Navigos Group Employer Day “Ứng Dụng Công Nghệ Cloud-Based Trong Quản Lý Nhân Sự”

Buổi tọa đàm dành riêng cho khách hàng của Navigos Group, với mong muốn hỗ trợ Quý doanh nghiệp có thêm thông tin và kinh nghiệm từ các chuyên gia. Chương trình được dẫn dắt bởi: 

1. Bà Phạm Thị Hoài Linh – Giám đốc Nhân sự tại Navigos Group
2. Bà Cáp Thị Minh Trang – Giám đốc Nhân sự tại Schneider Electric
3. Ông Cái Đăng Sơn – Giám đốc Sản phẩm tại Navigos Group
4. Ông Trần Văn Anh Khoa – Cố vấn Cấp cao tại HRMS

Đến với buổi tọa đàm lần này, các doanh nghiệp sẽ thấu hiểu rõ hơn sự phát triển và thay đổi công nghệ trong quản trị Nhân sự tại Việt Nam.

Bức tranh tổng quan của việc áp dụng HR Tech

Đối với thời đại chuyển đổi số, ứng dụng công nghệ không chỉ thay đổi việc sản xuất nhằm nâng cao năng suất, mà còn giúp doanh nghiệp tạo sự đột phá trong việc quản lý. Nhiều lãnh đạo và quản lý cấp cao bộ phận HR nhận thấy rằng việc công nghệ hóa các quy trình sẽ hỗ trợ họ thuận lợi hơn trong việc xây dựng và triển khai chiến lược vận hành và phát triển đội ngũ nhân sự.

Đặc biệt ở trong giai đoạn trong và hậu Covid-19, bằng cách áp dụng công nghệ và ứng dụng quản trị nhân sự, doanh nghiệp vẫn có thể hoạt động trôi chảy khi nhập liệu, đồng hóa dữ liệu, tuyển dụng và chăm sóc nhân tài thuộc tổ chức. Mọi quy trình làm việc đều được rõ ràng, minh bạch và tiết kiệm thời gian cho toàn bộ phòng ban.

Đặt KPI và thuyết phục Ban lãnh đạo trong việc ứng dụng Tech vào HR

Thông qua buổi thảo luận, chúng ta có thể thấy được rằng quyết định sử dụng HRTech phụ thuộc rất nhiều đến định hướng của Ban lãnh đạo. Để thuyết phục được, bước đầu tiên, chọn được ứng dụng công nghệ phù hợp cho doanh nghiệp, các vị chuyên gia chia sẻ rằng: Doanh nghiệp cần đưa ra những nhu cầu, mục tiêu cụ thể, dự đoán định hướng tổ chức ở một vài năm tiếp theo sẽ như thế nào. Khi có bức tranh tổng thể, doanh nghiệp sẽ quay ngược lại đặt ra những KPI cụ thể để chọn lựa một nền tảng/hệ thống/ứng dụng mà họ sẽ sử dụng thay đổi quy trình, quản lý hiệu suất nguồn nhân sự.

Vì sao chúng ta nên thuyết phục Ban lãnh đạo trong việc ứng dụng công nghệ vào HR?

Xu hướng HR Tech xuất hiện và được áp dụng trong các doanh nghiệp lớn – nhỏ đã khẳng định được bước tiến vượt bậc khi ngành nhân sự kết hợp cùng công nghệ hiện đại. Công nghệ hóa đã mang được rất nhiều lợi ích, bao gồm: 

• Hỗ trợ doanh nghiệp tạo nên liên kết chiến lược và mục tiêu kinh doanh
• Hỗ trợ doanh nghiệp truy cập các thông tin quan trọng của doanh nghiệp, phân tích và đưa ra những quyết định nhanh chóng
• Mang đến tính hiệu quả nhất định trong việc tối ưu chi phí, thời gian và nâng cao dịch vụ doanh nghiệp

Ngoài những lợi ích chung, doanh nghiệp nên áp dụng công nghệ vào HR vì đây cũng là một bước đệm bắt kịp xu hướng vận hành trên toàn thế giới (Global Trend). Trong khoảng hơn một năm trở lại đây, đặc biệt kể từ khi đại dịch bùng phát, chuyển đổi số trở thành nhu cầu bức thiết đối với các bậc quản lý cấp cao, đặc biệt là người làm nhân sự nhằm:

• Số hóa dữ liệu lên hệ thống, giảm thiểu tối thiểu quá trình phổ thông hóa
• Đánh giá nhân viên dựa trên các tiêu chuẩn nhất định, hạn chế sự cảm tính trong tổ chức
• Nâng cao mức độ bảo mật thông tin cho toàn bộ nhân viên thuộc tổ chức
• Tối ưu quá trình đào tạo nhân viên

Triển khai xây dựng phần mềm nhân sự thành công

Cách thức áp dụng công nghệ vào quá trình quản trị Nhân sự

Như Ông Trần Văn Anh Khoa – Cố vấn Cấp cao tại HRMS chia sẻ, để có thể áp dụng phần mềm quản trị Nhân sự thích hợp với doanh nghiệp, trước hết bản thân doanh nghiệp phải tìm hiểu nhu cầu và đặc trưng của mình để xây dựng những yêu cầu cần thiết. Kế tiếp là phần triển khai, chúng ta cần trải qua các giai đoạn như sau:

1. Prepare: Doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị trước khi triển khai bất kỳ phần mềm nào cho tổ chức, đặc biệt là sự chuẩn bị trong việc phân bổ nhân sự.
2. Explore: Đây là giai đoạn quan trọng trong quá trình triển khai phần mềm. Doanh nghiệp cần xác định những mục tiêu và kỳ vọng cụ thể, từ đó doanh nghiệp mới có thể chọn được giải pháp phù hợp. 
3. Realise: Hệ thống hóa, doanh nghiệp nhập data vào hệ thống test để thay đổi và tạo sự tương thích với doanh nghiệp
4. Deploy: Áp dụng vào quá trình vận hành

Nhân sự cần lưu ý trong quá trình triển khai HR tech

Tại phần này, Bà Cáp Thị Minh Trang – Giám đốc Nhân sự tại Schneider Electric đã lưu ý 5 điểm mà các nhà quản lý cần lưu ý để tăng mức độ thành công triển khai HR Tech vào tổ chức:

1. Communication: Doanh nghiệp cần truyền thông và thông báo việc triển khai HR Tech cho tổ chức đúng thời điểm, đúng đối tượng và cần “lặp đi lặp lại” các thông tin này. Việc giao tiếp để cho mọi người biết về ứng dụng sắp được triển khai cũng sẽ là bước để hạn chế việc “phản ứng dội” từ người thực hiện (end-user)
2. Sponsorship & Change Agents: Để sự triển khai diễn ra dễ dàng hơn, chúng ta cần sự đồng thuận và hỗ trợ từ lãnh đạo, các quản lý cấp cao. Ví dụ, doanh nghiệp có thể chọn ra “superuser (đại sứ phòng ban)” nhằm trao cho họ cơ hội trải nghiệm, hiểu rõ cũng như thành thạo các tính năng và lợi ích của ứng dụng công nghệ.
3. Customization/Localization: Mỗi công ty sẽ có nhiều nhu cầu khác nhau. Do đó, ứng dụng cần nên được thiết kế, bản địa hóa theo quy định, mô hình kinh doanh và ngành nghề.
4. Disciplined: Doanh nghiệp cần có sự kỷ luật khi sử dụng HR Tech, nghiêm khắc áp dụng để được hiệu quả self-service như kỳ vọng đã đặt ra ban đầu.
5. Continuous Improvement: Thường xuyên cập nhật dựa trên phản hồi trải nghiệm vì những bất cập không thể tiên lượng trong quá trình sử dụng phần mềm.

Việc chọn lựa và chuyển đổi từ On Premise sang On-Cloud

Trong buổi tọa đàm, các chuyên gia cũng tiếp cận đến chủ đề chuyển đổi và triển khai On Premise sang On-Cloud. Thật chất, việc chuyển đổi này đã và đang diễn ra trên diện rộng trên khắp thế giới, không chỉ riêng doanh nghiệp tại Việt Nam.

Không ít doanh nghiệp cân nhắc hai dạng phần mềm quản lý nhân sự giữa cloud-based và on-premise bằng cách so sánh giữa ưu và nhược điểm. Theo như Ông Cái Đăng Sơn – Giám đốc Sản phẩm tại Navigos Group chia sẻ, việc sử dụng On-Cloud ngày càng được mở rộng hơn vì những điểm thuận lợi sau đây:

• Không tốn kém chi phí hạ tầng, máy chủ, nhân lực IT
• Chi phí trả cho nhà cung cấp là cố định
• Truy cập dữ liệu theo thời gian thực
• Tích hợp nhanh chóng, dễ dàng
• Tính bảo mật cao và hoạt động ổn định

Với những lý do trên, dạng phần mềm cloud-based đang được phổ biến hơn ở nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, có một điểm mà tất cả doanh nghiệp cần lưu ý, đó chính là chi phí chuyển đổi từ phần mềm On-Premise sang On-Cloud. Thời gian chuyển đổi sẽ không đáng kể, nhưng quá trình này sẽ cần doanh nghiệp trích một khoản nhỏ ngân sách để thực hiện.

Khi bắt kịp xu hướng Tech hóa vào quản trị nhân sự, doanh nghiệp nên thực hiện từng phần hay toàn phần?

Như hai chuyên, ông Cái Đăng Sơn và Trần Văn Anh Khoa chia sẻ, doanh nghiệp nên áp dụng công nghệ theo từng bước, đồng nghĩa rằng chúng ta nên “tách nhỏ” sự đầu tư theo từng giai đoạn, nhằm giúp nhà quản lý và nhân viên dễ dàng hơn trong việc tiếp cận và phân bổ chi phí. Doanh nghiệp nên hạn chế triển khai quá nhiều ứng dụng khác nhau để tránh làm bộ phận Nhân sự có trải nghiệm không tốt khi sử dụng HR Tech.

Ngoài ra, lợi ích triển khai 1 đến 2 phần mềm quản trị nhân sự là cách giúp dữ liệu tích hợp tốt hơn khi ở chung một hệ sinh thái, và cũng là cách tối ưu hóa ngân sách chi tiêu trong việc mua và xây dựng phần mềm.

Tham khảo ứng dụng quản trị Nhân sự

Cuối buổi tọa đàm, các chuyên gia không quên chia sẻ đến quý khán giả về ứng dụng công nghệ đang phổ biến hiện nay mà doanh nghiệp có thể áp dụng. Ngoài các phần mềm quốc tế như Workday, UKG, Page Up, Oracle, Ascentis,… thì doanh nghiệp còn có những lựa chọn nội địa bao gồm Coffee HR, SureHCS, Misa Amis, Base.Vn và 1Office.

Hy vọng đến với buổi tọa đàm ngày hôm nay, Quý doanh nghiệp sẽ có thêm những góc độ tiếp cận cụ thể hơn về việc ứng dụng công nghệ vào quản trị Nhân sự. Từ đó, doanh nghiệp sẽ đưa ra những chiến lược cũng như quy trình mới, phù hợp với xu hướng và tinh gọn hơn khi xây dựng và phát triển các hệ thống vận hành của tổ chức. 

>> Xem thêm: VietnamWorks chính thức ra mắt báo cáo áp dụng công nghệ quản trị nhân sự dành cho doanh nghiệp

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam