Nhân viên mới nào cũng cần một mối quan hệ “đôi bạn cùng tiến”

Nhiều năm qua, Microsoft đã và đang tiến hành nhiều giải pháp nhằm cải thiện quy trình tiếp nhận nhân viên mới của mình. Ban đầu, giải pháp được cho rằng đơn giản nhất và cũng mang lại nhiều hiệu quả chính là  việc quản lý viên có những cuộc họp 1 – 1 với nhân viên mới trong suốt tuần đầu làm việc của họ để theo sát quá trình hoà nhập của họ. Tiếp tục nghiên cứu, một kết luận được rút ra rằng: Có một người bạn cùng đồng hành trong công việc mới đóng vai trò quan trọng, quyết định sự thành công của một nhân viên tập sự.

Thật dễ nhận ra về lợi ích mà “đôi bạn cùng tiến” mang lại trong việc đào tạo nhân viên mới nhưng một số công ty lại quên bẵng đi sự giới thiệu về người cộng sự này trong suốt quá trình đào tạo. Một thử nghiệm với sự tham gia của 600 nhân viên trên toàn tổ chức chỉ ra rằng “đôi bạn cùng tiến” là một phương pháp mang lại rất nhiều lợi ích trong quá trình đào tạo nhân sự mới. Phương pháp này được thể hiện qua ba góc nhìn:

Phương pháp đào tạo cho nhân sự mới cùng bạn đồng hành cần có môi trường làm việc cụ thể

Đối với những nhân viên làm việc lâu năm, môi trường làm việc xung quanh họ đã được thiết lập có trật tự. Bao gồm việc soạn thảo email, tham gia vào các cuộc họp và tạo slide PowerPoint để giới thiệu dự án mới… Còn đối với những người mới, cảm thấy bỡ ngỡ ở giai đoạn đầu là điều không thể tránh khỏi. Họ sẽ cảm thấy chưa quen với môi trường làm việc và “loạng choạng” trong quá trình giải quyết hồ sơ. Người bạn đồng hành chính là nhân tố giúp quá trình hiểu hơn về công ty, về công việc trở nên dễ dàng hơn.

Ví dụ, người đồng nghiệp với vốn kiến thức sâu rộng có thể giúp nhân viên mới biết được  về bộ máy nhân sự  trong công ty một cách kỹ càng hơn. Cũng như việc hướng dẫn về các chiến lược nhằm giải quyết vấn đề một cách hợp lý. Những người cộng sự này còn giúp giải thích các quy tắc trong văn hóa công ty, hoặc cho bạn biết những “luật bất thành văn” đang hiện hữu.

Bạn cùng tiến sẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc

Nâng cao hiệu quả công việc là mối quan tâm không chỉ của riêng công ty mà còn của cả nhân viên mới. Khi tuyển được nhân sự mới, thì công ty cũng “lấp đầy” được vị trí còn trống. Và, nhân viên mới thì “căng não” dốc sức cống hiến cho công ty, đồng thời cần đủ thời gian để học hỏi với vị trí công việc mới.

Tại Microsoft, áp dụng chương trình người bạn đồng hành từ lúc nhân viên mới vào làm, điều đó giúp đẩy mạnh năng suất làm việc: 56% nhân viên mới được cộng tác với bạn đồng hành ít nhất một lần trong 90 ngày làm việc đầu tiên đã chỉ ra rằng, người bạn đồng hành đã giúp ích rất nhiều trong việc nâng đỡ nhân viên mới làm việc hiệu quả hơn. Con số này còn tăng lên 73% nếu nhân viên mới gặp gỡ bạn đồng hành từ hai đến ba lần; 86% cho những ai gặp gỡ sáu đến tám lần; và 97% cho những ai được gặp nhau trên tám lần trong 90 ngày làm việc đầu tiên.

Rõ ràng rằng, sự ủng hộ càng nhiều từ bạn đồng hành thì càng đem lại nhiều kết quả tốt hơn cho nhân viên mới.

Phương pháp “bạn đồng hành” sẽ cải thiện sự hài lòng đối với nhân viên mới

Với hơn 120.000 nhân viên, thật không khó để tưởng tượng những thử thách chồng chất mà họ phải đối mặt trong một tổ chức lớn và phức tạp như vậy. Để thật sự hiểu rõ hơn về vấn đề, phương pháp áp dụng để chỉ ra  sự khác biệt giữa nhân viên mới được kèm cặp bởi một người bạn đồng hành, và người khác thì không. Kết quả là, sau tuần làm việc đầu tiên, nhân viên mới có bạn đồng hành sẽ cảm thấy hài lòng hơn 23% trong quá trình nhận việc so với những người không có. Xu hướng này tiếp tục tăng lên con số 36% sau 90 ngày làm việc. Nhân viên mới được kèm cặp bởi đồng nghiệp cũng cho biết rằng, họ cảm thấy mình nhận được nhiều ủng hộ tích cực hơn từ cả sếp lẫn các thành viên khác trong cùng nhóm làm việc.

Sau khi nghiên cứu kĩ số liệu, một trang nội bộ đã được mở ra để mở rộng cho chương trình thử nghiệm. Tại đây các nhà tuyển dụng có thể ghép nhân viên mới với một người đồng nghiệp nào đó, kèm theo là các hướng dẫn giúp tạo ra được những sự ghép đôi hoàn hảo. Ví dụ, người bạn đồng hành này phải có đủ kiến thức về vai trò hay bản chất công việc của nhân viên mới, họ phải có kinh nghiệm và có đủ thời gian để hỗ trợ người mới. Một khi đã ghép đôi thành công, một tin nhắn nhắc nhở tự động sẽ được gửi đến nhân viên mới, quản lý viên cũng như người bạn đồng hành – nhằm khuyến khích sự tham gia đều đặn từ các bên, đặc biệt là trong 90 ngày đầu tiên làm việc của người mới.

Tuy vẫn còn một số điều cần học hỏi khi thực hiện cũng như mở rộng chương trình này. Nhưng dưới đây là một vài mẹo có thể áp dụng được trong giai đoạn đầu:

Sắp xếp lại thứ tự ưu tiên các khối lượng công việc. Khi ghép đôi nhân viên mới với một người bạn đồng hành, hãy cân nhắc xem khối lượng công việc hiện tại của người đó như thế nào. Trong một vài trường hợp, bạn cũng cần sắp xếp lại nhiệm vụ hay giảm mức độ công việc cho người bạn đồng hành, để họ có đủ thời gian hỗ trợ cho người mới.

Bàn bạc về vấn đề thời gian. Hãy cho nhân viên mới và người đồng hành biết rằng đây là một mối quan hệ liên kết với nhau bằng thời gian nhất định. Bạn đồng hành sẽ sẵn lòng giúp đỡ nếu họ nắm trước được khoảng thời gian mà hai bên sẽ cùng làm việc chung với nhau.

Báo cáo những vấn đề liên quan đến cấu trúc công việc. Nghiên cứu của chúng tôi cũng chỉ ra rằng, người bạn đồng hành khi báo cáo với cùng một người quản lý sẽ nhận nhiều đánh giá có lợi hơn so với những người báo cáo với nhiều quản lý khác nhau. Tại sao? Bởi vì khi chỉ báo cáo với một người quản lý, họ sẽ có thể hiểu hơn về vai trò và trách nhiệm của nhân viên mới. Nếu không, nó sẽ gây ra nhiều phiền toái và chán nản cho cả hai bên đấy.

Đôi bên cùng có lợi. Không chỉ nhân viên mới thu về nhiều lợi ích từ mối quan hệ này, mà cả người đồng bạn đồng hành cũng gặt hái được nhiều “chiến lợi phẩm” ở kỹ năng thực hành quản lý và lãnh đạo. Một vài năm về trước, khi chúng tôi khảo sát nhân viên của mình để hiểu hơn về những thuộc tính của một nhà quản lý giỏi là gì. Thì hai trong số năm thuộc tính đứng đầu, bao gồm giao tiếp và sự ủng hộ, cũng chính là những yếu tố quyết định cho một mối quan hệ bạn bè đồng nghiệp có cùng nhau tiến bộ hay không. Thêm vào đó, việc chỉ bảo người khác cũng có thể khiến cho bản thân trau dồi thêm nhiều kiến thức nền, và giúp ta mở rộng ra thêm vốn hiểu biết chuyên môn của mình đấy.

Cuối cùng, một chương trình tiếp nhận và đào tạo nhân viên mới thành công, không nhất thiết là được lấy ra từ các cuốn sách hướng dẫn phức tạp. Thay vào đó, hãy lên ý tưởng cho những kế hoạch mang tính đa chiều hơn. Và dĩ nhiên, hãy nhớ rằng điều quan trọng nhất mà một người nhân viên mới cần, chính là sự ủng hộ từ công ty và đồng nghiệp. Một người quản lý có đầu óc phán đoán, và một người cộng sự tận tâm chính là chìa khóa giúp nhân viên mới tích cực và tự tin hơn trong những tháng đầu tiên làm việc đấy!

— HR Insider/Theo Harvard Business Review —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam