Tổng hợp 10 mẫu Email gửi khách hàng phổ biến và chuyên nghiệp nhất

Với sự thuận tiện, tốc độ kết nối và sự phổ biến toàn cầu, email hiện đang là phương tiện truyền tải và trao đổi thông tin phổ biến nhất trong môi trường công việc. Nếu bạn đang chuẩn bị viết thư gửi khách hàng, VietnamWorks HR Insider đã tổng hợp 10 mẫu email gửi khách hàng phổ biến nhất mọi thời đại. Chỉ cần điều chỉnh một số thông tin là bạn đã sở hữu ngay một bức thư chuyên nghiệp để sẵn sàng để gửi đi. Cùng xem nhé!

Cấu trúc mẫu email chuyên nghiệp

Địa chỉ email

Địa chỉ email được xem là “bộ mặt” của bạn khi gửi cho người khác. Một địa chỉ email chuyên nghiệp không chỉ tạo ấn tượng tốt với người nhận mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng của bạn đối với công việc. Vì thế, thay vì sử dụng email cá nhân với những biệt danh ngộ nghĩnh, hãy đầu tư vào một địa chỉ email công việc chuyên nghiệp. Điều này giúp bạn phân biệt rõ ràng giữa công việc và cuộc sống cá nhân, đồng thời tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đồng nghiệp và đối tác.

Để tạo ấn tượng chuyên nghiệp và dễ nhận diện, hãy sử dụng tên thật của bạn khi tạo địa chỉ email. Việc sử dụng biệt danh hoặc số điện thoại có thể khiến email của bạn trông kém chuyên nghiệp và khó nhớ hơn.

Tiêu đề email

Tiêu đề email đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc quyết định thành bại của một cuộc giao tiếp chuyên nghiệp. Một tiêu đề hay không chỉ thu hút sự chú ý của người nhận mà còn giúp họ nhanh chóng nắm bắt được nội dung chính của email, từ đó tăng khả năng nhận được phản hồi một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Giữa hàng chục email được nhận mỗi ngày, một tiêu đề rõ ràng, súc tích và hấp dẫn sẽ giúp email của bạn nổi bật giữa vô số email khác, tăng cơ hội được người nhận ưu tiên xem xét. Ngược lại, một tiêu đề chung chung, dài dòng hoặc không rõ ràng sẽ dễ bị bỏ qua hoặc bị hiểu nhầm ý

Để email của bạn được ưu tiên xử lý, đặc biệt trong trường hợp khẩn cấp, bạn có thể sử dụng các từ khóa như “KHẨN”, “CỰC KỲ QUAN TRỌNG” hoặc “YÊU CẦU HỖ TRỢ NGAY” ngay đầu tiêu đề. Tuy nhiên, bạn hãy cân nhắc sử dụng chúng một cách hợp lý để tránh gây phản tác dụng.

Nội dung chính

Phần nội dung chính trong một email chuyên nghiệp bao gồm các mục và thông tin sau:

• Lời chào
• Mục đích viết email (Nội dung email)
• Lời cảm ơn

Chữ ký email

Chữ ký email không chỉ đơn thuần là một dòng chữ ở cuối thư, mà còn là một công cụ marketing hiệu quả. Nó giúp bạn giới thiệu bản thân, vai trò của mình trong công ty, đồng thời cung cấp đầy đủ thông tin liên hệ để đối tác có thể dễ dàng liên lạc khi cần.

Chữ ký email không chỉ là một chi tiết nhỏ mà còn là “bộ mặt” của bạn khi ứng tuyển việc làm. Một chữ ký chuyên nghiệp, ấn tượng sẽ giúp bạn ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng ngay từ những email đầu tiên, tăng cơ hội được mời phỏng vấn và tiến tới những vị trí công việc mơ ước.

Lưu ý trong cách viết email chuyên nghiệp

Sử dụng ngôn từ trang trọng, lịch sự

Văn phong trang trọng, lịch sự trong email không chỉ thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận mà còn giúp bạn xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, đáng tin cậy. Ngược lại, một email với văn phong cẩu thả, thiếu chuyên nghiệp có thể gây ra những hiểu lầm đáng tiếc và ảnh hưởng đến uy tín cá nhân cũng như của doanh nghiệp.

Kiểm tra file đính kèm

Một email chuyên nghiệp không chỉ nằm ở cách trình bày nội dung mà còn ở việc đính kèm file một cách chuẩn xác. Việc đính kèm file đúng, đầy đủ và đúng định dạng sẽ giúp bạn truyền đạt thông tin một cách hiệu quả, tạo ấn tượng tốt với người nhận và đảm bảo công việc được diễn ra trơn tru.

Trình bày rõ ràng, mạch lạc

Cách bạn trình bày một email công việc không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn quyết định rất lớn đến hiệu quả giao tiếp. Một email được cấu trúc rõ ràng, mạch lạc sẽ giúp người nhận nhanh chóng nắm bắt thông tin, tiết kiệm thời gian và tăng khả năng nhận được phản hồi tích cực.

Lưu ý lỗi chỉnh tả

Email là công cụ giao tiếp chính thức trong môi trường làm việc chuyên nghiệp. Chính vì vậy, việc sử dụng ngôn ngữ chuẩn mực, chính xác là vô cùng quan trọng. Viết tắt, lỗi chính tả không chỉ làm giảm tính chuyên nghiệp của email mà còn có thể gây hiểu nhầm, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.

Đọc lại email trước khi gửi

Việc hình thành thói quen kiểm tra kỹ lưỡng email trước khi gửi sẽ giúp bạn hạn chế tối đa các lỗi sai về chính tả, ngữ pháp và định dạng, nâng cao tính chuyên nghiệp của mỗi email. Đồng thời, bạn cũng sẽ tiết kiệm được thời gian và công sức trong việc sửa chữa những sai sót không đáng có.

10 mẫu Email gửi khách hàng phổ biến trong doanh nghiệp

Mẫu email giới thiệu sản phẩm

Chào Anh/Chị [Tên Khách Hàng],

Tôi là Nguyễn Văn Minh, đại diện từ công ty ABC. Hôm nay, tôi rất vui được giới thiệu đến Anh/Chị về sản phẩm mới của chúng tôi – một dòng sản phẩm trị nám và trẻ hóa da có hiệu quả đáng kinh ngạc, dự kiến sẽ ra mắt thị trường vào tháng 05 tới.

Với chức vụ là một chuyên viên tư vấn chăm sóc da chuyên nghiệp, tôi luôn tự hào mang đến những sản phẩm làm đẹp chất lượng cao, hiệu quả và với mức giá hợp lý nhất. Chúng tôi tin rằng sản phẩm mới sẽ làm hài lòng Anh/Chị và giúp Anh/Chị nhanh chóng khám phá nét đẹp hoàn hảo của mình.

Nếu Anh/Chị quan tâm đến các tính năng đặc biệt của sản phẩm hoặc muốn biết thêm thông tin chi tiết, vui lòng liên hệ với tôi qua Zalo theo số: [Số Điện Thoại].

Chân thành cảm ơn sự quan tâm của Anh/Chị! Chúc Anh/Chị một ngày làm việc tốt lành!

Trân trọng,

Nguyễn Văn Minh

[Thông Tin Liên Lạc]

Mẫu email cảm ơn khách hàng quan tâm và mua sản phẩm

Mẫu email cảm ơn khách hàng quan tâm và mua sản:

Kính chào Anh/Chị [Tên Khách Hàng],

Chúng tôi xin chân thành cảm ơn Anh/Chị đã gửi email về sản phẩm chăm sóc da, trị nám mà công ty chúng tôi cung cấp.

Nhân viên thuộc bộ phận tư vấn sản phẩm đặc trị da chuyên sâu sẽ liên lạc với Anh/Chị vào sáng ngày mai, trong khoảng từ 10h đến 12h, qua số điện thoại mà Anh/Chị đã cung cấp.

Chúng tôi mong được hỗ trợ và đồng hành cùng Anh/Chị trên hành trình chăm sóc da. Nếu Anh/Chị có bất kỳ thắc mắc nào thêm hoặc muốn sử dụng bộ sản phẩm dùng thử của chúng tôi, Anh/Chị vui lòng đề cập với chuyên viên tư vấn khi họ liên lạc vào sáng mai.

Chân thành cảm ơn sự quan tâm và mong sớm được phục vụ.

Trân trọng,

[Họ Tên]

[Thông Tin Liên Lạc]

Xem thêm >> Cách viết Email chuyên nghiệp ấn tượng dành cho bạn

Mẫu email phản hồi về thắc mắc khách hàng

Mẫu email phản hồi về thắc mắc của khách hàng:

Kính chào Anh/Chị [Tên Khách Hàng],

Tôi là [Tên], trưởng bộ phận Chăm Sóc Khách Hàng của công ty ABC.

Tôi xin chân thành xin lỗi Anh/Chị vì sự bất tiện mà Anh/Chị đã phải trải qua khi làm việc với bộ phận bảo hành sản phẩm của chúng tôi trong thời gian vừa qua. Tôi hoàn toàn hiểu và chia sẻ sự thất vọng của Anh/Chị khi không nhận được thông báo xác nhận về quyết định đổi hàng sau hơn 30 phút làm việc.

Chúng tôi đã ngay lập tức liên hệ với bộ phận bảo hành và thông báo rằng nhân viên chúng tôi sẽ đến tận nhà Anh/Chị để thực hiện quá trình đổi sản phẩm vào chiều ngày [Ngày]. Chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ tốt nhất để khắc phục tất cả những không gây bất tiện cho Anh/Chị.

Chân thành cảm ơn Anh/Chị đã chia sẻ thông tin và phản hồi nhanh chóng tới đội ngũ Chăm Sóc Khách Hàng của chúng tôi. Điều này giúp chúng tôi nhận biết và khắc phục sự cố một cách hiệu quả.

Trong trường hợp có thêm thắc mắc hoặc cần hỗ trợ, Anh/Chị vui lòng liên hệ trực tiếp với bộ phận Chăm Sóc Khách Hàng qua hotline [Số Điện Thoại] – Ext: [Số Máy Lẻ].

Trân trọng,

[Họ Tên]

Thông Tin Liên Hệ Người Gửi Email

Mẫu email để thông báo lịch nghỉ Tết

Mẫu email thông báo lịch Tết:

Kính gửi quý khách hàng thân thiết của công ty ABC,

Chúng tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến quý khách hàng đã luôn đồng hành, ủng hộ và tin tưởng lựa chọn sản phẩm và dịch vụ của công ty ABC.

Kỳ nghỉ đón Tết Tân Sửu sắp đến, và để thuận tiện cho việc liên lạc và trao đổi công việc, chúng tôi xin trân trọng thông báo lịch nghỉ Tết Nguyên Đán năm … như sau:

• Thời gian chính thức nghỉ Tết Nguyên Đán: từ ngày … đến ngày …
• Thời gian làm việc trở lại: ngày …
• Tổng cộng số ngày nghỉ Tết: … ngày

Trong suốt thời gian nghỉ Tết Nguyên Đán, nếu quý khách hàng cần hỗ trợ khẩn cấp, vui lòng liên hệ hotline ….

Chúng tôi chân thành chúc quý khách hàng và gia đình một năm mới An Khang Thịnh Vượng, Vạn Sự Như Ý và Cát Tường Thịnh Vượng.

Trân trọng,

Ngày … tháng … năm ….

CÔNG TY ABC…

Mẫu email chúc Tết đến khách hàng

Mẫu email chúc Tết tới khách hàng:

Kính gửi Ông/Bà [Họ Tên Khách Hàng] / Quý Khách Hàng Thân Thiết,

Tôi là [Họ Tên], Giám Đốc của Công Ty ABC. Trong bầu không khí tràn đầy hân hoan đón chào năm mới, tôi xin gửi đến Quý Khách Hàng những lời chúc mừng năm mới: an khang, thịnh vượng, vạn sự như ý, tấn tài tấn lộc và bình an.

Chúng tôi chân thành cảm ơn Quý Khách đã luôn đồng hành và tin tưởng lựa chọn sản phẩm và dịch vụ của Công Ty ABC trong suốt một năm vừa qua.

Nhờ những động viên, ủng hộ và góp ý của Quý Khách, chúng tôi đã đạt được nhiều thành công xuất sắc. Tiếp tục nhận được sự tin yêu đó, chúng tôi cam kết rằng trong năm tới, chúng tôi sẽ không ngừng nỗ lực, tạo ra nhiều sản phẩm và dịch vụ chất lượng nhất, hướng đến sự hài lòng và tiện ích cao nhất cho mọi Khách Hàng.

Nhân dịp đầu xuân năm mới, Công Ty ABC chúc Quý Khách Hàng và gia đình có một mùa xuân ấm áp, an lành; một năm mới tràn đầy sức khỏe, thành công và tài lộc.

Trân trọng,

[Họ Tên]

Công Ty ABC

[Thông Tin Liên Hệ Công Ty]

Xem thêm >> Cách viết Email tiếng Nhật chuẩn chỉnh

Mẫu email chúc mừng sinh nhật tới khách hàng

Mẫu email chúc mừng sinh nhật khách hàng:

Kính gửi Anh/Chị [Họ Tên Khách Hàng],

Nhân dịp kỷ niệm sinh nhật lần thứ… của Anh/Chị, toàn thể đội ngũ Công Ty ABC xin gửi đến Anh/Chị những lời chúc nồng thắm nhất. Chúc Anh/Chị tràn đầy niềm vui, hạnh phúc và bình an trong năm mới của tuổi mới.

Chúng tôi chân thành cảm ơn sự ủng hộ và lòng tin tưởng mà Anh/Chị dành cho sản phẩm và dịch vụ của Công Ty ABC suốt thời gian qua. Nhân dịp này, chúng tôi cũng gửi tặng Anh/Chị một món quà nhỏ như biểu hiện tri ân và lòng biết ơn.

Một lần nữa, Công Ty ABC xin kính chúc Anh/Chị có một sinh nhật tràn đầy niềm vui và hạnh phúc.

Thân ái,

Công Ty ABC

[Thông Tin Liên Hệ Công Ty]

Mẫu email chúc mừng thành tựu khách hàng

Mẫu email chúc mừng thành tựu khách hàng:

Kính gửi Anh/Chị [Họ Tên Khách Hàng],

Tôi là [Họ Tên], Giám đốc của Công Ty ABC, đối tác nguyên liệu may mặc cho công ty XYZ, và kinh doanh thành phẩm may mặc do công ty XYZ sản xuất.

Chúng tôi vô cùng phấn khích khi nhận được tin vui từ cuộc họp Hội đồng quản trị thường niên của công ty XYZ, thông báo về việc Anh/Chị [Họ Tên] đã được bổ nhiệm vào vị trí Giám đốc điều hành. Đây là một bước tiến quan trọng, mang lại niềm tin vào sự phát triển mạnh mẽ của công ty XYZ trong thời gian tới.

Chúng tôi hiểu rằng sự thành công của XYZ cũng là niềm tự hào của chúng tôi, là đối tác chung trên con đường chinh phục những thách thức mới. Hy vọng mối quan hệ giữa công ty XYZ và ABC sẽ càng thêm mạnh mẽ và hữu ích trong những dự án kinh doanh sắp tới.

Chân thành chúc mừng Anh/Chị [Họ Tên], mong rằng vị trí mới sẽ mang lại nhiều thành công, sự hạnh phúc và ổn định trong sự nghiệp của Anh/Chị.

Trân trọng,

[Họ Tên]

Giám Đốc

Công Ty ABC

[Thông Tin Liên Hệ]

Mẫu email gửi lời chia buồn đến khách hàng

Mẫu email chia buồn khách hàng:

Kính gửi Anh/Chị [Họ Tên Khách Hàng],

Tôi là [Họ Tên], Trưởng phòng Hành chính Nhân sự của Công Ty ABC.

Chúng tôi nhận được tin buồn về việc thân phụ của Anh/Chị [Họ Tên] đã từ trần vào ngày [Ngày]. Chúng tôi chia sẻ niềm đau này cùng với Anh/Chị và gia đình, và xin gửi lời chia buồn sâu sắc từ Ban Lãnh đạo và toàn bộ đội ngũ nhân sự của Công Ty ABC.

Chúng tôi hiểu rằng đôi khi đường đi đến nơi an nghỉ cuối cùng là quãng đường xa xôi, và do đó, chúng tôi không thể có mặt để tiễn đưa Bác [Tên Thân Phụ] trực tiếp. Chúng tôi mong Anh/Chị và gia đình có thể thông cảm về điều này. Đại diện của công ty đã được cử đến khu vực phía Bắc để đại diện và chia buồn cùng gia đình tại quê nhà.

Một lần nữa, thay mặt Công Ty ABC, chúng tôi gửi lời phân ưu sâu sắc đến Anh/Chị và gia đình. Chúng tôi mong rằng gia đình có thể nén đau thương và giữ gìn sức khỏe trong những thời điểm khó khăn này.

Trân trọng,

[Họ Tên]

Trưởng Phòng Hành Chính Nhân Sự

Công Ty ABC

[Thông Tin Liên Hệ]

Xem thêm >> Tổng hợp 101 mẫu và cách viết Email bằng tiếng Anh mới nhất

Mẫu email thông báo việc chuyển văn phòng

Mẫu email thông báo chuyển văn phòng:

Kính gửi Quý Khách Hàng, Quý Cơ Quan, và Đơn Vị Đối Tác,

Công ty ABC trân trọng thông báo về sự thay đổi về vị trí văn phòng giao dịch và làm việc của chúng tôi, chi tiết như sau:

Văn Phòng Mới:

• Địa Chỉ: Số ….
• Điện Thoại:
• Fax:
• Thời Gian Thay Đổi: Kể từ ngày….

Chúng tôi xin thông báo tới Quý khách hàng, Quý cơ quan, và đơn vị đối tác để đảm bảo sự thuận tiện trong quá trình giao dịch và làm việc.

Chân thành cảm ơn sự hợp tác và hiểu biết của Quý vị. Mọi thông tin chi tiết về chuyển đổi văn phòng đều được cập nhật và có sẵn để hỗ trợ tại địa chỉ mới.

Trân trọng,

Công Ty ABC

[Thông Tin Công Ty Theo Địa Chỉ Cũ]

Mẫu email thông báo thời hạn thanh toán công nợ

Mẫu email thông báo thời hạn thanh toán công nợ:

Kính gửi Ông / Bà… (ghi rõ họ tên) – Giám Đốc Công Ty XYZ,

Tôi là … , Trưởng Phòng Tài Vụ của Công Ty ABC.

Chúng tôi xin thông báo và nhắc nhở về quá trình thanh toán theo hợp đồng kinh tế số … , ký kết vào ngày … giữa Công Ty XYZ và Công Ty ABC, liên quan đến giao dịch mua bán nguyên vật liệu may mặc. Hàng hoá đã được chuyển giao đầy đủ, và giấy tờ liên quan đã được thực hiện đúng theo thỏa thuận tại điều … của hợp đồng.

Biên bản bàn giao và nghiệm thu đã được ký kết vào ngày …, và theo điều khoản thanh toán (điều số … ) trong hợp đồng, bên Mua (Công Ty XYZ) cam kết thanh toán 50% giá trị hợp đồng trong vòng 15 ngày kể từ ngày ký biên bản bàn giao và nghiệm thu hàng hóa.

Vì vậy, chúng tôi trân trọng đề nghị Công Ty XYZ thanh toán 50% giá trị hợp đồng, tức là số tiền: ….… theo hướng dẫn trong hợp đồng.

Thông tin tài khoản:

• Tên Tài Khoản: Công Ty TNHH ABC
• Số Tài Khoản: …
• Ngân Hàng: …

Chúng tôi mong nhận được sự hợp tác tích cực từ phía Công Ty XYZ và sẵn sàng hỗ trợ mọi thông tin cần thiết.

Trân trọng cảm ơn!

[Họ và Tên]

[Thông Tin Người Gửi Email]

 

 

Dưới đây là các mẫu email phổ biến cho khách hàng trong nhiều tình huống khác nhau, bao gồm email cảm ơn, email chào mừng, email mời tham dự sự kiện, và nhiều hơn nữa. Hy vọng rằng những mẫu email này sẽ giúp bạn thấy đơn giản và thuận tiện khi sử dụng email như một kênh giao tiếp chiến lược để tương tác với khách hàng của mình. Cảm ơn quý bạn đọc đã luôn theo dõi VietnamWorks HR Insider!

Nắm bắt thông tin tuyển dụng mới nhất và tham gia ứng tuyển tại VietnamWorks! Top các nhà tuyển dụng cùng việc làm tiềm năng đa dạng: Phê La tuyển dụng, Juno tuyển dụng, Olam tuyển dụng, tuyển dụng Unilever, Công ty Masan tuyển dụng, tuyển dụng Mixue, CP tuyển dụng và ABC Bakery tuyển dụng.

Xem thêm >> Email marketing là gì? Bí quyết xây dựng một email marketing hiệu quả

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam