Họp nhóm là thời gian tuyệt vời để các nhà quản lý cập nhật báo cáo trực tiếp, thảo luận về một vấn đề quan trọng hoặc tìm câu trả lời cho một vấn đề. Các cuộc họp không chỉ giúp thu hút ý tưởng hoặc giải quyết xung đột mà chúng còn có thể được sử dụng để cải thiện giao tiếp trong team.
Mọi quản lý đều biết rằng các cuộc họp này chỉ hiệu quả khi tất cả các thành viên tham gia vào cuộc trao đổi. Các quản lý đầu tư rất nhiều thời gian để chuẩn bị cho các cuộc họp này, nhưng chúng có thể gây lãng phí phần lớn thời gian nếu thành viên trong nhóm vắng mặt hoặc bỏ lỡ các thông điệp quan trọng mà bạn đang cố gắng truyền tải.
Một trong những cách dễ nhất để khiến nhân viên không muốn nghe nữa là khi bạn thốt ra bất kỳ cụm từ nào dưới đây. Những cụm từ vô tình dẫn đến một phản ứng tiêu cực từ nhân viên, ngay cả khi bạn không có ý định đó.
Nếu bạn thấy mình sắp nói bất kỳ cụm từ nào trong số này, hãy thử một cách khác để thay thế. Điều này sẽ đảm bảo là nhân viên của bạn biết chính xác bạn đang muốn nói gì.
“Đừng nêu vấn đề với tôi. Cho tôi một giải pháp đi.”
Giáo sư Tâm lý học Adam Grant đã nói rằng cụm từ này là một trong những câu tồi tệ nhất mà người quản lý có thể thốt ra. Ông thừa nhận rằng mặc dù có ý định tốt, nhưng với cách tiếp cận này, “người khác sẽ không bao giờ nói lên những vấn đề khó khăn nhất mà họ chưa biết cách giải quyết.” Ông khuyên các công ty nên quan tâm những vấn đề chưa có giải pháp vì điều này giúp công ty định hình văn hóa tìm hiểu và đổi mới.
Theo Grant, Warby Parker là một ví dụ đặc biệt của nền văn hóa này. Tại công ty chuyên về kính này, họ khuyến khích tất cả nhân viên nêu ra các vấn đề họ gặp phải hàng ngày vào một tệp Google Docs chung. Vào cuối mỗi tuần, các quản lý có thể quyết định được những vấn đề nào họ cần ưu tiên.
Bằng cách không khuyến khích nhân viên chỉ báo cáo những thành tích, mọi người đều có thể hiểu rõ hơn về các vấn đề cần giải quyết để tăng hiệu quả và năng suất. Khi nhân viên đưa ra vấn đề, mọi người có thể làm việc cùng nhau để đưa ra các giải pháp hữu ích.
Vì vậy, làm thế nào để bạn ngăn chặn nhân viên chỉ biết phàn nàn với bạn mọi lúc? Hãy nói rõ rằng bạn sẽ tiếp nhận những khiếu nại về một vấn đề chỉ một lần. Sự kỳ vọng này sẽ kiềm chế những người chỉ biết phàn nàn, đồng thời cho phép nhân viên có quyền đưa ra những vấn đề họ gặp phải.
Thay vào đó, hãy thử: Cụm từ này là biểu tượng của một vấn đề lớn hơn, chứ không đơn thuần chỉ là một cụm từ có vấn đề.
“Để tôi suy nghĩ thêm!” hay “Để sau đi!”
Hầu hết các nhân viên đều biết rằng những câu này được sử dụng như một cách để tránh những cuộc trò chuyện tế nhị hoặc đơn giản là gạt bỏ sự đóng góp của họ. Với tư cách là người quản lý, có lẽ bạn đang dùng cụm từ này để tiếp tục cuộc họp hoặc cố gắng bỏ qua một ý tưởng mà bạn thấy không hữu ích, nhưng hãy cẩn thận: nó có thể phải trả giá bằng tinh thần của nhân viên.
Như chúng ta đều biết, thời gian là tiền bạc, các cuộc họp nhóm rất tốn kém. Một cuộc họp kéo dài 1 giờ với 10 người có mức lương trung bình 80.000 USD có giá 560 USD. Cuộc họp này diễn ra hằng tuần. Cuộc họp này đang tiêu tốn của tổ chức của bạn hơn 29.000 USD mỗi năm.
Vai trò của người quản lý là phải đảm bảo đây là một khoản đầu tư có ý nghĩa; bằng cách làm sao các cuộc họp luôn được định hướng và có mục đích để không lãng phí bất kỳ thời gian nào. Phần khó khăn là cân bằng sự hiệu quả và sự cần thiết để đảm bảo nhân viên của bạn cảm thấy được lắng nghe.
Đôi khi, con người sẽ có những ý tưởng xuất thần và đôi khi sẽ có những ý tưởng ngu ngốc. Dù sao đi nữa, nếu bạn dành thời gian để lắng nghe một cách tôn trọng thì mọi người sẽ ngầm hiểu rằng bạn đang tôn trọng và coi trọng họ.
Cách tốt nhất để thể hiện rằng bạn coi trọng và tôn trọng các đóng góp của nhân viên là dành thời gian để gặp gỡ trực tiếp 1-1 với người nói lên ý tưởng đó công khai, ngay trong ngày hôm đó. Tuy nhiên, tất cả chúng ta đều biết lịch trình của hầu hết các nhà quản lý điên rồ như thế nào. Vì vậy nếu bạn không thể thảo luận về vấn đề này ngay bây giờ, hãy chứng tỏ rằng bạn nghiêm túc về ý tưởng của họ trong báo cáo bằng cách dành ít thời gian gặp trực tiếp ngay sau cuộc họp.
Thay vào đó hãy thử: Nếu bạn muốn thực sự xem xét ý tưởng của họ: “Điều này quan trọng với tôi. Tôi đánh giá cao bạn khi thể hiện ý tưởng của mình. Khi nào thì tiện cho chúng ta ngồi xuống và thảo luận chi tiết hơn về vấn đề này?” Nếu bạn không định xem xét ý tưởng của họ, hãy nói: “Tôi nghĩ ý tưởng đó có thể hữu ích cho một số bối cảnh, nhưng tôi không biết liệu đây có phải là ý tưởng phù hợp không.”
“Tôi nghĩ…”
Khi sử dụng cụm từ này, các nhà quản lý chỉ đơn giản là muốn lái qua một vấn đề khác. Là người quản lý, bạn nên đặt tiêu chuẩn vàng cho tư duy dựa trên dữ liệu. Bằng cách sử dụng dữ liệu, bạn đang biến ý kiến đang gây tranh cãi của mình thành sự thật. Trên thực tế, các công ty áp dụng việc ra quyết định dựa trên dữ liệu đã thấy năng suất và kết quả tăng 6% so với các tổ chức không dùng hình thức này.
Thay vào đó hãy thử: “Dựa trên các xu hướng mà nhóm điều hành đã thấy, chúng ta biết rằng cách tiếp cận tốt nhất để tăng lượng truy cập cho trang web là tăng số lượng email tiếp thị được gửi đi mỗi tuần.”
“Hãy tiếp tục phát huy những gì bạn đang làm!”
Gần đây, Gallup đã báo cáo rằng, “chỉ có khoảng một trong bốn nhân viên ‘đồng ý hoàn toàn’ rằng quản lý của họ đưa ra phản hồi hữu ích cho họ hoặc phản hồi họ nhận được giúp họ làm việc tốt hơn.” Tiếp tục phát huy những gì bạn đang làm là một câu quá mơ hồ để được coi là “có ý nghĩa” và chắc chắn không giúp cấp dưới của bạn “làm tốt hơn.”
Cho dù bạn đang nói chuyện với nhóm hay một cá nhân, đây không phải là loại phản hồi mà nhân viên muốn nghe. Thật vậy, những nhân viên hàng đầu thường có nhiều tham vọng, nghĩa là những người thường xuyên nhận được lời khen ngợi này thực sự muốn cải thiện hoặc được giao nhiệm vụ thử thách hơn.
Nếu không có sự chỉ trích mang tính xây dựng, nhân viên có thể cảm thấy được quyền tìm kiếm sự phát triển chuyên nghiệp ở nơi khác. Trên thực tế, một cuộc khảo sát do Officevibe thực hiện đã tiết lộ rằng có “tỷ lệ nghỉ việc thấp hơn 14,9% ở các công ty hoàn thành phản hồi thường xuyên của nhân viên.” Và “82% nhân viên thực sự đánh giá cao việc nhận phản hồi, bất kể đó là tích cực hay tiêu cực.” Nhưng “Hãy tiếp tục phát huy những gì bạn đang làm” là một câu phản hồi không tích cực, cũng không tiêu cực.
Cấp dưới của bạn sẽ không biết liệu bạn có thực sự thấy những đóng góp của họ không khi bạn sẽ đưa ra những phản hồi trống rỗng.
“Hôm nay chúng ta nên bàn về cái gì?”
Không, nhất quyết không. Như chúng tôi đã đề cập trước đó, các cuộc họp rất tốn kém. Nếu bạn là người chịu trách nhiệm dẫn dắt cuộc họp, mà bạn không chuẩn bị hay không có tài liệu để thảo luận, bạn đã biến cuộc họp một giờ nói chuyện phiếm đắt tiền, không hiệu quả.
Để dẫn dắt các cuộc họp hiệu quả, xác định xem bạn có thực sự cần một cuộc họp hay không. Rất có thể nếu bạn không nghĩ ra tài liệu nào để thảo luận, thì không cần phải tổ chức họp. Nếu vậy, bạn nên để nhân viên tập trung vào công việc của họ và hãy làm việc gì đó có ích hơn.
Nếu một người quản lý nói ra cụm từ trên, điều đó cũng có nghĩa là không có công việc nào cần giao cho những người tham dự cả. Một bản phân bổ công việc hiệu quả giúp tạo ra các cuộc họp hiệu quả và bạn nên xác định chính xác những gì bạn sẽ nói và thời gian dành cho mỗi chủ đề.
Thay vào đó hãy thử: “Xin chào mọi người. Tôi hy vọng tất cả các bạn đã xem qua bản phân công công việc tôi đã gửi ngày hôm qua. Hãy bắt đầu với mục đầu tiên trong danh sách.”
“Chúng ta cần phải nghĩ lớn!”
Đây không chỉ là một trong những cụm từ sáo rỗng nhất, mà cũng không ai biết ý nghĩa của nó! Một trong những cách quan trọng nhất mà người quản lý có thể hướng dẫn nhóm là đưa ra một khuôn mẫu thực tế để họ vận hành.
Có nhiều cách để các nhà quản lý khuyến khích nhân viên mình suy nghĩ sáng tạo mà không cần sử dụng cụm từ “nghĩ lớn”:
– Định nghĩa sự sáng tạo cho team bạn mà không quá bó buộc: Tư duy sáng tạo phải tập trung vào mục tiêu của nhóm và công ty, nếu không thì sẽ rất lãng phí. Cần có một liên kết rõ ràng giữa sự sáng tạo mà bạn khuyến khích và những kỳ vọng mà bạn đặt ra.
– Cân bằng giữa nghệ thuật và thương mại: Sáng tạo hiệu quả là vừa mang tính nghệ thuật mà vừa mang tính thương mại. Nghệ thuật là nơi các ý tưởng chỉ được trình bày vì mục đích sáng tạo và thương mại là nơi các ý tưởng chỉ được đề xuất để thu lợi tài chính. Khuyến khích các nhân viên của bạn đưa ra những ý tưởng sáng tạo mang cả 2 tính chất để đạt được sự cân bằng hoàn hảo.
– Tạo không gian cho sự hợp tác: Cộng tác vốn dĩ là sáng tạo. Những ý tưởng tốt, sáng tạo được nhào nặn thành những ý tưởng tuyệt vời, sáng tạo khi nhiều bộ óc cùng hướng tới một mục tiêu.
Thay vào đó, hãy thử: “Đây là một loại vấn đề mới mà chúng ta chưa từng gặp phải trước đây. Nó có thể đòi hỏi một số sáng kiến từ phía chúng ta, nhưng tôi muốn đề xuất ….”
Ngay cả trong thời đại mà e-mail, điện thoại, hội nghị qua video và Slack đang thống trị phương thức liên lạc, họp nhóm dường như vẫn không bao giờ lỗi thời.
Các cuộc họp nhóm là một phần quan trọng trong việc phát triển, minh bạch và giao tiếp giữa thành viên. Để đảm bảo các cuộc họp này vẫn hiệu quả, các nhà quản lý cần tránh các cụm từ phổ biến có thể gây hại nhiều hơn lợi ích dự định.
Hạn chế những cụm từ này không chỉ làm tăng tầm ảnh hưởng của bạn với tư cách là người quản lý, mà nhân viên cũng sẽ cảm ơn bạn khi họ không biết làm thế nào họ có thể cải thiện, họ đang làm tốt và làm thế nào họ có thể sáng tạo hơn trong công việc.
Xem thêm: Ý nghĩa của việc ứng dụng “Feedback Loop” vào công việc?
— HR Insider/ Theo cafébiz —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
