Nhà tuyển dụng nên khôn khéo trong việc giữ liên lạc với ứng viên dù đã gửi thư từ chối

Việc bị từ chối một vai trò có thể đến như một cú sốc, đặc biệt nếu ứng viên đặt trí tim của họ vào vị trí đó. Tuy nhiên, hãy tìm cách để biến việc thành nghệ thuật mà không làm ứng viên cảm giác thất vọng, mà ngược lại chúng ta còn có thể giữ liên lạc với họ cho những vị trí ở tương lai. 

Hành xử khôn ngoan

Mặc dù quy trình đưa ra phản hồi cho một ứng viên trượt ứng tuyển sẽ khác nhau, tùy thuộc vào từng vị trí và ngành nghề, nhưng có một số nguyên tắc nhất định có thể áp dụng cho hầu hết các tình huống.

Đối với những ứng viên gửi hồ sơ ban đầu bị từ chối vì họ không đáp ứng các tiêu chí công việc, việc gửi một email nói chung là đủ. Nhưng nếu một ứng viên đã tiến tới giai đoạn tiếp theo và tham dự một cuộc phỏng vấn hoặc hoàn thành sau một cuộc đánh giá, thì kết quả phỏng vấn toàn diện qua điện thoại là sự trao đổi giá trị nhất. Rebecca Houghton, người sáng lập BoldHR chia sẻ: 

Tôi sẽ điểm qua những điểm mạnh của họ, và nếu có số liệu thống kế, tôi cũng sẽ trình bày luôn, nếu họ đã được thực hiện một cuộc đánh giá kỹ năng trực tuyến và vượt qua thì tôi cũng sẽ giải thích cặn kẽ với họ.Tuy nhiên tôi cũng cho họ biết quá trình mà bên công ty đã đánh giá, điểm nào mà ứng viên chưa đáp ứng được chiều rộng và chiều sâu bên công ty yêu cầu

Alex Hattingh, Giám đốc nhân sự của Employment Hero, cũng khuyên bảo nên cung cấp phản hồi kỹ lưỡng kịp thời cho ứng viên nếu có thể, hãy làm như vậy thông qua một cuộc gọi video. Đặt mình ở vị trí của người nộp đơn, và đã đến phỏng vấn cũng như test kiểm trình độ chuyên môn, hãy cống hiến hết mình trong vai trò tổ chức mà bạn đảm nhận.

Mặc dù một phần ứng viên thất vọng về kỹ năng buổi phỏng vấn của chính họ và cả trong cách đưa ra phản hồi từ bạn, nhưng những lời phê bình mang tính xây dựng không phải lúc nào cũng được chào đón. Trường hợp này bạn nên linh hoạt theo quan điểm cá nhân ứng viên.

Hattingh cũng nói rằng việc cung cấp phản hồi ngay lập tức có nghĩa là bạn có thể trở thành “chiếc gai” trong mắt họ. Khi đưa ra phản hồi, các nhân sự cũng nên lưu ý đến những phản ứng của ứng viên, thường sẽ không dễ dàng, nhưng những việc đó để bảo vệ danh tiếng của công ty. 

Phản hồi email kém chất lượng của ứng viên

Bất kể trong trường hợp nào nhà tuyển dụng cũng nên phản hồi lại email của ứng tuyển viên vào công ty, đây là một phép lịch sự, thể hiện sự chuyên nghiệp trong cách làm việc của một công ty. Bạn có thể biện minh, công ty của bạn không đủ lớn và chỉ cần như vậy, tuy nhiên hãy suy nghĩ thật kỹ, nếu bạn đang nghĩ như vậy, thì bạn đang là một thành viên bất công với công ty và với đồng lương của bạn. 

Hãy thực hiện một cách chuyên nghiệp và có quy trình cụ thể. Một số lỗi mà ứng viên thường gặp nhất đó là không kiểm tra kỹ lại nội dung cấu trúc câu, không tóm tắt được trọng điểm kỹ năng của họ, hoặc có thể họ không có kinh nghiệm trong phần gửi thư. Houghton nói: 

Hãy sử dụng những phản hồi tích cực để vạch ra những điểm mà cá nhân ứng viên thiếu hụt và tạo ra cho họ một kế hoạch giúp họ thu hẹp khoảng cách nhanh chóng khi họ tham gia phỏng vấn tại một nơi khác. Có rất nhiều tổ chức chỉ cần trên 60% có thái độ phù hợp và tiêu chuẩn trong phong thư thì việc tiếp nhận ứng viên hoàn toàn là khả thi.

Cùng VietnamWorks khám phá vô vàn cơ hội việc làm, giúp bạn dễ dàng tìm được công việc phù hợp nhất!

Giữ một ứng viên trượt tác dụng gì?

Đối xử tôn trọng với một ứng viên là một phương pháp quan trọng để bảo vệ danh tiếng của công ty bạn. Ứng viên bị trượt vòng phỏng vấn có thể bất mãn với chính bản thân họ, nhưng cũng đừng làm họ thêm phần bất mãn về quy trình xử lý của công ty. Houghton nói: 

Vì bạn đang làm việc một trong một vị trí cần sự cẩn trọng và sự nhạy bén. Và điều bạn nên biết là ứng viên nhất định sẽ biết ai đó và có sự thay đổi trong tương lai, và khả năng cao họ có thể là người lần sau bạn sẽ quay lại chào thăm cho một vị trí quan trọng trong công ty.

Ví dụ, khi đang làm chuyên viên nhân sự tại một thương hiệu nổi tiếng, Houghton nhớ lại những lợi ích thu được từ mối quan hệ làm việc bền chặt với một giám đốc điều hành cấp cao trong lĩnh vực công nghệ. Trong bốn CV tuyển dụng, Giám đốc điều hành đã nộp đơn cho các vai trò khác nhau cùng một công ty.  Trong khoảng thời gian 3 năm, cô ấy đã cố gắng giữ liên lạc chặt chẽ với giám đốc điều hành và cùng với sự hiểu biết chuyên môn nghề nghiệp của anh ấy. 

Khi họ có tài năng tuyệt vời và họ đang muốn đứng ở vị trí cao hơn, thì vấn đề chỉ là thời gian và xây dựng mối quan hệ trước khi bạn đưa họ và đội ngũ của mình. Cuối cùng khi thời điểm phù hợp xuất hiện, Giám đốc điều hành đã lên làm việc trong công ty của cô ấy và được thăng chức trong năm.

Dành thời gian để nuôi dưỡng mối quan hệ một cách cẩn thận đã cho phép điều này xảy ra. Nó cho thấy rằng ứng viên không trúng tuyển ngày hôm nay có thể là câu chuyện thành công của ngày mai. Hãy biết nắm bắt cơ hội vàng cho vị trí của mình.

>> Xem thêm: Doanh nghiệp có nên thể hiện trách nhiệm xã hội mùa dịch?

— HR Insider / Biên soạn theo HRMONLINE—
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam