được quyền quyết định khi nào thì họ cần tương tác với đồng nghiệp xung quanh, hoặc là không. Thậm chí là trong một không gian mở, làm việc với đồng nghiệp ở khoảng cách gần, những ai muốn tránh xa khỏi sự tương tác vẫn hoàn toàn có thể thông qua việc đi vào nhà vệ sinh, đi ra chỗ khác, hoặc trở nên quá mải mê với công việc của mình để có cớ không nghe mọi người nói gì cả (có thể là với sự trợ giúp của tai nghe chẳng hạn).
Trớ trêu thay, sự phát triển mạnh mẽ của các cách tăng tương tác lại làm cho mọi người chẳng hề muốn hồi đáp hay trả lời lại, ví như khi nhân viên phớt lờ đi một tin nhắn thoại chẳng hạn.
Khi nhân viên thực sự muốn tương tác, họ sẽ chọn các hình thức như: mặt đối mặt, họp qua video, gọi điện thoại, mạng xã hội, email, gửi tin nhắn,… Khi một người khởi xướng sự trao đổi thông tin, họ sẽ là người quyết định xem sự trao đổi đó sẽ kéo dài bao lâu, và rằng nó sẽ được đồng bộ (một cuộc họp hay một sự hội ý riêng) hoặc không được đồng bộ (một tin nhắn hay một bài đăng trên mạng). Người trả lời – qua email, qua tin nhắn Slack hay tin nhắn văn bản – sẽ quyết định xem mình có muốn trả lời nó ngay, từ từ rồi hồi đáp, hay chẳng bao giờ ngó ngàng đến nó nữa. Những hành vi cá nhân này hợp lại với nhau, tạo thành một cấu trúc của sự cộng tác, tương tự như tổ kiến hay tổ ong vậy. Nó được vận hành một cách hữu cơ khi mọi người làm việc, và được hình thành dựa trên niềm tin, những định kiến, giá trị, lối tư duy giúp định nghĩa được văn hóa của tổ chức là gì.
Kiến trúc văn phòng thì có thể dễ dàng quan sát được – bạn chỉ cần nhìn vào bản vẽ, hình mẫu, công nghệ và cả những không gian xung quanh. Cho đến dạo gần đây, thì cấu trúc của sự cộng tác mới thực sự khó để có thể nhìn thấu. Tuy nhiên, công nghệ đã làm cho việc phát hiện và phân tích dòng chảy giao tiếp được trở nên dễ dàng hơn.
Các thiết bị cảm biến đang vô cùng thịnh hành trong cuộc sống hiện nay. Thiết bị cảm biến được lắp vào ghế, cho ta biết nhân viên có đang hiện diện tại bàn làm việc hay không. Cảm biến ở các tầng lầu xác minh được thời gian và cách di chuyển của mọi người. Cảm biến qua các băng thông RFID (Nhận dạng qua tần số ngoại tuyến) hay trên điện thoại thông minh theo dấu mọi nơi họ đặt chân đến. Panasonic đã thêm cảm biến WiFi vào hệ thống ánh sáng, để có thể giám sát những sự tương tác mặt đối mặt trong toàn bộ tòa nhà và nơi làm việc.
“Khi các công ty chuyển đổi sang văn phòng với không gian mở, cũng là lúc sự tương tác trực tiếp của nhân viên giảm xuống đến 70%.”
Những sự tiến bộ này cho phép chúng ta xác minh được một điều mà mọi người đã hoài nghi từ lâu: Kiến trúc và cấu trúc của sự cộng tác không hề đi đôi với nhau.
Với việc sử dụng những thiết bị tân tiến có sẵn và bắt lấy mọi dữ liệu trên tất cả các tương tác điện tử, một nghiên cứu đã theo dõi những sự tương tác số và cả tương tác trực diện tại trụ sở của hai công ty thuộc top Fortune 500 trước và sau khi các công ty này chuyển đổi từ văn phòng truyền thống sang không gian mở. Kết quả là, những sự tương tác trực diện giảm xuống xấp xỉ 70% sau khi các công ty chuyển đổi sang môi trường làm việc mở, trong khi đó những sự tương tác điện tử lại tăng lên.
Tại sao lại có kết quả như vậy?
Công trình nghiên cứu của nhà triết học người Pháp vào thế kỷ thứ 18 Denis Diderot đã có câu trả lời. Ông viết rằng, những người biểu diễn cần phải tưởng tượng có một bức tường lớn chắn ngang trước sân khấu, ngăn cách họ với khán giả, và cư xử giống y như lúc tấm màn chưa từng được kéo lên. Ông gọi nó là bức tường thứ tư. Nó giúp cho diễn viên không bị xao nhãng bởi khán giả, và cho phép họ tách chính mình ra khỏi cái mà họ không thể kiểm soát được (khán giả), chỉ duy nhất tập trung vào cái họ có thể làm (kịch bản). Nó tạo ra một cảm giác riêng tư, mà nhiều người vẫn thường gọi là sự cô độc công cộng. Khán giả càng đông, bức tường thứ tư lúc này càng quan trọng.
Những người làm việc trong môi trường mở đang xây dựng cho mình một bức tường thứ tư, và đồng nghiệp của họ thì rất tôn trọng điều đó. Nếu một ai đó đang chú tâm làm việc, đừng làm phiền họ. Nếu một ai đó muốn bắt chuyện nhưng người đồng nghiệp kia lại có ánh nhìn không mấy thiện cảm, đừng mở lời với họ. Đặc biệt trong môi trường làm việc mở, khái niệm bức tường thứ tư đang dần trở nên phổ biến hơn bao giờ hết.
Mức độ tương tác của nhân viên (dù trực tiếp hay qua mạng xã hội) tỉ lệ thuận với khoảng cách bàn làm việc của họ
Một kết quả khác từ nhiều nghiên cứu cho thấy rằng, vị trí làm việc của những người đồng nghiệp với nhau gây ảnh hưởng lớn đến mối quan hệ trực tiếp và mối quan hệ trên mạng xã hội của họ. Nói chung, mọi người ngồi càng cách xa, thì họ càng ít giao tiếp.
Nghiên cứu tại MIT Media Lab cho thấy rằng, xác suất hai người trên cùng một khu vực tương tác với nhau dù là trực tiếp hay qua mạng xã hội thì tỉ lệ thuận với khoảng cách giữa hai bàn làm việc của họ. Tại trụ sở của công ty phần mềm, những người chung một nhóm có khả năng tương tác với nhau gấp sáu lần nếu họ làm việc chung một tầng lầu.
Đối với những công việc từ xa, mặc dù không thể phủ nhận rằng nó có nhiều hiệu quả về mặt kinh tế, nhưng lại có xu hướng giảm sự cộng tác một cách đáng kể thậm chí là qua các kênh mạng xã hội. Khi nghiên cứu về một công ty công nghệ lớn từ năm 2008 đến 2012, kết quả cho thấy những nhân viên làm việc từ xa giao tiếp về công việc của họ ít hơn gần 80% so với những nhân viên làm việc chung với nhau; trong 17% dự án họ không hề nói với nhau điều gì cả. Hệ quả rõ ràng từ việc này chính là:
Nếu các thành viên trong một đội cần tương tác với nhau để đạt kết quả nào đó đúng thời hạn, thì bạn sẽ không muốn họ làm việc tách rời nhau đâu.
Đừng xây dựng nơi làm việc dựa trên sở thích cá nhân của nhân viên
Một vài người tin rằng một bản thiết kế chỉn chu hơn sẽ có thể giải quyết bài toán hóc búa mang tên sự cộng tác. Các kiến trúc sư, quản lí doanh nghiệp thường lấy ý tưởng cho việc xây dựng văn phòng dựa trên các kết quả khảo sát từ nhân viên nhằm hiểu rõ nhu cầu của từng cá nhân là gì. Ngoài ra, họ cần xây dựng được những khoảng không gian linh hoạt, nhanh nhẹn, thuận tiện để tổ chức hoạt động nhằm giúp cho nhân viên tự điều chỉnh sao cho phù hợp với họ nhất.
Tuy nhiên, sự cộng tác lại như là một môn thể thao đồng đội. Những văn phòng nào chỉ tập trung vào sở thích cá nhân thì có thể sẽ không chu toàn được cho toàn bộ tập thể nhân viên của mình. Nếu bạn muốn mỗi nhân viên của mình chọn được không gian làm việc phù hợp với họ nhất, thì có thể họ sẽ bị cô lập một chỗ thôi đấy.
Những nhà lãnh đạo cần phải rõ ràng về việc hành vi tập thể nào thì được khuyến khích, hành vi nào không, và tại sao. Những biện pháp cần bao gồm không chỉ thiết kế của cơ cấu nơi làm việc và công nghệ, mà còn là thiết kế của các nhiệm vụ, vai trò và cả văn hóa doanh nghiệp nữa.
Phần lớn sự tái thiết kế các văn phòng hiện nay đều không được thực hiện với mục đích củng cố sự cộng tác, mà đa số là vì đủ không gian cho số lượng nhân viên đang ngày một tăng lên. Nhưng nếu mục đích chính của các nhà quản lí là để thúc đẩy sự cộng tác, đặc biệt là gia tăng những loại tương tác đúng và giảm đi những gì thiếu hiệu quả. Điều đó có nghĩa là, các nhà quản lí cần hiểu rõ loại hình tương tác hiện tại là gì, và cân nhắc xem mình muốn thay đổi nó như thế nào.
Tiến hành những thử nghiệm thực tế
Cách tốt nhất để có môi trường làm việc lý tưởng cho một nhóm người nào đó chính là tiến hành các thử nghiệm mang tính nghiêm ngặt và chính xác, bao gồm thu thập và phân tích dữ liệu tương tác, phát triển giả thuyết về các cách để cải thiện nó, và kiểm tra giả thuyết đó với một nhóm nhân viên điển hình.
Mori Building, một trong những công ty quản lý tài sản lớn nhất Nhật Bản, đã thực hiện điều này khi họ muốn tạo ra sự cộng tác năng suất hơn giữa các nhóm với nhau trong cùng một trụ sở chính. Mori đã nhận ra rằng, phần lớn mọi người chỉ giao tiếp với những ai cùng chung nhóm với họ. Nhân viên công ty sẽ chỉ sử dụng khu vực ghế ngồi dành riêng cho nhóm của mình và hiếm khi bước chân qua khu vực ghế ngồi mở – mà khu vực này chiếm 20% không gian công ty.
Vì thế Mori đã giả lập nên một cuộc thử nghiệm để xem liệu cấu trúc thiết kế có bị ảnh hưởng hay không. Họ chọn một tầng trong công ty với các ghế ngồi được sắp xếp theo nhóm làm việc. Một phần của không gian được giữ nguyên như cũ, và một phần được chuyển đổi thành khu vực “tự do sử dụng” – ghế ngồi mở và không có bàn làm việc. Khi Mori tiến hành đo lường sự tương tác qua cấu hình ấy, kết quả đã trở nên rõ ràng: Mặc dù sự tương tác giữa các nhóm có tăng lên, nhưng giữa các thành viên trong cùng một nhóm lại giảm nhanh chóng. Mọi người dành ra khoảng thời gian cô lập là 1.26 lần trong cả một ngày làm việc của mình. Cuối cùng, Mori trở lại với hệ thống ghế ngồi cố định theo nhóm, và giảm số lượng các ghế ngồi mở lại.
Với thử nghiệm tương tự, một công ty phần mềm lớn đã khám phá ra rằng, 90% các mối tương tác được thực hiện tại bàn làm việc của nhân viên. Chỉ 3% được thực hiện tại các khu vực chung (phần còn lại xảy ra tại các phòng họp). Công ty đã có ý định chuyển đổi sang các khu vực tự do sử dụng để tăng sự tương tác giữa các nhóm với nhau, nhưng lại nhận ra rằng họ đang phá vỡ đi sự cộng tác nên kế hoạch đó đã bị bỏ qua.
Những thử nghiệm như trên tốn nhiều thời gian và tiền bạc, nhưng nhiều tổ chức nhận thấy việc này đáng để đầu tư vì “không bổ ngang thì cũng bổ dọc”. Rõ ràng, các công ty sẽ phải chi trả rất nhiều cho việc thiết kế nếu họ có ý định đại tu lại không gian của mình.
Cũng giống như thử nghiệm A/B được sử dụng rất phổ biến trong lĩnh vực marketing và bán hàng, những trải nghiệm chính là chìa khóa cho sự thiết kế nơi làm việc. Các công ty cần phải rõ ràng về những dữ liệu mà họ đang thu thập, và khéo léo với cảm xúc của mọi người – đối với nhân viên, người cung cấp thông tin thô ban đầu qua các mối tương tác; hay tổ chức, nơi bạn thu thập, tiến hành hay lưu trữ những thông tin đầu vào này. Những công ty nào mà phớt lờ hay xem thường các vấn đề này, có thể khiến cho nhân viên xa lánh cũng như gây ra những tổn thất nghiêm trọng về mặt danh tiếng. Cần phải minh bạch với mọi người rằng việc sử dụng những dữ liệu thì chỉ có hạn định, với mục đích là giúp ích cho nhân viên có cơ hội được cộng tác tốt hơn và thiết kế được nơi làm việc lý tưởng hơn cho mọi người.
Ít hơn có thể là tốt hơn
Tạo ra sự cộng tác tốt không có nghĩa là bạn phải làm một công cuộc đại tu toàn bộ không gian văn phòng của mình; một vài sửa đổi nho nhỏ cũng có thể đem lại nhiều sự thay đổi đáng kể.
Mori đang thu thập dữ liệu về việc kích cỡ của bàn là bao nhiêu thì phù hợp với trụ sở tổ chức. Kết luận ban đầu của họ là: Thay vì sử dụng bàn đơn, thì các bàn làm việc lớn, được sử dụng bởi nhiều thiết kế tối tân hiện nay, có thể nuôi dưỡng các mối quan hệ thân mật như các bàn ăn chung – nhưng nói một cách khác, thì nó không hề tốt một chút nào. Một công ty sản xuất đã nhận ra rằng, những thay đổi nhỏ trong nội thất cũng có thể mang lại những tác động to lớn. Trụ sở của công ty này có hai phòng họp tại hai khu vực làm việc chính khác nhau: một phòng theo phong cách hoàn toàn mở, và một phòng với những chiếc bảng trắng có thể di chuyển làm hàng rào ở hai bên. Hơn 50% sự tương tác được diễn ra ở phòng có bảng trắng. Việc trang bị thêm bảng trắng thì không hề tốn kém nhiều.
Đôi khi, câu trả lời tốt nhất lại không nằm ở việc thay đổi cấu trúc vật lý. Những thử nghiệm đã cho Mori thấy rằng, những sự kiện được thiết kế có chủ đích để đạt được mối quan hệ nào đó giữa các cá nhân hay nhóm với nhau thì mang lại nhiều kết quả chính xác và có giá trị hơn là chỉ thay đổi về mặt cấu trúc.
KẾT LUẬN
Để nói rằng bạn muốn có được một kiến trúc lý tưởng nhất cho nơi làm việc vật lý hay qua mạng là điều không thể khả thi. Đó là bởi vì có càng nhiều sự tương tác không có nghĩa là tốt hơn, và ngược lại. Mục tiêu ở đây, chính là “thiên thời, địa lợi và nhân hòa”.
Một số ý tưởng chung về kiến trúc văn phòng hay sự cộng tác đã trở nên quá lỗi thời hay không còn đúng nữa. Mặc dù văn phòng mở được thiết kế ra với mục đích thúc đẩy chúng ta tương tác trực diện nhiều hơn, nhưng nó lại không cho phép chúng ta làm như vậy. Những “sự xung đột ngẫu nhiên” xảy ra tại môi trường làm việc hay không gian mở có thể sẽ bị phản tác dụng. Trong nhiều trường hợp, “sự hiện diện chung” tại một văn phòng mở hay thông qua các kênh mạng xã hội thì không hề dẫn đến sự cộng tác có hiệu quả.
Những tiến bộ trong công nghệ cho phép chúng ta kiểm tra những giả thuyết, đồng thời hiểu thêm về cách mà các nhóm nhân viên tương tác với nhau như thế nào. Những dữ liệu cứng yêu cầu phải chứng minh hay bác bỏ những lý thuyết có thể được giữ lại và phân tích. Để điều đó được xảy ra ở một quy mô lớn hơn, các bộ phận nhân sự, bất động sản và tài chính cần phải thực hiện thử nghiệm bao gồm lĩnh vực marketing và hoạt động của tổ chức. Nhờ vào đó, các thiết kế văn phòng thật hay ảo đều có thể trở nên liên tục được – đó cũng là tiến trình giúp cho kiến trúc và cấu trúc của sự cộng tác là một nơi vui vẻ để mọi người cùng làm việc đấy.
— HR Insider / Theo HBR —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
