Người mới ra trường còn nhiều điều chưa biết, ít kinh nghiệm lại không có đủ kiến thức chuyên môn thực tế, vậy có cách nào để sếp cưng, đồng nghiệp quý hay không? Để nắm lòng cách biểu hiện trong công việc đầu tiên thật tốt, hãy cùng VietnamWorks học hỏi bài học kinh nghiệm từ chị Uyên Đoàn – Community Manager tại ABC Technology JSC ngay nhé! Theo chị Uyên, đây là 10 bài học mà bất kỳ bạn trẻ nào cũng có thể học tập và áp dụng “ngay cả khi chưa có xíu xiu gì trong tay”.
Thái độ làm việc
Nếu hỏi các anh chị đi trước thì phải hơn 95% người sẽ trả lời cho bạn biết rằng thái độ làm việc luôn là yếu tố quan trọng hàng đầu để đánh giá một bạn mới đi làm. Chúng ta đều đã nghe nhiều về việc thái độ quan trọng hơn trình độ, nhưng thái độ như thế nào mới là một thái độ tốt?
Theo chị Uyên chia sẻ: “Với mình thì thái độ làm việc ở đây không phải là ngoan, răm rắp nghe lời hay phải xu nịnh gì ai. Thái độ làm việc ở đây là bạn hãy nghiêm túc, chuyên nghiệp, chỉn chu trong công việc”. Một số ví dụ của thái độ làm việc tốt có thể là đi làm đúng giờ, nộp deadline đúng hạn, tác phong lịch sự, sắp xếp công việc sao cho tốt, đừng nửa đêm “ú òa” sếp và đồng nghiệp hay là trao đổi với đồng nghiệp khác trên tinh thần đóng góp, xây dựng, v.v.
Sự chủ động
“Sếp nào cũng cưng những nhân viên chủ động trong công việc hết” – Chị Uyên nhận định. Do đó đối với các bạn mới đi làm, hãy giữ vững tâm thế chủ động nhận việc, chủ động giúp đỡ mọi người. Ví dụ như có thể chủ động nhận một số task bạn cảm thấy bạn làm được hoặc có thể giúp đỡ mọi người.
Ngoài ra khi được giao task thì bạn cũng nên đánh giá trước khối lượng công việc, nếu thấy nhiều quá thì chủ động báo lại về mặt thời gian. Nếu có cảm giác sẽ chậm deadline thì báo trước vài ngày để mọi người nắm được cùng với đó nên nêu ra những lý do chính đáng và xác nhận lại hạn cuối bạn sẽ nộp task.
“Hoàn thành công việc đến đâu thì báo cáo đến đó theo giai đoạn. Phần nào không hiểu thì hỏi ngay, gặp khó khăn gì thì ới luôn một tiếng để mọi người giúp đỡ. Đừng để đến lúc sếp hỏi, đồng nghiệp hỏi thì mới báo “Em không hiểu chỗ này nên chưa xong, em khó chỗ này nên chưa làm được”. Ngoài ra cũng có thể chủ động làm thêm một số việc ngoài mong đợi của sếp”.
Kỹ năng nghe và đặt câu hỏi
Với kinh nghiệm của chị Uyên thì các bạn Newbie nên tập trung nghe kỹ tại thời điểm mọi người trao đổi, bàn bạc công việc để sau đó khi nhận đầu việc có thể chủ động hỏi lại là: “Em hiểu như thế này đã đúng chưa ạ? Em cần gửi file A gồm các mục b,c,d vào ngày xyz đúng chứ ạ?”.
Theo chị Uyên thì cách này vừa giúp mình xác nhận lại các yêu cầu quan trọng của công việc, vừa giúp mình rõ ý của sếp và đồng nghiệp hơn. Đồng thời việc xác nhận một lần nữa như thế còn hạn chế tình trạng sếp nhớ nhầm hoặc chính bản thân mình nhớ nhầm nên “Em tưởng…”.
Kỹ năng tin học văn phòng
“Thật đấy, khi kinh nghiệm chưa dày dặn, công việc chưa bị dồn nhiều task thì nên tranh thủ rèn luyện các kỹ năng tin học văn phòng nhé các bạn. Mình đã từng nhìn rất nhiều bạn Intern làm mấy file Excel, Google Sheet không đâu vào đâu, trình bày lộn xộn, một cái bảng người ta làm mất 30 phút thì các bạn ấy mất cả 1 tiếng, 2 tiếng, nói thật là nhiều khi rất bực”.
Cũng theo chị Uyên thì các bạn trẻ không cần phải là một “master” về kỹ năng tin học văn phòng, nhưng ít nhất cũng phải nắm được các kiến thức căn bản. Chị đưa ra lời khuyên rằng hiện nay các khóa học tin học văn phòng đang có rất nhiều, hoặc thậm chí nếu bạn không thuận tiện để tham gia khóa học, vẫn có thể học được những kiến thức hay trên TikTok, Google, Youtube, v.v. “Ít nhất bạn cũng nên biết việc căn lề, trình bày trang tính như thế nào, một số hàm cơ bản ra làm sao”.
Quản lý cảm xúc
Với chị Uyên thì kỹ năng quản lý cảm xúc thực sự rất quan trọng, các bạn trẻ cần phải chuyên nghiệp không chỉ trong tác phong mà còn trong cảm xúc. “Ví dụ hôm đấy bạn chia tay người yêu, bạn bực tức điều gì đó, rồi bạn lên công ty mặt mũi hằm hằm, bực bội với khách hàng, bốp chát với đồng nghiệp, … Cá nhân mình đánh giá đây không phải là một hành động và thái độ chuyên nghiệp. Những người làm việc cùng bạn, khách hàng của bạn không có tội và họ không cần phải chịu trách nhiệm cho cảm xúc đấy”.
Ngoài ra cũng có một số bạn làm việc thuận theo cảm xúc, vui thì làm, không thì thôi. “Mình hiểu các bạn trẻ giờ có rất nhiều áp lực, trầm cảm. Có những ngày down mood tới nỗi không thể làm việc được. Nhưng có thể nghỉ ngơi một chút chứ đừng vô trách nhiệm. Một vài lần “buồn quá không làm việc được” thì người khác có thể thông cảm, nhưng nhiều lần quá thì chắc sếp sẽ cho bạn nghỉ để tuyển người ‘ít buồn’ hơn làm việc đó nha”.
Quản lý thời gian, mục tiêu cá nhân và công việc
Đây cũng là một trong những kỹ năng mà các bạn Newbie đã được nghe nhắc nhở rất nhiều. Chị Uyên kể rằng bản thân chị đã từng gặp một số trường hợp các bạn nhân viên rõ ràng có kỹ năng hoàn thành công việc tốt, năng lực ổn nhưng lại luôn bị chậm trễ deadline. Sau đó chị đã phải tiến hành review 1:1 với bạn đó để xác nhận rằng các công việc được giao và sự hỗ trợ từ chị đều rất ổn.
Vậy vấn đề nằm ở đâu? Khi ấy chị Uyên mới đặt câu hỏi với bạn đó rằng: “Có phải em đang gặp vấn đề về việc sắp xếp, quản lý các công việc trong cuộc sống hay không?”, thì 100% là đúng. Những câu trả lời mà chị đã nhận được nhiều nhất là:
– Gần đây em có quá nhiều mục tiêu đến nỗi không biết tập trung vào cái gì.
– Em muốn làm quá nhiều thứ nhưng không biết làm từ đâu.
– Em gặp vấn đề về áp lực đồng trang lứa, tâm sinh lý khi mới vào giai đoạn trưởng thành.
“Nhiều khi bạn nghĩ đời sống cá nhân không ảnh hưởng đến công việc nhưng thực ra ảnh hưởng nhiều đó”. Từ đó trong các buổi review 1:1 với những bạn nhân viên trẻ, chị Uyên cho hay nội dung review công việc chỉ mất khoảng 15 – 30 phút nhưng sau đó chị sẽ dành thêm cả tiếng để tư vấn cho các bạn về cách đặt mục tiêu và giải quyết các vấn đề trong cuộc sống. “Thế nên chừng nào bạn học được cách sắp xếp đời sống của mình tốt hơn thì chừng đó bạn sẽ làm việc tốt hơn”.
Tư duy phản biện
Tư duy phản biện cũng là một trong những kỹ năng cực kỳ quan trọng mà chị Uyên đề cập đến. Một người có tư duy phản biện tốt cũng sẽ có được góc nhìn đa chiều hơn về mọi khía cạnh của vấn đề, các quan điểm cũng được củng cố tốt hơn và sẽ tự tin phản biện đúng hướng trong quá trình làm việc. “Để rèn luyện tư duy phản biện bạn có thể tìm kiếm các cuốn sách về Critical Thinking, trau dồi kiến thức, học một ngôn ngữ mới, tiếng Anh chẳng hạn”. Các bạn cũng cần phải luôn tự đặt câu hỏi cho mình như là: Tại sao lại như thế? Có góc nhìn nào khác không? Điều này đã đúng chưa?, v.v. để tham chiếu.
Kỹ năng giao tiếp và thuyết trình
Theo chị Uyên thì kỹ năng giao tiếp giỏi không có nghĩa bạn phải là người nói nhiều hay giỏi nịnh bợ. Người có khả năng giao tiếp tốt chính là người biết lắng nghe đúng lúc, hỏi đúng chỗ và phản biện đúng, tư duy đúng. “Nói sao cho đơn giản mà người nghe hiểu được ý của mình, truyền đạt sao cho hiệu quả mà không làm đối phương cảm giác không tốt”.
Bên cạnh đó thì kỹ năng thuyết trình cũng sẽ giúp bạn ở nhiều tình huống không ngờ tới. Ví dụ như khi bạn trình bày một ý tưởng hay đề xuất với sếp, khi đi pitching với khách hàng, hoặc khi phải phát biểu trước nhiều người, v.v.
Tự động viên và nhận thức về bản thân
“Được khen không kiêu, thất bại không nản chí. Bị chê thì nhìn nhận những điều tốt và từ chối những điều tiêu cực”. Nghe thì có vẻ khó nhằn nhưng để làm được điều này cũng không quá khó khăn, miễn là bạn có đủ kiên trì. Theo chị Uyên thì hiện giờ có nhiều bạn trẻ thiếu mất kỹ năng này, khi đạt được kết quả tốt thì rất vui nhưng ngược lại, khi bị sếp feedback hay gặp khó khăn trong công việc lại rất dễ nản chí, muốn buông bỏ.
“Nhiều bạn còn đen hơn, gặp mấy người sếp chỉ thích thao túng nhân viên, chỉ chê không chịu khen thì việc thiếu nhận thức về bản thân sẽ khiến bạn bị tự ti, mất lòng tin vào chính mình, thui chột đi các khả năng vốn có”. Vì thế theo lời khuyên từ chị Uyên, các bạn nên hiểu rõ hơn về bản thân mình, về những điểm mạnh và điểm yếu để có thể phát huy được điểm mạnh, khắc phục được điểm yếu. Việc hiểu hơn về bản thân ở thời đại này không còn quá khó, các bạn trẻ có thể tìm đến các chuyên gia, hoặc làm những bài test MBTI, DISC, v.v.
Ngoại ngữ
“Luôn luôn, ai cũng nói, nhiều người nói, nhưng có nhiều bạn khi mới đi làm chưa nhận thức được tầm quan trọng của ngoại ngữ, hoặc hay trì hoãn, lười. Nhưng mà tin mình đi, học ngoại ngữ sớm chừng nào thì tốt cho bạn chừng đấy”. Theo chị Uyên, nếu không thấy thích một môn ngoại ngữ nào khác thì ít nhất, bạn cũng phải học được tiếng Anh. Nếu xét về chuyên môn thì có rất nhiều tài liệu tiếng Anh về chuyên ngành đầy đủ hơn tiếng Việt, ngoài ra cũng có rất nhiều khóa học trực tuyến bằng tiếng Anh.
Một bạn trẻ có ngoại ngữ giỏi thường sẽ có các cơ hội rộng mở hơn, ví dụ như tỷ lệ thắng phỏng vấn cao hơn, có được mức lương tốt hơn, được làm việc tại các công ty đa quốc gia, v.v. “Nhờ có tiếng Anh mà mình thắng pitching sản phẩm của công ty với khách hàng nước ngoài, cũng nhờ có tiếng Anh mà mình mở ra nhiều cơ hội làm việc mới. Đừng xem nhẹ ngoại ngữ kẻo đến lúc bạn có kiến thức chuyên môn rồi, có kinh nghiệm làm việc rồi, muốn đổi việc, muốn đi lên vị trí cao hơn, môi trường tốt hơn mà ngậm ngùi nhìn cơ hội trôi qua mất chỉ vì thiếu tiếng Anh/ ngoại ngữ nhé”.
Tổng kết
Hầu hết các bạn Newbie mới đi làm đều chưa có cơ hội để thể hiện sự khác biệt, năng lực của mình trong chuyên môn, do đó từ những kỹ năng và thái độ trên, Newbie mới có thể gây điểm với nhà tuyển dụng, sếp và đồng nghiệp từ quá trình phỏng vấn tới khi đi làm. Hy vọng những chia sẻ trên đây từ chị Uyên Đoàn sẽ giúp các bạn hiểu được tầm quan trọng của kỹ năng mềm và thái độ trong công việc, để có thể chuẩn bị cho mình thật tốt hơn nhé!
Xem thêm: [Trắc nghiệm vui] – Điều đầu tiên bạn nhìn thấy tiết lộ sự nghiệp trong cuối năm nay
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Nhận bài viết qua email cùng
HR Insider – VietnamWorks.