Khi có dịp tiếp cận những người cực kỳ thành đạt bạn sẽ có cơ hội khám phá các khía cạnh đáng ngạc nhiên của họ, hiểu được điều gì giúp họ làm việc hiệu quả và thành công như vậy.
Vaibhav Shah từng nói: “Khi nhìn một người thành công, bạn chỉ thấy ánh hào quang mà chưa bao giờ biết những cố gắng thầm lặng của họ để đạt được thành công ấy”. Kevin Kruse đã phỏng vấn trên 200 người cực kỳ thành công gồm 7 nhà tỉ phú, 13 vận động viên đạt giải Olympic và chủ các doanh nghiệp bằng một câu hỏi mở đơn giản: “Bí quyết để làm việc hiệu quả của bạn là gì?”. Khi phân tích các câu trả lời, Kruse đã tổng hợp những bí quyết tạo nên sự thành công như sau:
Làm chủ từng phút làm việc. Hầu hết mọi người thường mặc định thời gian hoàn thành công việc theo giờ, tuy nhiên người thành công hiểu rằng họ có 1,440 phút mỗi ngày và thời gian là vàng. Tiền bạc mất đi có thể kiếm lại được nhưng thời gian đã mất sẽ không bao giờ trở lại. Shannon Miller, một huyền thoại Olympic, nói rằng: “Tôi kiểm soát thời gian của mình từng phút một mỗi ngày”.
Tập trung vào việc trọng tâm. Để quyết định công việc quan trọng nhất mỗi ngày bạn cần trả lời hai câu hỏi: “Công việc nào giúp bạn đạt được mục tiêu?” và “Hoàn thành công việc nào sẽ giúp bạn thăng tiến?”. Người thành công biết chính xác công việc quan trọng nhất của mình và tập trung từ một đến hai giờ mỗi sáng để thực hiện chúng mà không gián đoạn.
Sắp xếp công việc vào thời khóa biểu thay vì liệt kê danh sách. Thông thường chỉ 41% các công việc trong danh sách được hoàn thành và các công việc dang dở sẽ dẫn đến áp lực và chứng mất ngủ do hiệu ứng Zeigarnik. Hiệu ứng này cho thấy các công việc chưa hoàn thành sẽ xuất hiện trong tâm trí bạn cho đến khi chúng được hoàn tất. Hãy bỏ danh sách sang một bên, thay vào đó sắp xếp mọi thứ vào thời khóa biểu.
Chiến thắng sự trì hoãn. Người thành công biết được họ cần làm gì để hướng bản thân đến mục tiêu. Bạn cần nhận ra yếu tố tạo nên trì hoãn và tìm cách giải quyết chúng ngay từ hôm nay để đạt được kết quả như mục tiêu đề ra ban đầu.
Dành buổi tối cho gia đình. Andy Grove, cựu CEO tập đoàn Intel, chia sẻ: “Luôn luôn có nhiều việc phải làm, nhiều hơn những việc nên làm và nhiều hơn nữa những việc có thể làm”. Người thành công hiểu rõ giá trị của cuộc sống. Với nhiều người thì đó chính là dành thời gian cho gia đình, thể dục thể thao và làm từ thiện. Người thành công luôn sắp xếp 1,440 phút mỗi ngày của họ sao cho thật chất lượng và hiệu quả.
Sử dụng sổ ghi chú. Richard Branson, người sáng lập công ty Virgin, từng nói rằng anh không thể xây dựng Virgin thành công nếu thiếu quyển sổ ghi chú luôn mang theo bên mình. Greek, giám đốc công ty vận chuyển Aristotle Onassis, cũng từng chia sẻ trong một buổi phỏng vấn: “Luôn mang theo sổ ghi chú và viết xuống mọi thứ chính là bài học quý báu mà không ai dạy bạn tại trường”. Người làm việc hiệu quả luôn giải phóng tư duy của mình bằng cách viết xuống mọi suy nghĩ và ý tưởng mới.
Chỉ kiểm tra hộp mail vài lần trong ngày. Người thành công sắp xếp thời gian kiểm tra hộp mail nhanh chóng và hiệu quả. Họ không để những tín hiệu mail mới khiến họ mất tập trung trong công việc và thay vì kiểm tra hộp mail suốt ngày họ chỉ dành thời gian cố định một lần một ngày hoặc chỉ một lần vào mỗi buổi sáng, trưa và tối.
Hạn chế những cuộc họp không cần thiết. Tỷ phú Mark Cuban chia sẻ bí quyết: “Đừng bao giờ dành thời gian cho các buổi họp nếu chúng không mang lại lợi ích”. Các cuộc họp là kẻ giết thời gian khi chúng diễn ra không đúng giờ, với không đúng người, nội dung trao đổi dài dòng và kéo dài không mục đích. Bạn nên tránh các buổi họp và trong trường hợp cần thiết hãy tiết kiệm thời gian bằng cách nói ngắn gọn và đi vào trọng tâm vấn đề.
Nói không với những việc không hiệu quả. Tỉ phú Warren Buffet từng nói: “Khác biệt giữa người thành công và người cực kỳ thành công là người cực kỳ thành công thường nói không với mọi việc”. Bên cạnh đó, James Altucher, một doanh nhân thành đạt, cũng chia sẻ thêm một kinh nghiệm: “Nếu nó không phải là một điều hết sức tuyệt vời, hãy nói không”. Bạn chỉ có 1,440 phút mỗi ngày vậy nên đừng phí phạm chúng cho những việc không quan trọng.
Áp dụng quy luật 80/20. Theo Pareto thì trong hầu hết trường hợp, 80% kết quả đạt được chỉ đến từ 20% hành động. Người làm việc hiệu quả biết hành động nào sẽ dẫn đến kết quả tốt nhất, vậy nên hãy ưu tiên các công việc quan trọng trước các việc khác.
Trao quyền trong hầu hết công việc. Thay vì đặt câu hỏi: “Tôi có thể làm việc này như thế nào?”, người thành công sẽ hỏi: “Làm thế nào để hoàn thành việc này?”. Để làm việc hiệu quả, không nhất định phải luôn kiểm soát toàn bộ công việc. Bạn không thể là một nhà quản lý giỏi khi tập trung quá mức vào mọi thứ.
Giải quyết mọi việc chỉ một lần. Đã bao lần bạn mất thời gian để xem đi xem lại một email hoặc hóa đơn rồi lại bỏ qua để lần sau giải quyết. Người thành công luôn cố gắng thực hiện ngay công việc nếu chúng chỉ mất từ năm đến mười phút giải quyết. Điều này giúp giảm áp lực công việc và khiến đầu óc trở nên thoải mái hơn bởi họ không phải xem hoặc đánh giá lại các vấn đề đó nữa.
Bắt đầu ngày mới bằng những thói quen tốt. Theo khảo sát của Kevin về thói quen buổi sáng của trên 200 người thành công, hầu hết họ bắt đầu ngày mới bằng việc bồi bổ cơ thể bằng bữa sáng dinh dưỡng, tập thể dục và bồi dưỡng tinh thần bằng cách ngồi thiền và đọc sách báo.
Duy trì năng lượng tốt nhất. Bạn không thể tăng thêm thời gian trong ngày nhưng luôn có thể giữ năng lượng ở mức cao nhất để tập trung tinh thần, gia tăng hiệu quả công việc. Người thành công không bỏ qua bữa sáng, thời gian ngủ hay nghỉ ngơi của mình để bổ sung và duy trì năng lượng liên tục.
Các bí quyết trên được người thành công kết hợp và thực hiện mỗi ngày. Bạn có thể không phải là chủ doanh nghiệp, vận động viên hay một nhà tỉ phú nhưng những bí quyết này chắc chắn sẽ giúp bạn hoàn thành công việc nhiều hơn trong thời gian ngắn hơn.
– HR Insider – VietnamWorks –
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
