Một vấn đề khác nữa theo như Vui Vẻ thấy là đa số dân văn phòng không sắp xếp công việc của mình một cách hiệu quả: không biết rằng công việc nào nên làm trước, làm sau, hoặc thậm chí bỏ đi, không cần phải làm. Vậy thì hãy thử phương pháp làm việc của Tổng thống Mỹ Eisenhower xem sao nhé. À, mà nhớ kết hợp với Trello để có thể tương tác trực tiếp với từng giai đoạn làm việc của mình luôn nha.
Phương pháp Eisenhower là gì?
Bạn có biết là tổng thống Mỹ nhìn vậy thôi chứ gặp khó khăn y chang dân văn phòng mình vậy đó. Muốn làm việc hiệu quả trong một núi công việc ngập đầu như vậy không cách gì hơn là tìm ra một phương pháp tốt. Tổng thống Eisenhower đã đi đầu trong việc này và tạo ra phương pháp Eisenhower.
Với phương pháp Eisenhower, các công việc hàng ngày được phân thành 4 loại sau:
- Rất quan trọng, rất gấp: làm ngay
- Rất quan trọng, không gấp lắm: từ từ làm
- Không quan trọng lắm, rất gấp: giao cho ai đó làm
- Không quan trọng lắm, không gấp: khỏi làm (trong ngày hôm đó thôi nha)
Vận dụng phương pháp này, cứ cuối ngày làm việc hôm trước, bạn hãy sắp xếp công việc của mình thành từng loại riêng biệt như đã nêu trên. Như vậy bạn sẽ dễ dàng theo dõi công việc của mình trong ngày hôm sau.
Trello là gì?
Tuy nhiên, thời buổi hiện đại rồi, bạn không cần phải kẻ bảng hay dùng bút viết để lên kế hoạch theo như phương pháp Eisenhower nữa. Bạn hãy dùng thử Trello xem sao nhé. Truy cập đường link tại đây.
Trello là một phần mềm online có mục đích giúp bạn làm việc hiệu quả hơn bằng cách phân loại công việc theo các thẻ. Bạn cũng có thể di chuyển công việc một cách dễ dàng từ thẻ này qua thẻ khác nữa.
Làm sao kết hợp Eisenhower với Trello?
Sau khi đăng nhập, bạn hãy tạo các thẻ như sau:
Các thẻ phải tạo bao gồm:
- Làm ngay
- Từ từ làm
- Giao cho ai đó
- Đang làm
- Làm xong
Các thẻ này tương ứng với phương pháp Eisenhower đã trình bày ở trên. Tuy nhiên, vì bạn sẽ soạn kế hoạch hàng ngày, nên hãy bỏ thẻ “khỏi làm” đi, thay vào đó là thẻ “đang làm”.
Cứ cuối mỗi ngày làm việc, bạn hãy tạo danh sách những việc làm ứng với các thẻ “Làm ngay”, “Từ từ làm”, và “Giao cho ai đó”. Nếu như bạn có thể huy động đồng nghiệp của bạn sử dụng Trello, bạn có thể tag họ vào phần “Giao cho ai đó” nữa đó.
Qua ngày hôm sau, khi đang làm việc nào, bạn hãy di chuyển công việc đó sang thẻ “Đang làm”. Khi làm xong, hãy di chuyển nó vào thẻ “Xong rồi”.
Động tác di chuyển qua lại giữa các thẻ này sẽ tạo cho bạn một cảm giác hưng phấn hơn và có động lực nhiều hơn để tiếp tục làm cho xong những công việc còn lại.
Hôm sau đi làm, bạn hãy thử sử dụng phương pháp này nhé. Đến cuối ngày bạn sẽ không thể tưởng tượng được là mình đã làm năng suất như thế nào đâu.
– Mr. VUI VẺ / HR Insider / VietnamWorks –
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
