Mẫu biên bản bàn giao công việc mới, chuẩn nhất hiện nay

Biên bản bàn giao công việc đóng vai trò thiết yếu trong hồ sơ tài liệu, giúp duy trì sự chính xác, rõ ràng và kiểm soát chặt chẽ quá trình chuyển giao nhiệm vụ giữa các nhân viên. Vì vậy, để đảm bảo sự thành công của quá trình này, giấy bàn giao công việc cần được xây dựng theo chuẩn form và gồm những nội dung quan trọng. Dưới đây, VietnamWorks HR Insider sẽ gợi ý mẫu biên bản bàn giao công việc đầy đủ và chính xác. Hãy cùng khám phá.

Biên bản bàn giao công việc là gì?

Biên bản bàn giao công việc là một văn bản quan trọng ghi lại quá trình chuyển giao nhiệm vụ, trách nhiệm, và thông tin giữa người bàn giao và người tiếp nhận. Đây là một phần không thể thiếu trong quản lý dự án và công việc. Mẫu biên bản bàn giao công việc thường được sử dụng trong các tình huống như chuyển công tác, nghỉ thai sản, hoặc nghỉ việc, nhằm đảm bảo sự trôi chảy của quá trình bàn giao mà không gặp phải các vấn đề tranh chấp.

Tầm quan trọng của mẫu biên bản bàn giao công việc

Trong quá trình chuyển giao công việc, biên bản bàn giao công việc đóng vai trò quan trọng như một công cụ để:

• Cung cấp thông tin chi tiết: Biên bản này cung cấp thông tin chi tiết về công việc, nhiệm vụ, tài sản, dữ liệu, và quy trình liên quan đến công việc được chuyển giao. Điều này giúp người tiếp nhận hiểu rõ về các yêu cầu và trách nhiệm của công việc, đồng thời nắm bắt được rõ hơn về nhiệm vụ của mình khi tiếp nhận công việc mới.

Hỗ trợ quản lý kiểm soát: Biên bản bàn giao hỗ trợ nhà quản lý kiểm soát chặt chẽ quá trình chuyển giao, đánh giá xem quá trình này đã được thực hiện đầy đủ và chính xác hay chưa. Điều này giúp hạn chế thiệt hại cho doanh nghiệp và đảm bảo rằng mọi vấn đề được giải quyết một cách hợp lý.

Biên bản bàn giao công việc là gì?

Nội dung cần có trong nội dung biên bản bàn giao công việc

Biên bản bàn giao công việc hay mẫu biên bản bàn giao công việc là một tài liệu cần tuân theo các quy định của văn bản hành chính theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Đây là một phần không thể thiếu trong quá trình chuyển giao công việc, và bao gồm các nội dung sau:

Thông tin cá nhân

Bao gồm tên, chức vụ, phòng ban, số điện thoại, và địa chỉ của người bàn giao công việc. Điều này giúp xác định rõ người chịu trách nhiệm cho việc chuyển giao công việc.

Thống kê các tài liệu và tài sản cần bàn giao

Trong mẫu biên bản bàn giao công việc cần liệt kê các tài liệu, tài sản như máy tính, email công ty, thẻ, các tài liệu, tài khoản, hợp đồng, mật khẩu… cần được bàn giao cho người tiếp nhận công việc. Điều này đảm bảo rằng mọi thông tin và tài sản cần thiết đều được chuyển giao một cách đầy đủ và minh bạch.

Thông tin chi tiết công việc cần được chuyển giao

Cung cấp thông tin đầy đủ về trạng thái hiện tại của các dự án, các nhiệm vụ đã thực hiện, tiến độ công việc đã hoàn tất, và các nhiệm vụ còn lại. Điều này giúp người nhận việc nắm bắt chính xác tình hình công việc và tiếp tục một cách hiệu quả.

Thời điểm và địa chỉ thực hiện việc chuyển giao công việc

Mẫu biên bản bàn giao công việc bao gồm thời gian và địa điểm cụ thể để bàn giao công việc. Điều này giúp xác định rõ thời điểm và địa điểm mà việc chuyển giao công việc sẽ diễn ra, tạo điều kiện thuận lợi cho cả hai bên.

Ký xác nhận

Cả người bàn giao và người nhận công việc đều cần ký vào biên bản bàn giao, ghi rõ tên của mình để xác nhận sự đồng ý và cam kết với các thông tin được nêu trong biên bản. Nếu cần, người làm chứng cũng có thể ký vào tài liệu này.

Khám phá thêm những bài viết đặc sắc khác cùng VietnamWorks như: “Cách viết Email xin nghỉ việc”, “đơn xin nghỉ việc”, và một số mẹo vặt cuộc sống mà bạn có thể chưa biết. Bên cạnh đó, đừng bỏ lỡ những chủ đề hấp dẫn về công nghệ blockchain và lợi ích của công nghệ trong cuộc sống.

Khi nào thì cần phải tạo biên bản bàn giao công việc?

Biên bản bàn giao công việc thường được lập khi có các biến động về nhân sự và cần chuyển giao trách nhiệm. Tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể, nội dung của mẫu biên bản bàn giao công việc có thể có một số điểm khác biệt, nhưng vẫn giữ nguyên các ý chính:

Nhân viên chuyển sang một vị trí hoặc đơn vị mới

Mẫu biên bản bàn giao công việc bao gồm chi tiết về nhiệm vụ, trách nhiệm, tiến độ công việc, các dự án đang tham gia, tình trạng của các dự án, cùng với các công việc đang chờ hoàn thành. Nó có thể đính kèm danh sách tài liệu, dữ liệu, tài sản cần chuyển giao, quy trình và chính sách liên quan. Thời gian và địa điểm của việc bàn giao công việc được chỉ rõ trong tài liệu và biên bản sẽ được hoàn tất với chữ ký xác nhận từ cả người bàn giao và người nhận công việc.

Thời điểm cần lập biên bản bàn giao công việc

Nhân viên nghỉ việc

Biên bản này cung cấp thông tin về lý do nghỉ việc, thời gian nghỉ và các thông tin liên quan đến lương, phúc lợi, cũng như quyền lợi của nhân viên. Nó cũng bao gồm các thỏa thuận và cam kết trong quá trình bàn giao, có giá trị pháp lý và thường được sử dụng để giải quyết các tranh chấp giữa nhân viên và công ty.

Nhân viên nghỉ việc vì thai sản hoặc vì lý do sức khỏe kéo dài

Khi nghỉ thai sản hoặc nghỉ ốm đau, việc lập mẫu biên bản bàn giao công việc là cần thiết để đảm bảo sự liên tục và suôn sẻ trong quá trình làm việc. Biên bản này cung cấp thông tin chi tiết về các công việc đang được thực hiện tại thời điểm nghỉ việc, bao gồm cả công việc đã được ủy quyền và những công việc đang chờ giải quyết.

Trong trường hợp nghỉ thai sản, biên bản bàn giao công việc phải chỉ rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc thời gian nghỉ, đồng thời cung cấp thông tin liên lạc của người thực hiện việc bàn giao. Trong khi đó, khi nghỉ ốm đau hoặc điều trị bệnh dài ngày, biên bản bàn giao công việc cũng tập trung vào các công việc đang được thực hiện tại thời điểm nghỉ việc. Thông tin về ngày bắt đầu và kết thúc thời gian nghỉ, lý do nghỉ cũng cần được ghi rõ, kèm theo thông tin liên lạc của người bàn giao.

Trong trường hợp có dự án hoặc công việc cần phải duy trì liên tục, biên bản bàn giao cần cung cấp rõ ràng quy trình và hướng dẫn, giúp người tiếp nhận có thể hoàn thành công việc một cách mạch lạc và hiệu quả. Điều này đảm bảo rằng không có sự gián đoạn đột ngột trong quá trình làm việc và công việc vẫn được thực hiện theo kế hoạch.

Mẫu biên bản bàn giao công việc chi tiết, dễ làm

Mẫu biên bản bàn giao công việc

Quy trình để thực hiện việc chuyển giao công việc một cách hiệu quả

Quá trình bàn giao công việc là một phần không thể thiếu khi nhân viên cũ sắp rời đi và người mới tiếp nhận sẽ đảm nhận. Để đảm bảo tính liên tục và chất lượng công việc, quy trình này cần được thực hiện chặt chẽ, tuân thủ theo các bước sau đây:

Bước 1: Xác định các hạng mục chính cần bàn giao

• Cung cấp mô tả công việc: Mẫu biên bản bàn giao công việcđảm bảo người tiếp nhận hiểu rõ mô tả về công việc, bao gồm yêu cầu công việc, nhiệm vụ chính, chỉ số hiệu suất (KPI), và các công cụ làm việc.
• Thông tin công việc: liệt kê danh sách thời hạn cần hoàn thành, các nhiệm vụ hàng ngày, chi tiết về các dự án hiện tại, danh sách khách hàng và thông tin liên hệ.
• Lên kế hoạch làm quen: Chuẩn bị kế hoạch để hướng dẫn người tiếp nhận làm quen dần với công việc và môi trường làm việc mới.
• Hướng dẫn người tiếp nhận: Thông báo cho các thành viên khác trong nhóm, khách hàng và đối tác về người mới tiếp nhận và hướng dẫn họ sử dụng các hệ thống, công cụ và phần mềm cần thiết.
• Chia sẻ thông tin đội nhóm: Chia sẻ thông tin về mối quan hệ và lưu ý khi làm việc trong nhóm để giúp người tiếp nhận hiểu rõ hơn về đội nhóm.
• Xác định thời hạn và yêu cầu cụ thể: Bàn giao về thời hạn công việc và các yêu cầu cần phải tuân thủ khi hoàn thành công việc.

Quy trình bàn giao công việc hiệu quả

Bước 2. Chuyển giao tài liệu và tài sản cần thiết

Người bàn giao cần sẵn sàng tất cả các tài liệu, dữ liệu và tài sản cần thiết cho người tiếp nhận hoặc công ty.

Bước 3: Tổ chức cuộc họp bàn giao công việc

Tổ chức một cuộc họp để thống nhất nội dung bàn giao, ghi chép lại các nội dung chính và giải đáp mọi thắc mắc một cách triệt để.

Những lưu ý khi lập biên bản bàn giao công việc

Khi lập biên bản bàn giao công việc, cần đảm bảo tính rõ ràng, minh bạch và đầy đủ thông tin để tránh những rắc rối phát sinh sau này. Dưới đây là những lưu ý quan trọng giúp biên bản bàn giao trở nên chuyên nghiệp và hiệu quả:

Kiểm tra cẩn thận biên bản

• Dành thời gian từ 1 đến 2 ngày để kiểm tra kỹ nội dung biên bản trước khi hoàn thiện.
• Đảm bảo biên bản được lập đầy đủ, chính xác, tránh tình trạng qua loa hoặc thiếu sót thông tin quan trọng.

Sử dụng định dạng file phù hợp

• Ưu tiên sử dụng file Word hoặc Excel – các định dạng dễ chỉnh sửa và phổ biến nhất.
• Hạn chế dùng bản viết tay hoặc chỉ gửi email vì dễ thất lạc. Trong trường hợp cần thiết, đính kèm thêm hình ảnh hoặc video minh họa để tăng tính trực quan.

Nêu rõ nhiệm vụ và các bên liên quan

• Tạo bảng chi tiết trong biên bản, bao gồm:
  • Tên nhiệm vụ.
  • Mô tả chi tiết công việc.
  • Thời hạn hoàn thành.
  • Người phụ trách tiếp theo và các bên liên quan.
• Thông tin rõ ràng giúp người nhận bàn giao dễ dàng tiếp quản và thực hiện công việc hiệu quả.

Cung cấp chi tiết công việc

• Biên bản bàn giao cần liệt kê cụ thể:
  • Thông tin dự án hoặc nhiệm vụ đang thực hiện.
  • Tình hình hiện tại, kết quả đạt được, hoặc những vấn đề còn tồn đọng.
  • Phản hồi từ khách hàng (nếu có).
• Tránh biên bản quá sơ sài, gây khó khăn cho người tiếp nhận trong việc nắm bắt công việc.

Sử dụng hình ảnh và video minh họa

• Với những công việc phức tạp, việc sử dụng hình ảnh minh họa hoặc video hướng dẫn giúp người tiếp nhận hiểu rõ quy trình làm việc hơn so với mô tả bằng văn bản.
• Đây là cách truyền đạt trực quan, hiệu quả và dễ tiếp thu.

Thiết lập buổi hướng dẫn, đào tạo

• Đối với công việc có tính chất phức tạp hoặc dự án quan trọng, nên tổ chức buổi đào tạo trực tiếp trong vòng 1 tuần trước khi bàn giao.
• Buổi hướng dẫn giúp người tiếp nhận nắm vững các kỹ năng, quy trình cần thiết và giải đáp thắc mắc kịp thời.

Gửi biên bản đến các bên liên quan

• Đảm bảo biên bản bàn giao được gửi đến tất cả những người liên quan, bao gồm quản lý, đồng nghiệp, hoặc các đối tác liên quan.
• Kèm theo lời cảm ơn và cung cấp thông tin liên lạc (số điện thoại, email) để hỗ trợ khi cần thiết.

Lựa chọn không gian phù hợp

• Thống nhất thời gian và địa điểm họp để tiến hành bàn giao trong môi trường thoải mái, thuận tiện.
• Không gian phù hợp giúp hai bên dễ dàng trao đổi và giải quyết các vấn đề còn vướng mắc.

Trình bày đầy đủ quy trình và nội dung

• Người bàn giao cần trình bày đầy đủ mọi khía cạnh liên quan đến công việc.
• Người tiếp nhận nên chủ động đặt câu hỏi để hiểu rõ hơn về quy trình làm việc và các vấn đề quan trọng.

Quá trình bàn giao công việc không chỉ giúp người lao động và người sử dụng lao động tổ chức lại thông tin về công việc và tài sản mà còn đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên và tránh xa những tình huống không mong muốn trong tương lai. Hy vọng mẫu biên bản bàn giao công việc mà VietnamWorks HR Insider cung cấp trên đây đã cho bạn một tài liệu chuẩn xác, nhanh chóng và đáng tin cậy nhất.

Nắm bắt thông tin tuyển dụng mới nhất và tham gia ứng tuyển tại VietnamWorks! Top các nhà tuyển dụng cùng việc làm tiềm năng đa dạng: DKSH tuyển dụng, Apollo tuyển dụng, Metub tuyển dụng, Garena tuyển dụng, Yeah1 tuyển dụng, tuyển dụng CGV, VieON tuyển dụng và Galaxy tuyển dụng.

Xem thêm:

• Cách xin nghỉ việc trong thời gian thử việc chuyên nghiệp
• Hướng dẫn viết đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Anh chuẩn và một số lưu ý
• Hướng dẫn cách viết đơn xin nghỉ việc súc tích, thuyết phục nhất
• Những quyền lợi người lao động khi nghỉ việc cần biết

— HR Insider —

VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam