Những phím tắt “thần thánh” mà dân văn phòng cần biết

Word

Định dạng đoạn văn

Các đoạn văn bản sẽ được trình bày một cách khoa học, hợp lý, dễ nhìn nhất mà không đòi hỏi bạn phải bỏ ra quá nhiều thời gian căn chỉnh bằng các thao tác chọn và nhấn chuột thủ công nếu sử dụng các phím tắt sau:

– Ctrl + L/R/E: Canh lề trái, phải, giữa

– Ctrl + Shift + 1/2/5: Tạo khoảng cách dòng đơn/đôi/rưỡi

– Ctrl + Q: Hủy bỏ kiểu định dạng đoạn

– Ctrl + M: Lùi đoạn văn bản vào 1 tab (1 tab= 1,27cm)

– Ctrl + Shift + M: Lùi đoạn văn bản ra lề 1 tab

– Ctrl + T: Lùi những dòng không phải là dòng đầu của văn bản vào 1 tab

– Ctrl + Shift + T: Lùi những dòng không phải là dòng đầu của văn bản ra lề 1 tab

In tài liệu

Lúc trước, Vui Vẻ có thói quen in tài liệu tại các tiệm photo. Đi làm rồi mới biết, một ngày Vui Vẻ phải làm rất nhiều báo cáo rồi phải in ngay để trình kí. Hôm đầu làm việc Vui Vẻ khá bối rối vì không nhớ kĩ các thao tác nhưng sau một hồi tìm tòi ra các phím tắt, việc in ấn đối với Vui Vẻ đã có thể thực hiện chỉ trong “một nốt nhạc”.

– Ctrl + P : In tài liệu

– Ctrl + Alt + I : Xem tài liệu trong chế độ in

– Page Up/ Page Down : Dịch chuyển lên/xuống 1 trang

Excel

Các phím tắt cơ bản

Để có thể nhớ và sử dụng thành thạo các phím tắt phức tạp, chúng ta nên bắt đầu bằng những phím tắt cơ bản. Các phím tắt cơ bản này là những bước mà khi soạn thảo Excel, bạn luôn luôn phải thực hiện như lưu dữ liệu, gán dữ liệu,..

– Enter : Gán dữ liệu đã nhập vào ô và di chuyển xuống ô phía dưới ô vừa nhập

– ESC : Bỏ qua dữ liệu đang thay đổi

– Alt + Enter : Tạo 1 dòng mới trong cùng 1 ô

– Shift + Enter : Gán dữ liệu vào ô và di chuyển lên phía trên vùng chọn

– Ctrl + S : Lưu dữ liệu

– Ctrl + N : Tạo một file Excel mới

Định dạng số

Nếu nhắc đến Word là nghĩ đến con chữ thì ngược lại, Excel phần lớn được chúng ta sử dụng để xử lý số liệu. Để không phải bối rối trong quá trình thao tác, bạn hãy tập nhớ những phím tắt định dạng số rất hữu ích dưới đây:

– Ctrl + Shift + $ : Định dạng dữ liệu kiểu tiền tệ với 2 chữ số thập phân

– Ctrl + Shift + % : Định dạng dữ liệu phần trăm không có chữ số thập phân

– Ctrl + Shift + # : Định dạng dữ liệu kiểu ngày theo thứ tự ngày, tháng, năm

– Ctrl + Shift + @ : Định dạng dữ liệu thời gian theo thứ tự giờ phút và sử dụng AM và PM phân biệt

– Ctrl + Shift + ! : Định dạng số lấy 2 giá trị thập phân và sử dụng dấu “-“ cho giá trị âm

Powerpoint

Viết, vẽ lên màn hình trình chiếu

Để có thể dễ dàng diễn giải ý của mình, chúng ta thường tương tác lên slide bằng bút laser trình chiếu. Làm thế nào để bài thuyết trình vẫn chuyên nghiệp dù không có bút trình chiếu? Viết, vẽ lên màn hình trình chiếu bằng chính các phím tắt của Powerpoint chính là giải pháp cho bạn!

– Ctrl + P:  Biến con trỏ thành viết để vẽ lên màn hình trình chiếu

– Ctrl + E: Biến con trỏ thành cục tẩy để xóa những nét đã viết, vẽ

 “Biến hóa” các con chữ

Một mẫu slide hoàn hảo phải được trình bày một cách hợp lý, rõ ràng giúp người xem nắm được đâu là ý chính, phụ bằng cách linh hoạt thay đổi kích thước, định dạng con chữ hay số.

– Shift + F3 : In hoa chữ (in hoa đầu câu, in hoa tất cả)

– Ctrl + T : Mở nhanh hộp định dạng font cho slide

– Ctrl + Shift + > : Tăng kích thước font

– Ctrl + Shift + < : Giảm kích thước font

– Ctrl + B/I/U : Tạo kiểu chữ in đậm/in nghiêng/gạch chân

– Ctrl + Shift + = : Đánh chỉ số trên (ví dụ: X²)

– Ctrl + = : Đánh chỉ số dưới (ví dụ: H₂SO₄)

Ngoài những phím tắt trên còn rất nhiều phím tắt khác. Thế nhưng dân văn phòng không phải ai cũng là các chuyên gia máy tính đúng không nào? Vì vậy, Vui Vẻ chỉ tổng hợp các nhóm phím tắt thông dụng và dễ nhớ nhất. Mong rằng chúng sẽ giúp việc làm báo cáo, thuyết trình, soạn thảo văn bản của bạn trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn nhé!

–HR Insider–