Mẫu biên bản bàn giao công việc mới, chuẩn nhất hiện nay

Biên bản bàn giao công việc là một phần quan trọng của hồ sơ tài liệu, đảm bảo tính chính xác, minh bạch và kiểm soát chặt chẽ quá trình chuyển giao công việc của nhân sự. Vì vậy, để đảm bảo sự thành công của quá trình này, giấy bàn giao công việc cần được xây dựng theo chuẩn form và gồm những nội dung quan trọng. Dưới đây, chúng tôi sẽ gợi ý mẫu biên bản bàn giao công việc đầy đủ và chính xác. Hãy cùng khám phá.

Biên bản bàn giao công việc là gì?

Biên bản bàn giao công việc là một văn bản quan trọng ghi lại quá trình chuyển giao nhiệm vụ, trách nhiệm, và thông tin giữa người bàn giao và người tiếp nhận. Đây là một phần không thể thiếu trong quản lý dự án và công việc. Mẫu biên bản bàn giao công việc thường được sử dụng trong các tình huống như chuyển công tác, nghỉ thai sản, hoặc nghỉ việc, nhằm đảm bảo sự trôi chảy của quá trình bàn giao mà không gặp phải các vấn đề tranh chấp.

Vai trò và ý nghĩa của mẫu biên bản bàn giao công việc:Trong quá trình chuyển giao công việc, biên bản bàn giao công việc đóng vai trò quan trọng như một công cụ để:

• Cung cấp thông tin chi tiết: Biên bản này cung cấp thông tin chi tiết về công việc, nhiệm vụ, tài sản, dữ liệu, và quy trình liên quan đến công việc được chuyển giao. Điều này giúp người tiếp nhận hiểu rõ về các yêu cầu và trách nhiệm của công việc, đồng thời nắm bắt được rõ hơn về nhiệm vụ của mình khi tiếp nhận công việc mới.
• Hỗ trợ quản lý kiểm soát: Biên bản bàn giao hỗ trợ nhà quản lý kiểm soát chặt chẽ quá trình chuyển giao, đánh giá xem quá trình này đã được thực hiện đầy đủ và chính xác hay chưa. Điều này giúp hạn chế thiệt hại cho doanh nghiệp và đảm bảo rằng mọi vấn đề được giải quyết một cách hợp lý.

Biên bản bàn giao công việc là gì?

Nội dung cần có trong nội dung biên bản bàn giao công việc

Biên bản bàn giao công việc hay mẫu biên bản bàn giao công việc là một tài liệu cần tuân theo các quy định của văn bản hành chính theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Đây là một phần không thể thiếu trong quá trình chuyển giao công việc, và bao gồm các nội dung sau:

Thông tin cá nhân

Bao gồm tên, chức vụ, phòng ban, số điện thoại, và địa chỉ của người bàn giao công việc. Điều này giúp xác định rõ người chịu trách nhiệm cho việc chuyển giao công việc.

Thống kê các tài liệu và tài sản cần bàn giao

Trong mẫu biên bản bàn giao công việc cần liệt kê các tài liệu, tài sản như máy tính, email công ty, thẻ, các tài liệu, tài khoản, hợp đồng, mật khẩu… cần được bàn giao cho người tiếp nhận công việc. Điều này đảm bảo rằng mọi thông tin và tài sản cần thiết đều được chuyển giao một cách đầy đủ và minh bạch.

Thông tin công việc cần chuyển giao

Mô tả chi tiết trạng thái của các dự án đang tham gia, nhiệm vụ cụ thể, tiến độ công việc đã hoàn thành, và liệt kê chi tiết các công việc đang chờ hoàn thành. Điều này giúp người tiếp nhận hiểu rõ về công việc mình sẽ tiếp nhận và có thể tiếp tục thực hiện một cách suôn sẻ.

Thời gian và địa điểm bàn giao công việc

Mẫu biên bản bàn giao công việcbao gồm thời gian và địa điểm cụ thể để bàn giao công việc. Điều này giúp xác định rõ thời điểm và địa điểm mà việc chuyển giao công việc sẽ diễn ra, tạo điều kiện thuận lợi cho cả hai bên.

Ký xác nhận

Được thực hiện bởi cả người bàn giao và người được bàn giao công việc. Hai bên ký ghi rõ họ tên trong biên bản bàn giao công việc, thể hiện sự đồng thuận và cam kết với các nội dung đã ghi rõ trong biên bản. Nếu cần thiết, có thể có cả chữ ký của người làm chứng.

Khám phá thêm những bài viết đặc sắc khác cùng VietnamWorks như: “Cách viết Email xin nghỉ việc”, “đơn xin nghỉ việc”, và một số mẹo vặt cuộc sống mà bạn có thể chưa biết. Bên cạnh đó, đừng bỏ lỡ những chủ đề hấp dẫn về công nghệ blockchain và lợi ích của công nghệ trong cuộc sống.

Khi nào cần lập biên bản bàn giao công việc?

Biên bản bàn giao công việc thường được lập khi có các biến động về nhân sự và cần chuyển giao trách nhiệm. Tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể, nội dung của mẫu biên bản bàn giao công việc có thể có một số điểm khác biệt, nhưng vẫn giữ nguyên các ý chính:

Nhân viên chuyển công tác sang vị trí khác, đơn vị khác

Mẫu biên bản bàn giao công việc bao gồm chi tiết về nhiệm vụ, trách nhiệm, tiến độ công việc, các dự án đang tham gia, tình trạng của các dự án, cùng với các công việc đang chờ hoàn thành. Nó có thể đính kèm danh sách tài liệu, dữ liệu, tài sản cần chuyển giao, quy trình và chính sách liên quan. Thời gian và địa điểm bàn giao công việc được ghi rõ, và biên bản kết thúc bằng chữ ký và xác nhận từ cả người bàn giao và người tiếp nhận.

Thời điểm cần lập biên bản bàn giao công việc

Biên bản này chứa thông tin về lý do nghỉ, thời gian nghỉ, và chi tiết về lương, phúc lợi, cũng như các quyền lợi của nhân viên. Nó cũng đề cập đến sự đồng ý và cam kết trong quá trình chuyển giao, có tính pháp lý cao và thường được sử dụng khi có tranh chấp giữa nhân viên và công ty.

Nhân viên nghỉ thai sản, nghỉ ốm đau dài ngày

Khi nghỉ thai sản hoặc nghỉ ốm đau, việc lập mẫu biên bản bàn giao công việc là cần thiết để đảm bảo sự liên tục và suôn sẻ trong quá trình làm việc. Biên bản này cung cấp thông tin chi tiết về các công việc đang được thực hiện tại thời điểm nghỉ việc, bao gồm cả công việc đã được ủy quyền và những công việc đang chờ giải quyết.

Nếu là trường hợp nghỉ thai sản, mẫu biên bản bàn giao công việc cần ghi rõ ngày bắt đầu và kết thúc thời gian nghỉ, cùng với thông tin liên lạc của người bàn giao. Trong khi đó, khi nghỉ ốm đau hoặc điều trị bệnh dài ngày, biên bản bàn giao công việc cũng tập trung vào các công việc đang được thực hiện tại thời điểm nghỉ việc. Thông tin về ngày bắt đầu và kết thúc thời gian nghỉ, lý do nghỉ cũng cần được ghi rõ, kèm theo thông tin liên lạc của người bàn giao.

Trong trường hợp có dự án hoặc công việc cần phải duy trì liên tục, biên bản bàn giao cần cung cấp rõ ràng quy trình và hướng dẫn, giúp người tiếp nhận có thể hoàn thành công việc một cách mạch lạc và hiệu quả. Điều này đảm bảo rằng không có sự gián đoạn đột ngột trong quá trình làm việc và công việc vẫn được thực hiện theo kế hoạch.

Mẫu biên bản bàn giao công việc chi tiết, dễ làm

Mẫu biên bản bàn giao công việc

Các bước để bàn giao công việc hiệu quả

Quá trình bàn giao công việc là một phần không thể thiếu khi nhân viên cũ sắp rời đi và người mới tiếp nhận sẽ đảm nhận. Để đảm bảo tính liên tục và chất lượng công việc, quy trình này cần được thực hiện chặt chẽ, tuân thủ theo các bước sau đây:

Bước 1: Xác định các hạng mục chính cần bàn giao

• Cung cấp mô tả công việc: Mẫu biên bản bàn giao công việcđảm bảo người tiếp nhận hiểu rõ mô tả về công việc, bao gồm yêu cầu công việc, nhiệm vụ chính, chỉ số hiệu suất (KPI), và các công cụ làm việc.
• Thông tin công việc: liệt kê danh sách thời hạn cần hoàn thành, các nhiệm vụ hàng ngày, chi tiết về các dự án hiện tại, danh sách khách hàng và thông tin liên hệ.
• Lên kế hoạch làm quen: Chuẩn bị kế hoạch để hướng dẫn người tiếp nhận làm quen dần với công việc và môi trường làm việc mới.
• Hướng dẫn người tiếp nhận: Thông báo cho các thành viên khác trong nhóm, khách hàng và đối tác về người mới tiếp nhận và hướng dẫn họ sử dụng các hệ thống, công cụ và phần mềm cần thiết.
• Chia sẻ thông tin đội nhóm: Chia sẻ thông tin về mối quan hệ và lưu ý khi làm việc trong nhóm để giúp người tiếp nhận hiểu rõ hơn về đội nhóm.
• Xác định thời hạn và yêu cầu cụ thể: Bàn giao về thời hạn công việc và các yêu cầu cần phải tuân thủ khi hoàn thành công việc.

Quy trình bàn giao công việc hiệu quả

Bước 2. Bàn giao tài liệu và tài sản liên quan

Người bàn giao cần sẵn sàng tất cả các tài liệu, dữ liệu và tài sản cần thiết cho người tiếp nhận hoặc công ty.

Bước 3: Tổ chức cuộc họp bàn giao công việc

Tổ chức một cuộc họp để thống nhất nội dung bàn giao, ghi chép lại các nội dung chính và giải đáp mọi thắc mắc một cách triệt để.

Quá trình bàn giao công việc không chỉ giúp người lao động và người sử dụng lao động tổ chức lại thông tin về công việc và tài sản mà còn đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên và tránh xa những tình huống không mong muốn trong tương lai. Hy vọng mẫu biên bản bàn giao công việc trên đây đã cung cấp cho bạn một tài liệu chuẩn xác, nhanh chóng và đáng tin cậy nhất.

Xem thêm: Cách xin nghỉ việc trong thời gian thử việc chuyên nghiệp

— HR Insider —

VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam