Nhân viên tổ chức sự kiện là gì? Bật mí cách trở thành một nhân viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Nhân viên tổ chức sự kiện là gì?

Nhân viên tổ chức sự kiện là những chuyên gia điều phối hậu cần, kết hợp sự sáng tạo, tính cẩn trọng và phối hợp nhịp nhàng với các bên để tạo nên một sự kiện hoàn hảo. Công việc của họ xoay quanh việc đưa ra ý tưởng, xây dựng kịch bản, điều phối, giám sát chương trình và đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ. Trong mỗi buổi tiệc, vai trò của nhân viên tổ chức sự kiện là không thể thiếu.

Vì tính chất công việc đòi hỏi sự tương tác giữa nhiều người, nhân viên tổ chức sự kiện cần phải năng động, sáng tạo, nhạy bén và có khả năng giao tiếp tốt. Bên cạnh đó, khả năng tổ chức, chịu áp lực, tâm lý ổn định và thái độ làm việc chuyên nghiệp cũng là những yếu tố cần thiết khi đảm nhiệm vị trí này.

Xem thêm:

• Assistant brand manager là gì? Thu nhập và 7 kỹ năng cần thiết
• Account Manager là gì? 7 Điều kiện của Account Manager
• Content Creator là gì? 5 Kỹ năng và 8 công việc hot hiện nay
• Sales Marketing là gì? Bí quyết để trở thành Sales Marketing giỏi?
• Promotion là gì? 10 Yếu tố tạo nên chiến dịch thành công
• Chuyên viên PR là gì? Mô tả công việc và 5 kỹ năng cần có
• Digital Marketing là gì? Những điều cần biết về 7 vị trí hot khi ứng tuyển
• Trade marketing là gì? 9 kỹ năng cần có để có thu nhập cao
• Market là gì? Các thị trường và phân loại Market trong kinh doanh

Nhu cầu tuyển dụng ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam

Trong thời đại kinh tế phát triển ngày nay, việc chi tiền cho các buổi tiệc hay các sự kiện là điều phổ biến. Do đó, ngành công nghiệp tổ chức sự kiện đã bùng nổ và phát triển nhanh chóng trong những năm qua. Nhu cầu về nhân viên tổ chức sự kiện, lên kế hoạch và quản lý sự kiện cũng ngày một tăng cao. Các doanh nghiệp tổ chức sự kiện, nhà hàng và khách sạn đều cần tìm kiếm nhân sự có kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm để cạnh tranh trên thị trường.

Ở Việt Nam, nhu cầu về nhân viên tổ chức sự kiện tập trung chủ yếu vào lĩnh vực cưới hỏi và hội nghị. Nếu bạn có bằng cấp chuyên môn về dịch vụ, nhà hàng, khách sạn, và có kinh nghiệm, thì bạn dễ dàng ứng tuyển vào vị trí này.

Mô tả công việc nhân viên tổ chức sự kiện

Công việc cụ thể của một nhân viên tổ chức sự kiện sẽ bao gồm:

Nghiên cứu đối tượng và mục tiêu để lên ý tưởng cho chương trình

Nhiệm vụ đầu tiên và quan trọng nhất của vị trí này chính là tiếp nhận yêu cầu từ bộ phận hoặc khách hàng về các ý tưởng triển khai sự kiện và những tài liệu liên quan. Việc này ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sự kiện và sự hài lòng của khách hàng đối với đơn vị tổ chức sự kiện.

Thực tế, quá trình nghiên cứu và lên ý tưởng cần sự tổng hợp thông tin giữa các bên liên quan, bởi vậy mà mất khá nhiều thời gian. Khi đó người đảm nhận này sẽ trực tiếp trao đổi với khách hàng, đề xuất ý tưởng của mình cho đến khi chốt được ý tưởng chung. Quy trình này đòi hỏi sự sáng tạo độc đáo, và đòi hỏi khả năng hiểu rõ tâm lý khách hàng.

Xây dựng kế hoạch, kịch bản sự kiện để trình cấp trên hoặc khách hàng

Sau khi có ý tưởng, nhân viên tổ chức sự kiện sẽ lên kế hoạch triển khai sự kiện cụ thể bao gồm: Thời gian, địa điểm tổ chức, số người tham gia, chương trình kịch bản, kinh phí dự trù, phương án dự phòng, đơn vị hợp tác và danh sách những người thực hiện.

Bản kế hoạch đề xuất này sẽ được trình cho quản lý hoặc khách hàng đánh giá và đưa ra góp ý về những nội dung cần thay đổi hoặc sửa chữa. Qua quy trình này, người tổ chức sự kiện có thể dễ dàng theo dõi và quản lý tiến độ các hoạt động sẽ diễn ra trong sự kiện.

Tìm kiếm, lựa chọn các đơn vị hợp tác, hỗ trợ cho event

Nhân viên tổ chức sự kiện còn phải chịu trách nhiệm xác định vị trí, lựa chọn và làm việc với các đối tác để trang bị đầy đủ tất cả các dụng cụ cần thiết cho việc tổ chức sự kiện. Vì khối lượng công việc này khá lớn, nên trưởng bộ phận thường phân công cho từng cá nhân xử lý một số hạng mục cụ thể để tránh quá tải hoặc chậm tiến độ.

Tiến hành tổ chức sự kiện

Một sự kiện được diễn ra thành công hay không phụ thuộc vào các khâu chuẩn bị. Khi các bước chuẩn bị hoàn tất, sự kiện sẽ bắt đầu và người đứng ra tổ chức sự kiện sẽ làm vai trò quản lý và điều phối tất cả các hoạt động trong suốt sự kiện. Để đảm bảo rằng sự kiện diễn ra suôn sẻ, những nhân viên tổ chức sự kiện cần chuẩn bị một kế hoạch dự phòng cho trường hợp sự kiện gặp sự cố ngoài ý muốn. Việc này đảm bảo rằng chương trình hoạt động sẽ diễn ra một cách suôn sẻ nhất có thể.

Kỹ năng cần có của một nhân viên tổ chức sự kiện

Để hoàn thành nhiệm vụ một cách xuất sắc, đòi hỏi nhân viên tổ chức sự kiện trang bị cho mình những kỹ năng sau:

Tư duy sáng tạo

Chuyên viên tổ chức sự kiện không chỉ đơn thuần là một người đưa ra danh sách các việc cần làm. Họ cần sử dụng khả năng sáng tạo của mình để tạo ra những sự kiện độc đáo và ấn tượng. Ví dụ, một chương trình với ý tưởng chủ đề thú vị sẽ kích thích sự tương tác của người tham gia và làm tăng tính trải nghiệm của họ. Bạn không nên nghĩ rằng chỉ có những yêu cầu cụ thể từ khách hàng mới là tiêu chí quan trọng trong việc tổ chức sự kiện. Thực tế, việc tận dụng tối đa các yếu tố như quy mô, tính chất và mục tiêu của sự kiện sẽ giúp bạn tạo ra những ý tưởng sáng tạo để phát triển sự kiện của mình thành một trải nghiệm độc đáo và khác biệt.

Kỹ năng nghiên cứu

Không chỉ cần có kỹ năng điều phối tốt mà nhân viên tổ chức sự kiện còn cần có khả năng nghiên cứu kỹ thuật tốt. Việc nghiên cứu về hành vi và cảm xúc của con người khi tham gia các hoạt động trong sự kiện, cũng như cách tạo trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng thông qua việc lựa chọn địa điểm, điều phối, thức ăn và nước uống đều quan trọng để đảm bảo rằng sự kiện được tổ chức một cách tốt nhất và tạo ra sự hài lòng cho người tham gia từ đầu đến cuối.

Khả năng viết kịch bản, lên kế hoạch

Đừng nghĩ rằng công việc của vị trí này chỉ là công việc thể hiện bằng tay chân. Để tổ chức một sự kiện ấn tượng và thu hút, họ cần có kỹ năng lên kịch bản và lên đường dây sự kiện chặt chẽ. Để thực hiện công việc này, nhân viên tổ chức sự kiện phải có tư duy logic, rành mạch và sáng tạo đặc biệt. Ngoài ra, chuyên viên tổ chức sự kiện cần có khả năng viết một bản proposal (kế hoạch chi tiết của sự kiện) hoàn chỉnh và thu hút. Một bản proposal tốt cần phải có tính thuyết phục và khả thi cao, bởi cuối cùng, sự kiện phải đáp ứng được mục tiêu ban đầu của nó.

Xây dựng mối quan hệ và làm việc với nhà cung cấp

Khi tổ chức sự kiện, ban tổ chức cần phải giao tiếp, trao đổi thông tin và thương lượng với rất nhiều nhà cung cấp khác nhau. Mỗi nhà cung cấp sẽ có chính sách khác nhau, do đó chuyên viên tổ chức sự kiện cần có yêu cầu rõ ràng và minh bạch trước khi đưa ra quyết định với họ. Việc xây dựng mối quan hệ và làm việc đòi hỏi nhiều kỹ năng giao tiếp và đàm phán. Điều này yêu cầu nhân viên tổ chức sự kiện phải có sự linh hoạt để đảm bảo tiến độ công việc đúng và cũng phải có tính cách mềm mỏng để các bên không cảm thấy bị bất công.

Kỹ năng đàm phán và lập ngân sách

Nếu bạn tự tin vào khả năng thương lượng mặc cả, thì chúc mừng, bạn đã có một kỹ năng quan trọng mà một chuyên viên tổ chức sự kiện cần có. Trong quá trình tổ chức sự kiện, bạn sẽ phải thương lượng với đối tác về hợp đồng, các điều khoản về quyền lợi tài trợ và địa điểm tổ chức. Sau khi thương lượng thành công về ngân sách, bạn cần lập bảng dự trù kinh phí để đảm bảo rằng mọi khâu trong sự kiện không gặp quá nhiều chi phí phát sinh.

Khả năng giám sát và quản lý con người

Chuyên viên tổ chức sự kiện không chỉ làm việc với các bản proposal, hợp đồng hay nhà cung cấp, mà cũng cần có khả năng giám sát và quản lý con người. Với mỗi mảng thực thi khác nhau, sẽ có những đội ngũ nhỏ phụ trách khác nhau, ví dụ như lễ tân sẽ tiếp đón khách mời, hoặc hậu cần sẽ giữ những món vật dụng cần thiết. Vì vậy, người tổ chức sự kiện giỏi cần có cái nhìn bao quát để quản lý các đội ngũ nhỏ này, từ đó đảm bảo mọi khía cạnh trong sự kiện được diễn ra suôn sẻ.

Kỹ năng hoạch định và quản lý rủi ro

Bất kỳ sự kiện nào không thể tránh khỏi những vấn đề phát sinh, và chuyên viên tổ chức sự kiện không nên chờ đợi cho đến khi vấn đề xảy ra mới đi tìm cách giải quyết. Thay vào đó, họ cần phải “vạch lá tìm sâu” để nhìn thấy những rủi ro tiềm tàng và giải quyết chúng nhanh chóng trước khi sự kiện diễn ra.

Việc phát hiện nhiều rủi ro sẽ giúp giảm thiểu các vấn đề phát sinh trong buổi sự kiện. Kế hoạch phòng ngừa rủi ro không thể được rập khuôn mà cần tuỳ thuộc vào từng ngữ cảnh, tính chất và vấn đề khác nhau.

Mức lương của nhân viên tổ chức sự kiện

Mức lương cho vị trí này sẽ không có một con số chính xác và cụ thể. Nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố như kinh nghiệm, loại sự kiện, quy mô tổ chức và vị trí đảm nhiệm. Tuy nhiên, mức lương trung bình của một nhân viên tổ chức sự kiện là khoảng 9 triệu đồng/tháng.

Cụ thể, mức lương sẽ được phân chia như sau:

• Với các ứng viên chưa có kinh nghiệm, mức lương thường dao động trong khoảng 4 – 6 triệu đồng/tháng.
• Với những nhân viên tổ chức sự kiện có từ 1-2 năm kinh nghiệm, mức lương cơ bản thường dao động từ 8 – 10 triệu đồng/tháng. Tuy nhiên, với năng lực và kinh nghiệm tốt, mức lương cũng có thể lên đến 20 triệu đồng/tháng.
• Với các vị trí quản lý hoặc trưởng phòng tổ chức sự kiện có kinh nghiệm từ 5 năm trở lên, mức lương cơ bản thường dao động từ 30 – 40 triệu đồng/tháng.

Ai sẽ phù hợp với nghề tổ chức sự kiện?

Người làm nghề tổ chức sự kiện không cần nhiều bằng cấp và đào tạo chuyên ngành, nhưng họ cần sở hữu và đáp ứng những tố chất như năng động, sáng tạo, khả năng tổ chức và sắp xếp công việc, sức khỏe ổn định, kỹ năng giao tiếp và làm việc với con người, tính cẩn trọng và chi tiết, cùng với cái nhìn bao quát và nhạy cảm với những rủi ro tiềm tàng.

Tìm việc làm nhân viên tổ chức sự kiện ở đâu?

Với nhu cầu tuyển dụng nhân viên tổ chức sự kiện ngày càng tăng, tìm kiếm việc làm trong ngành này không còn quá khó khăn như ngày trước. Các ứng viên có thể tìm việc thông qua giới thiệu của bạn bè hoặc thông tin tuyển dụng trên mạng xã hội. Ngoài ra, website tuyển dụng là một mảnh đất màu mỡ để bạn dễ dàng tìm kiếm thông tin việc làm phù hợp. Đơn cử VietnamWorks là một trong những website tuyển dụng hàng đầu mà bạn có thể nộp hồ sơ ứng tuyển trực tiếp. Đây không chỉ là nơi tuyển dụng nhân viên tổ chức sự kiện mà còn có hàng trăm, hàng nghìn công việc khác từ các công ty lớn và nhỏ trên cả nước đã được kiểm duyệt và đăng tải, mang đến cho bạn nhiều cơ hội việc làm hấp dẫn.

Hy vọng những thông tin được chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc của nhân viên tổ chức sự kiện cũng hỗ trợ bạn trong quá trình định hướng nghề nghiệp. Chúc bạn thành công trên con đường xây dựng sự nghiệp.

Nắm bắt thông tin tuyển dụng mới nhất và tham gia ứng tuyển tại VietnamWorks! Top các nhà tuyển dụng cùng việc làm tiềm năng đa dạng: Sasin tuyển dụng, VTC Academy tuyển dụng, Edufit tuyển dụng, FPT Education tuyển dụng, VAS tuyển dụng, Vui Học tuyển dụng, eTeacher tuyển dụng, và Onschool tuyển dụng.

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam

>>> Xem thêm các bài chia sẻ về chủ đề liên quan:

• Portfolio là gì? Nắm ngay cách hiểu đơn giản sau!
• Phân biệt Portfolio và CV đơn giản qua hình mẫu sau.
• Phần mềm tính lương là gì? Áp dụng ở đâu?
• Budget là gì? Ngân sách lập kế hoạch
• Promotion là gì? Trong chuỗi phân phối cần gì đến promotion
• Market là gì? Thị trường áp dụng cho điều gì?
• Kỹ năng là gì? Những kỹ năng quan trọng cần có để nổi bật
• Producer là gì? Trách nhiệm của nhà sản xuất trong ngành công nghiệp
• Mentor là gì? Tại sao mentor lại quan trọng đối với sự phát triển cá nhân?
• Procurement là gì? Ý nghĩa của nó?